《學生干部培訓》PPT課件.ppt

1、2012年經(jīng)濟與法律系學生干部培訓,主講人：吳瑤瑤,主要內(nèi)容,辦公軟件的基本操作 經(jīng)濟與法律系文書寫作規(guī)范,辦公軟件的基本操作,Word部分（以word 2003版為例） Excel部分（以excel 2003版為例） PPT部分（以PowerPoint 2003版為例）,Word 2003基本操作,主講人：吳瑤瑤,常用快捷鍵：Ctrl,CtrlA 全選 CtrlB 加粗字體 CtrlC 復制 CtrlD 字體 CtrlE 居中 CtrlF 快速查找 CtrlG 快速定位 CtrlH 快速替換 CtrlI 字體傾斜 CtrlJ 兩端對齊 CtrlK 插入超級鏈接 CtrlL 左對齊 CtrlM

2、 左縮進,CtrlN 新建文檔 CtrlO 打開文件夾 CtrlP 打印 CtrlQ 刪除段落格式 CtrlR 右對齊 CtrlS 保存 CtrlT 左縮進2個字符 CtrlU 下劃線 CtrlV 粘貼 CtrlW 關(guān)閉當前頁 CtrlX 剪切 CtrlY 重復上一次操作 CtrlZ 撤銷上一次操作,重點掌握,CtrlN 新建文檔 CtrlO 打開文件夾 CtrlA 全選 CtrlX 剪切 CtrlC 復制 CtrlV 粘貼 CtrlY 重復上一次操作 CtrlZ 撤銷上一次操作 CtrlP 打印 CtrlS 保存 CtrlW 關(guān)閉當前頁,中 文 word,功 能： 文檔管理功能：建立、搜索、

3、保存、加密、恢復 編輯功能：輸入、自動更正、簡繁轉(zhuǎn)換、查找、替換 排版功能：字體、段落、頁面 表格處理：建立、編輯、格式化、統(tǒng)計、排序等 圖形處理：建立、插入、編輯、格式化、圖文混排 高級功能：建立目錄、郵件合并,標題欄,菜單欄,常用工具欄,文字編輯區(qū),垂直標尺,水平標尺,垂直滾動條,水平滾動條,格式工具欄,狀態(tài)欄,一、文檔的建立與保存,1、建立,2、保存,位置,文件名 類型:doc,加密,3、打開,二、文檔的輸入,1、文本錄入：一段結(jié)束輸入回車 Shift+Enter：換行 回車顯示設(shè)置：“視圖” 2、特殊字符的輸入：“插入”“符號”,“插入” “特殊符號”,三、文檔的編輯,1、光標定位：鼠

4、標 行首：Home 行尾：End 文檔首：Ctrl + Home 文檔尾：Ctrl + End Page up和Page down用來翻屏 2、插入與改寫：Insert 3、文本的選定：拖動、Ctrl、Shift、Ctrl+A 選詞：雙擊 選一行：箭頭單擊 選一段：箭頭雙擊或三擊 選矩形區(qū)：Alt+拖動,三、文檔的編輯,4、刪除文本： Delete鍵刪除光標后的字符 Back Space鍵刪除光標前的字符 5、移動、復制：同資源管理器 6、撤消與恢復： 撤消：Ctrl+Z,三、文檔的編輯,7、文檔的視圖 普通視圖：默認視圖 一般用于快速錄入文本、圖形及表格，并進行簡單的排版。此視圖可以看見大部

5、分內(nèi)容，看不見頁眉、頁腳、頁碼等，也不能編輯。 頁面視圖： 可進行所有操作，可見所有內(nèi)容。 打印預覽：打印效果,三、文檔的編輯,Web版式視圖：用于創(chuàng)建Web頁面 Web頁預覽： 用于顯示在Web瀏覽器中的效果 大綱視圖： 用于審閱和處理文檔結(jié)構(gòu) 文檔結(jié)構(gòu)圖： 顯示當前文檔標題的列表框 全屏顯示： 只顯示文檔內(nèi)容,四、文檔的排版,1、字符格式設(shè)置 a.設(shè)置字體、字形和字號,字體,字號 可直接輸入數(shù)字,字形,粗體,斜體,下劃線（線條可設(shè)置）,四、文檔的排版,1、字符格式設(shè)置 b.設(shè)置字符修飾效果（“字體”）,上標：Ctrl+Shift+= 下標：Ctrl+=,四、文檔的排版,1、字符格式設(shè)置 c

