賬簿管理的詳細設計.ppt

哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第五章 賬簿管理的詳細設計,本章主要內容 賬簿管理的總體設計 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計 明細賬的詳細設計 部門賬表的詳細設計 往來賬表的詳細設計 項目賬表的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第五章 賬簿管理的詳細設計,會計信息系統(tǒng)中的賬簿管理子系統(tǒng)主要是對系統(tǒng)管理和憑證管理子系統(tǒng)錄入并處理得到的信息加以組織，以企業(yè)會計制度和會計準則規(guī)定的賬簿格式，以及其他各種各樣有利于經營管理決策的賬表格式，向企業(yè)管理當局提供全面反映企業(yè)各類經濟業(yè)務的匯總或明細信息。與手工賬簿管理相比，電算化賬簿管理具有快速、靈活、準確的特點。本章以用友ERPU8.61教學版演示軟件中的賬簿管理界面來闡述賬簿管理的詳細設計。由于受軟件和時間等因素的限制，作者很難編制一套完整的，模仿企業(yè)實際業(yè)務的賬簿數(shù)據(jù)，因此，出于方便且能說明賬簿管理設計思想的前提下，本章采用用友ERPU8.61提供的2004年度一個月份的演示數(shù)據(jù)，敬請讀者見諒。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,一、賬簿管理的功能模塊劃分 二、賬簿管理的數(shù)據(jù)存儲設計 三、賬簿管理的數(shù)據(jù)流程設計,本節(jié)主要內容,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,企業(yè)發(fā)生的經濟業(yè)務，經過制單、審核、記賬等處理，就形成了正式的會計賬簿。對企業(yè)發(fā)生的經濟業(yè)務進行查詢、統(tǒng)計、分析等操作時，都可以通過“賬簿管理”功能完成。 賬簿管理是會計工作所必須的重要內容。除了前述現(xiàn)金和銀行存款總賬以及日記賬管理之外，賬簿管理還包括基本會計科目的賬簿查詢和輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢與輸出。在賬簿管理中，不論是查詢還是打印，都必須指定查詢或打印條件，系統(tǒng)根據(jù)指定的條件即時生成賬簿，并按用戶需求進行屏幕顯示或打印輸出。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,為了實現(xiàn)對賬簿進行快速、高效和實時地管理，賬簿管理應具有友好的用戶界面，幾乎處處可以方便地實現(xiàn)總賬明細賬憑證的聯(lián)查。此外，賬簿查詢還應提供未記賬憑證的模擬記賬功能，使企業(yè)能夠隨時了解各科目的最新情況，包括那些已經完成制單或審核但尚未進行記賬處理的經濟業(yè)務，從而對部門、往來、項目、外幣信息反映更加及時，費用控制更加有效。自定義多欄賬功能可根據(jù)實際管理的需要將不同科目、不同科目級次有機地組合起來，生成多欄賬，以滿足多科目、多級次的綜合管理。 賬簿管理的功能模塊劃分如圖5-1所示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,賬簿管理所涉及到的數(shù)據(jù)基表，絕大多數(shù)在系統(tǒng)管理和憑證管理中已經設計，如科目字典、部門發(fā)生額與余額基表、往來發(fā)生額與余額基表、項目發(fā)生額與余額基表、外幣發(fā)生額與余額基表、憑證基表等，賬簿管理中需要另外設計的只有多欄賬格式基表，其基表名稱為Dlzgs。 在Dlzgs基表中存儲各賬套、各種多欄賬的格式定義信息，包括各欄欄目定義信息、欄目對應的科目信息、欄目分析信息等；該基表的作用是在生成多欄式明細賬時，系統(tǒng)按該基表中的有關多欄賬的定義信息生成多欄賬。多欄賬格式應設計歷史數(shù)據(jù)基表，在查詢以前年度的多欄賬時，可根據(jù)多欄賬格式的歷史數(shù)據(jù)基表生成。Dlzgs基表的數(shù)據(jù)結構如表5-1所示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,表5-1 多欄賬格式基表的數(shù)據(jù)結構,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,從數(shù)據(jù)流程角度來看，賬簿查詢主要是指系統(tǒng)根據(jù)用戶設置的查詢條件，從各類基表中讀取相關數(shù)據(jù)，按規(guī)范的格式動態(tài)生成各類賬簿臨時數(shù)據(jù)，并通過某種界面進行恰當?shù)卣故?，如圖5-2所示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,在賬簿查詢條件定義中，除某些單選或復選條件（如“包含未記賬憑證”）以及由用戶直接輸入的條件（如“金額”）外，絕大多數(shù)條件選擇的可選值都是由系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)字典提供的，例如：會計科目選擇由科目字典提供，月份選項由賬套數(shù)據(jù)字典提供等。