如何降低項目實施風險.ppt

如何降低項目實施風險,用友軟件廣東區(qū) 大客戶部,ERP 實施，技術與流程的整合,成功ERP項目要素,系統(tǒng)運行管理制度 建立內部支持體系 生產系統(tǒng)的準備 權限規(guī)劃和劃分 最終用戶培訓,組建用友項目小組 內部交接 組建客戶項目小組 制定實施主計劃 召開項目啟動會,產品安裝 培訓 業(yè)務需求分析 初步方案,方案實現 數據準備 集成測試 客戶化開發(fā) 方案驗收 制作標準操作手冊,參與售前 實施商務談判,靜態(tài)數據轉換 動態(tài)數據轉換,上線運行支持 項目總結 持續(xù)支持,ERP系統(tǒng)方案實施方法論,項目準備目標/任務,建立用友項目實施小組 建立項目 實施小組,售前文檔交接 正式和口頭承諾 的整理 召開內部交接會,明確實施階段 、具體任務、可 交付物 進行工作任務 細分，排定時間 表 雙方簽署項目 實施主計劃,啟動會準備 召開啟動會 簽署會議紀要,目標,任務,標準項目組織結構圖,項目準備編制項目實施主計劃,項目目標 項目范圍 項目實 施時間表 項目狀態(tài)報告機制 項目變更控制機制,編寫項目實施主計劃,用友項目經理必須對于企業(yè)關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)向客戶項目經理進行再次的補充調查,關鍵業(yè)務和重點需求的補充調查,雙方簽訂 項目實施主計劃,簽訂項目實施主計劃,按照產品銷售合同、實施服務合同和工作任務書中規(guī)定的項目實施目標和范圍與企業(yè)項目負責人進行溝通。 如果還存在模糊的地方，經雙方協商一致后，在這里應該補充說明。,明確目標，嚴格控制實施范圍,無,無,項目實施主計劃,無,項目準備項目啟動會,簽署 項目啟動會紀要,簽署項目啟動會紀要,召開項目啟動會 整理會議紀要,召開啟動會,確定會議議程 準備會議資料 會議其它準備 （場地、設備等） 發(fā)出會議通知,啟動會準備,無,項目啟動會紀要,無,藍圖設計目標/任務,建立軟件應用環(huán)境 產品安裝調試 系統(tǒng)管理培訓,制定培訓計劃 培訓前準備 ERP理念/項目 管理培訓 標準產品培訓 培訓考核,準備提綱 制定調研 計劃 需求調研 匹配分析,需求分析報告,目標,任務,編寫初步方案 配置客戶系統(tǒng) 方案的測試和調整 提交客戶化需求范圍,技術顧問編寫系統(tǒng)管理員手冊 技術顧問做好知識、技能的轉移 根據情況可以舉辦專項的課程,策略,用友技術顧問負責首次產品的安裝調制 對客戶系統(tǒng)管理進行同步的培訓 安裝后對產品測試，保證軟件可以正常運行,策略,客戶是否不備合格的硬件環(huán)境 建議客戶配置標準硬件環(huán)境 用友技術顧問檢查硬件設備,策略,藍圖設計安裝產品策略,無,系統(tǒng)管理員手冊 系統(tǒng)管理制定,系統(tǒng)管理員培訓記錄單 產品安裝確認報告,藍圖設計培訓,培訓的對象 培訓的目的 培訓的課程,理念培訓,落實培訓教材 場地和設備 參加培訓的人員 培訓計劃的確認,培訓準備,培訓的對象 培訓的目的 培訓的內容,產品培訓,針對客戶的特點和項目范圍 根據不同角色設定不同人員參加不同培訓的需求,制定培訓計劃,培訓計劃,考核方式：筆試和上機 考核的獎懲措施,培訓考核,培訓需求（課程和角色對應）表 培訓教室環(huán)境要求,標準教材,標準教材標準練習考試題庫,培訓總結報告 培訓考勤記錄表 培訓考核記錄表,藍圖設計業(yè)務需求調研,控制調研的節(jié)奏、進度 調研的技巧、方法靈活運用 調研方式：一問一答、發(fā)牢騷、懷疑等 調研結果的及時確認,業(yè)務需求調研,針對客戶管理、行業(yè)的特點準備裁減調研提綱和調研問卷 