原材料采購作業(yè)指導書.doc

第三層次文件 修改標識：0受控狀態(tài)受控分發(fā)編號文件編號：QG/YP 3 51 001-2014原材料采購作業(yè)指導書（D版）發(fā)布日期：2015年02月26日實施日期：2015年02月26日1 目的規(guī)范公司的原材料采購工作，保證生產(chǎn)順利進行。2 適用范圍2.1公司生產(chǎn)性原材料：基礎(chǔ)油、添加劑的采購。2.2公司生產(chǎn)性輔助物料：紙箱、桶、打包帶、防偽碼、標貼、錫箔、墊片、封口膠、熱熔膠等包裝物料的采購。2.3本規(guī)定適用于北海公司。3 職責3.1供應(yīng)部3.1.1負責根據(jù)公司年度經(jīng)營目標、銷售預測、調(diào)度計劃、原料使用計劃、庫存盤點表、生產(chǎn)情況、市場行情等制定月度采購計劃。3.1.2負責根據(jù)與供方簽訂供貨合同，下達采購訂單，跟蹤采購物資完成情況，確保采購物資準時到位。3.1.3當市場的變化或生產(chǎn)銷售訂單的改變引起的月度計劃物資采購的改變必須由供應(yīng)部提出申請，總會計師、總工程師審批。3.2技術(shù)研發(fā)中心3.2.1負責提供月度原材料的使用計劃。3.2.2負責對采購到貨的基礎(chǔ)油、添加劑進行質(zhì)量檢驗。3.3調(diào)度中心3.3.1負責對采購到貨的包材物料及輔助性原材料進行質(zhì)量檢驗。3.3.2負責對所有采購回來的原材料進行入庫保管工作。6工作流程（見后頁）6.1基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程、基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程說明6.2 包裝材料采購工作流程、包裝材料采購工作流程說明7考核指標采購及時率8記錄9修改記錄頁基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程職責崗位流程作業(yè)指導書、記錄等銷售部調(diào)度中心技術(shù)研發(fā)中心供應(yīng)部供應(yīng)部技術(shù)研發(fā)中心供應(yīng)部、調(diào)度中心供應(yīng)部調(diào)度中心供應(yīng)部月度銷售預測月度調(diào)度計劃6.1.1基礎(chǔ)油、添加劑月度使用計劃（3個月滾動）6.1.2制定月度采購計劃月度資金需求計劃6.1.3采購6.1.4檢驗6.1.5接卸6.1.6報關(guān)報檢6.1.7入庫6.1.8賬務(wù)處理6.1.9采購合同：基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表檢驗記錄入庫記錄基礎(chǔ)油、添加劑采購工作流程說明序號流程塊工作標準期量標準6.1.1月度銷售預測、調(diào)度計劃銷售部提供月度銷售預測，調(diào)度中心分解為月度調(diào)度計劃6.1.2基礎(chǔ)油、添加劑月度使用計劃技術(shù)研發(fā)中心根據(jù)月度調(diào)度計劃和產(chǎn)品配方確定（基礎(chǔ)油、添加劑）原料月度使用計劃。6.1.3制定月度采購計劃月度資金需求計劃供應(yīng)部根據(jù)調(diào)度計劃、原料使用計劃、庫存盤點表、生產(chǎn)情況、市場行情等制定添加劑、基礎(chǔ)油月度采購計劃、資金需求計劃，提交生產(chǎn)副總、主管領(lǐng)導，總會計師、總工程師審批。6.1.4采購6.1.4.1 基礎(chǔ)油采購a、供應(yīng)部根據(jù)需求計劃進行兩家以上的詢價及市場價格對比，提交合同采購審批流程審批并由線領(lǐng)導簽訂合同。b、供應(yīng)部將由線領(lǐng)導簽署的合同郵寄給供應(yīng)商并維護到OA采購管理平臺。c、根據(jù)線領(lǐng)導簽署的合同下達MAS采購訂單，按合同履行跟蹤采購到貨。維護基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表。