集團合同管理制度.doc

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集團合同管理制度（2012年7月31日修訂版）目錄第一章、總則第二章、合同管理部門及職責第三章、合同范本第四章、合同規(guī)劃第五章、合同立項第六章、招標合同起草、審批及合作方確定第七章、標后合同洽談及修改第八章、標后合同審批第九章、合同簽署（蓋章）第十章、合同履行及監(jiān)督第十一章、合同變更第十二章、合同索賠第十三章、合同的爭議與糾紛處理第十四章、合同終止、總結(jié)評估及歸檔第十五章、合同管理責任第十六章、合同編號第十七章、附則附件附件一：招標文件審批表附件二：標后合同審批表附件三：合同蓋章審批表附件四：合同管理臺賬附件五：合同交底記錄附件六：合同履行異常情況審批表附件七：合同執(zhí)行總結(jié)表附件八：履約催告函（模板）集團合同管理制度第一章、總則第一條 目的。為防范市場風險與法律風險，保障公司的合法權(quán)益，規(guī)范經(jīng)濟交往行為，根據(jù)中華人民共和國合同法及相關法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本管理制度。第二條 適用范圍:1、工程類合同：指項目開發(fā)過程中簽訂的監(jiān)理、總、分承包施工、材料、設備訂購、設計、勘察、檢測、造價等合同或協(xié)議；2、營銷策劃類合同：指項目開發(fā)過程中簽訂的市場調(diào)研、廣告制做、廣告設計、媒體、營銷現(xiàn)場包裝、印刷品、銷售代理等合同。3、行政類合同：指由公司行政人事部門負責簽訂的清潔、辦公用品采購、辦公用品租賃等合同。4、開發(fā)類合同：指公司開發(fā)拓展部負責的土地收購等合同。5、財務類合同：指公司財務部門負責簽訂的財務審計、與銀行合作等合同。6、商品房買賣合同7、勞動合同、勞務合同。8、物業(yè)類合同：指由物業(yè)公司為主體簽訂的合同，包括物業(yè)服務合同、物業(yè)維修、物業(yè)采購等。9、其他合同。除勞動合同、勞務合同由人事部門特殊管理及總經(jīng)理特批的合同外，我公司對外簽訂的所有合同，均適用本管理制度。第三條 根據(jù)本公司招標及采購管理試用制度簽訂的合同，除適用該試用制度，亦須適用本制度，兩者若有沖突之處，本制度效力優(yōu)先。第二章、合同管理部門及職責第一條 合同預結(jié)算部是合同的歸口管理部門，主要履行下列職責：（一）負責制定和推行公司合同管理制度，指導并監(jiān)督各部門實施本制度；（二）負責解答合同起草至執(zhí)行完畢所有的法律問題；（三）負責合同范本的起草、實施、修改；（四）負責合同及相關法律文書的法律審核；（五）負責合同糾紛的調(diào)解、仲裁及訴訟；（六）其他相關的合同管理工作。第二條 公司其他職能部門是合同的執(zhí)行部門，主要履行以下職責：1、負責對合同簽訂方進行資信調(diào)查，以確定其是否有簽約及履約的能力；負責對合同標的（例如涉及土地類的合同）等進行盡職調(diào)查，了解與合同洽談、簽訂、履行等相關的其他背景資料；2、負責與本部門業(yè)務相關的合同的洽談、起草、呈批、簽訂、履行、總結(jié)等；3、負責其履行的合同的糾紛解決；4、負責向合同預結(jié)算部、項目總經(jīng)理、公司總經(jīng)理報告其工作情況；各部門負責人全面負責本部門合同管理，必須指定專人專責負責每一份合同的執(zhí)行。第三條 執(zhí)行合同期間，由于公司的工作安排或執(zhí)行人自己的原因（包括但不限于以下情形，如執(zhí)行人自己辭職或被辭退，執(zhí)行人另有工作安排等），須更換經(jīng)辦人或重新限定經(jīng)辦人的職責范圍的，經(jīng)辦部門應報經(jīng)項目總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批同意蓋章后，發(fā)函告知對方當事人。禁止公司員工在超越代理權(quán)限或公司未授權(quán)的情況下對外對內(nèi)從事任何合同行為。第三章、合同范本第一條 合同預結(jié)算部是合同范本的主管部門。合同預結(jié)算部應根據(jù)公司實際情況起草、實施合同范本。