6、.設(shè)置字符間距（“字體”）,四、文檔的排版,1、字符格式設(shè)置 c.設(shè)置文本內(nèi)容的顏色,d.文字的動態(tài)效果（“字體”）,四、文檔的排版,1、字符格式設(shè)置 e.文字的邊框和底紋： “格式”菜單“邊框和底紋”,工具欄,四、文檔的排版,1、字符格式設(shè)置 f.特殊工具欄的使用,g.文字方向設(shè)置 （ “格式”菜單“文字方向”）,四、文檔的排版,2、段落格式的設(shè)置 a.段落的縮進方式,首行縮進,懸掛縮進,左縮進,右縮進,四、文檔的排版,2、段落格式的設(shè)置 b.段落的對齊方式和間距,對齊方式,間距設(shè)置,四、文檔的排版,2、段落格式的設(shè)置 c.對段落的精確設(shè)置 （“段落”）,四、文檔的排版,3、格式刷的使用 對

7、段落和字符設(shè)置相同格式,單擊：刷一次 雙擊：刷多次（取消按Esc鍵）,四、文檔的排版,4、文檔修飾功能 a.分欄：“格式”菜單“分欄”,四、文檔的排版,4、文檔修飾功能 b）分頁或分節(jié)：“插入”菜單“分隔符”,節(jié)： 獨立設(shè)置格式的部分。,四、文檔的排版,4、文檔修飾功能 c.腳注或尾注： 腳注：頁面底端的注釋 尾注：文章末尾的注釋 “插入”菜單“引用” “腳注和尾注”,四、文檔的排版,4、文檔修飾功能 d.頁眉和頁腳： 頁眉：每頁頂部所顯示的文本內(nèi)容 頁腳：每頁底部所顯示的文本內(nèi)容 “視圖”菜單“頁眉和頁腳”,四、文檔的排版,4、文檔修飾功能 e.編號和項目符號：“編號和項目符號”,四、文檔的

8、排版,4、文檔修飾功能 f.首字下沉：“格式”菜單“首字下沉”,四、文檔的排版,5、頁面設(shè)置 a.設(shè)置頁邊距,四、文檔的排版,5、頁面設(shè)置 b.其它設(shè)置：“文件”菜單“頁面設(shè)置”,五、表 格,1、表格的基本操作（Tab鍵的使用） a.工具欄、“表格”菜單、手工畫 b.表格或單元格的選定 c.行、列或單元格大小調(diào)整 d.添加行或列：選定幾行或幾列插入幾行或幾列 e.刪除行、列或單元格 f.拆分、合并單元格 g.表格屬性,五、表 格,2、表格的格式化 a.表格內(nèi)容格式化（字符、段落格式化） b.表格的邊框和底紋 c.表格菜單下的“表格自動套用格式” 3、表格的計算和排序,六、Word的圖形處理功能

9、,1、文本框處理 a.插入文本框：“插入”菜單“文本框” b.文本框的大小和位置：鼠標拖動或“疊放次序” c.文本框的格式設(shè)置：雙擊邊緣,將文字變成可隨處放置的圖片樣式,六、Word的圖形處理功能,2、圖片處理 a.插入圖片：“插入”菜單“圖片” b.圖形的設(shè)置：,雙擊圖片,“圖片”工具欄,六、Word的圖形處理功能,3、藝術(shù)字 a.插入藝術(shù)字：“插入”菜單“圖片” b.藝術(shù)字的設(shè)置：,“藝術(shù)字”工具欄,六、Word的圖形處理功能,4、繪制圖形 多個圖形的選定：Ctrl,七、自定義工具按鈕,1、“工具”“自定義”,2、按住命令圖標拖到任意工具欄中,八、自動更正,“工具”“自動更正選項”,九、w

10、ord環(huán)境設(shè)置,“工具”“選項”,十、樣式和模板,1、樣式：一組已命名的字符和段落格式的組合。 包括：字符樣式和段落樣式 使用：“格式” “樣式”（或工具欄） 2、模板：決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置。 擴展名：dot 使用：在新建文檔時選擇模板,吳瑤瑤,Excel 2003基本操作,Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，屬于計算機應用軟件。它可以在計算機中給用戶提供一個巨大的表格，使用戶可以像平時一樣方便地填寫表格中的內(nèi)容。它又可以很方便地提供給用戶在表格中，編輯、計算、對記錄排序、以及數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析等功能。例如對表格的插入行、列，對

11、表格的數(shù)據(jù)進行求和、求平均值，對表格數(shù)據(jù)的復制、移動、刪除等。,Excel 2003簡介,Excel2003窗口組成與操作 當啟動Excel 2003后，在屏幕上會出現(xiàn)如下頁圖所示的窗口。在這個工作界面中包含了Excel 2003的基本工作界面，包括標題欄、菜單欄、工具欄、滾動條、數(shù)據(jù)編輯區(qū)、工作表選項卡、狀態(tài)欄和任務欄等。,啟動Excel 2003方法： 1. 桌面右下角開始-程序-microsoft office -microsoft office excel 2003 2.若桌面已有圖標直接點擊即可 將程序圖標放置桌面方法： 桌面右下角開始-程序-鼠標放置具體程序上-右鍵- 發(fā)送至-桌面