d、散裝油輪船運貨物，需把油輪資料提供給海事局確認后方可和發(fā)貨方確認船只裝貨，以確保船只抵港后符合北海港?？恳?guī)定。e、買方承擔運輸保險的船運貨物需在貨船啟運離開裝貨港前與保險公司辦理好海運運輸保險和保留正本保單，規(guī)避貨損風險。同時讓保險公司開具保險費發(fā)票及時按MAS審批流程報賬。f、以LC(信用證)結(jié)算方式的需在貨物裝船前一周，擬好開證申請書(英文)提供財務(wù)部辦理開立信用證業(yè)務(wù)。信用證開出后讓財務(wù)部提供信用證電文，電子郵件把電文發(fā)給供應(yīng)商以確保在之前確認的船期內(nèi)按時裝貨。6.1.4.2添加劑采購a、主劑按供應(yīng)商管理規(guī)定通過合同審批與供應(yīng)商簽訂年度采購合同，根據(jù)月度采購計劃通過郵件向供應(yīng)商下達由線領(lǐng)導簽發(fā)的采購訂單（主劑訂單格式見附件）。輔劑按照月采購計劃通過合同審批與供應(yīng)商簽訂現(xiàn)貨采購合同。b、供應(yīng)部根據(jù)線領(lǐng)導簽署的合同及采購訂單下達MAS采購訂單，按訂單跟蹤采購到貨。維護基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表。c、供應(yīng)部將由線領(lǐng)導簽署的合同及采購訂單郵寄給供應(yīng)商并維護到OA采購管理平臺。d、根據(jù)線領(lǐng)導簽署的合同下達MAS采購訂單，按合同履行跟蹤采購到貨。維護基礎(chǔ)油、添加劑采購跟蹤表。6.1.5檢驗貨物到港前，在MAS下達到貨檢驗通知并提供合同質(zhì)量指標給技術(shù)研發(fā)中心。技術(shù)研發(fā)中心對基礎(chǔ)油、添加劑進行檢驗。6.1.6接卸6.1.6.1基礎(chǔ)油接卸a、供應(yīng)部在散裝外貿(mào)船運貨物到港前一周，提供到貨信息（船名、貨品名、數(shù)量等）、委托書、油罐清空證明給代理報關(guān)單位辦理接卸相關(guān)手續(xù)。散裝內(nèi)貿(mào)船運貨物到港前，提供到貨信息（船名、貨品名、數(shù)量等）給調(diào)度中心到海事局辦理接卸相關(guān)手續(xù)。b、散裝危險品貨物按海事局油污損害賠償基金費及北海港集裝箱公司港建費收費標準，按提單數(shù)量計算核對費用，經(jīng)MAS付款申請審批流程審批后繳納油污損害賠償基金費及港建費。c、散裝貨物到港后卸貨前委托代理報關(guān)單位向檢驗檢疫局或商檢公司申請對貨物進行計量，出具貨物重量證書，并與提單數(shù)量核對，短溢裝數(shù)量是否符合合同條款。d、外貿(mào)散裝貨物由調(diào)度中心協(xié)助接卸到碼頭油庫，調(diào)度中心確保所采購貨物的順利接卸工作。6.1.6.2添加劑接卸a、集裝箱、ISO 罐等其他非散裝包裝的外貿(mào)貨物由代理報關(guān)公司在卸船前代我司支付船公司到付規(guī)定的費用（THD費用、DCI費用、設(shè)備交接費、換單費等等）和碼頭港建費，碼頭集裝箱公司安排接卸到到碼頭堆場，并進行吊柜檢驗檢疫、消毒。b、調(diào)度中心確保所采購貨物的順利接卸工作。6.1.7報關(guān)報檢供應(yīng)部外貿(mào)貨物報關(guān)報檢工作a. 接卸完畢后按海關(guān)規(guī)定整理核對報關(guān)所需文件（報檢委托書、合同、發(fā)票、提單、產(chǎn)地證、質(zhì)量證、保險單據(jù)等）提供給代理報關(guān)單位辦理報檢報關(guān)。b.在清關(guān)中海關(guān)出具貨物進口稅款后的5天內(nèi)按MAS付款申請審批流程繳納稅款。c.外匯按北海商務(wù)局規(guī)定定期向報送月度外貿(mào)數(shù)據(jù)。按外匯局規(guī)定在國家外匯管理局應(yīng)用平臺定期報送季度外貿(mào)數(shù)據(jù)。