在生成特定賬表時，系統(tǒng)根據(jù)賬表類型以及相應的查詢條件，確定具體從哪些基表中讀取相關數(shù)據(jù)。例如，生成總賬時需要從科目字典讀取所選科目的余額方向以及各月發(fā)生額和余額，從憑證基表中統(tǒng)計憑證個數(shù)，如果是外幣科目還要從外幣科目發(fā)生額與余額基表中讀取外幣發(fā)生額和余額；生成部門賬表時需要從部門發(fā)生額與余額基表中讀取與所選部門相關的發(fā)生額與余額信息；等等。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,由圖5-2可見，與手工賬簿登記的數(shù)據(jù)流程相比，會計信息系統(tǒng)中賬簿管理的數(shù)據(jù)流程主要呈現(xiàn)出以下特點： （1）手工系統(tǒng)中，總賬的登記必須以科目發(fā)生額與余額表的統(tǒng)計為基礎，即科目發(fā)生額與余額表是手工賬簿系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的中間節(jié)點，而非終結節(jié)點。然而，在會計信息系統(tǒng)賬簿管理的數(shù)據(jù)處理流程中，用戶可以隨時方便地查詢發(fā)生額與余額表、總賬、明細賬以及各類輔助賬表中的任何一種，這些賬表并列地處于數(shù)據(jù)流程的終結點狀態(tài)，它們之間不存在先后順序上的依賴關系。因此，會計信息系統(tǒng)的賬簿生成過程更加直接，具有更高的賬簿生成效率；,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,（2）手工賬簿處理系統(tǒng)中，經濟業(yè)務的相關信息往往以各類賬表的形式加以保存，以備查詢、審核之用或據(jù)以編制會計報表。也就是說，手工處理得到的中間處理結果是系統(tǒng)后續(xù)處理的數(shù)據(jù)來源，必須加以記錄和保存，以便進行查閱和核對。然而，信息化環(huán)境下用戶查詢生成的各類賬表中所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)，是按照用戶特定的查詢或輸出需要重新組織得到的臨時數(shù)據(jù)，并不在數(shù)據(jù)庫中加以保存，因此，這些賬表數(shù)據(jù)就是流程中的終結點，而不可能成為整個會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的中間節(jié)點。也正因為如此，會計信息系統(tǒng)中的賬表才有可能根據(jù)不同用戶的特定需要以更加靈活多樣的形式加以呈現(xiàn)；,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第一節(jié) 賬簿管理的總體設計,本小節(jié)主要內容,賬簿管理的 數(shù)據(jù)存儲設計,賬簿管理的 數(shù)據(jù)流程設計,賬簿管理的 功能模塊劃分,（3）手工賬簿處理系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)來源主要是記賬憑證，更多的中間數(shù)據(jù)源依賴于會計人員在工作過程中生成。而在會計信息系統(tǒng)中，為實現(xiàn)自動化處理而專門設計的各類基礎數(shù)據(jù)字典、憑證基表、各類發(fā)生額與余額基表中存儲的信息是賬簿管理數(shù)據(jù)流程中的數(shù)據(jù)來源。這些基表中的數(shù)據(jù)已經在系統(tǒng)管理和憑證管理中形成。賬簿管理的數(shù)據(jù)流程在很大程度上屬于從數(shù)據(jù)庫中查詢數(shù)據(jù)并按一定格式加以組織的過程，因此，排除了會計人員手工記賬時中間結果錯誤的可能性，使最終呈現(xiàn)給用戶的各類賬表信息具有更高的準確性。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,一、總賬的詳細設計 二、科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本節(jié)主要內容,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,1總賬的功能設計 總賬不但可以輸出各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額和月末余額，而且還可輸出明細科目的年初余額、各月發(fā)生額和月末余額。在輸出總賬時先要定義查詢條件，總賬查詢條件定義窗口如圖5-3所示。系統(tǒng)按定義的查詢條件輸出總賬賬簿。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（1）科目范圍：可定義起止科目范圍，為空時，系統(tǒng)默認所有科目。 （2）科目級次：在確定科目范圍后，可進一步在該科目范圍內選擇按某級科目或同時按多個級次科目進行總賬查詢。如將科目級次定義為1-1，則只輸出一級科目總賬，如將科目級次定義為1-3，則輸出一至三級科目總賬。 （3）末級科目：所選科目范圍內，如需查詢包含末級科目在內的所有級次科目，則選擇“末級科目”即可。如果“末級科目”被選中，“級次”選項失效。 （4）包含未記賬憑證：若想使輸出的總賬中包含未記賬憑證數(shù)據(jù)，則用選擇“包含未記賬憑證”選項，系統(tǒng)在生成總賬時，在當前月份中將未記賬憑證計算在內。