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福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書第一章 倉庫管理規(guī)程編號:Q/PHWD0101A版0次修改 2003年1月1日生效第1頁 共4頁1 目的 本規(guī)程規(guī)定了公司倉庫物資的管理,確保物資接收存放和交付安全、有序,標(biāo)識清晰,手續(xù)完善。2 適用范圍 適用于公司倉庫管理工作。3 職責(zé):3.1 倉庫管理員負(fù)責(zé)物資驗收入庫、保管、標(biāo)識和交付工作,以及常用物資請購和月報工作;3.2 采購員負(fù)責(zé)物資的采購工作;3.3 相關(guān)部門負(fù)責(zé)對臨時急需物資采購的申請工作;3.4 財務(wù)部經(jīng)理對倉庫物資月報審核和年終盤點,結(jié)算工作;3.5 辦公室主任主管倉庫管理工作。4 相關(guān)文件 文件控制程序 Q/PHQP4.2.3 質(zhì)量記錄控制程序 Q/PHQP4.2.4 采購與外包服務(wù)控制程序 Q/PHQP7.4 標(biāo)識和可追溯性控制程序 Q/PHQP7.5.3 不合格服務(wù)的控制程序 Q/PHQP8.3 糾正與預(yù)防措施控制程序 Q/PHQP8.5.2/8.5.3 5 工作程序和管理辦法 5.1 采購員負(fù)責(zé)物資的采購工作,具體執(zhí)行采購與外包服務(wù)控制程序(Q/PHQP7.4)。5.2 倉庫管理員負(fù)責(zé)采購物資的檢驗和入庫保管工作:a) 根據(jù)請購單的內(nèi)容逐一核對采購的物資、是否選擇合格的供應(yīng)商和采購的物資品名、數(shù)量、是否與請購單吻合;b) 逐一檢驗物資是否滿足規(guī)定的質(zhì)量要求,查驗物資、用品合格證,如果發(fā)現(xiàn)不合格,應(yīng)向辦公室主任匯報并采取退貨、更換。具體執(zhí)行采購與外包服務(wù)控制程序; c) 采購的物資檢驗完畢,應(yīng)將進倉的物資逐一填寫在物資進倉單 (QRWD010101)內(nèi),由采購員和倉庫管理員共同簽字確認(rèn)。5.3 物資保管:5.3.1 物資進倉后,倉管員應(yīng)進行分類:a) 工程設(shè)備類:主要是工器具、配品配件、易損件(如燈炮)等;b) 辦公類:主要是紙張、辦公用品、公司部分閑置的固定資產(chǎn)(如空調(diào)、電腦等);c) 衛(wèi)生、綠化類:主要是掃把、拖把、垃圾袋、洗滌用品、綠化使用的設(shè)備(如打草機、吸水器)等;福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書第一章 倉庫管理規(guī)程編號:Q/PHWD0101A版0次修改 2003年1月1日生效第2頁 共4頁d) 危險物品類:主要是油料、氧氣、乙炔、毒殺老鼠藥、蟑螂藥物等;e) 監(jiān)視與測量裝置。5.3.2 倉管員應(yīng)將物資按照類別在貨架上擺放整齊,工器具和設(shè)備、監(jiān)視與測量裝置可放在較高位置,備品備件和易損易耗品應(yīng)擺放在中間,液體物品(如洗滌用品)應(yīng)放在貨架下面。5.3.3 倉庫每日應(yīng)打掃一次,貨架每日應(yīng)擦拭一次,上班時間應(yīng)打開窗戶通風(fēng),霉雨季節(jié)應(yīng)放置吸濕劑防止物品霉變。每日進行一次自檢,結(jié)果記入倉庫管理日檢表(QRWD010103)。5.3.4 危險物品不得與其它物品共同存放,油料應(yīng)專門存放于地下庫房,庫房內(nèi)不得有任何可燃物,庫門應(yīng)用鐵件制作。氧氣、乙炔應(yīng)分開存放于設(shè)備間內(nèi),危險物品存放點應(yīng)配置干粉滅火器。毒殺蟲害類藥物應(yīng)用專門鐵箱存放,并上鎖。危險物品檢查按倉庫管理日檢表內(nèi)容執(zhí)行。