合同預結(jié)算部可以要求各經(jīng)辦部門提供范本草稿，經(jīng)合同預結(jié)算部修訂后辦理審批手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理同意后實施。對于公司沒有的合同范本，公司各部門可根據(jù)實際情況向合同預結(jié)算部提出立項要求，由合同預結(jié)算部負責起草、實施。如因新的法律法規(guī)實施、客觀條件變化、公司經(jīng)營模式變化等原因造成合同范本必須修訂的，合同預結(jié)算部應主動修訂，公司其他部門也應在分管的合同范圍內(nèi)提出書面修訂要求，由合同預結(jié)算部及時修訂。除上述不定期修訂外，原則上，合同范本每1年應修訂一次。第二條 合同范本的使用起草合同時，經(jīng)辦部門應當在不違反國家法律法規(guī)強制性規(guī)定的情況下，以公司的利益為中心，根據(jù)洽談的實際情況進行起草工作。 國家法律法規(guī)對合同的內(nèi)容有強制性規(guī)定的，應按其規(guī)定起草合同。行政部門或壟斷企業(yè)規(guī)定必須采用其合同示范文本的，應優(yōu)先適用。其合同示范文本未盡事宜，應通過補充協(xié)議或其他正式文本形式予以完善。除上述情形外，公司有規(guī)定版本的，應當使用公司的規(guī)定版本。如合同相對方堅持要求采用其提供的合同版本的，應由經(jīng)辦部門與對方溝通，溝通不成的，應在合同審批時書面說明理由。第四章、合同規(guī)劃第一條 合同規(guī)劃的定義項目合同規(guī)劃：是指根據(jù)擴初圖或施工圖資料，在充分考慮項目施工特點及工程總控進度計劃對施工進度控制要求及管理手段和管理效果的基礎上，制定合理的合同管理層次、順序和標段劃分，以此作為招標采購及施工管理的控制性指導文件。第二條 合同規(guī)劃的范圍：合同規(guī)劃的范圍原則上包括公司所有合同，其中工程類合同是合同規(guī)劃的重點，工程類合同包括以下合同形式：1、總承包工程；2、直接發(fā)包類（甲方獨立分包工程）；3、直接采購類（甲方供應材料）；4、指定分包類（指定分包工程，在總包合同范圍內(nèi)）；5、指定供應類（甲指乙供材料，在總包合同范圍內(nèi)）。第三條 合同計價模式：計價模式一般分為合同總價包干、合同單價包干、合同條件結(jié)算三種。第四條 合同規(guī)劃的基本內(nèi)容：1）合理劃分建設工程范圍，確定需要簽訂合同的數(shù)量與合同間的彼此關系；2）確定建設工程合理的估算費用及每個合同的估算費用；3）描述每個合同對應的招標范圍；4）清晰明確地劃分合同之間的承包界面，做到既不重復，也無遺漏。第五條 合同規(guī)劃的編制合同預結(jié)算部根據(jù)項目開發(fā)的實際情況，在取得建設工程規(guī)劃許可證一個月內(nèi)，組織相關部門編制合同規(guī)劃。合同預結(jié)算部收集整理項目各專業(yè)合同規(guī)劃，組織評審后報總經(jīng)理審批后執(zhí)行。第五章、合同立項第一條 公司各部門應根據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審批的項目合同規(guī)劃編制月度合同計劃，提交總經(jīng)理批準后執(zhí)行。第二條 各部門應根據(jù)月度合同計劃，對每份需要簽訂的合同進行立項，合同立項經(jīng)總經(jīng)理批準后，及時辦理招投標程序，確定合作方。第六章、招標合同起草、審批及合作方確定第一條 合同立項批準后，經(jīng)辦部門應按公司招投標制度，確定合作方?；谀壳肮镜默F(xiàn)狀，工程類合同的招投標工作由合同預結(jié)算部負責；其他類合同，由相應的歸口部門負責。第二條 招投標文件（招標合同）草擬1、工程類合同招投標文件。合同立項批準后，工程部門應至少提前1個月，將經(jīng)批準的合同立項文件提交給合同預結(jié)算部。提交立項文件的同時，工程部門應提交相應的招投標要求，例如工程范圍、技術標準等，由合同預結(jié)算部負責起草招投標文件。工程類合同，應優(yōu)先采用公司范本；公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務，應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同；2、非工程合同。