12、快捷方式,Excel2003窗口組成與操作,1標題欄 顯示當前工作簿文件的名字。 2菜單欄 在每組下拉菜單中包括了一組相關(guān)操作或命令，可以根據(jù)需要選取菜單中的選項，完成相關(guān)的操作。包括：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助菜單。附：標題欄、菜單欄示圖,標題欄、菜單欄示圖,3工具欄,工具欄是一些圖標按鈕，每一個按鈕都代表了一個命令，這些命令都等價于菜單中相關(guān)的命令。窗口中顯示兩個工具欄：格式工具欄、常用工具欄（鼠標右鍵可設(shè)置，如下圖紅框，若工具欄內(nèi)內(nèi)容不全可點擊下拉按鈕選擇“添加刪除按鈕”或“分兩行顯示按鈕”）。,幫助,顯示 比例,繪圖,圖表 向?qū)?降序,升序,自動 求和,插入超

13、級鏈接,恢復,撤消,新建,打開,保存,權(quán)限,電子 郵件,打印,打印 預覽,拼寫檢查,信息 檢索,格式刷,復制,粘貼,剪切,常用工具欄,字體顏色,填充顏色,邊框,增加縮進量,減少縮進量,減少小數(shù)位數(shù),增加小數(shù)位數(shù),千位分隔式樣,百分比,貨幣式樣,合并及居中,右對齊,字體,居中,左對齊,下劃線,粗體,斜體,字號,格式工具欄,4數(shù)據(jù)編輯欄 數(shù)據(jù)編輯欄是用來輸入或編輯單元格或圖表的值的區(qū)域。顯示活動窗口中的內(nèi)容。當在活動單元格中鍵入數(shù)據(jù)、公式或函數(shù)時，輸入的內(nèi)容會同時顯示在單元格和編輯區(qū)中，既可以在單元格中修改數(shù)據(jù)，也可在編輯欄中修改數(shù)據(jù)。,5編輯欄 編輯欄最左邊的是名稱框，最右邊的是編輯欄。當用戶向

14、活動單元格輸入或編輯內(nèi)容時，編輯欄中將出現(xiàn)三個按鈕。,編輯欄,確認按鈕,函數(shù)向?qū)О粹o,取消按鈕,名稱框,6狀態(tài)欄 狀態(tài)欄即屏幕底端有關(guān)執(zhí)行過程中的選定命令或操作的信息。當選定命令時，狀態(tài)欄左邊便會出現(xiàn)該命令的簡單描述。狀態(tài)欄左邊也可以指示操作過程，如打開或保存文件，復制單元格或記錄宏表等。,7滾動條 使用滾動條可以在長工作表中來回移動。,8工作表標簽 標簽欄位于狀態(tài)欄上面，顯示當前工作簿中所有工作表的名稱，如下圖所示。,當前工作表標簽,標簽隊列列表,標簽隊列切換按鈕,工作表標簽,9任務欄 每次啟動Excel 2003時會自動出現(xiàn)新建任務欄，用戶可以很方便地新建工作 簿, 打開已有的工作簿、利用

15、模板等常用的功能。如下圖紅框。,操作Excel工作表,1 工作簿 工作簿（Book）是Excel中存儲電子表格的一種基本文件，其后綴名為.xls，一個工作簿可以看成是由若干個二維表格疊合而成的一組三維表格。 一個工作簿由多張工作表（Sheet）組成。每個工作簿最多可以包含255張工作表。,2.工作表 工作表就類似帳簿中的帳頁。工作表是Excel的基本工作單位，位于工作簿的中央?yún)^(qū)域，包含按行和列排列的單元格，是工作簿的一部分，也稱為電子表格，它是Excel用來存儲和處理數(shù)據(jù)的最主要的文檔，可以顯示和分析數(shù)據(jù)，能容納的數(shù)據(jù)有字符、數(shù)字、公式、圖表等?？梢酝瑫r在多張工作表上輸入并編輯數(shù)據(jù)，并且可以對

16、不同工作表的數(shù)據(jù)進行匯總計算。 3.單元格與單元格地址 工作表區(qū)中每一個行、列交叉處所形成的矩形區(qū)域稱為單元格。單元格是Excel處理表格數(shù)據(jù)時的最小操作單位。在單元格內(nèi)可以存放文字、數(shù)字或公式，每個單元格中最多可存放32000個字符信息。為了數(shù)據(jù)處理方便起見，單元格應該使用一個唯一的名稱來識別，這個名稱稱為單元地址，單元格的地址由列號和行號組成。,操作Excel工作表,建立工作簿 當剛剛啟動Excel時，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一個名為book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步驟操作。 （1）用鼠標單擊“文件”菜單。 （2）選擇“新建”命令。 （3）單擊“確定”按鈕。 新建的工作簿文