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,按總賬查詢條件定義即可輸出總賬，如圖5-4所示。與出納管理中現(xiàn)金和銀行存款總賬的功能完全相同，但總賬輸出的會計科目不僅僅是現(xiàn)金和銀行存款科目，而是科目字典中的所有會計科目。 在查詢過程中，可以在科目下拉列表中選擇需要查看的科目（選擇范圍為總賬條件定義的范圍）；用戶可以用賬簿格式下拉列表擇賬簿格式，包括金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式四個可選值，其默認值為金額式，如果用戶選擇了金額式以外的其他賬簿格式，系統(tǒng)將在借方、貸方、余額下顯示所選科目的外幣或數(shù)量信息；用工具欄中的“明細”功能，可聯(lián)查當前科目的明細賬；如果用戶需要打印總賬，則可以通過工具欄中的“打印預覽”、“打印設置”和“打印”功能實現(xiàn)。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,2總賬的生成流程設計 總賬的生成流程設計如圖5-5所示，在初始化月份變量Yf為1月份或啟用月份（如果查詢啟用年份的總賬，則初始月份應為啟用月份）后，主要通過以下六步實現(xiàn)總賬查詢過程。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（1）創(chuàng)建總賬屏幕顯示對象：總賬顯示的數(shù)據(jù)項包括日期、憑證號、摘要，借方（數(shù)量、外幣、金額）、貸方（數(shù)量、外幣、金額）、方向、余額（數(shù)量、外幣、金額），共13項，需要分別定義對應的列標題，年份填入賬套數(shù)據(jù)字典中的當前核算年份（歷史數(shù)據(jù)查詢時根據(jù)年份選擇填寫）。 （2）生成期初余額行：按選擇的科目編號，從科目字典中讀取該科目的科目余額方向和初始月份（1月份或啟用月份）該科目的月初余額（數(shù)量、金額），如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中初始月份該科目的外幣月初余額，將其分別填入總賬第一行“方向”和“余額（數(shù)量、外幣、金額）”欄，同時將該行的日期的月份填入“01”或啟用月份，摘要填入“上年結轉”或“期初余額”。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（3）生成Yf月份的本月合計行和本年累計行：首先，按選擇的科目編號，從科目字典中讀取Yf月份該科目的借方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、貸方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、累計借方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、累計貸方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、月末余額（數(shù)量、金額），如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中Yf月份該科目的外幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、月末余額。同時在總賬中追加一行，將借方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、貸方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、月末余額（數(shù)量、外幣、金額）分別填入新增行的借方（數(shù)量、外幣、金額）、貸方（數(shù)量、外幣、金額）、方向（按已讀出的科目余額方向填寫）、余額（數(shù)量、外幣、金額）欄，并在摘要欄填入“本月合計”。然后，再在總賬中追加一行，將累計借方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、累計貸方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、月末余額（數(shù)量、外幣、金額）分別填入新增行的借方（數(shù)量、外幣、金額）、貸方（數(shù)量、外幣、金額）、方向、余額（數(shù)量、外幣、金額）欄，并在摘要欄填入“本年累計”。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（4）統(tǒng)計Yf月份該科目的憑證總數(shù)：在憑證基表中，按選擇的科目編號統(tǒng)計Yf月份涉及到該科目的憑證個數(shù)，統(tǒng)計時將相同的憑證號按一個憑證計算，即統(tǒng)計不同憑證號的個數(shù)，將統(tǒng)計得出的憑證個數(shù)分別填入“本月合計”行和“本年累計”行的憑證號數(shù)欄。 （5）月份變量Yf增加1并將其與當前月份比較進行循環(huán)終止條件判斷：如果更新后的Yf月份仍然小于等于賬套數(shù)據(jù)字典中的當前月份，則重復第（3）、（4）步，再讀取并填入Yf月份的本期發(fā)生額、余額和本年累計發(fā)生額，統(tǒng)計并填入Yf月份的憑證號數(shù)以及初始月份至Yf月份的憑證累計號數(shù)等等，直至Yf月份等于當前月份為止。