由合同預結(jié)算部提供招標文件范本（包括合同范本），經(jīng)辦部門按招標文件范本要求，填充相應的技術條款，招標要求等。公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務，經(jīng)辦部門應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同；3、經(jīng)辦部門在擬訂合同條款或補充協(xié)議時，應做到內(nèi)容合法、條款齊備、文字清楚、表述規(guī)范、權(quán)利義務和違約責任明確，日期、期限和數(shù)字準確。適用時應包括：a、合同名稱；b、甲乙方名稱及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話；c、甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章；d、合同簽定日期；e、標的（內(nèi)容）；f、數(shù)量、質(zhì)量；g、價款或酬金（工程計價方法、工程款支付方式）；h、履約方式、地點、費用的承擔；i、違約責任（甲乙方權(quán)利、義務）；j、生效、失效條件（諾成、實踐合同）；k、解決爭議的方法；l、合同的份數(shù)及附件；m、保密條款（如果有需要）。第三條 招標文件（招標合同）審批1、審批順序：招標文件起草完畢后，應按招標文件審批表（附件1）的順序，呈報相關人員審批。2、審批時間要求。除總經(jīng)理外，原則上每個部門的審核時間不得超過1個工作日，對于時間要求較緊迫的合同，經(jīng)辦人應在審批表中注明時間要求并在交各部門審核時口頭提醒。 3、文件審批騎縫章。文件審批騎縫章由行政部保管，所有合同文件審批前應蓋審批騎縫章，防止文件遺失、錯漏。各部門接收審批文件時應仔細核對文件是否蓋審批騎縫章，如發(fā)現(xiàn)不符合要求的，可以退回。經(jīng)辦部門將審批文件交給審批部門時應要求審批部門在文件登記薄中簽名并注明日期，各審批部門也應在本部門文件登記薄中注明合同名稱及簽收日期。4、相關部門的審核職責如下：財務部門主要審核：（一）資金、資產(chǎn)的合法合規(guī)性；（二）價款或者酬金結(jié)算方式的可行性；（三）稅費、發(fā)票；（四）逾期付款違約責任。銷售部門主要對策劃方案、推廣活動、營銷活動、廣告活動、折扣等合同條款的可行性等與銷售相關的合同條款提出專業(yè)意見。行政部主要對固定資產(chǎn)采購等與行政相關的合同條款提出專業(yè)意見。開發(fā)拓展部主要對用地報建手續(xù)、政府部門相關政策和規(guī)定等與開發(fā)、拓展相關的合同條款提出專業(yè)意見。工程部主要對工程類合同的工程概況、承包范圍、造價、工程變更、工期、技術及質(zhì)量要求、驗收方式、處罰措施等與工程相關的合同條款提出專業(yè)意見。 監(jiān)事會主要對物業(yè)公司為主體的各類合同提出專業(yè)意見。合同預結(jié)算部對合同進行全面審查。5、審批文件修改。經(jīng)辦部門對各個部門的專業(yè)意見應盡量滿足落實，確實不能滿足的，應與提出意見的專業(yè)部門溝通。溝通后仍未達成共識的，經(jīng)辦部門應在審批表上書面說明不采納專業(yè)部門意見的理由，由總經(jīng)理最終審核確定。第四條 意向合作者確定。經(jīng)辦部門按公司招投標制度確定意向合作者，作為簽約對象。第七章、標后合同洽談及修改第一條 當通過招投標或其它合法途徑確定合同洽談單位后，經(jīng)辦部門組織合同預結(jié)算部、監(jiān)事會等部門進行洽談。第二條 洽談準備。經(jīng)辦部門確定進行合同洽談交底時，就以下洽談準備事項進行安排：1、 確定洽談的目標；2、 確定必要時作出哪些讓步；3、 確定我方及對方的實際需求（或目標）和強制（或約束）條件；4、 準備初步的洽談日程及洽談內(nèi)容的先后次序；5、 確定洽談的人選、分工和洽談的原則等。第三條 洽談記錄。經(jīng)辦部門整理洽談資料及結(jié)論，做好洽談記錄，該洽談記錄應注明洽談合同名稱、洽談時間、地點、參加人員及職務、聯(lián)系方式、達成一致的合同要點、存在分歧的合同要點等，該記錄應經(jīng)參與洽談的雙方人員簽名確認。