新編辦公自動(dòng)化與高級(jí)文秘培訓(xùn)教程 第3章 Microsoft Of.ppt

1、第3章 Microsoft Office 2007概述,（時(shí)間：1次課，2學(xué)時(shí)）,第3章 Microsoft Office 2007概述,【教學(xué)目標(biāo)】： Microsoft Office應(yīng)用程序是桌面環(huán)境下使用最廣泛的通用辦公軟件，本章是對(duì)Microsoft Office 2007及其最基本功能的簡單介紹。通過學(xué)習(xí)本章內(nèi)容，要求讀者了解Microsoft Office 2007的組件和新功能，掌握啟動(dòng)Microsoft Office應(yīng)用程序的方法，熟練掌握創(chuàng)建、打開、保存和關(guān)閉Microsoft Office文檔的方法，并掌握使用Microsoft Office幫助系統(tǒng)查找?guī)椭畔⒌姆椒ā?第

2、3章 Microsoft Office 2007概述,【本章要點(diǎn)】： 了解Microsoft Office 2007的組件及其新功能 啟動(dòng)Microsoft Office應(yīng)用程序 創(chuàng)建、打開、保存和關(guān)閉Microsoft Office文檔的方法 掌握Microsoft Office幫助系統(tǒng),3.1 Microsoft Office 2007簡介 3.2 Office 2007的新增功能 3.3 Office 2007的基本操作 3.4 上機(jī)實(shí)訓(xùn)查找關(guān)于功能區(qū)的幫助信息,第3章 Microsoft Office 2007概述,3.1 Microsoft Office 2007簡介,Microso

3、ft Office System是微軟公司推出的通用辦公自動(dòng)化軟件，其最新正式版本為2007版。Microsoft Office已經(jīng)有20多年的歷史，經(jīng)過多年積累，現(xiàn)在的Microsoft Office System已經(jīng)不再是單一的個(gè)人辦公軟件，而是一個(gè)龐大的軟件族。例如，2007 Microsoft Office System企業(yè)版包括了從字處理到表格/數(shù)據(jù)處理、從個(gè)人事務(wù)管理到企業(yè)內(nèi)容管理、從表單/文檔服務(wù)到工作流管理等多個(gè)功能組件，為企業(yè)辦公提供全面而深入地支持。不過從個(gè)人辦公的角度看，Microsoft Office 2007的核心功能仍然是在以前的版本中就已經(jīng)非常成熟的字處理、表格/

4、數(shù)據(jù)處理、演示文稿等功能，這些功能分別由Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007和Microsoft Office PowerPoint 2007這3個(gè)軟件來完成，如表3-1所示。,3.1 Microsoft Office 2007簡介,表3-1 Microsoft Office 2007的3大核心軟件,3.2 Office 2007的新增功能,Office 2007是Office 2003的升級(jí)版本，與從前的版本相比，它從外觀到操作細(xì)節(jié)都發(fā)生了很大變化。但最直觀的變化就是Office 2007在Word 2007、Excel

5、 2007、PowerPoint 2007等程序中摒棄了傳統(tǒng)的Windows應(yīng)用程序必不可少的“菜單+工具欄”的使用模式，取而代之的是“功能區(qū)”。如圖3-1所示為Word 2007的功能區(qū)(含標(biāo)題欄)分布。,3.2 Office 2007的新增功能,圖3-1 Word 2007的功能區(qū)分布,圖3-3 Word 2003的菜單和工具欄,3.2 Office 2007的新增功能,第2個(gè)影響廣泛的變化是Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007啟用了新的文件格式。長期以來(從Office 97到Office 2003)，Microsoft Office在版本更新時(shí)都保持

6、了文件格式的相對(duì)穩(wěn)定，這樣既保持了向后兼容，又降低了用戶的升級(jí)成本。但出于多方面原因，Office 2007使用了新的文件格式，這種文件格式稱為OOXML(Office Open XML)，應(yīng)用于Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007的文件。隨著新文件格式的啟用，Microsoft Office文件的擴(kuò)展名也發(fā)生了變化Word文檔擴(kuò)展名由過去的.doc變?yōu)楝F(xiàn)在的.docx，Excel文檔擴(kuò)展名由過去的.xls變?yōu)楝F(xiàn)在的.xlsx，PowerPoint文檔擴(kuò)展名由過去的.ppt變?yōu)楝F(xiàn)在的.pptx。 除了上述變化之外，Office 2007還有多項(xiàng)重要改進(jìn)。例如

7、，動(dòng)態(tài)命令標(biāo)簽、圖片庫、實(shí)時(shí)預(yù)覽、SmartArt、Building Blocks以及改進(jìn)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能等。本書將在各章相關(guān)內(nèi)容中介紹。,3.3 Office 2007的基本操作,3.3.1 啟動(dòng)應(yīng)用程序 3.3.2 文檔基本操作 3.3.3 使用幫助,3.3.1 啟動(dòng)應(yīng)用程序,啟動(dòng)Word 2007、Excel 2007或PowerPoint 2007的方法類似，執(zhí)行下列操作之一均可啟動(dòng)。 從【開始】菜單啟動(dòng)。選擇【開始】【程序】【Microsoft Office】命令，展開【Microsoft Office】菜單，選擇其中一個(gè)命令即可啟動(dòng)相應(yīng)的程序。 從桌面啟動(dòng)。如果在桌面上建立了Offi

