有關(guān)會計電算化應(yīng)用的探討

關(guān)于會計電算化應(yīng)用的探討內(nèi)容摘要隨著信息化的推進，對于會計行業(yè)實行會計電算化是一個勢在必行的發(fā)展趨勢，會計電算化是集會計專業(yè)理論知識與計算機操作技能于一體的一門學(xué)科，因此會計電算化的應(yīng)用，對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識，還要掌握相關(guān)的計算機知識，財務(wù)軟件的使用技術(shù)、保養(yǎng)和維護、管理等多方面的知識。同時，電算化代替了手工做賬，在數(shù)據(jù)計算，報表分析，圖標(biāo)直觀顯示等方面給企業(yè)帶來方便，數(shù)據(jù)沒有了“紙”介質(zhì)，對于檔案管理給企業(yè)提了更高的要求。信息化時代下，各種介入需要密碼，對于會計人員的職業(yè)素質(zhì)方面也提了新要求，禁止泄露密碼。此文就我個人觀點談一下企業(yè)實行電算化會計應(yīng)當(dāng)注意的問題，及一些應(yīng)對措施。關(guān)鍵詞：信息化 會計電算化 會計人員 AbstrctAlong with the informationization advancement, the profession implements accountant regarding accountant the computerization is an imperative trend of development, accountant the computerization is collection accountant the specialized theory knowledge and the computer operation skill in a body discipline, therefore accountant the computerization application, set a higher request to the accounting personnel.Also requests the accounting personnel to have to grasp certain accountant the specialized knowledge, but also must grasp the related computer knowledge, the financial software use technology, the maintenance and the maintenance, the management and so on the various knowledge.At the same time, the computerization replaced has made the account manually, in the data computation, the statement analysis, aspects and so on icon visual display brought conveniently to the enterprise, the data “the paper” the medium, has not put forward a higher request regarding the records management to the enterprise.Under the informationization time, each kind of involvement needs the password, has also put forward the new request regarding accounting personnels professional quality aspect, the prohibition revelation password.Key word:Informationization; Accountant computerization; Accounting personnel; 目 錄 (4)9)參考文獻(11)后記(12)第1章 會計電算化1.1會計電算化的含義1.1.1會計電算化的概念會計電算化是以電子計算機為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱，主要是指計算機為工具代替手工記賬、算賬、報賬，實現(xiàn)對會計信息收集、整理、輸出、分析、預(yù)測、決策等.實行會計電算化給企業(yè)帶來的效益是可以看到的，企業(yè)應(yīng)用電算化有著重要意義。1.2 會計電算化應(yīng)用的意義1.2.1會計電算化應(yīng)用的意義目前，會計電算化已經(jīng)成為一門融計算機、信息科學(xué)、會計科學(xué)等為一體的邊緣學(xué)科，在經(jīng)濟管理領(lǐng)域中起著重要作用，為加強企業(yè)的經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益服務(wù)。具體來講，應(yīng)用會計電算化有以下幾個方面的意義：（1）能夠提高工作效率，減輕會計人員的勞動強度。例如，進行報表數(shù)據(jù)的核算、憑證的查詢，幾乎大部分靠人工計算、抄寫的內(nèi)容都可以用計算機代替，大大提高了工作效率。我所在的單位以前需要五六個人的工作實行電算化后兩個人就行了。（2）有助于會計工作的規(guī)范化。會計軟件的應(yīng)用必須是經(jīng)財務(wù)部門嚴(yán)格審批的，數(shù)據(jù)的輸入、輸出及處理必須符合會計制度的規(guī)定和有關(guān)操作的規(guī)范，同時，消除了手工操作的不規(guī)范、不統(tǒng)一現(xiàn)象及數(shù)據(jù)出錯頻率高和傳遞緩慢的問題。