合同審批時該洽談記錄應作為附件，以供領導參考。如洽談有數(shù)次的，均應作洽談記錄。 第八章、標后合同審批（招投標時已經(jīng)過一輪審批，此次著重審批修改的地方）與意向合作者商談一致后，經(jīng)辦部門按合同審批表流程，將經(jīng)過洽談的合同以及相應的立項文件、招投標文件、洽談記錄等與合同簽訂有關的文件按標后合同審批表（附件2）的順序報相關部門審批。 為了簡化審批程序，此次審批僅報修改條款所涉及的部門、合同預結(jié)算部、項目總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，經(jīng)批準的合同作為最終簽約版本。 第九章、合同簽署（蓋章）第一條 合同一律采用書面形式。禁止以公司名義通過口頭或其他非正式的方式訂立合同。以傳真或者電子郵件方式簽訂合同的，應當隨即以書面形式予以確認。第二條 簽約審查。簽訂合同前，經(jīng)辦人應當認真核對對方簽約代表的是否有相應授權(quán)、對方的證件如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、簽約代表身份證、資質(zhì)證書等有效證件是否齊備。屬對方當事人委托代理人簽訂合同的，經(jīng)辦人必須要求對方代理人出具有對方法定代表人簽字并蓋公章的書面授權(quán)委托書，同時要對授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進行審核，以防委托代理人越權(quán)簽訂合同。第三條 所有合同均應由對方先蓋章簽字，經(jīng)辦部門收到對方簽字蓋章的合同后應按合同蓋章審批表（附件3）的相應流程，由合同預結(jié)算部審核無誤后交總經(jīng)辦，由總經(jīng)理最終審批后加蓋公司印章及法定代表人章。各業(yè)務部門不能以自己的名義對外簽訂任何合同。第四條 書面合同兩頁及兩頁以上的，須蓋騎縫章。第五條 所有合同我司至少需保留三份原件。合同簽訂后，由行政部在半個工作日內(nèi)統(tǒng)一編號后將三份原件分別交予行政部、財務部、總經(jīng)辦。行政部同時將復印件交執(zhí)行部門和合同預結(jié)算部各一份，任何人都不得擅自復制公司的任何合同。商品房買賣合同簽訂的正本份數(shù)按照國家和政府的相關規(guī)定執(zhí)行。第六條 各部門應建立合同管理臺賬，合同簽署后應及時在本部門的合同管理臺帳（附件4）內(nèi)登記。此外，對于與該合同有關的一切事宜，均應做到一事一記。各部門臺賬至少應包括合同名稱、簽訂日期、簽約單位、金額、付款時間及方式、履行負責人、履行期限、變更、付款、履約狀況、備注這些項目。如有特殊情況的，可以增列項目。 合同預結(jié)算部應建立全公司所有合同的管理臺賬，商品房買賣合同、勞動合同除外。第七條 工程類、營銷類、行政類以及部分物業(yè)類合同應簽訂工程質(zhì)量保修協(xié)議及廉潔合作協(xié)議作為附件。第十章、合同履行及監(jiān)督第一條 合同交底。合同蓋章編號后，執(zhí)行部門應組織合同預結(jié)算部等相關部門做好合同交底工作。合同交底主要涉及合同范圍、價款及支付、工期、違約責任、可能遇到的風險、合同執(zhí)行跟進人等重要內(nèi)容，合同交底記錄（附件5）應經(jīng)參與人簽名確認，作為合同檔案資料。第二條 履行跟蹤。合同簽署后，執(zhí)行部門應指定專人負責合同的履行。合同執(zhí)行人應在收到合同后立即建立合同檔案，做到一份合同一個紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。電子檔案應包括與合同有關的所有信息，包括合同變更、違約等，做到一事一記，及時反映合同的實時動態(tài)。與合同有關的所有資料，包括合同、招投標文件、往來函件、付款情況、合同履約總結(jié)等均應收錄在紙質(zhì)檔案袋中。履行跟蹤記錄。執(zhí)行部門收到合同文件后，應按第九章第六條要求建立合同管理臺賬，作為履約過程記錄媒介。對出現(xiàn)違約或者異常情況的，應在合同臺賬中分析原因，提出改進措施，以及改進期限。合同臺賬應于每周二上午交部門領導、分管領導簽字后交合同預結(jié)算部、監(jiān)事會各一份。