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結果第一-平衡工作和生活的52條原則【美】戴維 艾倫 / 著 張義 / 譯1.第1部分1.1.理清思緒，確定新方向1.2.明確未盡事宜，消除愧疚之感1.3.認清承諾，更好選擇1.4.欲達到目的，看清腳下路1.5.有限的可能，無限的機遇1.6.魚和熊掌兼得，壓力和失敗同在1.7.權衡輕重緩急，確定優(yōu)先事項1.8.封閉開放式循環(huán)，釋放內在能量1.9.留存頭腦，增加壓力1.10.騰出足夠空間，展現(xiàn)個人創(chuàng)造力1.11.水渠越深，水流越大1.12.一味擔心，白費功夫1.13.面對工作，輕松駕奴2.第二部分 關注效力2.1.站得更高，看的更清2.2.身體力行，領悟奧秘2.3.加倍努力，永無止境2.4.想得到，才能做的到2.5.目的越明確，實現(xiàn)途徑越多2.6.不斷努力，追求卓越2.7.新焦點，新結果2.8.黃金有價，視角難求2.9.把握一切時機，考慮個人事務2.10.消除恐懼心理，輕松應對事務2.11.明確當前工作，把握效率良機2.12.摒棄雜念，集中精力2.13.明確未來目標，應對現(xiàn)實變化3.第三部分 建立有效的結構3.1.適度的穩(wěn)定性，強大的創(chuàng)造力3.2.調整最佳結構，發(fā)揮最大效力3.3.更新系統(tǒng)，放飛思想3.4.提高反應能力，催化生存能力3.5.加強薄弱環(huán)節(jié)，提升系統(tǒng)效力3.6.系統(tǒng)效力越高，人們越不易察覺3.7.形式定調，性能起舞3.8.任務明確，百戰(zhàn)百勝3.9.消除多頭管理，實現(xiàn)各盡其則3.10.首推原則，規(guī)則其次3.11.開動腦筋思考工作，而非僅僅關注工作3.12.更有價值的思考，而非簡單的思考3.13.資源越有限，規(guī)劃越必要4.第四部分 放松自我，啟動工作4.1.依靠自己，投身游戲4.2.適量控制，有效運行4.3.把握良機，趁勢而上4.4.進行多層面的自我管理，樹立行動選擇的信心4.5.善于放松，集聚力量4.6.事先預見，遠離驚訝4.7.視野越開闊，道路越平坦4.8.放松自我，加快速度4.9.無暇顧及，停滯不前4.10.完成小事，成就大事4.12.動中求動，輕松自如4.13.最慘重的失敗，成就最偉大的成功5.第五部分 基本要素，不容忽視1. 第1部分那簡直是發(fā)瘋了。我們根本無暇去完成自己的工作，因為我們要做所有的工作。如果我們沒有這些事情要處理的話，我們在細節(jié)上會處理的更好。小小的蚊子就足以毀掉你捕殺大型獵物的活動。這條通道的盡頭有著一絲光亮，你唯一的出路就是要穿過他。有時，想要提高生產(chǎn)效率，最有效的方法就是消除那些如蜘蛛網(wǎng)一般的繁文縟節(jié)，處理好那些未完成的事情，同時做好充分的準備工作-削去那些松動的碎石，因為他們會妨礙你繼續(xù)前進。理清思路，富有創(chuàng)意完成那些開放式循環(huán)，無論他們是重大的項目，還是一堆未完成的事務(我們還沒來得及清理和整理的工作)，同時，你要打好基礎，以便能夠投入更大的精力來應對未來可能出現(xiàn)的任何情況。我們通常無法確知隨后會出現(xiàn)什么情況或要去解決什么問題。在這種情況下，你只需毫不拖延的清理或完成某些事情。要不了多久，你便會有足夠的能力清楚的了解到隨后將要發(fā)生的事情，而你已經(jīng)為各種情況下更有效的反應做好了準備，趕快抽出時間清理你的電子郵件，或是整理你的辦公桌抽屜吧，不管怎樣，你一定要做。1.1. 理清思緒，確定新方向有些事情可能在幾天之內，就會改變你的世界。你可能還沒有預見到他們會出現(xiàn)，也不清楚究竟會發(fā)生什么。但他們注定會讓你遭遇意想不到的突變。從今天開始的四周內，你要將這些話語一字不差的寫在日歷上：“戴維 艾倫一個月前曾說過，某件事情要發(fā)生了。那些突如其來的文件或信息，是我無法預見的，但他們會對我產(chǎn)生重大影響。”你準備好了嗎？你感覺到局面有些失控并且令你雪上加霜了嗎？或者你將其視為下一個極富創(chuàng)意的良機了嗎？你是否做好了充分的準備工作，以便隨時去應付那些前進道路上的突發(fā)事件？我認為，對于任何無法預見的機遇，從根本上講，可以從兩個層面上著手去應付。1. 精神層面：假如上帝代表著萬物，那么你也是置身其中的一部分，所以你只要放松身心就好。2. 所有其他層面：對于這點，你務必要有條有理的籌劃好，這樣，你就可以在必要時改弦更張。中國有句老話說的好，平時多流汗，戰(zhàn)時少流血。這話一點兒也不錯。在武裝部隊中，如果你不是在作戰(zhàn)，那么你就在進行訓練，大部分人在他們將開始一條新的旅程的前幾天才開始為變革做好準備，當他們離婚并不得不變賣自己全部家當?shù)臅r候，或是當生活中的某個重大事件迫使他們重新反思這一切，并且圍繞他們的承諾和事情有個清晰的認識的時候。他們在整理、廢棄并且重新協(xié)商所有的協(xié)議，不管是與自身的還是他人的。