原材料采購作業(yè)指導(dǎo)書.doc

第三層次文件 修改標(biāo)識(shí)：0受控狀態(tài)受控分發(fā)編號(hào)文件編號(hào)：QG/YP 3 51 001-2014原材料采購作業(yè)指導(dǎo)書（D版）發(fā)布日期：2015年02月26日實(shí)施日期：2015年02月26日1 目的規(guī)范公司的原材料采購工作，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行。2 適用范圍2.1公司生產(chǎn)性原材料：基礎(chǔ)油、添加劑的采購。2.2公司生產(chǎn)性輔助物料：紙箱、桶、打包帶、防偽碼、標(biāo)貼、錫箔、墊片、封口膠、熱熔膠等包裝物料的采購。2.3本規(guī)定適用于北海公司。3 職責(zé)3.1供應(yīng)部3.1.1負(fù)責(zé)根據(jù)公司年度經(jīng)營目標(biāo)、銷售預(yù)測、調(diào)度計(jì)劃、原料使用計(jì)劃、庫存盤點(diǎn)表、生產(chǎn)情況、市場行情等制定月度采購計(jì)劃。3.1.2負(fù)責(zé)根據(jù)與供方簽訂供貨合同，下達(dá)采購訂單，跟蹤采購物資完成情況，確保采購物資準(zhǔn)時(shí)到位。3.1.3當(dāng)市場的變化或生產(chǎn)銷售訂單的改變引起的月度計(jì)劃物資采購的改變必須由供應(yīng)部提出申請(qǐng)，總會(huì)計(jì)師、總工程師審批。3.2技術(shù)研發(fā)中心3.2.1負(fù)責(zé)提供月度原材料的使用計(jì)劃。3.2.2負(fù)責(zé)對(duì)采購到貨的基礎(chǔ)油、添加劑進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.3調(diào)度中心3.3.1負(fù)責(zé)對(duì)采購到貨的包材物料及輔助性原材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.3.2負(fù)責(zé)對(duì)所有采購回來的原材料進(jìn)行入庫保管工作。6工作流程（見后頁）6.1基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程、基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程說明6.2 包裝材料采購工作流程、包裝材料采購工作流程說明7考核指標(biāo)采購及時(shí)率8記錄9修改記錄頁基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程職責(zé)崗位流程作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等銷售部調(diào)度中心技術(shù)研發(fā)中心供應(yīng)部供應(yīng)部技術(shù)研發(fā)中心供應(yīng)部、調(diào)度中心供應(yīng)部調(diào)度中心供應(yīng)部月度銷售預(yù)測月度調(diào)度計(jì)劃6.1.1基礎(chǔ)油、添加劑月度使用計(jì)劃（3個(gè)月滾動(dòng)）6.1.2制定月度采購計(jì)劃月度資金需求計(jì)劃6.1.3采購6.1.4檢驗(yàn)6.1.5接卸6.1.6報(bào)關(guān)報(bào)檢6.1.7入庫6.1.8賬務(wù)處理6.1.9采購合同：基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表檢驗(yàn)記錄入庫記錄基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程說明序號(hào)流程塊工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)6.1.1月度銷售預(yù)測、調(diào)度計(jì)劃銷售部提供月度銷售預(yù)測，調(diào)度中心分解為月度調(diào)度計(jì)劃6.1.2基礎(chǔ)油、添加劑月度使用計(jì)劃技術(shù)研發(fā)中心根據(jù)月度調(diào)度計(jì)劃和產(chǎn)品配方確定（基礎(chǔ)油、添加劑）原料月度使用計(jì)劃。