17、件自動取名為book2、book3等，當文件第一次存盤的時候系統(tǒng)會讓用戶為這些文件指定新的文件名。另外也可以通過單擊工具欄中的新建按鈕來創(chuàng)建新工作簿。在工作簿中，文件默認的擴展名為.XLS。,工作簿的基本操作 1、工作簿的保存 選擇“文件|保存”命令可直接保存文件。對新建文件的第一次“保存”或選擇“文件|另存為”命令，系統(tǒng)會提示輸入新的工作簿名。 2、工作簿的打開 要使用已有的工作簿，必須先將其“打開”。選擇“文件|打開”命令，或者在任務窗格內(nèi)選擇“打開工作簿”，單擊工作簿名即可。 3、工作簿的關(guān)閉 關(guān)閉工作簿的方法有多種。一般選擇“文件|關(guān)閉”命令。,數(shù)據(jù)填充 對重復或有規(guī)律變化數(shù)據(jù)的輸入，

18、可用數(shù)據(jù)的填充來實現(xiàn)。 自動填充相同數(shù)據(jù) 在A3單元格中輸入1，按住Ctrl鍵的同時，向下拖動A3單元格右下角的填充柄，直到第 14行，先釋放鍵盤，再釋放鼠標，如下圖所示。此時，將在A4A14單元格中全輸入了1。 自動填充序列數(shù)據(jù) 在A3單元格中輸入1，按住Ctrl鍵的同時，向下拖動A3單元格右下角的填充柄，直到第 14行，先釋放鼠標，再釋放鍵盤，如下圖所示。此時，將在A4A14單元格中按順序輸 入了2，3，12。 自動填充循環(huán)數(shù)據(jù) 在A3-A3單元格中依次輸入a/b/c/d，按住Ctrl鍵的同時，向下拖動A3單元格右下角 的填充柄，直到第14行，釋放鍵盤及鼠標，如下圖所示。此時，將在A3A1

19、4單元格 中循環(huán)輸入了a/b/c/d 。,格式化工作表 1、數(shù)字格式的設(shè)置 使用“格式”工具欄設(shè)置數(shù)字格式 (1)”貨幣樣式”按鈕 給數(shù)字添加貨幣符號，并且增加兩位小數(shù)。 (2)”百分比樣式“按鈕 將原數(shù)字乘以100后，再在數(shù)字后加上百分號。 (3)”千位分隔樣式”按鈕 在數(shù)字中加入千位分隔符。 (4)”增加小數(shù)位數(shù)”按鈕 使數(shù)字的小數(shù)位數(shù)增加一位。 (5)”減少小數(shù)位數(shù)”按鈕 使數(shù)字的小數(shù)位數(shù)減少一位。,2、使用菜單命令設(shè)置數(shù)字格式,3、行高和列寬的調(diào)整 行高和列寬有精確和粗略兩種調(diào)整方式。 (1)精確調(diào)整 選擇“格式|行（列）|行寬（列寬）”，打開對話框，輸入適當?shù)闹怠?(2)粗略調(diào)整 將

20、鼠標指針移向需調(diào)整的格線上（行列標志處），使鼠標指針變?yōu)橐粋€帶有左右箭頭的黑色十字，按住鼠標左鍵并拖動即可。,4、自動套用格式 選中表格的的一部分（行列范圍），再此范圍內(nèi)建立表格，然后選擇“格式|自動套用格式”，打開對話框，選擇需要的格式。,表格的制作,Excel本身即為表格，因此想要像word中繪制表格，僅需將表格加 上邊框即可，如圖依次點擊“ ”-繪制邊框-出現(xiàn)邊框操作欄。 其余操作同word表格制作。,常用函數(shù),（1）選中需要計算的行列范圍，點擊如上圖紅框內(nèi)符號。 常用函數(shù)有：求和、最大、最小值、計數(shù)、求平均值等。,（2）點擊如上圖紅框內(nèi)按鈕后，會出現(xiàn)“插入函數(shù)”頁面。在此頁面可選擇需要

21、應用的函數(shù)。 或者直接在紅框內(nèi)“=”后添加表達式。如求 A1至A10的平均值，在“=”后Average（A1:A10）即可。,制作Excel圖表,數(shù)據(jù)的圖表化就是將單元格中的數(shù)據(jù)以各種統(tǒng)計圖表的形式顯示，使數(shù)據(jù)更加直觀易懂。當工作表中的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時，圖表中對應項的數(shù)據(jù)也自動更新。使用圖表可幫助用戶更好地對工作表的數(shù)據(jù)進行分析和處理。,在Excl 2003中，圖表分為嵌入圖表和獨立圖表。嵌入圖表是工作表的一部分，把他們和創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源放置在同一張工作表中，打印的時候也同時打??；另一種是獨立圖表，他們是工作簿中具有特定工作表名稱的獨立工作表，打印時將與數(shù)據(jù)表分開打印。不管嵌入圖表還是獨立圖表

