Word自動化辦公完全手冊.doc

Word自動化辦公完全手冊 微軟Office 產(chǎn)品專家 張迎新 來源：電腦報2005年合訂本為了幫助用戶提高操作效率，Word內(nèi)置了許多“自動化引擎”，以實現(xiàn)辦公自動化。有效使用和管理它們是Word 高手的必備技能。 一文檔錄入自動化 Word 的“自動更正”功能可以檢測中英文詞語錄入的正確性，一旦有錯誤出現(xiàn)，Word 即會使用正確的詞語進行替換。由于“自動更正”中的詞語列表可以由我們自行定義，因此，充分利用這一功能可以讓文檔輸入更加高效。 1文字輸入自動化 (l)自動查找生僻字 利用Word 編輯文檔往往需要輸入GB2312字庫以外的生僻字，將“微軟拼音輸入法2003”設置為“大字符集”就可以達到目的。但是，“大字符集”中同音字太多，要準確找到某個生僻字并不容易。你可以利用“自動更正”功能自動查找生僻字。 例如，某篇文檔需要輸入“榖”，你可以單擊“工具一自動更正選項”菜單命令，在打開對話框的“自動更正”選項卡中，在“替換”框中輸入將被替換的詞語（例如，gu) ，在“替換為”框中輸入“榖”，單擊“添加”按鈕即可。 在文檔編輯過程中，只要輸入“gu”字符并回車（或敲空格鍵）, Word 便會自動把“gu”替換為“款”。文檔編輯完成，如果不再需要輸入“榖”，可在“自動更正”選項卡“替換”框中輸入“gu ，則列表中的“gu ”和“榖”被自動選中，單擊“刪除”按鈕就可以取消該操作。 自動查找生僻字(2)自動插入特殊符號 例如，某篇文檔需要輸入“”，無論使用輸入法的軟鍵盤還是“插入特殊符號”輸入，都必須脫離鍵盤使用鼠標操作，無形中降低了輸入效率。 單擊“工具一自動更正選項”菜單命令，在打開對話框的“自動更正”選項卡中，在“替換”框中輸入將被替換的字符（例如，-） ，在“替換為”框中輸入“”，單擊“添加”按鈕即可。 在文檔編輯過程中，只要輸入“-）”字符，Word 便會自動把“-）”替換為“”。 使用這種方法還可以用“*”替換“ ，用“。”替換“”等等。 提示：如果輸入的字符（例如，* ）不需要被替換，只要按退格鍵或Curl+Z組合鍵即可。（圖像與復印編者按：使用此方法時，“替換為”無法用鍵盤直接輸入一些特殊符號，也不能用鼠標點擊“復制”“粘貼”或“插入”等操作。必須用“Crtl+C”和“Crtl+V”將它們貼入。） (3)自動插入常用詞語 撰寫商業(yè)信函等文檔都需要在末尾處附上聯(lián)系地址、電話等，這類常用語完全可以用自動更正功能自動插入。如果對聯(lián)系地址的格式等有要求，你可以預先在空白文檔中輸入這些內(nèi)容，然后全部選中這些內(nèi)容，按下Ctrl+C 組合鍵，將它放入剪貼板中。單擊“工具自動更正選項”菜單命令，在打開對話框的“自動更正”選項卡中，在“替換”框中輸入“聯(lián)系地址”，將光標放入“替換為”框中并按下Ctrl+V組合鍵，單擊“添加”按鈕即可。 在文檔編輯過程中，只要輸入“聯(lián)系地址”字符并回車（或敲空格鍵）, Word 便會自動把帶有格式的地址信息插入文檔。 (4自動記憶輸入 除了“自動更正”以外，Word 還具有“記憶式鍵入”功能，它可以自動跟蹤你的輸入，然后從自動圖文集中查找有無開頭和輸入內(nèi)容相匹配的詞條。如果有，且剩下的內(nèi)容不少于三個字節(jié)，Word 就會顯示一個提示條，按回車或Tab 鍵可將提示條中的內(nèi)容插入文檔，按ESC 鍵將關閉該提示條。 單擊“工具自動更正選項”菜單命令，在打開對話框的“自動圖文集”選項卡中，選中“顯示記憶式鍵入建議”選項，輸入諸如“地址：重慶市渝中區(qū)雙鋼路3號科協(xié)大廈”之類的詞條，單擊“添加”按鈕即可。