6.1.3制定月度采購計(jì)劃月度資金需求計(jì)劃供應(yīng)部根據(jù)調(diào)度計(jì)劃、原料使用計(jì)劃、庫存盤點(diǎn)表、生產(chǎn)情況、市場行情等制定添加劑、基礎(chǔ)油月度采購計(jì)劃、資金需求計(jì)劃，提交生產(chǎn)副總、主管領(lǐng)導(dǎo)，總會(huì)計(jì)師、總工程師審批。6.1.4采購6.1.4.1 基礎(chǔ)油采購a、供應(yīng)部根據(jù)需求計(jì)劃進(jìn)行兩家以上的詢價(jià)及市場價(jià)格對(duì)比，提交合同采購審批流程審批并由線領(lǐng)導(dǎo)簽訂合同。b、供應(yīng)部將由線領(lǐng)導(dǎo)簽署的合同郵寄給供應(yīng)商并維護(hù)到OA采購管理平臺(tái)。c、根據(jù)線領(lǐng)導(dǎo)簽署的合同下達(dá)MAS采購訂單，按合同履行跟蹤采購到貨。維護(hù)基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表。d、散裝油輪船運(yùn)貨物，需把油輪資料提供給海事局確認(rèn)后方可和發(fā)貨方確認(rèn)船只裝貨，以確保船只抵港后符合北海港停靠規(guī)定。e、買方承擔(dān)運(yùn)輸保險(xiǎn)的船運(yùn)貨物需在貨船啟運(yùn)離開裝貨港前與保險(xiǎn)公司辦理好海運(yùn)運(yùn)輸保險(xiǎn)和保留正本保單，規(guī)避貨損風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)讓保險(xiǎn)公司開具保險(xiǎn)費(fèi)發(fā)票及時(shí)按MAS審批流程報(bào)賬。f、以LC(信用證)結(jié)算方式的需在貨物裝船前一周，擬好開證申請(qǐng)書(英文)提供財(cái)務(wù)部辦理開立信用證業(yè)務(wù)。信用證開出后讓財(cái)務(wù)部提供信用證電文，電子郵件把電文發(fā)給供應(yīng)商以確保在之前確認(rèn)的船期內(nèi)按時(shí)裝貨。6.1.4.2添加劑采購a、主劑按供應(yīng)商管理規(guī)定通過合同審批與供應(yīng)商簽訂年度采購合同，根據(jù)月度采購計(jì)劃通過郵件向供應(yīng)商下達(dá)由線領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的采購訂單（主劑訂單格式見附件）。輔劑按照月采購計(jì)劃通過合同審批與供應(yīng)商簽訂現(xiàn)貨采購合同。b、供應(yīng)部根據(jù)線領(lǐng)導(dǎo)簽署的合同及采購訂單下達(dá)MAS采購訂單，按訂單跟蹤采購到貨。維護(hù)基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表。c、供應(yīng)部將由線領(lǐng)導(dǎo)簽署的合同及采購訂單郵寄給供應(yīng)商并維護(hù)到OA采購管理平臺(tái)。d、根據(jù)線領(lǐng)導(dǎo)簽署的合同下達(dá)MAS采購訂單，按合同履行跟蹤采購到貨。維護(hù)基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表。6.1.5檢驗(yàn)貨物到港前，在MAS下達(dá)到貨檢驗(yàn)通知并提供合同質(zhì)量指標(biāo)給技術(shù)研發(fā)中心。技術(shù)研發(fā)中心對(duì)基礎(chǔ)油、添加劑進(jìn)行檢驗(yàn)。