AE在工作流程中的角色

1、I AE在工作流程中的角色1. 與客戶溝通，清晰明白工作類別及客戶意圖，了解客戶預算；2. 撰寫“會議記錄”及“工作通知單”、“創(chuàng)作指引書”，由客戶部經(jīng)理簽字后，交總監(jiān)執(zhí)行部門主管簽字，再由執(zhí)行部門主管委派本項目到具體執(zhí)行人員；3. 召集公司內(nèi)相關(guān)人員開會，將與客戶溝通得到的信息綜合后，加入個人建議向各位成員闡述；4. 與各位主管商議確定完成工作所需時間，以“內(nèi)部時間進度表”的形式通知有關(guān)人員并以公司名義向客戶提交“工作實施進程表”；5. 項目進展過程中組織每一次的內(nèi)部會議，以既定的廣告定位，廣告策略為指導方針，把握各項目進程；并做好“內(nèi)部會議記錄”，及督促與會人員簽字確認討論內(nèi)容；6. 各項

2、目方案形成后，負責召集公司有關(guān)人員進行內(nèi)部審核及提案預演；7. 負責將方案向客戶提案，修改及督促客戶確認；8. 每次與客戶溝通后，于24小時內(nèi)整理會議內(nèi)容，填寫“客戶會議記錄”后分別抄客戶及公司相關(guān)人員，并督促客戶簽字確認記錄內(nèi)容，由AE歸檔；9. 根據(jù)客戶原來的預算，結(jié)合最終通過的方案制定報價或要求第三方公司報價，請客戶確認報價；10. 根據(jù)報價擬定合同，督促客戶簽訂合同；11. 督促合同預付款的到款日期，協(xié)助公司財務資金的運轉(zhuǎn)計劃；12. 根據(jù)時間計劃督促內(nèi)部及第三方公司的工作進度，與此同時進行質(zhì)量控監(jiān)；13. 檢驗所有提交的項目成品數(shù)量與質(zhì)量，并請客戶驗收，并填寫“項目驗收單”14. 組

3、織監(jiān)督發(fā)貨到客戶指定地點；15. 負責督促客戶支付余款；16. 負責與本次項目相關(guān)的客戶資料與工作文件整理歸檔工作。 II AE常規(guī)操作須知n 應熟悉公司各部門的運作，掌握各部門的專業(yè)特性，懂得從各專業(yè)的角度去與客戶溝通。并與業(yè)務運作中的各相關(guān)人員友好合作。n 分客戶設(shè)立“客戶檔案”：分客戶設(shè)立往業(yè)務工作冊：紙類：報價單（統(tǒng)籌報價單和整體報價單）、合同冊；作品冊（要求每份交客戶的稿件留底）；客戶文件和傳真件冊，對手資料冊；媒介計劃冊；簽收本；日常工作本，電腦文件類n 業(yè)務內(nèi)容及更改事宜電話時用筆記錄，形成文字后傳真給客戶確認；并及時書面通知公司相關(guān)部門執(zhí)行（其中包括暫停項目的反饋信息），不可遲

4、于第二天中午下班前。n 不得隨意更改客戶文稿。沒有經(jīng)理以上主管確認的文件，不得擅自傳真給客戶。n 客戶會議后作訪客報告（會議記錄）：客戶人員 我方人員 時間 地點 主要內(nèi)容 達成的結(jié)果 回復時間。經(jīng)理確認后傳真客戶認可回傳存檔n 凡發(fā)外制作的項目報價，如印刷、廣告工程制作等，勻由統(tǒng)籌部和展覽部從制作商處取得報價再加公司傭金報給客戶；經(jīng)客戶確認的報價單應與合同及統(tǒng)籌報價一并留存。n 對目前技術(shù)或費用暫時不能達到的效果，或標準，應如實向客戶說明。n 媒介價格有變化或刊出日期有變化，均應立即書面通知客戶（不論客戶現(xiàn)在是否采用該媒介或客戶是否發(fā)現(xiàn)）。n 稿件中客戶的名稱、地址、電話、標準字、標準組合等

5、重要事項必須仔細檢查，謹防出錯。n 客戶所提供的文件、照片等應在建立工作單是附在工作袋時，并在袋面注明文件名細交統(tǒng)籌簽收，工作完成后由統(tǒng)籌交還客戶部存檔。須交還客戶時，須列清單及收件回條，列明雙方經(jīng)手人、日期。n 應隨時了解客戶的廣告作業(yè)正在哪一個環(huán)節(jié)進行，進行情況如何，以備客戶詢問。n 在向客戶推薦公司作品前，必須向創(chuàng)作人員充分了解創(chuàng)作意圖并準確表達給客戶，盡量說服客戶接受創(chuàng)意，口氣要誠懇。n 作品給客戶前應復印留底，并且各稿件必須分別取名字，便于溝通及查詢。n 給客戶的有關(guān)的排期、預算、文案等在呈閱客戶前須反復校對簽核，有正經(jīng)理以上簽名。n 有任何客戶要求修改的事項，即使緊迫時用電話通知或