22、，都與工作表數(shù)據(jù)相連接，也就意味著更新工作表數(shù)據(jù)時，同時也會更新圖表。,制作Excel圖表,創(chuàng)建圖表 嵌入圖表是放置在工作表中的圖表，當要查看或打印圖表及其源數(shù)據(jù)時，嵌入式圖表就非常有用。當要獨立于工作表數(shù)據(jù)，存入圖表時，應該使用獨立圖表。 例:在工作表中創(chuàng)建圖表（下圖為例）。,操作步驟如下： （1）先選定數(shù)據(jù)所在的單元格（可相鄰，也可不相鄰，按住ctrl選擇需要的行和列）。 （2）單擊“插入”菜單中的“圖表”命令，打開 “圖表向?qū)?步驟之1圖表類型”對話框，并自動激活 “標準類型”選項卡。在“圖表類型”列表框中提供了多種圖表類型，對于每一種類型的圖表在“子圖表類型”選項中又列出了其子圖表類型

23、。在“子圖表類型”框下的說明框中是對用戶所選的子圖表的用途進行說明。用戶也可使用“自定義類型”選項卡來選擇所需的圖表類型。 （3）單擊選擇所需的圖表類型和子圖表類型。如“柱形圖”。 （4）單擊“下一步”按鈕，打開 “圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)”對話框，并自動激活“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項卡。,（5）選擇好數(shù)據(jù)區(qū)域，在“系列產(chǎn)生在”里選擇“列”。 （6）單擊“下一步”按鈕，在“圖表標題”下輸入“各月數(shù)值”作為該圖表標題。在分（X）軸中輸入“分類”，在分類（Y）軸中輸入“數(shù)值”。彈出如圖所示的“圖表選項”對話框。,（7）單擊“下一步”按鈕，彈出所示的“圖表位置”對話框。 （8）選中“作為新工作表插入”單選

24、按鈕。 （9）單擊“完成”按鈕，工作簿里增加一個新的工作表。,編輯圖表 1、編輯圖表中的說明文字 (1)在圖表中添加新的說明信息 (2)更改圖表的標題信息 (3)修改分類軸與數(shù)值軸格式 2、調(diào)整圖表位置及大小 3、調(diào)整圖表的類型 4、在圖表中添加或刪除數(shù)據(jù)項 5、調(diào)整查看三維圖表的角度 6、圖表背景、圖區(qū)背景的設(shè)置 操作方法：鼠標右鍵點擊圖標，出現(xiàn)如上圖頁面,排序與篩選工作表數(shù)據(jù) 1、數(shù)據(jù)的排序 排序是將某個數(shù)據(jù)按升序或降序的順序進行排列。通過排序，可以根據(jù)某特定的內(nèi)容來重排數(shù)據(jù)表中的行。當選擇“排序”命令后，Excel 2003會利用該列和指定的排序次序，或利用自定義排列次序來重新排列行或單

25、個的單元格。否則，Excel 2003將根據(jù)選擇的“主要關(guān)鍵字”列的內(nèi)容以升序（由低到高）對行進行排序。排序時，Excel 2003將按指定的排序順序重新設(shè)置行、列以及各單元格。,默認排序順序（升序） （1）數(shù)字：從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)排序。 （2）文本以及包含數(shù)字的文本：按09、AZ順序排序。 （3）邏輯值：按False（錯）、True（對）排序。 （4）空格：排在最后（最大）。按降序排序時，Excel 2003約定與升序時的情況相反。,單列排序 按照某一選定列排序的操作步驟如下： （1）首先選定數(shù)據(jù)區(qū)。 （2）用鼠標單擊“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令，出現(xiàn) “排序”對話框。 （3）在“主要

26、關(guān)鍵字”列表框中，選定重排數(shù)據(jù)表的主要列字段，并選“降序”。 （4）按“確定”按鈕即可。 多列排序 實際上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列將數(shù)據(jù)清單排序，可通過重復執(zhí)行排序命令達到這一效果。,排序方式,選擇主要關(guān)鍵字及排序順序（如分類a），再選擇次要關(guān)鍵字，一次只能按 三列排序。排序后先按照主要關(guān)鍵字排序后，再排序次要關(guān)鍵字。,數(shù)據(jù)篩選 利用篩選操作，只選擇顯示符合設(shè)定篩選條件的數(shù)據(jù)行，而隱藏其它行。 自動篩選 （數(shù)據(jù)|篩選|勾選自動篩選 ） 取消篩選（數(shù)據(jù)|篩選|取消勾選自動篩選 ）,下圖為自動篩選后圖形，可選擇排序方式、具體數(shù)值行、 自定義篩選方式等。,數(shù)據(jù)篩選,分類匯