調研過程中使用客戶常用的術語 以產品可實現的功能為基礎 控制、引導客戶的需求,準備調 研資料,企業(yè)需求與產品功能的分析 企業(yè)需求合理性分析 對于有爭議的問題需要反復溝通問題根源,匹配分析,調研時間的安排 參加調研顧問資歷、經驗 調研內容 參加配合調研的人員安排（客戶/用友）,制定需求調研計劃,調研計劃,關鍵環(huán)節(jié)描述是否清晰、正確 需求建議是否合理 需要客戶化開發(fā)內容,需求報 告確認,調研提綱（產品、行業(yè)、一般）,需求調研報告,需求調研報告,需求調研報告,解決方案設計的原則,產品功能,客戶需求 （產品可以 實現）,（不合理）,（合理）,基于產品的方案,變通解決/客戶化開發(fā),說服客戶放棄,基于現有產品功能設計 盡量避免客戶化開發(fā) 變通解決客戶合理需求 說服客戶放棄不合理需求 合理性考慮 符合業(yè)務優(yōu)化原則 符合投入產出原則 具有行業(yè)普遍性,系統(tǒng)建設目標/任務,測試的準備 系統(tǒng)測試 編寫和簽署系統(tǒng)測試報告 修改和完善業(yè)務解決方案,確認開發(fā)需求文檔 制定開發(fā)計劃 客戶化開發(fā)的商務談判 詳細需求的編寫 單元測試和集成測試 客戶化開發(fā)的驗收,編寫用戶崗位列表權限 確定崗位操作標準 固化工作流程手冊,目標,任務,子任務,編寫基礎數據準備方案 安排數據準備 數據的校驗和確認 數據轉換程序的開發(fā)與測試,提交最終業(yè)務解決方案 督促客戶確認方案 整理遺留問題清單,系統(tǒng)建設靜態(tài)數據準備,數據準備人員和校驗人員分開負責 校驗工具的制作 數據出錯后的糾正措施 確認合格的靜態(tài)數據,數據的校驗和確認,嚴格按照標準的表單準備 保證數據準備人員理解字段含義 沒有雙方確認的靜態(tài)數據不允許導入到客戶系統(tǒng),靜態(tài)數 據準備,導入工具的應用范圍 導入工具的開發(fā)、測試 導入的風險分析,數據轉換 工具的開發(fā),制定靜態(tài)數據準備方案 編寫靜態(tài)數據準備計劃 靜態(tài)數據的準備表單 方案、計劃的確認,靜態(tài)數據準備方案,靜態(tài)數據準備方案 靜態(tài)數據準備計劃,靜態(tài)數據準備表單,無,數據的導入 工具,修改配置,ITS,業(yè)務流程 模型,確定業(yè)務情 形和測試案 例清單,編寫集成測試文檔(測試案例和數據),測試,測試完成,確定問題(差距、集成測試文檔、設計),處理問題,編制詳細 測試計劃,(如 只需要 修改 文檔 ),業(yè)務流程模型,集成測試文檔 測試數據 業(yè)務流程模型,業(yè)務流程模型 集成測試系統(tǒng),已完成和 修改后的 測試案例,Open,等待測試,等待 解決,正在 測試,完成,* 測試案例狀態(tài),系統(tǒng)測試流程,等待計劃,系統(tǒng)建設客戶化、方案驗收、標準手冊,手冊編制的步驟 編制權限矩陣 確定崗位操作標準 確定之間的操作流程 操作手冊下發(fā)到各業(yè)務部門、崗位，操作員遵守執(zhí)行,制作標準操 作手冊,客戶方進行方案確認 有效控制客戶需求的不斷膨脹 較快項目進度、增強項目組實施成功的信心 督促用友項目經理盡快落實測試中發(fā)現的問題 也是重要的里程碑，付款的依據 方案的驗收會議,解決方案驗收,開發(fā)需求確定和尋求需求開發(fā)資源 編制開發(fā)計劃和詳細的需求文檔 開發(fā)產品的提交和測試,組織客戶化開發(fā),客戶化開發(fā)合同附客戶化開發(fā)項目報價 客戶化開發(fā)詳細需求文檔 客戶化開發(fā)計劃 客戶化開發(fā)產品、手冊 客戶化開發(fā)產品驗收報告,調整后的業(yè)務解決方案 