如何組織一場高效工作會議

1、如何組織一場高效工作會議?,目錄,一.派特生物的企業(yè)文化及其理解,一 .什么是“高效會議”？,二 . 如何組織一場高效工作會議？,一 .什么是高效會議？,現(xiàn)場- 高效開會 效率高+效果達(dá)到,會后- 高效執(zhí)行 如期跟進(jìn)+有反饋落實(shí),二.從會議步驟看，如何組織高效工作會議？,高效會議 四步驟,第一步.明確的會議目的,第二步.充分的會前準(zhǔn)備,第三步.合理的組織形式,第四步.高效的會議跟進(jìn),第一步.明確的會議目的,決策執(zhí)行,*總經(jīng)理例會 *定期例會，聽取匯報，分配任務(wù)； *確認(rèn)團(tuán)隊目標(biāo)、分工； *資訊分享，政策宣傳；,*目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)有落差時，找出解決辦法 *發(fā)現(xiàn)問題，討論問題，產(chǎn)生決策,解決問題,創(chuàng)意提

2、案,其它,*集思廣益，頭腦風(fēng)暴 *融合意見，達(dá)成共識,*內(nèi)部橫向交流會 *動員會 *表彰先進(jìn)，激勵士氣,無目的的會議純粹是浪費(fèi)時間,第二步.充分的會前準(zhǔn)備,51,Why-明確會議目的（議題） What-會議任務(wù) Who-確定出席對象、主持人、會議記錄 When-召開時間、所需時間 Where-規(guī)模/地點(diǎn)議程 How-會議形式,與會者會議準(zhǔn)備,1.會議組織人告知與會者扮演的角色（主持人/與會者/記錄員等），相關(guān)資料發(fā)放，便于會議順暢進(jìn)行 2.與會者做相應(yīng)的會議準(zhǔn)備（提前思考/相應(yīng)數(shù)據(jù)和事實(shí)等），促進(jìn)會議現(xiàn)場高效 3.重要會議或關(guān)鍵項(xiàng)提前溝通，會議本身目的是快速取得共識。,沒必要，無準(zhǔn)備，就不開會

3、,第三步.合理的組織形式,針對不同的會議目的選擇不同的會議形式,第四步.高效的會議跟進(jìn),關(guān)鍵1：做好會議紀(jì)要,*你心里想的100% *你嘴上說的80% *別人聽到60% *別人聽懂40% *別人行動20%,1.速度優(yōu)先，具體簡潔； 2.正確記載，便于正確追蹤落實(shí)； 3.將會中決定的事項(xiàng)進(jìn)行明確分工，確定完成時間、責(zé)任人，便于更好地執(zhí)行； 4.紀(jì)要及時分發(fā)與會者，以郵件方式分發(fā)，確保會議記錄的準(zhǔn)確性和透明管理，避免溝通漏洞。,第四步.高效的會議跟進(jìn),關(guān)鍵2：會后做好跟進(jìn),*要完成什么事？ *事情完成得怎么樣？ *什么樣尚未完成？ *事情沒有完成怎么辦？,例：*會議跟進(jìn)事項(xiàng)表,- 10 -,示例：

4、工作例會（周會、月會）,一、主要內(nèi)容： 1、常規(guī)工作匯報、檢查；2、市場問題的咨詢與研討；3、重要工作項(xiàng)目的強(qiáng)調(diào)與傳達(dá)。 二、例會要開得生動、活潑，氣氛輕松，形式多樣；時間一小時為宜，議題不宜過多。 三、關(guān)于主持人，不要每次都是經(jīng)理當(dāng)主持人，鼓勵其它人充當(dāng)主持人； 四、經(jīng)理要多傾聽、少發(fā)言，最后發(fā)言，多啟發(fā)、多鼓勵大家發(fā)言； 五、發(fā)現(xiàn)有偏差、消極信息的出現(xiàn)，要及時糾正，避免擴(kuò)延，能夠在會上解決就解決，不能解決的會下解決； 六、如果是研討，只有議題，弱化身份，經(jīng)理不要輕易早下結(jié)論,- 11 -,示例：年中會、年會（議程表）,- 12 -,示例：專題研究會,一、明確會議主題和形式： 1、確定會議目