27、總 分類匯總是對數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)進行分析的一種方法。它建立在已排序的基礎(chǔ)上，將同類別的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。Excel 2003可以對工作表中選定的列進行分類匯總，并將分類匯總的結(jié)果插入相應類別數(shù)據(jù)行的最上端或最下端。 操作方法：在“數(shù)據(jù)”菜單上單擊“分類匯總”命令，在數(shù)據(jù)表中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對數(shù)據(jù)進行匯總。匯總的方法包括求和、求平均值、統(tǒng)計個數(shù)、排序等。,例：根據(jù)如圖所示表匯總有關(guān)數(shù)據(jù)。,分類匯總,在分類匯總之前，需要先對數(shù)據(jù)表中的分類匯總的字段進行排序，如按分類a匯總，則應按分類a進行排序。 操作步驟如下：,（1）按“分類a”字段將表單排序。 （2）用鼠標選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分

28、類匯總”命令，彈出“分類匯總”對話框，如圖所示。 （3）在“分類字段”下拉列表框中選擇“分類a”字段。 注意：這里選擇的字段就是在第一步排序時選擇的主關(guān)鍵字。 （4）在“匯總方式”下拉列表框中選擇“最大值”。 （5）在“選定匯總項”選定“分類d”。 （6）單擊“確定”按鈕即可完成。分類匯總的結(jié)果如圖所示。 如果要撤消分類匯總，可以選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”項，進入 “分類匯總”對話框，單擊“全部刪除”按鈕即可恢復原來的數(shù)據(jù)清單。,Excel補充講解,自動套用格式 選中表格的的一部分（行列范圍），再此范圍內(nèi)建立表格，然后選擇“格式|自動套用格式”，打開對話框，選擇需要的格式。,表格的制作,

29、Excel本身即為表格，因此想要像word中繪制表格，僅需將表格加上邊框即可，如圖依次點擊“ ”-繪制邊框-出現(xiàn)邊框操作欄。其余操作同word表格制作。,PPt的制作方法,利用PowerPoint可以創(chuàng)建聯(lián)機演示文稿、網(wǎng)上使用的Web頁、彩色和黑白投影機幻燈片、35mm幻燈片、觀眾講義、演講者備注等，同時還可以實現(xiàn)彩色和黑白紙張打印輸出。因為它和Word、Excel等應用軟件一樣，都屬于Microsoft公司推出的Office系列產(chǎn)品之一，所以它們之間具有良好的信息交互性和相似的操作方法。,PowerPoint的功能與特點,啟動與退出,PowerPoint的啟動有下面幾種方法： （1）用鼠標單

30、擊 “開始”-“程序”-“MicrosoftOffice ”- “ Microsoft Office PowerPoint 2000/2003/2007”。 （2）直接用鼠標雙擊快捷方式圖標。 （3）可以在“Windows資源管理器”或者“我的文檔”中用鼠標雙擊后綴為.PPT的文件，便會在啟動PowerPoint的同時打開該文件。,退出PowerPoint有以下幾種方法： （1）用鼠標單擊PowerPoint的文件菜單，然后在下拉菜單中用鼠標選擇“退出”并單擊。 （2）用Alt+F組合鍵打開文件下拉菜單，然后按關(guān)閉退出PowerPoint。 （3）在PowerPoint窗口中用鼠標單擊窗口右上

31、角的“關(guān)閉”按鈕。,啟動與退出,PowerPoint的視圖方式,1普通視圖：普通視圖包含三種窗格：大綱窗格、幻燈片窗格和備注窗格。 2幻燈片瀏覽視圖：在幻燈片瀏覽視圖中，可以在屏幕上同時看到演示文稿中的所有幻燈片，這些幻燈片是以縮略圖顯示的。,利用內(nèi)容提示向?qū)?chuàng)建演示文稿 利用模板創(chuàng)建演示文稿 創(chuàng)建空白的演示文稿 根據(jù)現(xiàn)有創(chuàng)建演示文稿,中文PowerPoint演示文稿的創(chuàng)建,幻燈片版式，背景，設(shè)計在“格式”中選擇 若要放置格式工具欄，則“添加刪除按鈕”,幻燈片的插入、修改、刪除 文字的輸入與格式 幻燈片色彩的調(diào)整,幻燈片的處理,幻燈片的插入、修改、刪除,插入新的幻燈片，具體操作如下： （1）首

32、先選定要在其后插入新幻燈片的幻燈片。 （2）單擊“插入”菜單上的“新幻燈片”選項，或者單擊“新幻燈片”按鈕。 （3）在出現(xiàn)的“新幻燈片”對話框中選擇所需版式。,（二）刪除幻燈片，可以通過以下幾種途徑實現(xiàn)： （1）在“大綱”窗格中單擊要刪除的幻燈片圖標，如果有多張幻燈片要刪除，按下Shift鍵/ctrl并單擊各個欲刪除的幻燈片圖標，然后按Delete鍵。 （2）在幻燈片瀏覽視圖中通過同樣的方法選取一張或多張幻燈片，然后按Delete鍵。,幻燈片的插入、修改、刪除,文字的輸入與格式,在PowerPoint中，可以給文本的文字設(shè)置各種屬性，如字體、字號、字形、顏色和陰影等，或者設(shè)置項目符號，使文本看