業(yè)務解決方案調整記錄單,工作流程和崗位操作手冊,切換準備目標/任務,目標,任務,子任務,技術方面 應用方面,產品的安裝（含客戶化開發(fā)） 基礎數據和共用參數的設置 建帳和分配權限 數據備份,依據用戶級別分配 依據業(yè)務分配 依據數據分配 權限測試策略,確定組織架構 內部支持方式,培訓計劃 培訓最終用戶培訓教師 協助培訓和考核,切換準備工作策略,協助客戶完成產品安裝 在生產系統(tǒng)中指導客戶完成參數配置、核對 建立單位賬，給每個賬套分配管理員 注意做好數據的備份,生產系統(tǒng)準備,由關鍵用戶形成組織架構 參與整個項目實施熟悉業(yè)務的骨干、熟悉系統(tǒng) 內部支持的人員責任要形成制度 支持方式：電話、郵件、現場 在公司建立內部支持網站,內部支持體系建立,權限分配,系統(tǒng)的運行環(huán)境、網絡安全、數據備份等操作規(guī)范 系統(tǒng)操作權限的管理制度 新系統(tǒng)業(yè)務處理的操作規(guī)程（建帳、報表、結帳、數據維護） 落實各項制度,系統(tǒng)運行制度建立,系統(tǒng)運行內部管理制度,最終用友培訓/考核,內部支持體系 項目管理輔助工具,生產系統(tǒng)安裝備忘錄,操作權限規(guī)范列表,最終用戶培訓計劃 DEMO數據、考試題 最終用戶培訓總結報告 最終用戶培訓考核記錄 最終用戶培訓考勤記錄,依用戶級別分系統(tǒng)管理、單位賬管理員、最終用戶 依業(yè)務分配權限，與業(yè)務無關的不要授予，容易造成混亂 依數據保密等級設置不同的權限,制定培訓計劃（時間、地點的選擇） 客戶關鍵用戶授課，用友顧問輔助 教材和練習審定 培訓最終用戶的方法和方式靈活運用 培訓考核，建議與個人的獎勵制度掛鉤,系統(tǒng)切換目標/任務,靜態(tài)數據的轉換計劃 靜態(tài)數據的錄入和參數配置 數據和參數配置的校驗 數據的備份,動態(tài)數據的準備方案 數據轉換前的準備工作 動態(tài)數據的轉換和校驗 切換期間的業(yè)務處理,系統(tǒng)切換工作策略I,數據的校驗和簡單測試 校驗和錄入人員要分開，不同人員擔任不同角色 建議每次校驗后做好數據的備份,數據校驗/備份,先易后難 先錄統(tǒng)一基礎數據，后錄個性化數據 先錄不常變化的數據，后錄容易變化的數據 數據量大可以采用數據導入工具，檢查導入的源數據 專人專項的數據錄入，防止混亂,數據轉換 策略,防止錄入的錯誤，必須制定切實可行的計劃 明確數據的錄入步驟 明確每一項數據錄入的負責人、錄入時間 嚴格控制數據錄入的規(guī)范 數據錄入的質量納入個人績效考核,數據轉換計劃,靜態(tài)數據轉換計劃,數據導入工具,系統(tǒng)切換檢查報告,系統(tǒng)切換工作策略II,持續(xù)支持目標/任務,上線后的現場支持 問題跟蹤,整理項目文檔 項目總結活動 撰寫項目總結報告,驗收準備 項目驗收,項目交接 后續(xù)支持,目標,任務,持續(xù)支持工作策略,項目驗收的準備、驗收文檔資料 及時解決項目應用問題 分階段的驗收 項目經理要抓住時機，迅速將項目推向終結、收款 驗收應該是水到渠成的事情,項目驗收,整理項目實施中的各項文檔 項目總結的活動 項目總結報告內容：項目背景、項目實施過程回顧、項目經驗的總結 標志著項目的成功交付、終結,項目總結,系統(tǒng)上線后持續(xù)一段的現場支持和指導 填寫問題記錄單 向企業(yè)內部支持人員的技術轉移 監(jiān)督操作制度的執(zhí)行了，落實各項系統(tǒng)管理制度 問題的跟蹤處理 支持方式：現場、電話、網絡等,上線支持,系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單,項目總結報告 程序補丁更新流程 項目文檔整理規(guī)范,項目驗收報告,人員的有序撤離/更換 實施人員與支持部門間的交接 問題記錄單的轉移 簽訂維護合同 支持人員的介入,持續(xù)支持,項目交接記錄 維護合同,ERP系統(tǒng)實施的項目管理日程管理,通過切合實際的工作計劃建立對工作范圍的充分理解是實現有效項目管理的第一步,樣張,樣張,ERP系統(tǒng)實施的項目管理進度管理,右圖所示為每周狀態(tài)報告的編制及報送流程。 