我建議你每周都要堅持這樣做。把自己的事情處理的有條不紊，這樣一來，當員工會議未能及時召開時，你可以處理自己的個人文件簍或是閱讀那些堆積如山的文件?；蛘弋斈愕却约旱南壬蛘咛鰷蕚涔ぷ鞯臅r候，你可以查看自己能否進行某個重要的通話。我知道這個星球上，很少有人會充分重視自己的時間與手頭的事情。如果你無法這樣利用自己的時間，我就要問你自己了：為什么你不能？你最后一次更新自己的項目清單(那些僅僅依靠一項行動無法完成的事情)，同時使其符合最新的發(fā)展態(tài)勢，并且將隨后的行動分別安排在你的系統(tǒng)內，究竟是什么時候的事情呢？你未能完成這項工作的程度就是你所承受的不必要的壓力程度。如果你還沒有這樣去做，那么你就要把握這個無處不在的捕捉思想的工具。那就是書寫或記錄某些事情或想法時所使用的東西-在海灘上，在健身俱樂部，在你的辦公桌旁，在外出就餐時，你需要一種可以隨時帶在身邊的東西。如果你將其放在自己的錢包或錢夾里，那無疑會對你非常有益。隨著你日漸成熟、越發(fā)聰明、更為老練，無論是在個人生活上，還是在事業(yè)上，你對某件事情最巧妙的想法就越有可能出現(xiàn)在它不可能實現(xiàn)的時候。你會清醒而理智的認識到，自己不應只是去想那些在將來具有潛在價值或是那些與自己及其他人想法一致的事情。而務必要在其出現(xiàn)時將它記錄下來，借此來具體實施。如果通過閱讀這部分內容你能完成任何“想要做的事情”，你會把這些事情記錄在什么地方呢？便攜式筆記本、微型卡片-隨便什么都行。將這種無處不在的捕捉思想的工具準備妥當，把它看作是生活的必需。它會帶你步入一種全新的境界，使你萌發(fā)各種新的念頭并引導創(chuàng)造性行為。-想一想：可能需要你去整理的地方是哪呢？當你不知道還有什么事情要做時，你接下來要處理的是什么問題？今天，你對哪些事情持寬容態(tài)度呢？“智力上的所有提高都源自閑暇時間” - Samuel Johnson“正是寬容這種做法打開了唯一一條可能的通道，讓你以創(chuàng)新的思維去面對自己的未來” - Father Desmond Wilson“當你對各種事情了如指掌時，你就象黑漆漆的夜空有一道閃光劃過很可能會看到一幅壯觀的景象” - Shunryu Suzuki-1.2. 明確未盡事宜，消除愧疚之感壓力源自于自身沒有履行的協(xié)議。只有通過解除協(xié)議、履行協(xié)議或重新協(xié)商協(xié)議，才能緩解這種壓力。但是，你無法與自己重新協(xié)商那些你已經(jīng)忘記自己曾達成的協(xié)議。由于心理內存(RAM)無法追溯和確知過去與未來，因而那里存儲的東西會迫使你一直將其做下去。想要減輕壓力的話，你必須將他們認為是應該自覺去完成的任務，而且要堅持這樣做?！熬挥行颉本壓问Ш芏嗳藢τ凇熬挥行颉焙苁敲舾?，因為即使他們使用了計劃工作清單，但經(jīng)歷的卻是一次又一次的與成功擦肩而過。那些清單并沒有達到預期的效果，這主要是因為他們試圖將截然不同的相對獨立的功能融入到一個事件中去。要是你將某個事情過于簡化的話，那會讓一切都顯得更復雜、更困難。我們大家都擔心頭腦中有太多的事情來不斷糾纏著自己，但借助于“列出清單”，我們可以獲得暫時的平靜。但是那些“邦迪創(chuàng)可貼”并沒有成為一種持續(xù)的戰(zhàn)略。當大部分人坐下來寫清單時，他們實際上是在竭力將我們?yōu)檎莆展ぷ髁鞒趟_定的全部5個階段結合起來，即收集、處理、組織、檢查和行動。他們同時也在努力理清自己的思緒，確定他們內在的含義，以某種合乎邏輯或富有意義的方式去整理他們，不假思索的拿一個去評估另一個，然后選擇出要完成的“最重要的事情”。完成這項工作的人們通常會暫時消除目前的混亂局面，但是他們有可能要面對一種更加令人痛苦的狀況。他們會很容易地受到那些沒有領會、未加處理、有待整理以及低估了的事情等的不良影響。在多年的研究和培訓過程中，我們發(fā)現(xiàn)，工作流程管理中這些劃分成不同階段的工作最好作為獨立的活動來開展。首先要收集自己頭腦中的各種想法，不論是小事還是大事。然后再對清單中每個單獨的項目做出評估，看看他們是否可行。果真可行的話，結果又會怎樣？你接下來又要采取什么行動呢？隨后，要將思考的全部結果予以整理歸類。隨后，參考做出這些決定的全部標準(時間、精力、背景和優(yōu)先事項等)，你可以清晰的分析瀏覽自己可能采取的各種行動，同時做出最優(yōu)的選擇。將自己的事情處理好并不難，但不應過于簡化?；ㄉ衔宸昼姇r間，將自己頭腦中突然冒出的各種想法都“傾倒”在紙面上。你并不需要馬上進行分析或整理，如果它是真正有意義的東西的話，日后，你一定會理解他的?，F(xiàn)在，你只要一古腦兒的將這些想法“傾倒”出來就行了。每做一件事情你都要給予自己足夠自由的空間。要有創(chuàng)作力和遠見、善于表達、并且能夠統(tǒng)攬全局，同時不要將自己其間所作的任何事情看作是一種職責。這樣，當你準備成為管理人員時，你就可以回過頭來瀏覽一下其中的每件事情，然后確定他們都有什么意義以及你所要決心采取的行動。