在文檔編輯過程中，只要我們在文檔中輸入“地址”字符，就會顯示含有“地址：重慶市渝中區(qū)雙鋼路3 號科協(xié)大廈（按Enter 插入）”的黃色提示條，按回車或Tab鍵將其插入文檔，按ESC鍵將保留輸入的“地址”字符同時關閉黃色提示條。2增刪編號自動化 篇幅稍長的Word文檔都有一定數(shù)量的標題和圖片，手工對其編號非常不利于后期編輯。只要文檔中增加或刪除了一個編號，就要對所有的編號進行重新處理。因此，編號自動化是提高文檔編輯效率的重要手段。 (l) 圖片自動編號 例如，我們要給圖片編制“圖1”、“圖2”這樣的編號，由于Word沒有提供這種標簽（即編號前綴）樣式，必須通過手工修改的方法滿足要求。 單擊“插入引用題注”菜單命令，在打開的對話框中，我們可以看到，其內(nèi)置的“標簽”僅有“表格”、“公式”和“圖表”。假如我們需要的標簽是“圖”，可以單擊“新建標簽”按鈕，在打開的對話框中輸入“圖”，單擊“確定”按鈕之后即可在“標簽”列表中看到它。 如果圖片編號（后綴）需要采用其他格式，例如，一、二、三之類，則可以單擊“編號”按鈕，在打開的對話框中“格式”列表中選擇需要的樣式。如果插入文檔的圖片編號需要包含章節(jié)號，只需選中“章節(jié)號”選項，然后在下面的列表中選擇“章節(jié)起始樣式”和分隔符樣式即可。 當我們在Word 文檔中插入圖片（或其他對象）以后，它就會根據(jù)設置自動將圖片編號插入指定位置。在應用該功能之前，我們需要啟用它。打開“題注”對話框，單擊“自動插入題注”按鈕，在打開的對話框中選擇需要自動插入文檔的若干對象（例如，Microsoft Word 圖片）。然后單擊“使用標簽”和“位置”列表，選擇自動插入題注時使用的標簽和題注位置，完成后單擊“確定”按鈕退出。 當我們啟用了該功能以后，只要在文檔中插入了圖片或其他對象，Word 就會按照上面的設置將編號自動插入指定位置。再次插入圖片以后，圖片編號的前綴不變、后綴順序遞增，并按原來的設置自動插入文檔。 提示：如果我們沒有按上述方法設置“自動插入題注”，則可以在文檔中找到插入圖片編號的位置，然后打開“題注”對話框，選擇好“標簽”樣式以后，圖片編號就會插入光標所在位置。再次執(zhí)行上述操作，編號同樣按前綴不變、后綴遞增的原則插入文檔。 圖片、表格等插入文檔以后，總會有增加或刪除對象的情況。如果在原來的編號之間插入了新的編號，Word 會自動進行調(diào)整，使編號符合順序排列的原則。如果我們刪除了文檔中的某幅圖片，只需將對應的編號刪除。然后右鍵單擊已刪除編號前后的某個編號，選擇“選擇格式相似文本”命令，將文檔中的所有圖片編號選中。再次右鍵單擊，選擇“更新域”命令，所有圖片編號就會按照順序自動調(diào)整。 如果需要調(diào)整所有圖片編號的字體和字號，可以右鍵單擊某個編號，選擇“選擇格式相似的文本”命令，將文檔中的圖片編號全部選中，然后使用“格式”工具欄中的“字體”和“字號”工具進行修改。 提示：除了圖片、表格等的編號以外，“腳注和尾注”、“交叉引用”等都可以采用上面介紹的方法操作。 (2) 單元格自動編號 編輯Word 表格經(jīng)常需要在第一列填寫自然數(shù)編號，這種操作可以用以下方法實現(xiàn)： 選中需要編號的所有單元格（如果單元格不連續(xù)可按住Ctrl 鍵再選中），單擊“格式一項目符號與編號”菜單命令，在打開對話框的“編號”選項卡中，選中一種編號樣式即可。如果需要修改選中編號的樣式，可以單擊“自定義”按鈕，在打開的對話框中對編號格式、編號樣式、編號位置以及文字位置等進行修改。 提示：諸如“.”之類的符號無法輸入“自定義編號列表”框，此時可以先使用Ctrl+C 組合鍵將其放入剪貼板，然后再粘貼到對應框里。 (3) 復雜編號自動化 編寫“考生花名冊”等文檔需要輸入“zk2005072001”之類的復雜編號，我們可以通過自定義的方法實現(xiàn)復雜編號的自動輸入。 單擊“格式項目符號和編號”菜單命令，在打開對話框中的“編號”選項卡中，選中除“無”以外的任意一種編號樣式。單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框，在“編號格式”框中輸入“zk200507200 , 保留原有的“1”、刪除原有的“.” ，就可以在下面的“預覽”框中看到效果。如果你不滿意，還可以重新選擇“編號樣式”和“編號位置”等。設置完成，單擊“格式”工具欄中的“編號”按鈕，就可以把“zk2005072001” 插入文檔，在其后輸入其他文字或按空格鍵再次回車，就可以自動插入“zk2005072003”了，其他依此類推。 自動化復雜編號 二表格編輯自動化 表格在Word文檔中占有相當大的比例，下面的方法可以實現(xiàn)表格編輯自動化，大大提高表格編輯的工作效率。 1表格制作自動化 (l) 自動插入表格 絕大多數(shù)表格的樣式和項目基本相同，只是各項目的具體內(nèi)容不同。其常規(guī)的做法是建立表格模板以減少工作量。除此之外，你還可以利用自動更正功能自動插入表格。 根據(jù)需要建立一個表格（或幾個表格的公共部分），然后將整個表格全部選中，單擊“工具一自動更正選項”菜單命令，在打開對話框的“自動更正”選項卡中，在“替換”框內(nèi)輸入表格的名稱（例如，備品登記表）。在文檔編輯過程中，凡是遇到文檔需要插入該表格時，只要在插入位置輸入表格名稱，回車后所需要的表格就會自動插入文檔。 (2) 文字自動變表格 先在文檔中輸入（或?qū)耄┪淖趾蛿?shù)字等內(nèi)容，用逗號、空格等符號分隔一行內(nèi)的各列，再用段落標記（回車）分隔各行文字。然后選中要轉(zhuǎn)換成表格的文字，單擊“表格一轉(zhuǎn)換一文字轉(zhuǎn)換成表格”菜單命令。選中對話框中“文字分隔位置”選項組中所需的分隔符（中文標點應選中“其他字符”選項，并在其后輸入用于標記列的標點），單擊“確定”按鈕即可獲得帶有文字等數(shù)據(jù)的規(guī)則表格。 2表格調(diào)整自動化 (l) 自動調(diào)整列寬 將鼠標指針置于列與列之間的表格線上雙擊，可以使左邊一列的列寬自動適應單元格內(nèi)文字的總寬度。注意：如果表格列中沒有一個單元格有文字，此法無效；如果文字過長，當前列將自動調(diào)整為頁面允許的最適合寬度。 (2) 自動適應內(nèi)容 選中表格，單擊“表格一表格屬性”菜單命令，在打開對話框中取消“表格”選項卡中的“指定寬度”選項，按相同方法取消“行”、“列”及“單元格”選項卡中的相同選項。單擊“確定”按鈕后表格將會自動縮小至各行和列的允許最小值。 如果這種操作無效，可以單擊“表格”選項卡中的“選項”按鈕，在打開對話框中選中“自動調(diào)整尺寸以適應內(nèi)容”選項，表格行、列的寬度就會隨著內(nèi)容增減而自動增減。 (3) 自動適應表格 前面介紹了表格自動適應內(nèi)容的方法，那么文字是否能夠自動適應表格？答案是肯定的，我們只要按上面介紹的方法打開“表格屬性”對話框的“單元格”選項卡，單擊“選項”按鈕打開對話框，選中“適應文字”選項即可。3表格設置自動化 (l) 標題行自動重復 編輯多于一頁的表格時，需要在每頁表格的第一行輸入標題，這項工作完全可以由Word 自動完成。選中第一頁表格中已經(jīng)設置好的標題行，單擊“表格一標題行重復”菜單命令即可。 (2) 數(shù)值自動對齊 為便于比較，財務報表中某一列的數(shù)字需要按小數(shù)點對齊，你可按照下面的方法實現(xiàn)這種效果。 選中需要按小數(shù)點對齊的列，單擊“格式一制表位”菜單命令，在打開對話框中的“制表位位置”框中輸入一個數(shù)值（代表小數(shù)點距離單元格左邊線，以字符為單位的距離），接著在“對齊方式”選項組中選擇“小數(shù)點對齊”選項，在“前導符”選項組中選擇“無”選項即可。 (3) 自動套用格式 為了幫助快速制作具有專業(yè)水平的表格，Word提供了許多內(nèi)置表格樣式，我們只需將光標插入表格。單擊“表格一表格自動套用格式”菜單命令，在打開對話框中選擇需要的表格樣式，預覽滿意后單擊“應用”按鈕即可生效。 如果你不想應用“標題行”、“末行”等處的樣式，取消對話框下面不需要的選項就可以了。 提示：我們可以根據(jù)自己的需要創(chuàng)建或修改表格樣式，按上面介紹的方法打開“表格自動套用格式”對話框，單擊“新建”按鈕可以在選中表格樣式的基礎上創(chuàng)建新的表格樣式，單擊“修改”按鈕可以對選中表格的樣式進行修改。 (4) 自動調(diào)整表格 Word表格提供了若干自動調(diào)整功能，右鍵單擊需要自動調(diào)整的表格區(qū)域，選擇“自動調(diào)整一根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”命令，單元格就會根據(jù)其中的內(nèi)容自動調(diào)整到合適的寬度。 右鍵單擊表格，選擇“根據(jù)窗口調(diào)整表格”命令，可以使表格自動充滿整個Word 窗口。如果希望表格的行高和列寬平均分布，應當把要調(diào)整的行全部選中，單擊“表格一自動調(diào)整一平均分布各行”菜單命令，選中的行就會自動調(diào)整到相同的高度。按照類似方法操作，可以把列調(diào)整到相同的寬度。 三版面設計自動化 對有經(jīng)驗的Word用戶來說，文檔版面設計等工作是在文字錄入結束后進行的，其中的很多工作都可以實現(xiàn)“自動化”。 格式設置自動化 (l) 使用自動樣式 除了使用模板設計文檔版式以外，“自動套用格式”也是一種高效排版的手段。 單擊“格式一自動套用格式”菜單命令打開相應對話框，從下拉列表中的“常規(guī)文檔”、“信函”和“電子郵件”三種文檔類型選擇一種即可。如果需要選擇Word將要執(zhí)行的操作，單擊“選項”按鈕打開“自動更正”對話框，根據(jù)需要選中或清除5個選項卡中的某些選項。設置完畢即可選擇“自動套用格式”方式了。選中“自動套用格式”可讓Word自動設置文檔格式，適合無需進行修訂的普通文檔；如果文檔需要逐項審閱、接受或拒絕修訂，就要選中“自動套用格式并逐項審閱修訂”選項。 單擊“確定”按鈕之后打開“自動套用格式”對話框，首先單擊“樣式庫”按鈕打開對話框，在“樣式庫”中選擇各種專業(yè)模板。之后返回到“自動套用格式”對話框，我們既可以“全部接受”修訂、也可以全部拒絕修訂，還可以單擊“審閱修訂”按鈕使文檔進入“審閱修訂”狀態(tài)，審閱并接受或拒絕個別修訂，完成后就可以得到具備專業(yè)水準的文檔了。 (2) 自動更改字體格式 Word文檔使用的某種字體分布在各處，用手工方法逐一進行修改非常繁瑣。其實只要右鍵單擊使用該字體的某處文本，選擇“選擇格式相似的文本”命令，將文檔中使用該字體的地方全部選中，就可以重新設置字體和字號等屬性了。 除了自動更改字體格式以外，有時我們還需要將文檔中的所有數(shù)字加粗，此時使用“查找替換”就可以輕松完成。 單擊“編輯替換”菜單命令，在打開對話框中單擊“常規(guī)”按鈕以展開選項。