5.4 物資發(fā)放: 5.4.1 相關(guān)部門需領(lǐng)用物品或借用工器具、設(shè)備 的,按以下規(guī)定辦理;5.4.2 領(lǐng)用:a) 相關(guān)部門工作責(zé)任人需領(lǐng)用物品的應(yīng)填寫物資領(lǐng)用單 (QRWD010102)填寫時字跡應(yīng)清晰、工整,由相應(yīng)部門經(jīng)理審核確認(rèn)后送辦公室,經(jīng)辦公室主任審批后方可領(lǐng)用。b) 倉管員查驗領(lǐng)用單無誤后,在合格品存放貨架上取用物品交付領(lǐng)用人,雙方在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn);c) 領(lǐng)用物品屬易損易耗品類的,領(lǐng)用人應(yīng)將拆換下的報廢品同時交付倉管員以舊換新,領(lǐng)出的物品和回收的報廢品數(shù)量應(yīng)吻合。5.4.3 借用:a) 相關(guān)部門責(zé)任人因工作需要借用工器具、設(shè)備的,應(yīng)由部門主管以上人員向辦公室主任提出申請,申請可以是書面、口頭、電話,經(jīng)辦公室主任同意后方可借用;b) 倉管員接辦公室主任通知后,在工器具、設(shè)備借用記錄表 (QRWD010106)上填寫借用的工器具、設(shè)備品名、數(shù)量,送達辦公室主任審批后雙方在記錄表上簽字方可借用; c) 借用的工具器、設(shè)備應(yīng)規(guī)定歸還的時間,歸還時倉管員應(yīng)仔細(xì)檢查借用的工器具、設(shè)備使用情況,有否損壞,如有,應(yīng)視情況按以下規(guī)定執(zhí)行:. 向辦公室主任匯報,請示解決辦法;. 責(zé)令借用人修復(fù)或書面陳述損壞原因;. 責(zé)令借用人賠償。5.5 物資標(biāo)識:5.5.1 倉管員對存放的物品應(yīng)采取標(biāo)簽的方法識別物品,具體執(zhí)行標(biāo)識和可追溯性控制程序(Q/PHQP7.5.3) 5.6 物資防護:福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書第一章 倉庫管理規(guī)程編號:Q/PHWD0101A版0次修改 2003年1月1日生效第3頁 共4頁a) 物品在運輸、搬運、存放、清點過程中,應(yīng)輕拿輕放,輕裝移動,避免對物品磕、碰、震、傷,堆放的物品不可超高,防止物品斜、塌、擠、壓; b) 物品由供應(yīng)商運輸、搬運或由內(nèi)部員工協(xié)助搬運的,倉管員應(yīng)進行檢查、監(jiān)督,防止發(fā)生上述情況;c) 對于貴重物品、固定資產(chǎn)、監(jiān)視與測量裝置,應(yīng)有妥善的包裝并放置軟墊,并做好防淋、防曬、防震措施; d) 物品進庫時,倉管員應(yīng)負(fù)責(zé)將同類物品的庫存品放在上端,領(lǐng)用時應(yīng)按照先入庫的物品先使用原則,以免使物品放過久發(fā)生霉?fàn)€和變質(zhì);e) 倉庫及危險品存放點均應(yīng)配置滅火器、內(nèi)部不得存有易燃物、門窗應(yīng)牢固,鑰匙由倉管員保管,門上并有危險品警示標(biāo)識,具體執(zhí)行標(biāo)識和可追溯性控制程序。5.7 臨時性物資請購和采購工作:a) 相關(guān)部門因工作需要而倉庫并無相應(yīng)物品時,由經(jīng)辦人填寫臨時急需物資采購審批表 (QRQP7.403)。經(jīng)部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理批準(zhǔn),具體執(zhí)行采購與外包服務(wù)控制程序。b) 臨時采購的物品不得直接交由使用部門,應(yīng)由倉管員檢驗并按本管理規(guī)程辦理物品入庫檢驗 和領(lǐng)用手續(xù)后方可交付; c) 采購員應(yīng)將臨時急需物資采購審批表交倉管員記入物資進倉單內(nèi),統(tǒng)一造表統(tǒng)計。