若選包括未記賬憑證，則當前月份的本期發(fā)生額、余額和本年累計發(fā)生額還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)計算在內。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（6）根據(jù)賬簿格式顯示總賬。若選金額式則借、貸、余只顯示金額；若選數(shù)量金額式則借、貸、余分別顯示數(shù)量、金額；若選外幣式則借、貸、余分別顯示外幣、金額；若選外幣數(shù)量式則借、貸、余分別顯示數(shù)量、外幣、金額。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,科目發(fā)生額與余額表用于查詢統(tǒng)計各級科目的本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等。傳統(tǒng)的總賬，是以總賬科目分頁設賬，而余額表則可輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額，在實行計算機記賬后，建議用戶用余額表代替總賬，實現(xiàn)以表代賬。 1科目發(fā)生額與余額表的功能設計 輸出科目發(fā)生額與余額表也需要先定義查詢條件，然后系統(tǒng)按查詢條件進行匯總輸出?？颇堪l(fā)生額與余額表的查詢條件定義如圖5-6所示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（1）月份范圍：當選擇的起止月份不同且起始月份小于終止月份時，可以對多個月份之間的科目發(fā)生額與余額進行查詢；當只查某個月時，應將起止月份都選擇為同一月份，如查2007.10月，則月份范圍應選擇為2007.10-2007.10。 （2）科目范圍：定義起止科目范圍，為空時，系統(tǒng)默認為是所有科目，在定義起止科目時，應可以使用通配符（？和*）。 （3）科目級次、末級科目：其定義與總賬查詢條件定義相同。 （4）余額范圍：用于指定要查找的余額范圍。例如，余額下限輸入0.01，上限不輸，則表示查余額大于零的所有科目；若輸入2000040000，則表示查余額大于等于20000且小于等于40000的所有科目。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（5）科目類型：為空時，系統(tǒng)默認全部類型。可用科目類型下拉列表選擇要查詢的科目類型，科目類型包括資產、負債、權益、成本、損益五種。 （6）外幣名稱：為空時系統(tǒng)默認所有外幣。指定外幣名稱時，將查詢具有該外幣核算的科目。在條件定義中按外幣名稱定義，查詢時按外幣編號查詢，外幣編號為非顯示項。 （7）包含未記賬憑證：若想查詢結果包含未記賬憑證，用鼠標選擇“包含未記賬憑證”，此選項只對核算的當前月份有效，月份范圍不包括當前月份時，此選項為不可選狀態(tài)。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（8）本期無發(fā)生，累計有發(fā)生顯示：對于本期和累計均無發(fā)生且無余額的科目，肯定沒有在科目發(fā)生額與余額表中輸出的必要。但是對于本期無發(fā)生但累計有發(fā)生的科目，系統(tǒng)默認在科目發(fā)生額與余額表中輸出，即打開查詢條件窗口時，“本期無發(fā)生，累計有發(fā)生顯示”選項默認選中，若想不在科目發(fā)生額與余額表中輸出，則使其不被選中。 用戶定義完查詢條件后，科目發(fā)生額與余額表的查詢結果如圖5-7所示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,在圖5-7界面，通過工具欄中的“累計”功能，用戶可以選擇顯示或取消顯示累計發(fā)生額，其他項目系統(tǒng)默認一律顯示。用戶可以用賬簿格式下拉列表選擇賬簿格式，包括金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式四個可選值，其默認值為金額式。如果用戶選擇了金額式以外的其他賬簿格式，系統(tǒng)將在借方、貸方、余額中不僅顯示金額，而且顯示外幣或數(shù)量信息。例如，當選“外幣金額式”時，系統(tǒng)在所顯示的數(shù)據(jù)（期初、本期、累計、期末）中增加外幣列，并在外幣列中顯示外幣科目數(shù)據(jù)；當選“數(shù)量金額式”時，系統(tǒng)在所顯示的數(shù)據(jù)（期初、本期、累計、期末）中增加數(shù)量列，并在數(shù)量列中顯示數(shù)量核算科目數(shù)據(jù)；當選“數(shù)量外幣式”時，系統(tǒng)在所顯示的數(shù)據(jù)（期初、本期、累計、期末）中同時增加數(shù)量列和外幣列，并在這兩列中顯示具有對應核算的科目數(shù)據(jù)?？呻S時用工具欄中的“打印預覽”、“打印設置”和“打印”功能打印顯示的內容。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,選定某一科目，用“總賬”功能可查閱該科目的總賬，同樣可用“明細賬”功能查閱該科目的明細賬，即在科目發(fā)生額與余額表中，可以聯(lián)查到相應科目的總賬或明細賬。