首先將光標放入“查找內(nèi)容”框，單擊“特殊字符”按鈕，選擇“任意數(shù)字”，使“#”字樣出現(xiàn)在“查找內(nèi)容”框中。再將光標放入“替換為”框中，單擊“特殊字符”按鈕，使“”字樣出現(xiàn)在“替換為”框中。最后單擊“格式”按鈕，選擇“字體”選項，在“替換字體”對話框的“字體”選項卡中選擇“加粗”選項。最后單擊“全部替換”按鈕，將文檔中的全部數(shù)字加粗。字體格式自動更改 (3) 頁面自動模擬 在啟用一個嶄新的文檔模板之前，總希望體驗一下模板的版面效果，除了將其他文檔中的文本粘貼過來以外，你還可以采用一種非常巧妙的方法： 用模板新建一個空白文檔，在英文狀態(tài)下輸入“=rand (20,5)”并回車。就可以看到包含20個段落，每個段落有5句“那只敏捷的棕毛狐貍躍過那只懶狗。”的文檔，整個版面填滿文字時的效果立即顯示出來了。 (4) 自動更新段落樣式 “樣式”是快速設置段落格式的有力工具，如果Word 內(nèi)置的某種樣式不符合要求，可以打開“樣式和格式”任務窗格（單擊“視圖一任務窗格”菜單命令，然后打開“其他任務窗格”列表選擇“樣式和格式”）。單擊需要修改的樣式右邊的按鈕，選擇“修改”命令，在打開的對話框中選擇“自動更新”選項?！叭蝿沾案瘛敝羞x擇 此后無論我們怎樣修改文檔中使用的該樣式的段落格式，Word 都會自動更新該樣式使用的格式，使其與當前的修改保持一致。 (5) 頁面自動縮放 Word 文檔會遇到編輯使用的邏輯頁面比打印使用的物理頁面大的問題，例如，編輯文檔使用的是A3紙，而打印機能夠打印的卻是A4紙。此時可以采用下面的方法將A3文檔打印在A4紙上。 完成文檔編輯后，單擊“文件一打印”菜單命令，在打開對話框中的“按紙張大小縮放”列表中選擇打印文檔所使用的物理紙張（例如，A4 ) ，單擊“確定”按鈕后，Word 將自動縮小字號和圖形以適合所選紙型，從而把較大邏輯頁面上的文檔打印到較小的物理頁面上。 摘要與目錄編制自動化 (l) 自動編寫摘要 學術論文等文檔需要編寫一個摘要，手工整理Word 文檔的摘要比較麻煩。Word 可以采用統(tǒng)計分析方法從文檔中找出論文要點，然后將這些要點集中到一起構成摘要。 自動編寫摘要只需用Word打開文檔，單擊“工具一自動編寫摘要”菜單命令，在打開的對話框中提供了4種不同類型的摘要供選擇： “突出顯示要點”：它可以對文檔進行自動分析，用統(tǒng)計方法找出帶有關鍵詞的句子突出顯示。 “在文檔頂端插入摘要或摘錄文字”：它對文檔進行分析并找出關鍵語句以后，自動把它們復制到文檔上方，而正文部分保持不變，這是最常用的一種摘要編寫方式。 “新建一篇文檔并將摘要置于其中”：它將找到的摘要全部復制到一篇新文檔中，原來的文檔不發(fā)生任何變化。 “在不退出原文檔的情況下隱藏除摘要以外的其他內(nèi)容”：文檔僅僅顯示統(tǒng)計出來的關鍵語句，同時把文檔中的其他部分隱藏起來，這種方式比較適合快速了解文檔內(nèi)容使用。 在對話框中的“相當于原長的百分比”選項用來確定摘要詳細程度，它表示生成的摘要相當于源文檔總長度的百分比。如果文章的主要論點比較集中，摘要文字的分布比較均勻，這個百分比可以取小些。反之則可以取大一些。 完成以上設置，單擊“確定”按鈕，Word 自動分析文檔找出其中的要點，并按照要求生成摘要。 (2) 自動編寫目錄 為了方便讀者查閱和瀏覽文檔，往往需要為長文檔制作具有超鏈接功能的目錄。為此，Word提供了自動提取文檔目錄的功能。只要為文檔中的各級標題應用了標題樣式，就可以自動編寫出漂亮的目錄。 首先，你需要為文檔的各級標題應用標題樣式。只要將光標插入文檔標題的任意位置，打開“樣式”列表，從中選擇合適的樣式即可。