之后，你就可以扮演起管理者的角色，在所有這些可供選擇的符合時間和地點要求的事情當中，做出策略性的決定。這其中的每件事情都是一項艱巨的任務，要求你全力以赴、獨具慧眼。你可千萬不要把他們搞得一塌糊涂-想一想你最后一次毫無保留的“傾倒”自己內心想法是什么時候？你有自己不愿意看到的計劃事宜清單嗎？要是你不必擔心自己沒有完成的事情，那么你將會是什么樣呢？“凡事都應盡量簡單，卻不能過于簡單 - Albert Einstein”1.3. 認清承諾，更好選擇如果你對于自己目前的整個工作不甚了解，你就無法充分的認識到自己究竟什么事情還沒有做。你的誠實會引領你進入一個有著層出不窮的、有待處理的新事物的領域中。當你在有迫使你加以區(qū)分并勇于拒絕，因為你會對個人能力有一個更清晰的認識。例如，倘若你要閱讀的材料隨處可見，你恐怕很難從頭到尾把其中的所有內容都讀完。把它們都集中在一個地方，這樣的話，你只需一兩分鐘瞥一眼就能處理好很多事情。自由與結構在我進行的有關工作技巧的人員培訓中，有一個貫穿始終的主題：自由與結構之間理想的結合點在哪里？組織何時過于死板？控制何時過于嚴格？另一方面，寬松的環(huán)境何時令人遭遇失敗?開放式的截止期限何時讓人精疲力竭？我們已經(jīng)被訓練得去接受需要一些東西來束縛成限制我們的行動，因此我們要擺脫這些束縛，自由的行動。但是，有人也告訴我們，要想完成工作，我們就要施加壓力，拼命努力去取得一定效果-“埋頭苦干”。那么，到底什么方法最有效呢？這不是一種理論或哲學上的討論。當你每天收到400封電子郵件，接到100封語音郵件和遭受到50次突如其來的干擾時，你必須面對自由與結構之間孰輕孰重的問題。那些熱衷于自由的人們會感到失意和不安，通常只是一味地去忽視他們（除了那些妙趣橫生的、輕松的、有趣和真正“熱門”的問題）。過于條理的人一般會制定規(guī)則、尋找代理人并制作文件夾，一層又一層的文件夾，從而對每個瑣碎異常的細節(jié)都進行了規(guī)劃統(tǒng)籌。這些人限制了自己的視野，很有可能因此而喪失很多機會。每個人身上可能都有這兩方面的影子。我們希望進行控制，但不是受到約束。問題源于通常與“控制”這種觀點相伴而生的一些消極含義，諸如它讓人備感約束和壓抑，就如同被囚禁在監(jiān)獄中一般。有一種方法可以讓你魚和熊掌兼得，他有著兩大基本步驟即集中精力與互相合作。如果能把這兩個方面融會貫通，我們就可以同時擁有渴望的自由和充分發(fā)揮效力時所需的結構。集中精力是獲得力量的關鍵，而合作則是有效釋放能量的潤滑劑。哪些最優(yōu)秀的運動員就很好的體現(xiàn)了這一點。他們關注那些重大問題，尤其注重他們的現(xiàn)實環(huán)境以及如何在其中發(fā)揮個人的優(yōu)勢。要處理好你的電子郵件，你必須集中精力。你目前正在做些什么呢？每次交流與這些行動又有什么聯(lián)系呢？你一定要進行合作。電子郵件就在那里，你必須制定某種策略和流程去處理他們。一種方法可以促成另一種方法。你必須與自己和周圍世界進行合作，這樣才能避免消極抵制和注意力分散的現(xiàn)象，從而達到集中精力的目的。你必須集中精力去闡明事物的性質，并且弄清如何以合作的方式去全力以赴的完成他們。要想妥善處理生活和工作上的事情，你就要密切關注自己當前的活動，同時要對他們有個清楚的認識并主動接受自身世界里的種種細枝末節(jié)。這可能聽起來容易，然而，要想一直明確自己目前的行為、與前進的方向、確定自己決心完成的各項工作，并且以積極合作的態(tài)度去面對未知的因素，卻是一項異常艱巨的任務。只有做到了這些，你才能集中全部精力去完成任務。-想一想你希望自己可以在哪些方面放開手腳呢？要想完成任務，在哪些方面要求有怎樣的規(guī)則呢？在哪些地方你可以少束縛一點、更自由一點呢？在哪些地方你可以采用更多嚴格的結構呢？“當一個人能夠對自己做出準確的評判，同時在他可以獲得的與他使用的東西之間能夠實現(xiàn)一種平衡的時候，就是值得慶幸的時候 - Peter Mere Latham”“我們務必要在此避免兩個附帶的錯誤：一方面，世界擁有一種獨特的、固有的和事先存在的結構，等待著我們去理解和把握；另一方面，世界又是完全混亂無序的。第一個錯誤是學生們驚嘆於天文學家是如何發(fā)現(xiàn)太空中遙遠星座的真實名稱的。第二個錯誤是劉易斯 卡萊爾的海象將鞋子與船只及封蠟歸為一類，將白菜與國王分為一組” - Reuben Abel 1.4. 欲達到目的，看清腳下路一張地圖本身并無任何價值，除非你清楚自己在地圖上的位置。確定自己的時空位置可以為你的行動提供參考：還需要付出多少努力以及未來要沿著哪個方向前進。客觀的認清自己當前的現(xiàn)實情況有助于減少混亂和不協(xié)調的局面。與他人就當前的真是情況達成一致的看法，是認清未來道路的關鍵因素，無論是在生活中還是在工作上。忘記未來，只要把握現(xiàn)在在個人成長的過程中有一句老話：“越是你抵制的事情，你就越會深陷其中、難以自拔”最近，我一直都在留意這句話對于人們及其工作究竟有多大的代表性。