利用工具欄中的“查詢”功能可彈出圖5-6中的查詢條件定義窗口，用戶重新定義查詢條件后系統(tǒng)按新的條件顯示查詢結果。此外，通過“過濾”功能可以對科目發(fā)生額與余額表中的數(shù)據(jù)進行進一步過濾，過濾時彈出科目過濾條件定義窗口，系統(tǒng)根據(jù)輸入的科目編碼進行過濾并顯示符合過濾條件的會計科目數(shù)據(jù)，輸入的科目編碼中可使用通配符。賬表查詢中通配符有“？”和“*”兩個，其中“？”匹配單一一個字符，而“*”則匹配多個字符（即一個字符串）。下面通過一個例子來說明通配符的使用方法。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,在進行科目過濾條件定義時，假設科目編碼方案為：4-2-2-2-2，若科目定義為5?01，則表示查詢一級科目首位編碼為“5”且二級為“01”的任何科目，“?”為單個編碼通配符，一個“?”可代表任何一位編碼；當要查詢管理費用（5502）的所有下級科目時，可將過濾條件定義為5502*，表示查前四位編碼為5502的任何科目，“*”為任意編碼通配符，一個“*”可代表任意位編碼；若過濾條件定義為1*01，則可查詢一級科目首位編碼為“1”，且末級科目編碼為“01”的所有科目的發(fā)生額和余額，包括100101，100201，100901等等。利用“還原”功能可以將查詢數(shù)據(jù)恢復到初始狀態(tài)。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,2科目發(fā)生額與余額表的生成流程設計 科目發(fā)生額與余額表的生成流程如圖5-8所示，主要通過以下五步實現(xiàn)查詢過程。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,創(chuàng)建科目發(fā)生額與余額表屏幕顯示對象,生成各類科目的小計行,生成符合查詢條件的科目發(fā)生額與余額行,生成所有科目的合計行,科目字典,外幣發(fā)生額 與余額基表,根據(jù)賬簿格式顯示科目發(fā)生額與余額表,憑證基表,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（1）創(chuàng)建屏幕顯示對象。科目發(fā)生額與余額表顯示的數(shù)據(jù)項包括科目編號、科目名稱、期初余額方向、期初余額（數(shù)量、外幣、金額）、本期借方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、本期貸方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、累計借方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、累計貸方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額）、期末余額方向、期末余額（數(shù)量、外幣、金額）共22項，需要分別定義對應的列標題。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（2）生成符合查詢條件的科目發(fā)生額與余額行。按某月匯總（即查詢條件中的起止月份都選擇為同一月份）時比較容易實現(xiàn)，只要根據(jù)起止科目、科目級次、余額范圍、科目類型、外幣名稱等查詢條件，從科目字典中檢索出符合條件的科目。分別對每個符合條件的科目，從科目字典中讀取該科目的余額方向以及所查月份的月初余額（數(shù)量、金額）、本期借方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、本期貸方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、累計借方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、累計貸方發(fā)生額（數(shù)量、金額）、月末余額（數(shù)量、金額），如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中該科目所查月份的外幣月初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、月末余額。同時，在科目發(fā)生額與余額表中追加一行，把該科目需要輸出的數(shù)據(jù)項填入相應欄目內即可。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,根據(jù)查詢條件，如果需要對多個月份之間的科目發(fā)生額與余額進行查詢（即查詢條件中的終止月份大于起始月份）時，從科目字典或外幣科目發(fā)生額與余額基表中讀取該科目起始月份的月初余額（數(shù)量、外幣、金額）填入期初余額的相應欄內；從科目字典或外幣科目發(fā)生額與余額基表中讀取該科目所查各月借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額（數(shù)量、外幣、金額），并對各月的借貸方發(fā)生額匯總，將匯總數(shù)填入本期借方發(fā)生額和本期貸方發(fā)生額的相應欄內；從科目字典或外幣科目發(fā)生額與余額基表中讀取該科目終止月份的累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額和月末余額（數(shù)量、外幣、金額）填入累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額和期末余額的相應欄內。