我的親身體驗是登記總賬金額、借貸方向很容易出錯。一次登記日記賬時把元記為11000元，結(jié)果結(jié)賬時怎么算都不對，還得重新查賬。另外在往來客戶多名字相像時容易記串戶。（3）有助于提高會計信息質(zhì)量和傳播效率，充分實現(xiàn)資源共享。例如，解決了時空問題，應(yīng)用電算化后，可以實現(xiàn)多各部門同時操作，特別是異地憑證傳播。（4）促進企業(yè)管理的現(xiàn)代化。會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，實現(xiàn)會計電算化后，提高了會計數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。當(dāng)前，就在我們小城鎮(zhèn)很多大中型企業(yè)已經(jīng)實行了會計電算化，經(jīng)過工作實踐，使得企業(yè)在會計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會計電算化的基礎(chǔ)上，逐步向會計管理電算化和會計決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會計電算化軟件。目前我單位也逐步在不斷完善會計電算化的進程，在此期間有很大的成績但是也有一定的經(jīng)驗教訓(xùn)。例如，從最基礎(chǔ)的網(wǎng)上什報納稅來說吧，對于一名會計專業(yè)知識熟悉而又通曉計算技術(shù)的人員來說培訓(xùn)起來很容易。從實際經(jīng)驗中我發(fā)現(xiàn)了一些在電算化會計實行中存在的問題與大家一起探討，具體來說有以下幾個方面：操作人員的培訓(xùn)、內(nèi)部控制制度的建立及完善、檔案的保管及儲存。第2章 會計人員的培訓(xùn)2.1計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)2.1.1計算機基礎(chǔ)知識培訓(xùn)的必要性目前，不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過程中往往很多是除了開機使用財務(wù)軟件之外，對微機的軟硬件知識了解甚少，一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策。2.1.2計算機應(yīng)用知識在電算化會計中的地位在計算機基礎(chǔ)知識培訓(xùn)的內(nèi)容上要切合實際工作需要，及時更新培訓(xùn)內(nèi)容，學(xué)了就能用得上，完善會計人員會計電算化知識結(jié)構(gòu)體系。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓(xùn)，培養(yǎng)會計電算化骨干力量，建立良好的培訓(xùn)機制，落實培訓(xùn)效果，造就一大批既能夠精通計算機信息技術(shù)，又專于財務(wù)管理知識，能夠熟練地進行財務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對財務(wù)信息的需求的復(fù)合型人才，為促進會計電算化的順利發(fā)展打下良好的基石。2.2計算機安全2.2.1計算機安全的影響因素 隨著計算機應(yīng)用的日益廣泛，計算機安全問題也應(yīng)運而生。Internet的迅速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)高手的出現(xiàn)，影響著電算化會計的許多方面，特別是計算機安全問題備受企業(yè)管理層的關(guān)注。影響計算機安全的主要因素：（1）系統(tǒng)故障風(fēng)險。由于缺乏相關(guān)專業(yè)知識，操作失誤而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。最常見的是非正常關(guān)機、程序和數(shù)據(jù)的誤刪除。（2）內(nèi)部人員道德風(fēng)險。企業(yè)內(nèi)部人員對信息的非法訪問、纂改、泄密和破壞等，應(yīng)用電算化會計后，各種數(shù)據(jù)、資料被儲存于計算機中，利用計算機進行舞弊和犯罪的事件也在逐漸增多。（3）社會道德風(fēng)險。社會上的不法分子通過互聯(lián)網(wǎng)進入企業(yè)網(wǎng)盜取數(shù)據(jù)信息資料，破壞其系統(tǒng)。（4）病毒入侵。計算機病毒是一種人為蓄意編制的，其破壞性及傳染性非常厲害。2.2.2保障計算機安全的對策。（1）不斷地創(chuàng)新計算機安全技術(shù)。目前，保障計算機安全的技術(shù)有防火墻技術(shù)、信息加密技術(shù)、病毒檢測和消除技術(shù)等。（2）不斷加強計算機內(nèi)部控制及管理。特別是應(yīng)用電算化做賬后，整個系統(tǒng)要有比較完善的內(nèi)部控制制度和管理方針，例如，用戶口令訪問，輪流換崗。2.3財務(wù)軟件知識培訓(xùn)2.3.1對電算化人員進行財務(wù)軟件的培訓(xùn)在構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)模式下，會計電算化人員負責(zé)會計業(yè)務(wù)的日常處理，如憑證錄入、審核、記賬、結(jié)賬、報表編制，以及財務(wù)等工作，工作強度雖較手工方式有了降低，但工作卻有了很大擴展，除了傳統(tǒng)的核算工作外，大量的管理工作也納入到了會計工作范疇，這對財會人員來講是一個很大的挑戰(zhàn)。首先，我認(rèn)為會計電算化的系統(tǒng)初始化是一個很重要的工作，在基礎(chǔ)資料設(shè)置完畢后進行初始化時要格外細心，做好初始化工作為以后的工作奠定基礎(chǔ)。