要是你不清楚自己當前的工作究竟是什么，同時不去按完整而客觀的工作清單來展開工作，那么你就很難有與眾不同或很難有更為出色的工作表現(xiàn)。經(jīng)常有人問起我：“應該如何確定優(yōu)先處理的事情呢？”我總會反過來提出這樣的問題：“你是干什么工作的？”要弄清哪些活動比其他活動更重要，你必須對自己希望保持、實現(xiàn)或體驗的事情有一個參照點-你務必要清楚自己的工作?？墒悄愕恼麄€工作現(xiàn)狀如何呢？這一點并不象大部分人所想像的那樣顯而易見。你可以通過回答以下6個問題來回答這個問題，問題列示如下：1. 你當前的任務是什么呢？你對于自己的承諾和職責要立刻采取的具體行動包括電話、電子郵件、交談、差事等。一般來說，不管是哪天，一個人總有大約一兩百件諸如此類的事情要做。2. 你當前的項目是什么呢？這些是你自身同意去實現(xiàn)的結果。而要想實現(xiàn)他們，你只憑借一個人的行動是辦不到的，例如給你的汽車更新輪胎，讓你的孩子參加夏令營，還有收購另外一家企業(yè)。大多數(shù)人每天大約有30-100件這樣的事情要做。3. 你當前的職責范圍是什么呢？大部分人有10-15件這類事情要做，包括工作(員工培訓、資產(chǎn)管理、規(guī)劃、客戶服務等)以及生活中的主要方面(理財、健康、家庭、家務、職業(yè)、娛樂等)。4. 你的工作和個人事務來年會發(fā)生什么樣的變化呢？這些是一個人在未來幾個月里決心完成或兌現(xiàn)的承諾-目標、變革的想法、大型項目等。5. 你的企業(yè)、職業(yè)和個人生活會發(fā)生怎樣的變化呢？這些都是更宏觀的圖景，是未來幾年間事務發(fā)展的遠景。6. 你為什么會生活在這顆星球上？這涉及你的生活目標，作為一個人，你為何要去工作。如果你完成了這6個層面涉及的所有與你相關的承諾、事務、和項目，那么你就對自己的工作有了個明確的認識。然而，據(jù)我所知，在目前的情況下，很少有人能充分認識到所有這些方面。我常會花上10-15分鐘的時間，於某個在兩個最普遍和最實用的層面，即當前的行動和項目上，剛剛認清個人工作的人進行交談。如果不將那個清單具體化，從而在這些層面上做好心理準備，人們很難去跟他們的老板或者商業(yè)伙伴或配偶探討如何將自己的工作說明重新調整或是如何處理關系中需要進行的變革。那些未能解決他們當前在自己最實用層面上的工作中的基本問題的人們，往往不愿去認真思考需要對什么進行變革，以適應企業(yè)內部、世界和生活中不斷發(fā)生的變化。好多人有一種迷惘的感覺，不知道自己將來究竟想做什么或是成為怎樣的人。但是，如果沒有基于現(xiàn)實的參照點，他們就無從理解自己目前處于生活的哪個層面，他們就如同傳說在風暴中出沒于好望角海域的鬼船，注定會飄忽不定。澄清并統(tǒng)籌好你面前所要處理的諸多事務，哪怕是完成了很小的一部分，也將會激發(fā)你的靈感和創(chuàng)造力，進而引領你勇敢面對未來，而你則無需再投入任何精力。倘若你不清楚自己在地圖上的位置，那么你出門時就不知道自己究竟該向左轉還是向右轉，不管你的目標多么的明確。認清自己目前在工作和生活中的狀態(tài)，這完全是一個真正的挑戰(zhàn)。但是，接受現(xiàn)狀將會幫助你以一種非常積極的方式，去改變這一切。想一想你當前的狀況究竟怎樣？讓你的生活及工作中的其他方面更上最新發(fā)展的趨勢，這樣做有用嗎？對于你此刻認為存在問題的任何事情，究竟是什么促使你認為他有問題呢？你能換個角度去看待那個問題嗎？“原則并不等于壓制和控制，也不是去適應某種模式和思想體系。它意味著人們發(fā)現(xiàn)了事務的本質，并從中有所領悟?！?- J . Krishnamurti“要適應自己的年齡，你需要大約10年的時間。” - 無名氏1.5. 有限的可能，無限的機遇總想完成一切、擁有一切、成就一切，這樣會讓人精疲力竭。等你實現(xiàn)了一個目標，另外一個更高的目標又會展現(xiàn)在你的面前。要想在潮頭浪尖搏斗，而又不希望溺水而亡，你必須將無窮無盡的“你希望得到的一切”限制在切實可行的實實在在的工作上來。離開了聰明才智和有意識的限制，欲望就如同空中樓閣一般可望而不可及。工作流程的有效管理我參加過多次廣播及電視采訪節(jié)目，這種節(jié)目大約只有53秒鐘的時間由你來提出一些有關健康、財富和幸福等方面的成功秘訣。這使得我不得不提煉自己的言辭，只留下最根本的內容。他們經(jīng)常會提到的一個問題是“戴維，我們做的哪件事情妨礙了工作效率的提高呢？”對此，我給了他們這樣的回答：“并不是孤立的一件事情，而是五件事情結合在一起，進而妨礙了工作效率的提高。人們將事情裝在頭腦里。對于自身知道需要采取行動的事情，他們并沒有決定究竟應該采取怎樣的行動。他們沒有將行動提醒物和輔助材料整理到行動范疇內。他們未能保持不斷審議自己所做出的完整而客觀的承諾。接著，他們浪費精力最終精疲力竭，迫使他們終日忙碌的是那些最新的、呼聲最高的事情，但從來沒有什么使他們確信這一點。”我該如何是好呢？