合同預結(jié)算部和監(jiān)事會應在其職責范圍內(nèi)就合同管理臺賬中的相關內(nèi)容對合同執(zhí)行部門進行監(jiān)督，合同執(zhí)行部門應盡力配合合同預結(jié)算部的監(jiān)督工作，提交相關資料。合同履行異常情況審批表。合同履行過程中，出現(xiàn)合同變更、違約、意外事件、對方有經(jīng)營狀況嚴重惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，或其他有可能嚴重影響合同履行的重大異常情形的，執(zhí)行人員應及時填寫合同履行異常情況審批表（附件6）呈報分管領導、合同預結(jié)算部、項目總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批，確定解決辦法。第三條 履行監(jiān)督報告。合同預結(jié)算部是合同履行監(jiān)督的歸口部門，負責對公司所有合同的履行狀況進行監(jiān)督，各部門有義務積極配合。合同預結(jié)算部應每月28日提交一份公司全部合同履行狀況的情況匯報，重點分析履行異常的合同，提出解決辦法。第四條 履約催告。對方當事人不按照約定履行合同時，合同執(zhí)行部門應當在法定或合同約定期限內(nèi)以法定或者合同約定方式向?qū)Ψ疆斒氯藭娲叽俾男谢蛱岢鏊髻r。一般情況下，對方進度違約超過3天的，即應口頭催告；超過5天的，必須書面催告。對于質(zhì)量等違約，同上處理。對于履約時間非常重要，例如影響定期開盤銷售等的合同，催告時間不受前述3天的約束，應及時催告。前款所稱不按照約定履行，包括不能履行，不全面、不適當履行，以及不履行合同。若沒有及時催促對方履行合同或向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求的，直接追究部門負責人和執(zhí)行人的責任。經(jīng)催告，對方當事人在合理的期限內(nèi)仍不履行合同或作出任何的回應，執(zhí)行人應暫停履行合同，并將相關情況向部門負責人及分管領導報告，由分管領導會同合同預結(jié)算部等相關部門決定如何處理。第五條 合同履行往來函件收發(fā)。對于公司各部門所應簽收的外界函件（包括聯(lián)系單等各種書面文件，下同），凡涉及法律糾紛或可能引起法律糾紛的，簽收人員簽收前均應事先征得部門領導同意，部門領導不能決定的，可征求合同預結(jié)算部意見，簽收的文件復印件均應及時交合同預結(jié)算部。對于函件所涉及的法律糾紛，執(zhí)行部門應及時與合同預結(jié)算部溝通，妥善解決。公司各部門簽收的函件，均應編號后及時匯報部門領導，并妥善保存。對于公司向外發(fā)出的函件，凡涉及法律糾紛或者可能引起法律糾紛的，均應提請部門負責人、分管領導 合同預結(jié)算部、項目總經(jīng)理，總經(jīng)理審核后發(fā)出。所有向外發(fā)出的函件，我司至少保留2份原件，一份由執(zhí)行部門保留，一份交檔案室，同時留一份復印件給合同預結(jié)算部備案。發(fā)函時優(yōu)先選擇由對方法定代表人或者有相應授權(quán)的當事人親自在函件原件上簽名、注明簽名日期。對于選擇該種簽收方式的，應在函件末尾打印或由簽收人注明“簽收人已收到與本函完全一致的原件一份”。對方簽名后應仔細核對簽名是否清晰，準確，如不清晰或者錯誤的，應當場要求重簽。如對方拒絕簽收的，應及時告知部門領導，以中國郵政特快專遞（EMS）郵寄送達對方當事人，并在特快專遞詳情單上注明函件名稱、函件主要內(nèi)容。發(fā)函后1個月內(nèi)必須到郵局取得郵局蓋章的證明文件留存。第六條 合同款項支付。財務部門根據(jù)合同履行進度情況支付合同款項，具體支付規(guī)則按公司財務制度。若收（付）款人與合同對方當事人不一致，除非當事人出具代收（付）款委托書，并得到執(zhí)行人的確認，否則財務部門不予辦理收（付）款業(yè)務。 對于所有付款申請，執(zhí)行部門必須說明履約狀況，如有違約情況的，應詳細說明，并分析原因。原則上，所有違約金應在當期申請付款時扣除。財務部門應盡量按合同約定付款，以免逾期。財務部門應建立合同款支付臺賬，包括合同名稱、編號、合同相對方、簽約時間、約定付款時間，總經(jīng)理批準支付時間，實際支付時間等。