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,當選擇包括未記賬憑證時，在本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額數(shù)據(jù)中，需將憑證基表中各有關科目的未記賬憑證數(shù)據(jù)計算在內。在生成某個符合查詢條件的科目數(shù)據(jù)行時，如果該科目本期和累計均無發(fā)生額，則不在科目發(fā)生額與余額表中顯示。對于本期無發(fā)生額但累計有發(fā)生的科目，如果選擇了“本期無發(fā)生，累計有發(fā)生顯示”條件，則在科目發(fā)生額與余額表中予以顯示，否則不顯示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（3）生成各類科目的小計行。對所有符合查詢條件并在科目發(fā)生額與余額表中顯示的數(shù)據(jù)行，分別按科目類型對期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額進行分類匯總，即在科目發(fā)生額與余額表中追加一行并填入資產類科目的小計數(shù)，再增加一行填入負債類科目的小計數(shù)，以此類推，直到科目發(fā)生額與余額表中所有科目類型的小計數(shù)均已被匯總并填入為止。然后，把已填入的所有數(shù)據(jù)行按科目類型和科目編號排序。 （4）生成所有科目的合計行。對所有符合查詢條件，并在科目發(fā)生額與余額表中顯示的數(shù)據(jù)行進行匯總，計算期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額的合計數(shù)，同時在科目發(fā)生額與余額表的最后追加一行，并將各合計數(shù)填入相應的欄目內。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第二節(jié) 總賬和科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,本小節(jié)主要內容,科目發(fā)生額與余額表的詳細設計,總賬的詳細設計,（5）根據(jù)賬簿格式顯示科目發(fā)生額與余額表。若選金額式則期初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、期末余額只顯示金額；若選數(shù)量金額式則需分別顯示數(shù)量和金額；若選外幣式則需分別顯示外幣和金額；若選外幣數(shù)量式則需分別顯示數(shù)量、外幣和金額。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,一、 查詢明細賬 二、 打印明細賬 三、 多欄賬 四、 序時賬,本節(jié)主要內容,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,1查詢明細賬的功能設計 明細賬功能用于查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，可按查詢條件定義輸出明細賬。在明細賬查詢過程中可以包含未記賬憑證。明細賬提供三種賬簿查詢類型：普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)生的末級科目排序的明細賬；月份綜合明細賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細數(shù)據(jù)的綜合明細賬，使用戶對各級科目的數(shù)據(jù)關系一目了然。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,例如：某非末級科目5502三月份明細賬（按時間排序）如下： 日期 摘要 借方 貸方 余額 3月 月初余額 3月1日（550204） 100 3月2日（550201） 200 3月3日（550205） 100 3月4日（550201） 200 3月 本月合計 3月 本年累計 ,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,若選擇“按科目排序”，那么5502三月份明細賬的排列方式 （按明細科目排序）如下： 日期 科目 摘要 借方 貸方 余額 3月 550201 月初余額 3月2日 550201 200 3月4日 550201 200 3月 550201 本月合計 3月 550201 本年累計 3月 550202 月初余額 3月1日 550202 100 3月3日 550202 100 3月 550202 本月合計 3月 550202 本年累計 ,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,若選擇“月份綜合明細賬”，則三月份的月份綜合明細賬如下： 日期 科目 摘要 借方 貸方 余額 3月 5502 月初余額 3月 5502 本月合計 3月 5502 本年累計 3月 550201 月初余額 3月2日 550201 200 3月4日 550201 200 3月 550201 本月合計 3月 550201 本年累計 3月 550202 月初余額 3月1日 550202 100 3月3日 550202 100 3月 550202 本月合計 3月 550202 本年累計 ,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,在進行明細賬查詢時要定義查詢條件，明細賬查詢條件定義如圖5-9。