8、ce 2007應(yīng)用程序的快捷方式，可以雙擊其桌面快捷方式圖標(biāo)以啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)用程序。關(guān)于如何建立桌面快捷方式，詳見1.4.4小節(jié)。 通過雙擊一個(gè)關(guān)聯(lián)文件啟動(dòng)。.docx文件默認(rèn)會(huì)與Word 2007相關(guān)聯(lián)，所以當(dāng)用戶雙擊一個(gè).docx文件時(shí)，Word 2007會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)并打開用戶雙擊的文檔。,3.3.2 文檔基本操作,1. 創(chuàng)建文檔 執(zhí)行下列操作之一，均可創(chuàng)建一個(gè)Word文檔。 使用【新建】按鈕 創(chuàng)建一個(gè)文檔。單擊【快速訪問工具欄】中的【新建】按鈕 ，Word會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)空白文檔，并彈出一個(gè)新的編輯窗口，如圖3-6所示。 使用【新建】命令按照指定模板創(chuàng)建一個(gè)文檔。單擊【Office 按鈕】 ，

9、彈出【Office 按鈕】菜單，選擇【新建】命令，彈出【新建文檔】對(duì)話框，在對(duì)話框的【模板】列表框中單擊【已安裝的模板】按鈕，對(duì)話框中部的列表框中將以縮略圖的形式列出所有可用的模板，如圖3-7所示。在列出的模板中選擇一個(gè)模板。例如，選擇【平衡簡歷】選項(xiàng)，單擊【創(chuàng)建】按鈕，Word會(huì)按照這個(gè)模板自動(dòng)建立一個(gè)文檔，并彈出其編輯窗口，用戶可以在窗口中對(duì)新建的文檔進(jìn)行編輯，如圖3-8所示。,3.3.2 文檔基本操作,圖3-6 新建空白文檔,3.3.2 文檔基本操作,3.3.2 文檔基本操作,2. 打開文檔 執(zhí)行下列操作之一，均可打開文檔。 要打開一個(gè).doc或.docx文件，只要雙擊該文件即可。這種方

10、法不要求先啟動(dòng)Word程序，這是它與其他方法的最大區(qū)別。 如果要打開一個(gè)最近剛剛打開過的文檔，可以單擊【Office 按鈕】 ，在彈出菜單的右側(cè)默認(rèn)列出了最近打開過的17個(gè)文檔，如果要打開的文檔在列表中，可以直接單擊并打開它。 單擊【快速訪問工具欄】中的【打開】按鈕 ，彈出【打開】對(duì)話框，如圖3-9所示。定位到文件的準(zhǔn)確位置，選擇要打開的文件，單擊【打開】按鈕，Word就會(huì)在一個(gè)新窗口中打開該文件。 單擊【Office 按鈕】 ，在彈出的菜單中選擇【打開】命令，彈出如圖3-9所示的【打開】對(duì)話框，后續(xù)操作與上1種方法相同。,3.3.2 文檔基本操作,圖3-9 【打開】對(duì)話框,3.3.2 文檔基

11、本操作,3. 保存文檔 執(zhí)行下列操作之一，均可保存文檔。 單擊【快速訪問工具欄】中的【保存】按鈕 ，如果當(dāng)前文檔已經(jīng)保存過，Word會(huì)自動(dòng)保存文檔的最新狀態(tài)；如果文檔還沒有保存過，系統(tǒng)會(huì)彈出【另存為】對(duì)話框，如圖3-10所示。定位要保存文件的位置，然后指定保存文件的名字，選擇要保存的文件格式，單擊【保存】按鈕。如果指定的文件名已經(jīng)存在，系統(tǒng)會(huì)詢問用戶是否替換已經(jīng)存在的文件。 單擊【Office 按鈕】 ，在彈出的菜單中選擇【保存】命令，后續(xù)操作與第1種方法相同。 如果想把一個(gè)已經(jīng)保存過的文件保存到另外一個(gè)位置或換一個(gè)名字重新保存，可以單擊【Office 按鈕】 ，在彈出的菜單中選擇【另存為】命