對于管理工作流程的5個階段：收集、處理、組織、檢查和行動，我只是指出了最起碼的一些做法。在整個工作流程中，你可能會將其中4步做的非常出色，可一旦在某個環(huán)節(jié)上出了錯，那么整個事情就會前功盡棄。整個流程的結果取決于整個鏈條上最薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)人只會把事情裝在頭腦里，那樣首先會使流程出現(xiàn)短路。有很多人把大量的內容記載了下來，但是他們也并沒有決定隨后要采取的行動。即使人們真的考慮要采取行動（在陷入危機模式之前），他們也并沒有對提醒物進行有效的組織，從而使他們在可能采取行動時及時察覺到這些提醒物。即使那些工作效率猛增的人們果真能組織整理出這些清單，他們自身的系統(tǒng)也大都會很快的過時或不合拍。最終，離開了思想的關愛和滋養(yǎng)，生活與工作就淪為機械的反應，而不是目標明確的行動選擇?！澳敲?，戴維，我們該怎樣做才好呢？”（事實上，有些采訪者會再給你53秒鐘去回答接下來的這個問題。）“這是一套最為有效的5個行為”我告訴他們，“將你頭腦中的一切拋到腦后。要在事情浮出水面時就決定采取何種必要的行動，而不是等到事情噴涌而出時。將你的項目及其后續(xù)行動的提醒物規(guī)列到行動的范疇中去。確保你的系統(tǒng)得到及時更新并擁有完整組件，同時經(jīng)過充分仔細的評審，從而憑借直覺隨時選擇自己目前要采取的行動(以及不采取什么行動)”。將問題說的更簡潔一些，就是：“關注積極的結果并在重大問題上不斷采取后續(xù)行動?！钡?，有誰不清楚這個道理呢？然而，最大的挑戰(zhàn)在于堅持不懈的貫徹這條原則，同時將其融入我們生活的方方面面。要做到這一點可并不那么簡單。想一想你進來仔細閱讀過自己的工作說明清單嗎？你分析過個人生活中的5-10個重點方面（健康、理財、事業(yè)、關系等），從而保證你已經(jīng)明確了所有必要的項目并使他們都能完整無缺、符合標準了嗎？“如果得不到有效的控制，工作就會涌向那個能干的人那里，直到他被淹沒在工作中” - Charles Boyle“當生活對人們提出更高的要求，甚至超過了人們對生活提出的要求時，通常都是這種情況，我們對生活的憎恨幾乎象我們對死亡的恐懼一般根深蒂固?！?- Tom Robbins1.6. 魚和熊掌兼得，壓力和失敗同在你會下意識地想起自己的所有承諾，有大有小，有個人事務也有職業(yè)問題，而他們都存儲在“心理 RAM”中，除非你進行有意識的、客觀的搜索和檢查。然而，你的心理這部分并沒有辦法追朔和確知過去與未來，因此，一旦要求同時接管兩件未完成的事情，自然會令你感到沮喪和焦慮。你身上富有創(chuàng)造力的那部分機能試圖要同時完成這兩件事，然而這是不可能的。盡管去做：消極的還是反應的？有些人最近評述說，我“盡管去做”的方法比其他那些一開始就強調優(yōu)先事項和“整體情況”的計劃更“被動”。這種批評其實也不難理解。在我們從事多數(shù)工作中，我們首先關注的就是你辦公桌上堆積如山的文件與郵箱里充斥的數(shù)千份電子郵件等，我們并沒有一開始就重點分析你為何將這些事情堆積如山或是怎樣按事情的輕重緩急去進行整理。然而，我們有一種貌似瘋狂而實為理智的行為。將你的時間和精力都耗費在自己身邊細枝末節(jié)的問題上，這種做法堪稱一種消極的做法。但是，果真如此嗎？你讓這些信息進入了自身世界，無論是從生理上，還是心理上，而你對他們的反應（或缺乏反應）正在直接影響著你的精力和能力，那種聽任全部心理資源只會和調動的能力。我們的流程會（溫和的）迫使你對他們做出反應。他們究竟是什么呢？你對他們作出了怎樣的承諾呢？要想兌現(xiàn)那種承諾，你隨后要采取哪種行動呢？要想把每項事情安排的井然有序，你要考慮哪些問題和整理哪些事情呢？難道我們不該從那些決定著輕重緩急的因素：目標、價值觀、目的和戰(zhàn)略目標入手嗎？更加積極主動、富有創(chuàng)造力、具有前瞻性思維，而不去一味的注重過去的細枝末節(jié)，難道這樣做不更好嗎？當然！但是，我們卻往往做不到那一點，一個重要的原因就是，當下你意識的精力中絕大部分被自身世界中那些心理“開放式循環(huán)”所包圍時，你幾乎無法關注更大的圖景。要想最輕松、最有效得啟動并進入那種實現(xiàn)新的現(xiàn)實性思維所必需的創(chuàng)造性思想流，你務必要解放自己的心理RAM。此外還有一個同樣重要的原因，對于處理這類瑣事的人們，我們進行了大量的調查研究：我們正在訓練一種有力、高效、積極反應的行為。很多人坦言只有“最重要的事情”才會促使他們采取行動，他們會在事情發(fā)展到了迫在眉睫的地步才著手去解決。忽視了那些未處于危機階段，但仍然必不可少的承諾，實際上更是一種“消極”而非積極的表現(xiàn)。你不要以為自己有了清晰、全新和積極的方向以后，周圍的那些枝節(jié)問題就會自行消失?，F(xiàn)在你必須從一個全新的角度去安排所有那些瑣事。要么他們扔掉甩手不干，要么存檔，再不然就立即付諸行動或是委派下去，或是將他們暫且擱到一邊，等待時機成熟時。