科學(xué)技術(shù)檔案一般要求

1、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求發(fā)布日期：2013-04-25 18:20:131范圍本標準規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。本標準適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。專業(yè)性較強和非紙質(zhì)載體科學(xué)技術(shù)檔案的整理可參照本標準。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修改版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版適用于本標準。GB/T 1060

2、9.3技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準3.1科學(xué)技術(shù)文件材料scientific and technological records記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱，以下簡稱科技文件。3.2科學(xué)技術(shù)檔案scientific and technological archives國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應(yīng)當歸檔保存的科技文件,以下簡稱科技檔案。3.3案卷 file由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。3.4卷內(nèi)

3、文件目錄 inner-file item list登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內(nèi)文件之前,以下簡稱卷內(nèi)目錄。3.5卷內(nèi)備考表 file note卷內(nèi)文件狀況的記錄單3.6檔號 archival code以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼3.7案卷目錄 file list登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。4案卷組織4.1組卷原則遵循科技文件的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。4.2組卷要求4.2.1案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備。4.2.2案卷內(nèi)科

4、技文件的載體和書寫印制材料應(yīng)符合檔案保護要求。4.3組卷方法4.3.1針對具體項目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷。4.3.2科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項目、結(jié)構(gòu)、階段或臺（套）等分別組卷。4.3.3成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。4.3.4通用圖、標準圖可放入相應(yīng)一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。4.3.5底圖以張或套為保管單位進行整理。4.3.6產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項目和設(shè)備儀器在維修和維護中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨

5、組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注。4.3.7產(chǎn)品升級換代、建設(shè)項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨組卷排列。5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列5.1科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點進行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。5.2案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。5.4產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(含初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、技術(shù)設(shè)計)、工藝、工裝、制造

6、、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。5.5建設(shè)項目類案卷宜按項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。5.6設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項審批、外購設(shè)備儀器開箱驗收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備儀器運行、設(shè)備儀器維護等階段或工作程序排列。6案卷編目6.1卷內(nèi)科技文件頁號編寫6.1.1案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號,以有效內(nèi)容的頁面為一頁.6.1.2已有頁號的文件可不再重新編寫頁號.6.1.3卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)背考表可不編寫頁號。6.2案卷封面編制6.2.1案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面,亦可采用內(nèi)封面形式(封

7、面式樣見圖A.1。虛線內(nèi)為提示項，下同)。6.2.2案卷題名,應(yīng)簡明、準確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。6.2.3立卷單位,應(yīng)填寫負責組卷部門或單位.6.2.4起止日期,應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）。6.2.5保管期限,應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限.6.2.6密級,應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級.6.2.7檔號,由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號:需向檔案館移交的檔案,其全宗號由負責接收的檔案館給定;分類號：應(yīng)根據(jù)本單位分類

8、方案設(shè)定的類別號確定；項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定；目錄號：應(yīng)填寫目錄編號；案卷號：應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。6.3案卷脊背編制6.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面,脊背式樣見圖A.26.3.2案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同6.26.3.3案卷脊背項目可根據(jù)需要選擇填寫.6.4卷內(nèi)目錄編制6.4.1卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前,樣式見圖A.36.4.2序號,應(yīng)依次標注卷內(nèi)文件排列順序.6.4.3文件編號,應(yīng)填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。6.4.4責任者,應(yīng)填寫文件形成者或第一責任者.6.4.5文件題名,應(yīng)填寫文件全稱。文件

9、沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。6.4.6日期,應(yīng)填寫文件形成的時間年、月、日。6.4.7頁數(shù),應(yīng)填寫每份文件總頁數(shù).6.4.8備注,可根據(jù)實際填寫需注明的情況.6.4.9檔號，填寫方法同6.2.76.5卷內(nèi)備考表編制6.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A.46.5.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。6.5.3立卷人，應(yīng)由立卷責任者負責簽名.6.5.4立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時間。6.5.5檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。6.5.6檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時間。6.5.7互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號,并注明其

10、載體類型.6.5.8檔號，填寫方法同6.2.76.5.9卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。5.4產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(含初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、技術(shù)設(shè)計)、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。5.5建設(shè)項目類案卷宜按項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。5.6設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項審批、外購設(shè)備儀器開箱驗收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備儀器運

11、行、設(shè)備儀器維護等階段或工作程序排列。6案卷編目6.1卷內(nèi)科技文件頁號編寫6.1.1案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號,以有效內(nèi)容的頁面為一頁.6.1.2已有頁號的文件可不再重新編寫頁號.6.1.3卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)背考表可不編寫頁號。6.2案卷封面編制6.2.1案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面,亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見圖A.1。虛線內(nèi)為提示項，下同)。6.2.2案卷題名,應(yīng)簡明、準確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。6.2.3立卷單位,應(yīng)填寫負責組卷部門或單位.6.2.4起止日期,應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最

12、晚的時間年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）。6.2.5保管期限,應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限.6.2.6密級,應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級.6.2.7檔號,由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號:需向檔案館移交的檔案,其全宗號由負責接收的檔案館給定;分類號：應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定；項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定；目錄號：應(yīng)填寫目錄編號；案卷號：應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。6.3案卷脊背編制6.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面,脊背式樣見圖A.26.3.2案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同6.26.

13、3.3案卷脊背項目可根據(jù)需要選擇填寫.6.4卷內(nèi)目錄編制6.4.1卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前,樣式見圖A.36.4.2序號,應(yīng)依次標注卷內(nèi)文件排列順序.6.4.3文件編號,應(yīng)填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。6.4.4責任者,應(yīng)填寫文件形成者或第一責任者.6.4.5文件題名,應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。6.4.6日期,應(yīng)填寫文件形成的時間年、月、日。6.4.7頁數(shù),應(yīng)填寫每份文件總頁數(shù).6.4.8備注,可根據(jù)實際填寫需注明的情況.6.4.9檔號，填寫方法同6.2.76.5卷內(nèi)備考表編制6.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A.46.5.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標明案

14、卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。6.5.3立卷人，應(yīng)由立卷責任者負責簽名.6.5.4立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時間。6.5.5檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。6.5.6檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時間。6.5.7互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號,并注明其載體類型.6.5.8檔號，填寫方法同6.2.76.5.9卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。6.6案卷目錄編制6.6.1案卷目錄式樣見圖A.56.6.2序號，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。6.6.3檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.26.6.4總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和.6.6.5備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。7案卷裝訂7.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂.7.2以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章,式樣見圖A.7. 檔號填寫方法同6.2.7,序號填寫方法同6.4.2.7.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見GB/T 106