12、令，這時(shí)不論當(dāng)前文件是否保存過都會(huì)彈出如圖3-10所示的【另存為】對(duì)話框，后續(xù)操作與第1種方法相同。,3.3.2 文檔基本操作,3.3.2 文檔基本操作,4. 關(guān)閉文檔 如果完成了對(duì)一個(gè)文檔的編輯想要關(guān)閉它，執(zhí)行下列操作之一即可。 單擊【Office 按鈕】 ，在彈出的菜單中選擇【關(guān)閉】命令，如果文檔的當(dāng)前狀態(tài)已經(jīng)保存，Word會(huì)直接關(guān)閉文檔；如果文檔的當(dāng)前狀態(tài)沒有保存，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)提示性的對(duì)話框，詢問是否保存對(duì)文件的更改。 單擊標(biāo)題欄右端的【關(guān)閉】按鈕 ，會(huì)直接關(guān)閉當(dāng)前的Word窗口，同時(shí)也會(huì)關(guān)閉當(dāng)前窗口中正在編輯的文件。如果文件中有尚未保存的更改，系統(tǒng)會(huì)彈出圖3-12所示的提示性對(duì)話框。

13、 單擊【Office 按鈕】 ，在彈出的菜單中單擊右下角的【退出Word】按鈕，其效果和單擊標(biāo)題欄中的【關(guān)閉】按鈕相同。,3.3.3 使用幫助,1. 幫助主頁 Microsoft Office 中的每個(gè)程序都有自己的幫助主頁。幫助主頁是系統(tǒng)地了解程序功能的理想位置。打開幫助主頁的方法有2個(gè)：一個(gè)是單擊功能標(biāo)簽右端的【幫助】按鈕 ；另一個(gè)是按功能鍵，彈出【W(wǎng)ord幫助】窗口，如圖3-13所示。在【W(wǎng)ord幫助】窗口中列出了一級(jí)幫助主題，單擊主題可以進(jìn)入下一級(jí)主題，也可以在【鍵入要搜索的字詞】文本框中輸入關(guān)鍵字來搜索主題。 單擊【W(wǎng)ord幫助】窗口工具欄中的【顯示目錄】按鈕 ，可以顯示幫助目錄，在

14、目錄中可以快速定位到要查看的主題，單擊主題后，右側(cè)窗口中會(huì)列出所選主題的具體內(nèi)容，如圖3-14所示。,3.3.3 使用幫助,3.3.3 使用幫助,2. 特定命令的幫助(上下文幫助) 功能區(qū)中所有的命令都有自己的幫助信息，將光標(biāo)停留在某個(gè)命令上時(shí)，會(huì)顯示一條屏幕提示，提供有關(guān)該命令的幫助信息。如果看到屏幕提示最后有“有關(guān)詳細(xì)幫助，請(qǐng)按”的字樣，則繼續(xù)將光標(biāo)停留在該命令上并按功能鍵，就會(huì)彈出幫助窗口并定位到該命令的詳細(xì)幫助信息。例如，光標(biāo)指向【開始】功能區(qū)的【格式刷】按鈕 ，屏幕提示信息如圖3-15所示，提示的最后有“有關(guān)詳細(xì)幫助，請(qǐng)按”的字樣，在保持光標(biāo)不動(dòng)的同時(shí)按功能鍵，彈出幫助窗口并顯示使用

15、格式刷的詳細(xì)幫助信息，如圖3-16所示。,3.3.3 使用幫助,3.3.3 使用幫助,3. 對(duì)話框的幫助 有些對(duì)話框的項(xiàng)目較多，可能有時(shí)并不清楚如何使用這些選項(xiàng)，這時(shí)可以單擊對(duì)話框中標(biāo)題欄右側(cè)的【幫助】按鈕 ，如果有針對(duì)該對(duì)話框的幫助主題，將顯示該主題，否則顯示幫助主頁。,3.4 上機(jī)實(shí)訓(xùn)查找關(guān)于功能區(qū)的幫助信息,1. 實(shí)訓(xùn)目的 查看幫助是學(xué)習(xí)軟件最好的方式之一，設(shè)計(jì)完善的幫助更是如此。通過實(shí)訓(xùn)強(qiáng)化使用Office 2007幫助系統(tǒng)查找特定幫助信息的方法。 2. 實(shí)訓(xùn)要求 通過幫助系統(tǒng)查找下列信息。 (1) 到底有哪些Office 2007程序使用了新的界面？ (2) 能否隱藏功能區(qū)？如何隱藏？ (3) 怎樣用鍵盤操作Office 2007的新界面?,3.4 上機(jī)實(shí)訓(xùn)查找關(guān)于功能區(qū)的幫助信息,3. 實(shí)訓(xùn)步驟 (1) 按功能鍵，彈出【W(wǎng)ord幫助】窗口，如圖3-13所示。 (2) 在【鍵入要搜索的字詞】文本框中輸入“新界面”，單擊【搜索】按鈕，得到2條結(jié)果信息，如圖3-17所示。 (3) 第1條結(jié)果顯然不是想要的結(jié)果，打開第2條結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)其中也沒有需要的信息。 (4) 聯(lián)系新界面的核心是功能區(qū)，在【鍵入要搜索的字詞】文本框中輸入“功能區(qū)”，單擊【搜索】按鈕，得到多達(dá)38條結(jié)果信息，如圖3-18所示。 (5) 打開第1個(gè)主題，滾動(dòng)內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)要查找的3個(gè)問題都在其中，