其次，日常賬務(wù)處理，在設(shè)定用戶權(quán)限后，從記賬、審核、結(jié)賬到最終，出報表必須嚴(yán)格按照職責(zé)權(quán)限進行。最后，在培訓(xùn)電算化人員時切忌“速成”。一些老會計人員本身對計算機知識就陌生，所以時間要充足，可以輪崗培訓(xùn)。也可以招聘一些電算化專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生。第3章 內(nèi)部控制制度3.1內(nèi)部控制制度的含義3.1.1內(nèi)部控制制度的概念內(nèi)部控制是一個單位內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)，包括內(nèi)部管理控制系統(tǒng)和內(nèi)部會計控制系統(tǒng)。內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標(biāo),必需建立起一整套內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)有序、健康地。3.2建立完善的內(nèi)部控制制度3.2.1建立內(nèi)部控制制度的必要性在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，除了手工會計下的不相容職務(wù)相分離外還要防范計算機安全，因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。3.2.2內(nèi)部控制制度的具體措施（1） 實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)（2） 建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。（3） 建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份。 （4）加強數(shù)據(jù)的保密與保護。在進入系統(tǒng)時加一些用戶口令和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。 （5）加強磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過渡。第4章 檔案管理4.1電算化會計檔案與手工會計檔案的聯(lián)系與區(qū)別4.1.1電算化會計檔案與手工會計檔案的聯(lián)系（1）建立檔案及保存的目標(biāo)一致。會計信息檔案必須妥善保管，以便日后查詢。（2）必須遵守會計準(zhǔn)則。建立檔案、保存年限、借閱等要按照有關(guān)規(guī)定進行。4.1.2電算化會計檔案與手工會計檔案的不同（1）信息儲存介質(zhì)不同。手工會計信息以紙張為介質(zhì)，占用空間大，查詢繁瑣；電算化信息儲存于光盤、磁帶等介質(zhì)上，占用空間小，利用計算機知識進行查詢方便。（2）簿記規(guī)則不同。手工會計信息系統(tǒng)的日記賬和總賬用訂本式賬冊，明細賬用活頁式賬冊；記錄錯誤用劃線法或紅字更正法更正。電算化檔案均用打印機打印或直接保存于磁帶、光盤中；登帳錯誤的憑證，只能用“更改憑證”進行修改，以留下改動痕跡。4.2 電算化會計檔案的內(nèi)容及保密安全問題4.2.1會計電算化會計檔案主要包括三個方面的內(nèi)容： （1）由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的電算化會計制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定歸檔保管，保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。 （2）以磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有備份資料。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會計資料或檔案保管。 （4） 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會計檔案保管。4.2.2電算化檔案的安全和保密問題會計電算化會計檔案除必須執(zhí)行一般的檔案管理制度外，還應(yīng)當(dāng)強調(diào)各種電算化會計檔案的安全與保密。單位一般應(yīng)建立以下安全和保密措施：（1）對電算化會計檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個以上不同的地點； （2）采用磁性介質(zhì)存儲的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。（3）嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放會計檔案，嚴(yán)防毀損、散失和泄密；（4）各種會計資料包括打印出來的會計資料，以及存儲會計資料的軟盤、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位負責(zé)人同意，不得外借和拿出單位；（5）借閱會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁性介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。 從我單位實行會計電算化的過程來看，在具備了一定的硬件、軟件條件后，計算機核算與手工核算并軌運行三個月，取得了一致的結(jié)果，經(jīng)有關(guān)部門驗收合格后，正式甩開手工帳，完全依靠計算機核算。在有關(guān)部門的支持、幫助下，電算化系統(tǒng)