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（1）按科目范圍查詢和月份綜合明細賬：這兩個選項為單選組，二者只能選其一。當選擇“按科目范圍查詢”時，用于查詢普通明細賬和按科目排序明細賬，此時，科目范圍、“是否按對方科目展開”以及“按科目排序”三個選項才為可選擇狀態(tài)。當選擇“月份綜合明細賬”選項時，可同時查看某月份末級科目的明細賬及其所選非末級科目的總賬，即查詢月份綜合明細賬時，“科目范圍”、“是否按對方科目展開”以及“按科目排序”三個選項變不可選狀態(tài)，只能“月份綜合明細賬”選項右邊的科目選擇框中選擇一個非末級科目。無論選擇按那種方式查詢明細賬，“月份范圍”和“包含未記賬”選項始終處于可選狀態(tài)。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（2）科目范圍和月份范圍：與“科目發(fā)生額與余額表”中查詢條件定義的對應選項相同。 （3）是否按對方科目展開：當選擇“按科目范圍查詢”時，若希望能在查詢結果中看到明細業(yè)務的對方核算科目，則選擇“是否按對方科目展開”即可。當選擇該選項時，它右邊的“一級科目”和“末級科目”單選框才變?yōu)榭蛇x擇狀態(tài)，用于明確按對方一級科目展開，還是按對方末級科目展開。 （4）包含未記賬憑證：若要查詢結果中包含未記賬憑證數(shù)據(jù)，則可選擇“包含未記賬憑證”選項，在查詢結果中，未記賬業(yè)務將用不同顏色加以區(qū)別。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（5）按科目排序：在按科目范圍查詢非末級科目明細賬時，若希望看到該科目的明細賬按其下屬末級科目分別列示，則可選擇“按科目排序”選項，當選此選項時，科目范圍所選擇的科目應為非末級科目為宜，否則若科目范圍選擇的是末級科目，則按科目排序明細賬的查詢結果與該末級科目普通明細賬的查詢結果相同。 明細賬查詢條件定義完畢后，系統(tǒng)按條件顯示明細賬查詢結果。圖5-10為普通明細賬（按科目范圍查詢且不選“按科目排序”），圖5-11為按科目排序的明細賬，圖5-12為月份綜合明細賬查詢。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,在查詢明細賬時，除“月份綜合明細賬”外，其他賬簿可以用科目選擇下拉列表選擇需要查看的科目。用戶可通過賬簿格式下拉列表選擇需要的格式，系統(tǒng)自動根據(jù)科目的性質列示可選賬簿格式，即對于有數(shù)量核算的科目列示“金額式”和“數(shù)量金額式”； 對于有外幣核算的科目列示“金額式”和“外幣式”；對于既有數(shù)量核算又有外幣核算的科目列示“金額式”、“數(shù)量金額式”、“外幣式”和“外幣數(shù)量式”；否則對于既無數(shù)量核算也無外幣核算的科目則只列示“金額式”。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,在查詢明細賬時可隨時用“憑證”功能，查看相應的憑證數(shù)據(jù)。用“總賬”功能可查閱此科目的總賬。在查詢明細賬時，可隨時用“打印設置”、“打印預覽”和“打印”功能打印顯示的賬簿。此外，用“查詢”功能可以重新設置查詢條件，系統(tǒng)按新的條件重新輸出明細賬查詢結果。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,2明細賬的生成流程設計 普通明細賬的生成過程與出納管理中現(xiàn)金和銀行存款日記賬的生成過程類同，只是不計算日合計數(shù)，并將本位幣借、貸、余和外幣借、貸、余各欄設計為數(shù)量、單價、金額而已。同樣，按科目排序明細賬的生成過程也與出納管理中現(xiàn)金和銀行存款日記賬的生成過程類同，除了不計算日合計數(shù)之外，其排序是按科目編號排序，而不是按日期排序，且需要生成各明細科目的期初余額、各月合計、各期累計和期末余額數(shù)據(jù)。月份綜合明細賬的生成過程也類似，即按指定的科目和月份，先生成該科目該月份的總賬和明細賬數(shù)據(jù)，然后再按科目編號和日期進行排序即可，排序時先按科目編號排序，然后再按日期排序。以普通明細賬為例，其生成流程如圖5-13所示，主要通過以下八步實現(xiàn)查詢過程。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（1）創(chuàng)建明細賬屏幕顯示對象。明細賬顯示的數(shù)據(jù)項包括日期、憑證號、摘要、外幣單價、匯率、本位幣單價、借方（數(shù)量、外幣、金額）、貸方（數(shù)量、外幣、金額）、方向、余額（數(shù)量、外幣單價、外幣、匯率、本位幣單價、金額）共19項，需要分別定義對應的列標題，年份填入系統(tǒng)參數(shù)中的當前核算年份（歷史數(shù)據(jù)查詢時根據(jù)年份選擇填寫）。