例如，標題1 、標題2 如果所選擇的樣式不符合要求，可以按照“自動更新段落樣式”的介紹修改并自動更新樣式。 然后，把光標放在目錄插入位置（通常選擇文檔大標題的下一行）的左上角，單擊“插入一引用一索引和目錄”菜單命令，在打開對話框的“目錄”選項卡中，選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”選項，取消“使用超鏈接而不使用頁碼”選項。設置完成單擊“確定”按鈕，一個具有超鏈接功能的目錄就會插入指定位置。按住Ctrl 鍵單擊相應的目錄項，就可以跳轉(zhuǎn)到目錄項對應的位置。 提示：如果不想把已經(jīng)設置了樣式（如標題l）的段落提取到目錄中，可以單擊“選項”按鈕，在打開對話框中將“目錄級別”下對應的值刪除即可。 (3) 自動合并目錄 有不少長文檔是多人分別編寫的，如果每個文檔都建立了目錄，就需要為合并后的文檔編寫一個總目錄。由于Word沒有提供目錄合并功能，上面介紹的自動編寫目錄方法也就失效了。此時可以使用TOC（目錄）域和RD（引用文檔）域自動合并目錄： 例如，有1.doc 和2.doc 兩個帶有目錄的文檔存放在C 盤根目錄，合并目錄前必須新建一個空白文檔，然后按下Ctrl+F9 組合鍵輸入域特征字符“ ，光標插入其中輸入“toc”?；剀嚱⒁粋€新的段落按Ctrl+F9 組合鍵，在新插入的域特征字符“ ”中輸入“rd C:l.doc”。根據(jù)要合并目錄的文檔數(shù)量重復上述操作，新建第二個域“rd C:2.doc” 右鍵單擊文檔中的“toc”域，選擇“更新域”命令，則按照RD域中的文檔順序，從該域所在位置插入合并后的1.doc 和2.doc 兩個文檔的目錄。 提示：由于RD域為隱藏屬性，需單擊“常用”工具欄中的“顯示隱藏編輯標記”按鈕才能查看該域。 四、進階操作自動化 1.保存與打開文檔自動化在文檔編輯過程中，時時保存文檔是很重要的。我們可以將這一重要工作交給Word 自動完成。 (l) 自動保存文檔 為了防止因停電等原因丟失文檔，Word 設計了自動保存文檔的功能，我們可以根據(jù)自己的需要選擇合適的保存方案。 單擊“工具選項”菜單命令，在打開對話框“保存”選項卡中可以看到“保存選項”選項組中的幾個選項：“保留備份”：選中該項后每次保存文檔，就會將備份副本（.WBK 文件）與原文檔保存在同一文件夾中，而且每次保存都會用新的備份副本替換以前的備份副本。 提示：選中“保留備份”選項以后，“快速保存”選項會被自動清除，因為備份副本只能在完整保存時創(chuàng)建?！翱焖俦４妗保簝H僅記錄我們對文檔的修改，所以保存的速度最快。 “允許后臺保存”：允許我們在保存文檔的同時繼續(xù)使用Word，該項是Word默認的選項。 “自動保存時間間隔”：可在“分鐘”框內(nèi)輸入自動保存的時間間隔（1到120 ) ，以便自動制作文檔的恢復文件。一旦出現(xiàn)系統(tǒng)停止響應或意外斷電等故障，下次啟動Word時會打開“自動恢復”文件。 “將Word文件保存為”：我們可以選擇保存文檔時使用的默認文件格式，除非特殊需要，應當選擇“Word 文檔( *.doc)”。 除了上述幾個選項以外，還有“提示保存文檔屬性”和“僅保存窗體域內(nèi)容”等等，我們可以根據(jù)使用需要決定是否使用這些選項。 (2) 自動恢復文檔 單擊“工具一選項”菜單命令，在打開對話框“保存”選項卡，選中了“自動保存時間間隔”選項。一旦在文檔編輯過程中遭遇系統(tǒng)停止響應或意外斷電，就可以按照以下步驟自動恢復文檔： 在Word文檔編輯中，如果遭遇系統(tǒng)停止響應或意外斷電，重新運行Word將自動打開“文檔恢復”任務窗格，其中列出了問題發(fā)生時正在編輯的文檔。