學會對引起你注意的各類事情做出有效而高效的反應，這可是一種需要靈活技巧的行為。你總會有一些要優(yōu)先處理的事項，并且他們也會隨你的成熟而不斷發(fā)展和變化。當你決定自己究竟想讀哪本雜志或是首先應該處理哪份郵件時，它們會使你的決策變得容易起來。可是，要想明確而徹底低處理各項事務，同時在必要時將他們分配下去，單單通過確定需要優(yōu)先處理的事項，你自然無法具備這種能力。即便當你認識到并致力于某個目標或遠景規(guī)劃時，為了表達并且實現(xiàn)他，你還是要對其做出“反應”。反應能力就是那樣，當你自己對各項事務日趨敏感，并且培養(yǎng)自己去進行適時的評估與恰當?shù)姆峙涓黜椆ぷ鲿r，你在開展工作時就會日趨成熟，同時也會取得更突出的成果。確實，我們將引領你完成所有的對話，那些將你自身於你的項目、工作情況、主要關注領域、短期目標與遠景規(guī)劃與你最根本的生活目的聯(lián)系起來所需的對話。但是，我們要在你妥善處理了當前生活與工作的所有瑣事，并且從現(xiàn)在開始能在各項事務中嚴格按照這種方法去做時，才會引領你完成所有的對話。倘若你還沒有處理好自己辦公桌上堆積如山的文件和郵箱中充斥的電子郵件時，那么你還缺少一個關鍵的要素。想一想你頭腦中仍然有哪些想法在不斷冒出來提醒你與自己達成的約定？你今天曾回避去處理哪些事情？你憑什么認為它明天會不復存在？你現(xiàn)在把它拋在腦后會有多大用處？1.7. 權衡輕重緩急，確定優(yōu)先事項只有你對自己的全部行動和項目有意識的進行了權衡和比較，它們才會顯現(xiàn)出孰重孰輕來。如果將某件事情存儲在記憶(心理RAM)中，那么它將擠占有限的思維空間，這是不合適的，也是毫無成果的。同時，其價值也很可能被過分夸大或低估。要想確定真實可信的優(yōu)先事項，你首先要保留一份完整的、最新的和可審議的關于所有開放式循環(huán)的清單，無論這些循環(huán)是大是小。次重要項目的潛在危險如今，個人的工作效率遭到了太多的災難性打擊，而這種現(xiàn)象都源于人們缺乏處理次重要事件的能力。你是否有過這樣的一種感覺，由于你不得不應付那些迫在眉睫、危機四伏的事件，結果你根本就無暇顧及那些不甚要緊的事情。不妨仔細想想看，你認為那些迫在眉睫、危機四伏的事情都是從哪里冒出來的呢？沒錯，它們都來自由于以往忙于處理迫在眉睫、危機四伏的事情而忽視的次重要的事情。在我看來，部分原因是那種基本的優(yōu)先思維在發(fā)揮作用，這種思維近來在時間管理和優(yōu)先管理中一直很盛行。據(jù)我理解，人們要認識到，如果他們能夠選擇如何去運用自己的時間，那么有些選擇會比其他選擇產(chǎn)生更好的效果。但是，這條原則也存在消極的一面，那就是未能負擔起管理那些未消失的開放式循環(huán)的責任，這一切僅僅是由于他們不屬于最緊要的事情。在我的講座中經(jīng)常有人對于我為什么提議列出一個完整的項目清單，而不管先后次序、時間框架或規(guī)模大小，發(fā)表自己的看法。第一個清單完整的列舉出我們建立的所有開放式循環(huán)，而要封閉這些循環(huán)只靠一次行動是辦不到的。大多數(shù)人都有30-100個這樣的循環(huán)。第二個清單凈是些你想在未來某個時間完成，可你還沒有決心現(xiàn)在就動手干的項目。要是他們沒有出現(xiàn)在項目清單上，那么我們就要決定隨后的行動（每項行動同等重要），并且定期的審查每項行動的進展狀況。只要你清楚那些是什么行動，只要你有著清醒的選擇，那么你不采取行動也無妨?？墒牵蟛糠秩瞬辉敢馔渡砥渲?，因為他們并沒有停下來認真思考，那究竟是怎樣的一種行動，隨后，他們錯失了無數(shù)促使事務發(fā)展和前進的良機，結果最終演變成了危機。你要么需要更換新的輪胎，要么不需要。這里似乎有一條清晰的界限：在此之前，你無需更換新輪胎；而在此之后，就需要更換新輪胎。一旦需要他們時，輪胎也就不存在ABC范疇了。他們也無法很好的融入“扇形體”的矩陣內。他們要么是我們必須盡快完成的項目，要么不是，僅此而已。確實，一旦項目跨越了那條線，他就會完成從僅僅是“需要”到“迫切需要”的過渡。人們時常在僅僅是“需要”時未能予以認真對待，結果等到“迫切需要”時才開始重視這些事情。我們并沒有采取這樣的后續(xù)行動，例如“給輪胎店打電話咨詢價格”，而是采取了別樣的后續(xù)行動，例如“給汽車俱樂部打電話，讓他們來修理爆裂的輪胎”。清晰并且確定你決心實現(xiàn)的各項結果，無論是大是小。同時，確定推動他們前進所要采取的行動也是非常必要的。之后，你就準備好了開展真正有效的活動，盡快將這些工作完成好，并且對每項工作的進展情況都會感覺良好?？蛻舴詹坎桓液鲆暼魏握埱蠡蜷_放式循環(huán)，這樣做的代價是極高的。如果你確實想造福於自己，我奉勸你也不要那樣做。想一想由于某項工作目前似乎沒有那么重要，于是你決定忽視他了嗎？加入你完成了那項工作，那么他會有多大的重要性？一旦你完成了那項工作，你將會有何種感受？