財務部每次實際支付合同款項后，應書面通知合同預結(jié)算部，以便合同預結(jié)算部實時掌握合同成本狀態(tài)。財務部應于每月25日向合同預結(jié)算部提供合同款支付臺賬，便于合同預結(jié)算部做好合同控制工作。執(zhí)行部門應建立合同款項支付臺賬。第十一章 合同變更第一條 在合同實施過程中，合同執(zhí)行部門在遇到合同規(guī)定未盡事宜、原合同規(guī)定由于情況變化必須進行變更或補充時，由合同執(zhí)行部門與對方進行協(xié)商，達成一致意見后，按標后合同審批流程會簽后簽訂。第十二章 合同索賠第一條 合同執(zhí)行部門應嚴格履行合同，防止發(fā)生合作方不合理索賠事件。一旦發(fā)生承包商索賠事件，合同執(zhí)行部門必須及時收集相關證據(jù)，以盡量減少索賠損失。第二條 合作方出現(xiàn)工期、交貨延誤，質(zhì)量不符合設計要求等違約事項，使公司利益受到損害，合同執(zhí)行部門應及時組織相關人員收集信息，由合同執(zhí)行部門負責根據(jù)合同約定向承包商提出索賠。第三條 合同索賠的情況及記錄應及時反饋至合同預結(jié)算部。第十三章 合同的爭議與糾紛處理第一條 合同執(zhí)行中出現(xiàn)爭議與糾紛時，由合同執(zhí)行部門反饋至合同預結(jié)算部，合同預結(jié)算部及時組織相關人員按合同約定條款負責處理。第二條 公司在處理合同的爭議與糾紛時，應在“以事實為依據(jù)，以法律為準繩”的原則下，合同執(zhí)行部門積極配合合同預結(jié)算部，與對方協(xié)商解決。合同的爭議與糾紛雙方協(xié)商達成一致協(xié)議的，應簽訂書面協(xié)議。第三條 合同的爭議與糾紛如需經(jīng)仲裁、訴訟解決的，合同預結(jié)算部應及時組織相關人員收集證據(jù)材料，合同執(zhí)行部門配合，申請仲裁、提起訴訟或應訴。第四條 對方違約或構(gòu)成預期違約，合同執(zhí)行部門應對違約事項詳細記錄，視違約情況按照合同約定向合同向?qū)Ψ浇簧?，并商定處罰或糾正措施；處罰或糾正措施應及時書面通知合同預結(jié)算部和其他相關部門。第五條 合同糾紛的情況及記錄應及時轉(zhuǎn)交至合同預結(jié)算部。第十四章、合同終止、總結(jié)評估及歸檔第一條 合同履行完畢后7天內(nèi)，執(zhí)行部門應填寫合同執(zhí)行總結(jié)表（附件7），總結(jié)經(jīng)驗和教訓，呈報合同預結(jié)算部等相關部門審批。執(zhí)行部門應建立合作方數(shù)據(jù)庫，及時更新。第二條 合同履行完畢后15天內(nèi)，執(zhí)行部門應及時將合同所涉及的所有文件、資料歸檔，并將檔案（包括電子文件）交由合同預結(jié)算部審核，審核無誤的，移交公司檔案室。合同預結(jié)算部留全套復印件一份。第十五章、合同管理責任第一條 執(zhí)行本制度實行部門負責人負責制，發(fā)生工作失誤，除追究執(zhí)行人責任外，將根據(jù)實際情況追究部門負責人及分管領導的責任，各部門履行與其業(yè)務相關的合同情況將作為部門年度考核的內(nèi)容之一。第二條 對違反本制度的行為進行調(diào)查時，應當由總經(jīng)理指定包括監(jiān)事會在內(nèi)的兩名以上的調(diào)查人員進行。第三條 合同的起草、簽訂及履行、監(jiān)督過程中存在工作失誤者，主要根據(jù)依據(jù)以下情節(jié)決定輕重進行處罰：主觀方面：故意或過失；客觀方面：有無給公司帶來損失，損失的大小；發(fā)生損失后有無積極采取措施防止新問題的出現(xiàn)。第四條 員工獎勵的形式包括：嘉獎、晉升工資。對員工處罰的形式包括包括警告、記過、除名（立即辭退）。第五條 合同的起草、簽訂及履行過程中，公司員工（包括執(zhí)行人）能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取積極的措施防止不利于公司的情況的發(fā)生，為公司挽回經(jīng)濟損失，應當視其職責（是否在其職責范圍內(nèi)）、貢獻大小予以獎勵。第六條 合同的起草、簽訂及履行過程中，員工有下列情形之一，予以警告處罰，并責令其作書面檢查：（一）怠于跟進合同的履行，罔顧公司利益，但尚未給公司造成任何經(jīng)濟損失，情節(jié)輕微；（二）對對方當