每一個文檔名稱的后面都跟著形如“原始文件”之類的“狀態(tài)指示器”, 它說明了文檔恢復過程中已經(jīng)進行的操作。其中“原始文件”說明恢復文件來自最后一次手動保存的文件，而“已恢復”說明文件來自恢復過程中已恢復的文件，或在“自動恢復”保存過程中已保存的文件。 選中“可用文件”列表中需要保留的文件，單擊文件名右邊的按鈕，選擇“打開”命令可以直接打開被恢復的文檔繼續(xù)編輯；選擇“另存為”命令可以打開對話框重新命名或替換保存文檔；選擇“顯示修復”命令會打開對話框顯示檢測到的可修復錯誤，我們只要將文件打開以后執(zhí)行“保存”或“另存為”操作，就可以永久保留已經(jīng)修復的內(nèi)容。如果任務窗格有多個自動恢復文件顯示，所有需要保留的文件都要按照上述方法“打開”或“另存為”。沒有被打開“保存”或“另存為”保存的文檔，在Word 退出時都將被自動刪除。 “文檔恢復”任務窗格中顯示“已恢復”字樣時，說明它包含了用戶輸入的，并且程序可以自動恢復的內(nèi)容，包括上次手動保存操作之后添加的所有數(shù)據(jù)，這是“自動恢復文檔”功能達到的理想狀態(tài)。 (3) 自動打開文檔Word 啟動時會自動執(zhí)行名為“au 加exec ”的宏，利用這一點，我們可以編寫自動打開文檔的宏。新建一個Word空白文檔，單擊“工具宏宏”菜單命令，在打開對話框“宏名”框中輸入自定義宏的名稱，例如，autoexec。單擊“創(chuàng)建”按鈕進入“Microsoft Visual Basic”編輯窗口，在“代碼”窗口中輸入下列代碼（其中前三行和最后一行是自動生成的）: Sub autoexec() autoexec Macro宏在2005-12-3 由zhyx創(chuàng)建Dim doc As DocumentDim docFound As Boolean For Each doc In Documents If Instr(l,doc.Name, G:我的文檔Word自動引擎.DOC,l)Then doc.Activate docFound = TrueExit ForElsedocFound = False End IfNext doc If docFound = False Then Documents.Open FileName:= G:我的文檔word自動引擎.DOC End Sub 輸入結束，單擊“保存”按鈕后關閉窗口。如果需要改變“autoexec”自動宏打開的文檔，只要按上面介紹的方法打開代碼編輯窗口。將代碼中的文檔路徑和名稱作適當修改，就可以打開其他位置的文檔了。 例如，你不需要上面這個宏的文檔激活功能，還可以改用下面這段代碼，它只有打開指定文檔的功能： Sub autoexec() autoexec Macro 宏在2005-12-3 由Zhyx 創(chuàng)建Documents.Open FileName：= G:我的文檔word自動引擎.DOCEnd Sub 提示：如果需要在Word啟動時自動打開多個文檔，可以在“Documents.Open FileName: =G:我的文檔word自動引擎.DOC，語句和“End Sub”語句之間按“Documents.Open FileName：= G:我的文檔word自動引擎.DOC格式增加新的語句即可。 2文檔自帶小秘書 (l) 自動提醒工作事項 根據(jù)Word運行時執(zhí)行autoexec宏的特點，我們可以對用戶的工作事項進行自動提醒。單擊“工具宏宏”菜單命令，在打開對話框“宏名”框中輸入自定義宏的名稱，例如，autoexec ，單擊“創(chuàng)建”按鈕打開 Microsoft Visual Basic窗口。在代碼窗口中輸入以下代碼：