5、的和目標(biāo)； 2、依據(jù)會議目標(biāo)來設(shè)計主題，議題不要多；忌在會議中插入無關(guān)性的、發(fā)散的內(nèi)容。 3、確定會議形式：專題發(fā)言、辯論、頭腦風(fēng)暴等，形式創(chuàng)新。 二、會前通知與啟發(fā)： 1、提前通知，并下發(fā)必要的材料、提綱和日程表，便于參會者準(zhǔn)備。 2、會前動員，重點(diǎn)溝通參會人。 三、發(fā)言人及內(nèi)容的控制： 發(fā)言人選擇很重要，要選擇發(fā)言人擅長的題目，考察其素質(zhì)和表達(dá)能力。 在召開之前，會議負(fù)責(zé)人一定要對發(fā)言提綱、PPT文件進(jìn)行審定，要避免主題內(nèi)容之間的矛盾和重疊，要刪除無關(guān)議題。,- 13 -,四、發(fā)言順序： 領(lǐng)導(dǎo)不要發(fā)言過多，要后面發(fā)言，充當(dāng)觀察員角色，關(guān)鍵時候發(fā)言闡述觀點(diǎn)； 五、會議結(jié)束： 每場會爭取要有結(jié)

6、果和答案，有些結(jié)果要安排、跟蹤責(zé)任人執(zhí)行，有些未決定的議案要擱置，并闡述清楚。 注意應(yīng)對會議干擾： 敵對、人身攻擊、自以為是、悄悄話、沉默、繁忙、遲到、插話、繁瑣、過分描述細(xì)節(jié)、轉(zhuǎn)移話題、自言自語、大嘴巴,三.從會議要素看，如何組織高效工作會議？,高效會議關(guān)鍵七要素,議題明確,議程清晰,精選參與人,指定主持人,做好會議記錄,合適的時間地點(diǎn),1,2,3,4,5,6,基本會議保障,7,1,一次會議，最好一個議題。 綜合性會議，也不要超過3個議題。有利于集中時間、精力、人員，高效解決問題。議題越多，參與人員越多，陪綁人越多，效率越低。,明確的議題是會議成功的最關(guān)鍵要素。,議題明確,2,議程是有效控制

7、現(xiàn)場會議的主線和依據(jù)。,議程清晰,要有明確的議程和時間分配規(guī)則。 1.議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的參會人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主直接按領(lǐng)導(dǎo)意見辦（不議而決），或者不能集思廣益，積極挖掘更多創(chuàng)意。 2.領(lǐng)導(dǎo)不要發(fā)言過多，要后面發(fā)言，充當(dāng)觀察員角色，關(guān)鍵時候發(fā)言闡述觀點(diǎn)。,3,人多未必力量大。,精選參會人,本著“直接相關(guān)性”和“少而精”的原則，避免陪綁。 會議的召開，并不是人越多越好，人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，而且會增加扯皮的現(xiàn)象，不容易形成一致的會議結(jié)論，失去會議控制。因此，選擇參會人員時要盡量避免非直接相關(guān)的人員參與。,4,現(xiàn)場把控，靠會議主持人。,指定主持

8、人,主持人是會議現(xiàn)場的把控人。 1.不論是何種形式的會議，都必須明確指定主持人。會議主持人要嚴(yán)格按照會議進(jìn)程、時間安排等，做好會議的主持和會議控制。 2.領(lǐng)導(dǎo)最好不要當(dāng)主持人。召集人或辦公室為最佳主持人選。鼓勵其它人充當(dāng)主持人。,5,1.參會人大多數(shù)只記錄或關(guān)注與自己相關(guān)的內(nèi)容，而不相關(guān)的則不關(guān)心。因此，為了將各方的發(fā)言觀點(diǎn)、產(chǎn)生的寶貴思想火花、最終決策、待完成項(xiàng)完整準(zhǔn)確地記錄下來，必須要做會議記錄。 2.會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出席情況、發(fā)言情況、決策情況、待跟進(jìn)事項(xiàng)、會議附件等）。 3.為會議時效性考慮，應(yīng)在會議結(jié)束的第二天將會議紀(jì)要發(fā)送到與會人員。,會議記錄不僅僅是記錄。,做好會議記錄,6,合適時間地點(diǎn),1.剛上班，馬上下班不宜召開，避免人在心不在的情況，以“在工作狀態(tài)”為準(zhǔn)。 2.考慮主要參會人員的時間安排，要有二手方案備用。 3.會議室安靜，考慮隔音效果。現(xiàn)場擺設(shè)根據(jù)具體情況調(diào)整，課桌式，形等。,7,基本會議保障,1.基本會議制度，統(tǒng)一會議基本規(guī)則。（遲到？工作未完成？人身攻擊？敵對情況？開小會？大嘴巴？.） 2.對不適宜列入會議制度中的情況（如會議沉默、過分繁瑣、轉(zhuǎn)移話題、跑題、自言自語、插話、重復(fù)觀點(diǎn)、消積問題等）有要預(yù)判和對應(yīng)話術(shù)。這一點(diǎn)很重要，需要經(jīng)驗(yàn)，更需要預(yù)先應(yīng)對。 3.防止