6.1.6接卸6.1.6.1基礎(chǔ)油接卸a、供應(yīng)部在散裝外貿(mào)船運(yùn)貨物到港前一周，提供到貨信息（船名、貨品名、數(shù)量等）、委托書、油罐清空證明給代理報(bào)關(guān)單位辦理接卸相關(guān)手續(xù)。散裝內(nèi)貿(mào)船運(yùn)貨物到港前，提供到貨信息（船名、貨品名、數(shù)量等）給調(diào)度中心到海事局辦理接卸相關(guān)手續(xù)。b、散裝危險(xiǎn)品貨物按海事局油污損害賠償基金費(fèi)及北海港集裝箱公司港建費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，按提單數(shù)量計(jì)算核對(duì)費(fèi)用，經(jīng)MAS付款申請(qǐng)審批流程審批后繳納油污損害賠償基金費(fèi)及港建費(fèi)。c、散裝貨物到港后卸貨前委托代理報(bào)關(guān)單位向檢驗(yàn)檢疫局或商檢公司申請(qǐng)對(duì)貨物進(jìn)行計(jì)量，出具貨物重量證書，并與提單數(shù)量核對(duì)，短溢裝數(shù)量是否符合合同條款。d、外貿(mào)散裝貨物由調(diào)度中心協(xié)助接卸到碼頭油庫，調(diào)度中心確保所采購貨物的順利接卸工作。6.1.6.2添加劑接卸a、集裝箱、ISO 罐等其他非散裝包裝的外貿(mào)貨物由代理報(bào)關(guān)公司在卸船前代我司支付船公司到付規(guī)定的費(fèi)用（THD費(fèi)用、DCI費(fèi)用、設(shè)備交接費(fèi)、換單費(fèi)等等）和碼頭港建費(fèi)，碼頭集裝箱公司安排接卸到到碼頭堆場，并進(jìn)行吊柜檢驗(yàn)檢疫、消毒。b、調(diào)度中心確保所采購貨物的順利接卸工作。6.1.7報(bào)關(guān)報(bào)檢供應(yīng)部外貿(mào)貨物報(bào)關(guān)報(bào)檢工作a. 接卸完畢后按海關(guān)規(guī)定整理核對(duì)報(bào)關(guān)所需文件（報(bào)檢委托書、合同、發(fā)票、提單、產(chǎn)地證、質(zhì)量證、保險(xiǎn)單據(jù)等）提供給代理報(bào)關(guān)單位辦理報(bào)檢報(bào)關(guān)。b.在清關(guān)中海關(guān)出具貨物進(jìn)口稅款后的5天內(nèi)按MAS付款申請(qǐng)審批流程繳納稅款。c.外匯按北海商務(wù)局規(guī)定定期向報(bào)送月度外貿(mào)數(shù)據(jù)。按外匯局規(guī)定在國家外匯管理局應(yīng)用平臺(tái)定期報(bào)送季度外貿(mào)數(shù)據(jù)。6.1.8入庫6.1.8.1調(diào)度中心根據(jù)供應(yīng)部完成外貿(mào)基礎(chǔ)油清關(guān)解封手續(xù)后，做好入庫處理工作。6.1.8.2供應(yīng)部依據(jù)與港務(wù)局簽訂的港口作業(yè)合同，按MAS付款申請(qǐng)審批流程結(jié)算碼頭油庫基礎(chǔ)油港口包干費(fèi)后，持海關(guān)清關(guān)放行單到港務(wù)局辦理碼頭油庫基礎(chǔ)油出庫提貨單交調(diào)度中心安排調(diào)運(yùn)、入庫。6.1.8.3供應(yīng)部完成集裝箱、ISO 罐等添加劑的外貿(mào)貨物清關(guān)后，委托報(bào)關(guān)代理公司安排拖運(yùn)到公司廠區(qū)，由調(diào)度中心安排接卸、入庫保管。6.1.9賬務(wù)處理供應(yīng)部在調(diào)度中心貨物入庫后，根據(jù)合同及時(shí)處理貨物發(fā)票入賬及貨款結(jié)算；合同規(guī)定的第三方裝船檢測監(jiān)控費(fèi)；清關(guān)費(fèi)（報(bào)關(guān)報(bào)檢代理費(fèi)、檢疫費(fèi)、消毒費(fèi)、碼頭包干費(fèi)(含港建費(fèi))、檢疫查貨吊柜費(fèi)、拖車費(fèi) （碼頭至廠區(qū)）、碼頭堆存費(fèi)、THD、DCI目的港費(fèi)、艙單費(fèi)、換單費(fèi)、放單費(fèi)、設(shè)備交接費(fèi)）等賬務(wù)處理。