33、起來更有條理、更整齊；給段落設(shè)置對齊方式、段落行距和間距，使文本看起來更錯落有致。 操作步驟同word操作 插入自選圖形、圖示、圖表、表格等。,幻燈片色彩的調(diào)整,（1）在幻燈片設(shè)計中選擇“配色方案”。 （2）在該對話框中羅列了幾種配色方案，在合適的方案上單擊。 （3）若不滿意已有的方案，自己編輯/編輯配色方案。,ppt演示及打印,加入動畫效果 加入聲音效果 演示文稿的超級鏈接 放映演示文稿 演示文稿的打包 保存和打印演示文稿,加入動畫效果,頁面動畫效果（切換方式） 幻燈片設(shè)計-動畫方案 圖片或文本的動畫效果 幻燈片放映-自定義動畫 插入圖片：單擊“插入”菜單，選取“圖片”項，在 子菜單中選取“

34、來自文件”等命令。,加入聲音效果,（1）單擊“插入”菜單，選取“影片和聲音”項，在子菜單中選取“文件中的聲音”命令。 （2）插入影片和插入聲音操作是非常相似的。單擊“插入”菜單，選擇“影片和聲音”命令，在子菜單中選取“文件中的影片”命令。,演示文稿的超級鏈接,創(chuàng)建超級鏈接的具體操作是： （1）選定任意的文本或?qū)ο螅òò粹o和圖片）。 （2）單擊“幻燈片放映”菜單中的“動作設(shè)置”命令。 （3）在動作設(shè)置選擇框中按需要設(shè)置動作和超級鏈接的目標。 （4）最后按“確定”按鈕。,放映演示文稿,制作完成自己的演示文稿，一般說來遵循以下這幾個步驟： 第一步：設(shè)置放映方式 第二步：插入動作按鈕 第三步：自定義

35、動畫 第四步：切換設(shè)置 第五步：觀看放映 第六步：排練計時 第七步：完成制作,演示文稿的打包,PowerPoint的“打包”功能提供了一個“向?qū)А?，這個“向?qū)А笨梢詫⒀菔疚母逅璧乃形募妥煮w以及PowerPoint播放器打包到cd內(nèi)，然后該cd可在任意計算機上放映，即使該臺計算機沒有安裝PowerPoint。,保存和打印演示文稿,（1）保存:單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，彈出“另存為”對話框。 （2）打印:單擊“文件”菜單，選擇“打印”命令，彈出“打印”對話框。,經(jīng)濟與法律系文書寫作規(guī)范,基本格式策劃書、活動總結(jié) 文件夾命名 材料匯總活動材料的基本內(nèi)容 幾點要求,一 、常用文書寫作規(guī)

36、范,版面規(guī)范 格式的規(guī)范 語言的規(guī)范 字詞規(guī)范 數(shù)字使用的規(guī)范 標點符號的規(guī)范,（一）版面規(guī)范,字號。 公文的標題使用2號小標宋體字，正文使用3號仿宋體字，小標題使用3號黑體字。其他文書可參照公文字號，也可相對靈活。常見其他文書標題使用2號黑體字或華文中宋字，加粗；正文使用小四宋體字，1.5倍行距；小標題使用4號宋體字或黑體字，加粗。,回行。 文書的標題回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。不能將詞語生硬拆分，造成單句詞意不完整，如“關(guān)于進一步加強學生宿舍管理與服（第一行）務的通知（第二行）”。正文回行應頂格。數(shù)字、年份不能回行。,（一）版面規(guī)范,不宜使用自動編號功能。 利用Micros

37、oft Word進行文檔編輯時，通常會出現(xiàn)自動編號。雖然比較便捷，但數(shù)字與文字之間的間距過大，一般不宜在文書寫作中使用。,（一）版面規(guī)范,（二）格式的規(guī)范,除法定文書外，其他文書的寫作要遵循“約定俗成”的格式要求。這種寫作規(guī)范并非是一種嚴格規(guī)定的法定形式，而是無數(shù)前人在寫作實踐中所取得的某種共同的認識和約定，也可以說是一種審美趣味上的趨同和共識。而法定文書的寫作，則必須遵循嚴格的格式規(guī)范要求。,（三）語言的規(guī)范,文書的語言必須合乎規(guī)范和邏輯，必須合乎各種文體的書寫習慣。首先，應使用規(guī)范的簡化字、規(guī)范的標點，在數(shù)字的使用和排列上也應符合規(guī)范；其次，在文書寫作中，應多使用一些專用的詞語和固定的習慣