5.8 物資月報工作:a) 倉管員每月30日前應(yīng)將當(dāng)月物品采購、月初庫存、領(lǐng)出等金額和數(shù)量進行統(tǒng)計,并將結(jié)果填入物資庫存月報表 (QRWD010107)中; b) 月報表由辦公室主任審批,并送交財務(wù)部經(jīng)理,對當(dāng)月費用支出情況進行審核,并將審核數(shù)據(jù)列入運營成本中;5.9 倉庫管理檢查、監(jiān)督工作:a) 辦公室主任對倉庫管理工作定期檢查、指導(dǎo),并將結(jié)果記入倉庫管理周(月)檢表 (QR WD010104)內(nèi)。b) 對倉庫和物品的管理工作存在不合格或違反本管理規(guī)程,應(yīng)進行糾正與改進,具體執(zhí)行不合格服務(wù)的控制程序(Q/PHQP8.3); 5.10 倉庫物資盤點工作:a) 倉庫的物資盤點工作,每年進行一次,一般在當(dāng)年的12月15日前;b) 倉庫物資盤點工作,由辦公室主任、財務(wù)部經(jīng)理、倉管員匯同進行;c) 財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督工作,辦公室主任負(fù)責(zé)盤點審核工作,倉管員和協(xié)助人員負(fù)責(zé)盤點工作;d) 盤點結(jié)果記入物 資 盤 點 表( QRWD010105)中;福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書第一章 倉庫管理規(guī)程編號:Q/PHWD0101A版0次修改 2003年1月1日生效第4頁 共4頁6 使用的表格記錄:序 號名 稱編 號存 放 地 點存 放 時 間1物資采購申請表QRQP7.401辦公室、相關(guān)部門三年2集中采購物資審批表QRQP7.402辦公室三年3臨時急需物資采購審批表QRQP7.403辦公室、相關(guān)部門三年4物資進倉單QRWD010101辦公室二年5物資領(lǐng)用單QRWD010102 辦公室二年6倉 庫 管 理 日 檢 表QRWD010103 辦公室二年7倉 庫 管 理 周(月)檢 表QRWD010104辦公室二年8物 資 盤 點 表QRWD010105辦公室二年9工器具、設(shè)備借用記錄表QRWD010106辦公室二年10物資庫存月報表 QRWD010107辦公室二年起草人:羅小燕 審核人:趙羅生 審批人:高超日 期:2002.10.23 日 期:2002.10.24 日 期:2002.10.25倉 庫 管 理 周(月)檢 表QRWD010104 日期: 年 月 日 NO.項 目檢 查 內(nèi) 容檢 查 結(jié) 果 評價工作環(huán)境1、地面、門窗、貨架潔凈無塵;2、按時開窗通風(fēng)、庫內(nèi)無霉味,溫度、濕度適中;3、按規(guī)定擺放消防滅火器,標(biāo)示壓力正常;4、庫內(nèi)不得存放易燃、易爆品;5、產(chǎn)品、物料按規(guī)定存放。危險品管理1、危險品按規(guī)定存放,毒殺鼠、蟲害藥物保管嚴(yán)密;2、氧氣、乙炔應(yīng)分開存放在專用庫房,周圍無可燃物質(zhì);3、各種油料應(yīng)專門存放于專用庫房,并貯存在油桶內(nèi),周圍無油漬和可燃物;4、按規(guī)定擺放消防干粉滅火器,標(biāo)示壓力正常。物品管理與標(biāo)識1、產(chǎn)品、物料按規(guī)定分類存放 ;2、產(chǎn)品、物料標(biāo)識清晰,規(guī)范,合格品和不合格品有明顯的區(qū)別;3、貴重物品、固定資產(chǎn)、監(jiān)視與測量裝置包裝妥善,防淋、防曬、防震措施到位;4、各種制度、受控文件按規(guī)定張掛上墻,無破損和保持清晰。工作檢驗1、采購物品入庫手續(xù)完整,檢驗記錄齊全;2、領(lǐng)用物品手續(xù)完整,每項記錄均經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批并簽字;3、倉庫物品入庫量、庫存量、實發(fā)量統(tǒng)計正確,報表符合實際情況;4、借用工器具、設(shè)備及時歸還,有損壞或損傷的按規(guī)定進行處理。