6.1.8入庫6.1.8.1調(diào)度中心根據(jù)供應(yīng)部完成外貿(mào)基礎(chǔ)油清關(guān)解封手續(xù)后，做好入庫處理工作。6.1.8.2供應(yīng)部依據(jù)與港務(wù)局簽訂的港口作業(yè)合同，按MAS付款申請審批流程結(jié)算碼頭油庫基礎(chǔ)油港口包干費后，持海關(guān)清關(guān)放行單到港務(wù)局辦理碼頭油庫基礎(chǔ)油出庫提貨單交調(diào)度中心安排調(diào)運、入庫。6.1.8.3供應(yīng)部完成集裝箱、ISO 罐等添加劑的外貿(mào)貨物清關(guān)后，委托報關(guān)代理公司安排拖運到公司廠區(qū)，由調(diào)度中心安排接卸、入庫保管。6.1.9賬務(wù)處理供應(yīng)部在調(diào)度中心貨物入庫后，根據(jù)合同及時處理貨物發(fā)票入賬及貨款結(jié)算；合同規(guī)定的第三方裝船檢測監(jiān)控費；清關(guān)費（報關(guān)報檢代理費、檢疫費、消毒費、碼頭包干費(含港建費)、檢疫查貨吊柜費、拖車費 （碼頭至廠區(qū)）、碼頭堆存費、THD、DCI目的港費、艙單費、換單費、放單費、設(shè)備交接費）等賬務(wù)處理。包裝材料采購工作流程職責部門流程作業(yè)指導書、記錄等銷售部、調(diào)度中心供應(yīng)部生產(chǎn)部、供應(yīng)部供應(yīng)部調(diào)度中心調(diào)度中心供應(yīng)部月度銷售預測月度調(diào)度計劃6.2.1制定月度采購計劃月度資金需求計劃月度儲備計劃6.2.2包裝材料采購訂單下達6.2.3采購6.2.4檢驗6.2.5入庫6.2.6賬務(wù)處理6.2.7銷售預測調(diào)度計劃原料使用計劃、庫存盤點表訂貨單包材訂單跟蹤反饋表原材料檢驗記錄原材料入庫記錄包裝材料采購工作流程說明序號流程塊工作標準期量標準6.2.1月度銷售預測、調(diào)度計劃銷售部提供月度銷售預測，調(diào)度中心分解為月度調(diào)度計劃。6.2.2制定月度采購計劃月度資金需求計劃月度儲備計劃6.2.2.1供應(yīng)部根據(jù)調(diào)度計劃制定包裝材料月度采購計劃、資金需求計劃，提交生產(chǎn)副總、主管領(lǐng)導，總會計師、總工程師審批。6.2.2.2供應(yīng)部每月初根據(jù)銷售部提供的下月度的銷售預測制定包裝材料的下月度儲備計劃（以公司常規(guī)產(chǎn)品為主）。6.2.3包裝材料采購訂單下達6.2.3.1生產(chǎn)部根據(jù)每周的調(diào)度生產(chǎn)計劃在MAS下達包裝材料采購申請。6.2.3.2供應(yīng)部根據(jù)由線領(lǐng)導簽發(fā)的包材月度儲備計劃以訂貨單的形式通過郵件或傳真向各包材供應(yīng)商下達儲備訂單。單標準格式見附件。6.2.4采購6.2.4.1供應(yīng)部根據(jù)采購申請在MAS下達采購訂單，由采購管理員同時與按采購合同審批流程簽訂年度采購合同的供應(yīng)商以電子郵件或傳真的形式向供應(yīng)商下達訂貨單。供應(yīng)商需對采購訂單進行確認，供應(yīng)部對采購訂單進行監(jiān)控及跟蹤采購到貨。維護包材訂單跟蹤反饋表，并對計劃準確率、訂單完成率等進行匯總分析。6.2.4.2供應(yīng)部每月初向供應(yīng)商下達的下月度的儲備訂單，供應(yīng)商需對儲備訂單進行確認。供應(yīng)商必須在下單的當月完成生產(chǎn)儲備，并要求供應(yīng)商提供庫存表，供應(yīng)部匯總到包材訂單跟蹤反饋表監(jiān)督儲備訂單的完成情況。下月度的各周生產(chǎn)計劃包材訂單出現(xiàn)與儲備訂單品種、數(shù)量都相同的則告知供應(yīng)商從儲備訂單中扣減，如不足或不同則補充或追加訂貨單。該月的儲備訂單因我公司原因未完成提貨的則滾動到下一月度作為下一月度的儲備訂單。6.2.5檢驗6.2.5.1到貨前，供應(yīng)部在MAS下達到貨