38、用語，如“收悉”、“擬請”、“審定”、“可否”、“遵照”、“特此”等，以體現(xiàn)文書語言的簡潔和規(guī)范；最后，要適當使用得體的約定俗成語，要求句式完整、嚴謹、簡練，少用抒情、描寫，不使用日常口語、方言土語，不用倒裝、反語等修辭手法。,字 不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為準。錯字是文書寫作的大忌，不僅嚴重影響文書的質(zhì)量，同時也可能會產(chǎn)生極其嚴重的后果。如某文書作者使用拼音輸入法將“公共管理學院”誤為“公公管理學院”，一字之差，天壤之別。,（四）字詞規(guī)范,詞 不要生造詞頭，要注意正確運用現(xiàn)代高科技新術(shù)語；要使用書面語，忌用口語；要使用現(xiàn)代漢語，

39、除已通用的個別文言詞，如“其、之、者、所”和廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古；慎用重疊式詞語，如可用“方方面面”、“形形色色”，但不可以用“開開心心”、“明明白白”、“清清楚楚”等。,（四）字詞規(guī)范,阿拉伯數(shù)字 行政公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。如“省高校思想政治教育協(xié)會十三名專家蒞臨我?！敝械摹笆睉獮椤?3名”，“東區(qū)學生宿舍失竊物品價值共計四千元”中的“四千元”應為“4000元”。,（五）數(shù)字使用的規(guī)范,概數(shù) 相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，必須用漢字，連用的兩個數(shù)

40、字之間不得用頓號“、”隔開。如“七八十人”、“一兩百棟宿舍”。,（五）數(shù)字使用的規(guī)范,約數(shù)。 帶有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”等表示的約數(shù)一般用漢字。如“各學院學生代表三百多人參加了會議”、“共收到全校國防教育主題征文比賽投稿一千五百余篇”。但是，如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，其中既有精確數(shù)字，也有“多”、“余”等表示的約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可使用阿拉伯數(shù)字。如“學校投入100萬元，增加干部編制200個，劃撥輔導員宿舍100多間，大力加強學生思想政治教育隊伍建設(shè)”。,（五）數(shù)字使用的規(guī)范,結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“

41、1”，第四層為“（1）”。,（五）數(shù)字使用的規(guī)范,日期 常用文書中，公文成文日期必須使用漢字，如“二八年三月一日”。除此之外，其他日期一般使用阿拉伯數(shù)字?！啊睘椤安迦搿敝械摹疤厥夥枴?，而不是“0”。,（五）數(shù)字使用的規(guī)范,數(shù)字的完整性。 如“06級學生應繳交學費為4560元”中的“06級”應為“2006級”，“0809學年保衛(wèi)工作總結(jié)”中的“0809學年”應為“20082009學年”。,（五）數(shù)字使用的規(guī)范,序數(shù)后面的標點符號 “第一”后面用逗號“，”，漢字“一”后面用頓號。有些文書使用“1、”，和“（一）”、“（1）”后面使用空格，這都是錯誤的用法。,（六）標點符號的規(guī)范,書名號 書名、篇

42、名、報紙名、刊物名、規(guī)章制度等，應用書名號“ ”標示。常見有些文書將書名號誤為雙引號，如“衡陽師范學院學生課外科研辦法”，應為衡陽師范學院學生課外科研辦法。需要特別注意的是，當報紙名、刊物名后接“編輯部、雜志社、報社”等一類名詞時，一般不用書名號，如清華大學學報編輯部、讀者雜志社、中國青年報社。,（六）標點符號的規(guī)范,嘆號 嘆號是具有強烈感情色彩的標點符號，主觀性強。而文書大多是組織行文，強調(diào)客觀性。因此，在文書中，尤其是公文中，一般不宜使用嘆號。,（六）標點符號的規(guī)范,不使用標點符號的情況 常見的主要有：一是小標題句尾不用標點符號；二是固定格式結(jié)尾不用標點符號，如“此致 敬禮”；,（六）標點

43、符號的規(guī)范,二、基本格式活動策劃書和總結(jié),活動策劃書 活動總結(jié),（一）活動策劃書,1、策劃書名稱盡可能具體的寫出策劃名稱，如“年月日經(jīng)濟與法律系活動策劃書”，置于頁面中央。,2、活動背景 這部分內(nèi)容應根據(jù)策劃書的特點在以下項目中選取內(nèi)容重點闡述，具體項目有：基本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關(guān)目的動機。,3、活動目的及意義 活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構(gòu)成或策劃的獨到之處及由此產(chǎn)生的意義都應該明確寫出。,4、活動主題 根據(jù)活動的具體內(nèi)容影響及意義擬定能夠全面概括活動的名稱。,5、活動目標 此部分需明示要實現(xiàn)的目標及重點（目標選擇需要滿足重要性、可行性、時效性）。,6、活動開展 作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解。在此部分中，