該流程用于向小組領導提供根據日程的問題及進度的反饋。 項目管理和報告結構的基本前提是確保小組領導及項目經理對項目進度有清晰的認識。,實施商通過定期狀態(tài)報告的形式向客戶通報項目進度，使雙方及時把握整個項目的現狀、主要問題、以及將來的任務,示例,ERP系統(tǒng)實施的項目管理組織管理,項目組織是為完成某特殊任務所編成的臨時組織。在任務完成后會解散, 回歸行政組織 項目組織必須被賦予權力,以便推動工作的進行 項目組織的權力來源, 是由最高行政組織所賦予，其受項目推行委員會的監(jiān)督 項目成員對于項目事務與一般業(yè)務的優(yōu)先順序。在項目期間內以項目事務為優(yōu)先,項目組織定義,達到公司要求的目標 有專職單位負責，項目容易成功 不受歷史包袱的束縛，可有較創(chuàng)新及客觀的點子. 提高行政效率 有跨部門組織的溝通協調能力,成立項目組織的目的,示例,ERP系統(tǒng)實施的項目管理成本管理,結合人員的組織情況，建立全面預算體制，有利于人力資源成本的控制 明確記錄每一筆項目的費用發(fā)生，將項目成本的開支責任落實到項目主管人員上，并據此作為對其業(yè)績考核的指標之一 在項目開展過程中，對項目的開支情況進行監(jiān)控，在項目終止前，需要對項目的整體收支費用進行審核 充分利用信息系統(tǒng)對項目中的收支情況進行記錄，降低直至杜絕人為因素的干擾,樣張,ERP系統(tǒng)實施的項目管理質量管理,質量控制流程提供了一個支持系統(tǒng)進行檢查及平衡，以保證質量蘊含在項目之中。 質量保證及控制的目標，是在對整個交付成果的建設過程中嵌入質量概念，并確保質量，以最大程度減少返工，控制成本。 主要是通過自檢、預演和檢查來實現的。另外，對于交付成果的一些主要接受標準，如格式、內容、步驟等，均用于決定交付成果是否完整，以及是否可被接受及通過。,ERP系統(tǒng)實施的項目管理風險管理,項目本身帶有一定的內在風險，同時還有公司特定的風險。風險管理就是在一種確定的風險產生時一方面實施戰(zhàn)略以管理風險，另一方面設計應急計劃對戰(zhàn)略進行補充的程序。 對于任何系統(tǒng)實施工作，成功的很重要一點是要預計到一定數量的變革的產生。最關鍵的任務是正確地管理這些被認為是必要的變革。 管理系統(tǒng)結構變革的方法是平衡兩個必須的、而又相互制約的目標： 保持系統(tǒng)實施的準確和徹底； 保持項目按日程完成。,實施風險,環(huán)境風險,ERP系統(tǒng)實施的項目管理溝通管理,項目小組成員間開放的、不斷的溝通對項目的成功實施十分重要。為達到這個目的，召開定期的項目小組會議非常必要。,對項目啟動及業(yè)務原理的構想； 項目目標、角色以及關鍵成功因素； 定義清晰的項目規(guī)程和范圍文件； 項目時間進程、重要事件和階段劃分； 小組之間的相互依賴關系； 項目組的基本章程、決策制定、問題解決、事件決定、以及會議的管理； 利用客戶的交流工具，如Lotus Notes, MS Outlook或網站，來管理小組溝通、日程，并作為一個項目檔案庫； 為小組裝備標準的項目進程軟件，如MS Project，來管理交付成果、時間表和人員。 MS P