6、回應客戶，均應在四小時內(nèi)用文字補充確認或傳真確認。n 凡需加急的項目需請示經(jīng)理以上的主管決定，并提供客戶的文字要求。n 客戶合同完成后的一周內(nèi)應與媒介，統(tǒng)籌檢查執(zhí)行的結(jié)果，包括在計劃是否與合同相符，有何更改，價格變化，與客戶修正合同，成本核算等。n 凡客戶來公司洽談，跟稿等，應以禮相待，相關(guān)AE應特別注意奉茶、午餐等細節(jié)，不可怠慢客戶。n 對任何詢問業(yè)務的電話，應文字記錄公司名，來電人，職務，電話，希望合作的項目范圍，不準用“傲氣”與之談話。n 凡新客戶來電應轉(zhuǎn)總監(jiān)/經(jīng)理以上人員接聽。n 為備新客戶詢問，應對公司營業(yè)狀況、媒介構(gòu)成、公司組織架構(gòu)，人員分配、主要客戶，服務費等需有徹底了解，以便答

7、復詢問。n 應注意同事之間的團隊合作。n 不能擅自向客戶作承諾，否則由此帶來的經(jīng)濟損失或公司名譽損失，當事人要承擔后果。n 出訪客戶前須通報客戶總監(jiān)以上主管并按行政的派車單要求填寫及簽批。并列出主要事項，出訪后填寫訪客報告。n 應盡可能了解客戶信息，適時提出公關(guān)建議。 III AE與各部門的合作：1. 創(chuàng)作部l 工作開展前將廣告策劃的重要內(nèi)容向創(chuàng)作部同事詳盡闡述并使之明了，主要包括品牌名稱、產(chǎn)品特性、用途、價格、通路、目標消費群、消費心理、消費習慣、競爭環(huán)境、原有廣告現(xiàn)在的廣告定位、廣告策略等；l 盡可能搜集競爭對手的廣告資料，經(jīng)過整理后提供給創(chuàng)作部并作討論分析；l 參與整個創(chuàng)作過程，提出建設(shè)

8、性的意見；l 在創(chuàng)作過程中站在客戶的角度考慮作品可行性，并及時提醒創(chuàng)作部；l 制定創(chuàng)作時間表須與創(chuàng)作部主管共同商討，在雙方充分溝通后制定時是計劃向客戶提交；l 在提案前與創(chuàng)作部召開預演會議，最后檢討作品（是否答符合整體策略、是否符合質(zhì)量要注），預演會議中細心聆聽創(chuàng)作部對作品的闡述，使自己在對客戶推薦時更詳盡、更專業(yè)；l 充分估計形勢，當遇到客戶對創(chuàng)人的過分要求時，如果是非原則性問題應該彈性地處理；如果是原則性問題，以致于有可能影響創(chuàng)作質(zhì)量或士氣時，可以從專業(yè)角度據(jù)理力爭保護公司利益。2. 媒介組：l 工作開展前將廣告策劃的重要內(nèi)容向創(chuàng)作部同事詳盡闡述并使之明了，主要包括品牌策略、產(chǎn)品特性、用途

9、、目標消費群、消費心理、消費習慣、競爭環(huán)境、原有廣告現(xiàn)在的廣告定位、廣告策略、媒介策略、媒介預算；l 盡可能提早從客戶方面了解媒介預算、區(qū)域的資料給予媒介部、使其之前做好準備；l 媒介策劃是非常專業(yè)的工作，需要相當多的數(shù)據(jù)資料作支持，在制定媒介計劃時應提出前通知客戶購買資料的重要性，并積極爭取說服客戶滿足媒介部對數(shù)據(jù)資料的需求，使媒介策劃更準確、更專業(yè)；l 在媒介策劃時站在行銷的角度及時提出建議，包括客戶預算的可行性、行銷的變化、區(qū)域市場、季節(jié)性變化等等。3. 制作組：l 在設(shè)計構(gòu)思的過程中，由AE組織召集包括AE、制作、設(shè)計參加的三方公議，會議中三方必須就將來的制作成品的形式、規(guī)格、材料達成共識，以此推薦給客戶；l 設(shè)計稿客戶通過后，召集第二次三方會議，檢討最終確認的設(shè)計稿的制作方法。并最后確定形式、規(guī)格、材料、數(shù)量，根據(jù)以上資料由AE向制作組下達內(nèi)部報價單，AE只能接受制作組提供的第三方公司正式報價，不接受口頭報價；l 在報