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（2）生成符合查詢條件的憑證數(shù)據(jù)行。按選擇的科目編號和月份范圍，將憑證基表中該科目該月份范圍內的憑證數(shù)據(jù)記錄全部填列到明細賬中（是否包括未記賬憑證視終止月份和該選項而定），憑證數(shù)據(jù)內容有日期、憑證號、摘要、單價、匯率、借方（數(shù)量、外幣、金額）、貸方（數(shù)量、外幣、金額），其中憑證的一條記錄只能填列其借方數(shù)和貸方數(shù)中的一方。其中單價可能是本位幣單價也可能是外幣單價，這要根據(jù)該筆業(yè)務是否是外幣業(yè)務而定，如果是外幣業(yè)務，則此單價是外幣單價，此時本位幣單價需要根據(jù)外幣單價、匯率和折算方式計算得出；如果不是外幣業(yè)務，則此單價是本位幣單價，此時外幣單價項為空。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（3）生成期初余額行。按選擇的科目編號和月份范圍，從科目字典中讀取該科目的科目余額方向和起始月份該科目的月初余額（數(shù)量、金額），如果此科目為外幣核算科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中起始月份該科目的外幣月初余額，并在明細賬中新增一行，將其分別填入明細賬中方向和余額欄（數(shù)量、外幣、金額），根據(jù)余額欄的數(shù)量、外幣、金額可以分別計算外幣單價和本位幣單價，并將計算結果分別填入各自對應的單價欄，同時將該行的摘要填入“期初余額”（若起始月份為“01”則填入“上年結轉”）。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（4）生成Yf月份的本月合計行和本年累計行。Yf的初始值賦為起始月份，按選擇的科目編號，從科目字典中讀取Yf月份該科目的發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)生成過程與總賬各項對應數(shù)據(jù)生成類同。 （5）月份變量Yf增加1并將其與終止月份比較進行循環(huán)終止條件判斷。如果更新后的Yf月份仍然小于等于終止月份，則重復第（4）步，再讀取并填入月份范圍中下一月份的本月合計數(shù)和本年累計數(shù)等等，直至月份范圍的終止月份為止。若選包括未記賬憑證，則當前月份的本月合計數(shù)和本年累計數(shù)中還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)計算在內。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（6）按明細賬顯示要求對數(shù)據(jù)行排序。分別將“期初余額”行、“本月合計”行和“本年累計”行的日期和憑證號填入適當?shù)臄?shù)值，使其在按日期和憑證號排序時，能夠排在正確的位置。例如，“期初余額” 行的日期和憑證號分別填入“00”和“00”，“本月合計”行的日期和憑證號分別填入“99”和“98”，“本年累計”行的日期和憑證號分別填入“99”和“99”，再按日期和憑證號排序時，“期初余額”行將會被排為每個月的第一行，“本月合計”行和“本年累計”行將會依次排為每個月的最后兩行。排序后再將其憑證號清空，將其日期列中的日列數(shù)據(jù)清空，月列數(shù)據(jù)保留，即對于這些行只需說明月份。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（7）計算生成憑證數(shù)據(jù)行的余額欄數(shù)據(jù)。根據(jù)期初余額及方向、憑證的借貸方數(shù)據(jù)以及科目類型，對憑證號不為空的憑證數(shù)據(jù)行逐行計算余額列數(shù)據(jù)，先計算余額欄的數(shù)量、外幣和金額，然后再根據(jù)外幣除以數(shù)量和金額除以數(shù)量分別計算該欄的外幣單價和本位幣單價，根據(jù)外幣和金額計算匯率。 （8）按照選擇的賬簿格式顯示明細賬。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,雖然在查詢明細賬時，通過“打印設置”、“打印預覽”和“打印”功能可以打印某其查詢結果，但是該打印效率較低，無法滿足企業(yè)明細賬正式賬簿批量打印的需求。因此，有必要設置專門的打印明細賬功能來完成明細賬正式賬簿的打印。在打印前要定義打印條件，其定義窗口如圖5-14所示。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文國教授 HIT ,第三節(jié) 明細賬的詳細設計,本小節(jié)主要內容,查詢明細賬,多欄賬,序時賬,打印明細賬,（1）賬簿與賬本：每一個科目可打印一份明細賬，每一個總賬科目可打印一本包括其所有下級科目的明細賬。若選按“賬簿”打印，則科目范圍為可選，可打印所選科目范圍中每個科目的明細賬，每換一個科目頁號都從1開始重新排頁。若選按“賬本”打印明細賬，則只能在右邊的科目選擇框中選擇一個總賬科目進行打印，選擇時只列示一級科目以供選擇，且此時科目范圍選擇失效，選擇某一總賬科目打印時，依次打印該總賬科目及其所有下級科目的明細賬，第一個科目從“起始頁號”開始排頁，每換一個科目，繼續(xù)前面的頁號排頁，一直排到最后一個科目。系統(tǒng)默認“起始頁號”為第1頁。,哈爾濱工業(yè)大學 管理學院 會計系 艾文