“沒有什么會如此容易，但是，當你極不情愿地做那件事時，他就會變得困難起來”- Terence“我們行動的能力在哪里呢？他就在我們不采取行動的能力中”-Aristotle“很多人將糟糕的管理與命運混為一談” - Kin Hubbard1.8. 封閉開放式循環(huán)，釋放內在能量無論他們顯得多么無足輕重或是我們對它們的存在如何的熟視無睹，這些未能予以兌現(xiàn)的承諾總會耗費我們內在的能量，而我們本來能夠將這些能量用于其他用途。當人們提出并完成了這些以往未能完成的項目，那么先前那種無法利用的能量就會釋放出來。神奇的庸俗之事要點亮富有活力的遠景，一種最有效的方法就是清理你的文件庫。千萬別誤解了我的意思。起草一個宏偉的戰(zhàn)略計劃書與建立一個干凈整潔、井然有序的文件庫是截然不同的兩項活動。前者要求人們高度集中注意力并采取積極主動的態(tài)度，促使自己的目光超越當前現(xiàn)實的條件和瑣事。后者則要求人們經(jīng)常與那些細枝末節(jié)的事情進行殘酷的肉搏戰(zhàn)。然而，這兩種方法之間存在著一種微妙而又神奇的關系。你可能會對自己打算怎樣清理事件庫制定了一項偉大的戰(zhàn)略計劃。等到星期六時，你整裝待發(fā)，挽起衣袖、準備大干一場。先前的景象會很快的在一個小時內就不復存在了。心中的夢想引領你不斷前進，同時，隨著你全身心的投入到這項極具個人創(chuàng)造力并且實實在在的事情中來，靈感不斷噴涌。迸發(fā)而出，促使你去完成自己那些以前連想都不敢去想的事情。那可能是由于激發(fā)起了你生活中的一些溫暖人心并且極具創(chuàng)意的問題（如：你是什么時候拍攝那張照片的呢？你能回想起采集那些巖石的經(jīng)歷嗎？）這恐怕就是你對那些認為是由自己造成的或將其劃歸為自己的事件承擔責任，而這也會自然而然的促使你有意識的去采取行動。當你整理好了那些陳舊而耗費精力的事務，你有可能自然的達到更高的境界。你最終所取得的成果與你起先認為自己將實現(xiàn)的結果截然不同，而且他肯定比起初設想的要好的多了。正是出于這個原因，人們寄希望于“確定事件的優(yōu)先順序”來掌控他們的工作和生活時，我總是持著一種清醒的懷疑態(tài)度。這經(jīng)常成為一種逃避責任的做法，逃避他們不負責任的從事某件事情的責任(好復雜的話-GTD Life)。我總是主張徹底清理他們的工作、生活和頭腦中的事件庫，那么優(yōu)先事項、遠景目標和計劃就會破土而出，并且落地生根。確切的說，他們并不象是人們所想像的樣子?，嵥榈氖虑椴⒉皇鞘裁大@人事件，然而它卻是通往后者的一條必經(jīng)之路。想一想你何時能夠從一項平常的活動中閃現(xiàn)出靈感的火花你周圍的哪個開放式循環(huán)要求你實實在在地去挖掘？你能想像到如果你不這樣去做，前面等待你的會是什么？“大部分人與機遇擦肩而過，因為機遇總是隱藏的很深，看上去就象是工作”-Thomas Edison1.9. 留存頭腦，增加壓力某些事情會一直困擾你，除非你清楚自己應該如何去處理它（結果），同時能夠決定隨后該怎么做（后續(xù)行動），并且將結果和行動的提醒物印在腦海中，確信能夠在必要時看到他們。這也是確保事情得以完成的一種行為，即界定“已經(jīng)完成”的含義以及決定“正在進行”的特征表現(xiàn)，同時將這種思維的成果設定到最有利于事件實施的框架內。心理RAM的基本要素在我最近的一次講座結束之后，有位管理人員走近我，神情驚愕的說：“我想你可能改變了我的生活”?！霸趺椿厥履?？”我問他?！霸诖酥啊?，他回答說，“我實際上一直對自己頭腦中能記住并處理那么多的東西感到頗為得意，而且我甚至在嘗試著容納更多的東西呢。到現(xiàn)在，我才明白自己的精力完全用錯了地方！”時間能夠證明一切。好多年前，我認為人的頭腦要么是裝東西的地方，要么不是。人們究竟是如何明智的取道于兩者之間呢?談到這個問題，雖然人們大都會說，“如果，要裝東西的話，人的頭腦恐怕還不是最保險的地方”。但是，他們生活中多半的事情都裝在那里：一大堆的將會、可能、應該、需要、應該和想要都擠塞在同一個地方。倘若這些自我承諾只是停留在我們的頭腦中，那么它們會形成一些無窮無盡的循環(huán)，既無法取得任何進展，也會帶來內在的沖突和壓力。你一旦對自己做出的某種承諾，而且自身沒有及時完成，那么你的頭腦就會不斷的提出要求，這會耗費你大量的心智，直到這種承諾最終得以解決。那就是所謂的業(yè)力。(GTD Life：可能印刷錯誤)“我需要牛奶”和“我要決定是否購買這家公司”都會阻塞心理RAM空間。要解決這個問題并不難。立刻把它寫下來，瀏覽一下，然而決定是(GTD Life:估計也是印刷問題)。馬上行動還是告訴自己“現(xiàn)在不做”。每當你需要重新評估時，你還會碰到這種選擇。將他交給勝過你頭腦的系統(tǒng)，這樣，你就有更大的精力投入到更重要、更美好的工作中去了。成年人想要實現(xiàn)變革，養(yǎng)成這個習慣就顯得尤為重要。雖然那些出類拔萃的精英們已經(jīng)接受了培訓，并且他們也確實對這種方法很了解，但是，他們有時還得花長達兩年的時間才能充分實踐他。