檢查記錄 檢查人: 年 月 日備 注:材 料 庫 存 月 報 表 QRWD010107 NO.規(guī) 格 品 名單 位單 價(元)月 初 庫 存本 期 購 進本 期 付 出本 期 長 短月 未 庫 存領(lǐng)用部門數(shù) 量金 額(元)數(shù) 量金 額(元)數(shù) 量金 額(元)數(shù) 量金 額(元)數(shù) 量金 額(元)經(jīng) 理: 主管部門: 稽 核: 制 單:日 期: 日 期: 日 期: 日 期:倉 庫 管 理 日 檢 表QRWD010103 日期: 年 月 日 NO.項 目檢 查 內(nèi) 容周一周二周三周四周五周六周七工作環(huán)境1、地面、門窗、貨架潔凈無塵;2、按時開窗通風(fēng)、庫內(nèi)無霉味,溫度、濕度適中;3、按規(guī)定擺放消防滅火器,標(biāo)示壓力正常;4、庫內(nèi)不得存放易燃、易爆品;5、產(chǎn)品、物料按規(guī)定存放。危險品管理1、危險品按規(guī)定存放,毒殺鼠、蟲害藥物保管嚴(yán)密;2、氧氣、乙炔應(yīng)分開存放在專用庫房,周圍無可燃物質(zhì);3、各種油料應(yīng)專門存放于專用庫房,并貯存在油桶內(nèi),周圍無油漬和可燃物;4、按規(guī)定擺放消防干粉滅火器,標(biāo)示壓力正常。物品管理與標(biāo)識1、產(chǎn)品、物料按規(guī)定分類存放 ;2、產(chǎn)品、物料標(biāo)識清晰,規(guī)范,合格品和不合格品有明顯的區(qū)別;3、貴重物品、固定資產(chǎn)、監(jiān)視與測量裝置包裝妥善,防淋、防曬、防震措施到位;4、各種制度、受控文件按規(guī)定張掛上墻,無破損和保持清晰。工作檢驗1、采購物品入庫手續(xù)完整,檢驗記錄齊全;2、領(lǐng)用物品手續(xù)完整,每項記錄均經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批并簽字;3、倉庫物品入庫量、庫存量、實發(fā)量統(tǒng)計正確,報表符合實際情況;4、借用工器具、設(shè)備及時歸還,有損壞或損傷的按規(guī)定進行處理。自檢記錄 倉庫員: 年 月 日審核人:年 月 日審批人:年 月 日注:依據(jù)實際情況在相關(guān)欄內(nèi)打“”或“”?!啊贝砹藵M足了要求,“”代表了未達到要求。工器具、設(shè)備借用記錄表QRWD010106 NO. 序號借用工器具設(shè)備名稱日 期借 用 人歸還日期審 批 人倉 管 員歸還檢驗12345678910111213141516171819202122232425 物 資 進 倉 單QRWD010101 年 月 日 NO.名稱型號規(guī)格單位數(shù)量單價金額(元)供應(yīng)商質(zhì)量檢驗銀行支票號碼日期發(fā)票號碼日期采購員:倉管員:審批人:日期:日期:日期:物 資 進 倉 單QRWD010101 年 月 日 NO.名稱型號規(guī)格單位數(shù)量單價金額(元)供應(yīng)商質(zhì)量檢驗銀行支票號碼日期發(fā)票號碼日期采購員:倉管員:審批人:日期:日期:日期:物 資 盤 點 表 QRWD010105 日期: 年 月 日 NO.品 名 規(guī) 格單位單 價(元)帳 存 數(shù)盤 存 數(shù)金額盈虧數(shù) 量金 額(元)數(shù) 量金 額(元)數(shù) 量金 額(元)倉管員: 監(jiān)管員: 審核人: 審批人:日 期: 日 期: 日 期: 日 期:物 資 領(lǐng) 用 單 QRWD010102 領(lǐng)用部門: 年 月 日 NO.名 稱型 號 規(guī)
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