包裝材料采購工作流程職責(zé)部門流程作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等銷售部、調(diào)度中心供應(yīng)部生產(chǎn)部、供應(yīng)部供應(yīng)部調(diào)度中心調(diào)度中心供應(yīng)部月度銷售預(yù)測月度調(diào)度計(jì)劃6.2.1制定月度采購計(jì)劃月度資金需求計(jì)劃月度儲(chǔ)備計(jì)劃6.2.2包裝材料采購訂單下達(dá)6.2.3采購6.2.4檢驗(yàn)6.2.5入庫6.2.6賬務(wù)處理6.2.7銷售預(yù)測調(diào)度計(jì)劃原料使用計(jì)劃、庫存盤點(diǎn)表訂貨單包材訂單跟蹤反饋表原材料檢驗(yàn)記錄原材料入庫記錄包裝材料采購工作流程說明序號(hào)流程塊工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)6.2.1月度銷售預(yù)測、調(diào)度計(jì)劃銷售部提供月度銷售預(yù)測，調(diào)度中心分解為月度調(diào)度計(jì)劃。6.2.2制定月度采購計(jì)劃月度資金需求計(jì)劃月度儲(chǔ)備計(jì)劃6.2.2.1供應(yīng)部根據(jù)調(diào)度計(jì)劃制定包裝材料月度采購計(jì)劃、資金需求計(jì)劃，提交生產(chǎn)副總、主管領(lǐng)導(dǎo)，總會(huì)計(jì)師、總工程師審批。6.2.2.2供應(yīng)部每月初根據(jù)銷售部提供的下月度的銷售預(yù)測制定包裝材料的下月度儲(chǔ)備計(jì)劃（以公司常規(guī)產(chǎn)品為主）。6.2.3包裝材料采購訂單下達(dá)6.2.3.1生產(chǎn)部根據(jù)每周的調(diào)度生產(chǎn)計(jì)劃在MAS下達(dá)包裝材料采購申請(qǐng)。6.2.3.2供應(yīng)部根據(jù)由線領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的包材月度儲(chǔ)備計(jì)劃以訂貨單的形式通過郵件或傳真向各包材供應(yīng)商下達(dá)儲(chǔ)備訂單。單標(biāo)準(zhǔn)格式見附件。6.2.4采購6.2.4.1供應(yīng)部根據(jù)采購申請(qǐng)?jiān)贛AS下達(dá)采購訂單，由采購管理員同時(shí)與按采購合同審批流程簽訂年度采購合同的供應(yīng)商以電子郵件或傳真的形式向供應(yīng)商下達(dá)訂貨單。供應(yīng)商需對(duì)采購訂單進(jìn)行確認(rèn)，供應(yīng)部對(duì)采購訂單進(jìn)行監(jiān)控及跟蹤采購到貨。維護(hù)包材訂單跟蹤反饋表，并對(duì)計(jì)劃準(zhǔn)確率、訂單完成率等進(jìn)行匯總分析。6.2.4.2供應(yīng)部每月初向供應(yīng)商下達(dá)的下月度的儲(chǔ)備訂單，供應(yīng)商需對(duì)儲(chǔ)備訂單進(jìn)行確認(rèn)。供應(yīng)商必須在下單的當(dāng)月完成生產(chǎn)儲(chǔ)備，并要求供應(yīng)商提供庫存表，供應(yīng)部匯總到包材訂單跟蹤反饋表監(jiān)督儲(chǔ)備訂單的完成情況。下月度的各周生產(chǎn)計(jì)劃包材訂單出現(xiàn)與儲(chǔ)備訂單品種、數(shù)量都相同的則告知供應(yīng)商從儲(chǔ)備訂單中扣減，如不足或不同則補(bǔ)充或追加訂貨單。該月的儲(chǔ)備訂單因我公司原因未完成提貨的則滾動(dòng)到下一月度作為下一月度的儲(chǔ)備訂單。6.2.5檢驗(yàn)6.2.5.1到貨前，供應(yīng)部在MAS下達(dá)到貨