當他們首次投入其中時，他們很快就體會到了精力在急劇復原，以往禁錮頭腦與行為的東西也銷聲匿跡了。但是，除了他們此刻正在從事的各項工作外，要想很快的發(fā)現(xiàn)他們頭腦中唯一有意義的事情，就要求運用更高層次的專業(yè)技能了。然而，孩子們會很快掌握這方面的技能，我可以想像到，25年后，我們這顆星球上的每個12歲的孩子都會說：“你為什么總要把東西裝在腦子里呢？這樣做是多么的過時而且愚蠢??！”他們會將精力用在構筑自己的優(yōu)勢上。就讓我們來幫助他們實現(xiàn)這個目標吧！想一想有哪些尚未完成的工作你已經(jīng)從腦海中剔除掉了？你是如何做到這一點的？你仍在掛念的什么事情會成為自己頭腦中的“瓶頸”？還有哪些事情你不愿再去考慮？“頭腦并不是用來填塞的容器，而是等待點燃的火堆?！?- Plutarch“保持我們的本來面目并且充分發(fā)揮我們的潛力，這就是生活的唯一目的” - Robert Louis Stevenson1.10. 騰出足夠空間，展現(xiàn)個人創(chuàng)造力斷路時，電流是不會通過的。當心理空間被太多的干擾性因素和尚待處理的協(xié)議與循環(huán)所占據(jù)時，流動就受到了限制。清理好通路，那么你就能吸引并培養(yǎng)起一種全新而高效的思維，在這種情況下，它幾乎能自發(fā)的產(chǎn)生。僅此而已嗎？多年來，我一直在宣傳將頭腦中一切東西拋到腦后的價值。我一直很納悶，為什么就連最優(yōu)熱情的客戶和研討會的與會人員也很難養(yǎng)成這樣一種習慣。有成千上萬的人理解了心理RAM特征，并且在其概念上與我有著一致的看法，即它的空間是有限而且相當混亂，同時存放在那里的東西不是被過度利用就是利用不足。那么，究竟為什么人們會如此強烈的抵制對這條原則的充分運用呢？這里有著深層次的原因在起作用，其中牽扯到一些對于自我形象動態(tài)因素與目前我們覺得坦然的方面的巨大挑戰(zhàn)。比如說，如果我們能夠在某個地方看到自身所完成的各項工作，我們就會擔心自己是否做的還不夠好。在大多情況下，人們的心中大都普遍存在著這種擔憂。事實上，人們最不愿意做的事情就是去應付這種可能出現(xiàn)的情況。將那些未能把握、沒有闡明和有待處理的事情全部都裝在腦子里，這樣會給人帶來許多不必要的壓力。但是，倘若我們把他們留在原地，我們就總會覺得自己的思維尚有很大的潛力等待挖掘。鑰匙我們把自己必須干的事情，附帶有關這些事情的極具建設性的想法寫下來，那么我們就能發(fā)現(xiàn)自己能力的極限所在了。要是我們保持這種混亂和無序的狀況，我們可以假裝自己會很聰明、強大有力和目的明確-但是我們根本不必去證明這一點?！芭?，我可以更好的表現(xiàn)自己的高貴氣質、驚人的創(chuàng)造力、出眾的才華和旺盛的精力，只可惜我的重要性使自己背負著沉重的責任，那些無法逃避的責任，因而我此刻無法展示出來?！睂τ谖覀冏陨?，我們能玩出怎樣狡詐的游戲呢？我們個人生產(chǎn)力的核心原則就是要毫不畏懼的直面這個問題：寫下并考慮所有的狀況、決定對所有情況所應采取的措施，同時在不斷檢查的外部系統(tǒng)中處理他們。所有這些情況很能說明問題，這一點遠在你意料之外。令人大為震驚的是，實際上對于冒險運用它的每個人來說，他最終的經(jīng)歷根本不會讓人望而生畏。它能夠釋放你的潛能，同時緩解壓力并增強你的自尊心，因為這些人目前是從自身創(chuàng)造力的源泉，而不是其效果中開展各項活動。在生活中，我們有時必須面對一個巨大的挑戰(zhàn)，那就是我們的自我價值不能只建立在自己所取得的成績上。一旦所有這些頃刻間灰飛煙滅，我們也必須清楚自己仍具有價值，我們可以從頭再來，實現(xiàn)自己需要或想要的東西。不論我們覺得自己的前途多么黯淡，上帝都不會放棄我們，除非我們自暴自棄。想一想20年前，你能想象到自己以后所經(jīng)歷和實現(xiàn)的一切嗎？你認為那些仍然未知的一個接一個的成功會為你放慢腳步嗎？你準備好進行更大規(guī)模的行動了嗎？“我知道你一無所有，正因為這一點，我才向你索要各種東西。這樣，你就會無所不有了。”- Antonio Porchia1.11. 水渠越深，水流越大通過清理和精簡生活與工作系統(tǒng)，我們更有能力處理與外部世界之間的更大約定，從而促使更多無形的力量來填滿通道。隨著能力的增強，那種誘人的能量似乎獲得釋放，他們開始滲透到機體和企業(yè)的各個角落。這是在一種更為深刻而且富有創(chuàng)造力的層面上，廣泛的吸引人們參與其中。相反，那些懸而未決的問題和不堪一擊的系統(tǒng)將自然而然的通過壓制新的信息來保護自己。整裝待發(fā)，迎接更大挑戰(zhàn)公司最近抬高了一些產(chǎn)品與服務的價格，原因是我們不想讓公司的業(yè)務越來越差。讓我給你解釋一下其中的原由。一天，我發(fā)現(xiàn)了一個微妙的內部危險信號：每當有人要求我為某個客戶提供越來越多的服務時，我的內心深處總有一絲微妙的感覺。這種感覺幾乎無法察覺，但他確實存在，那就是我不想聽到電話鈴的響聲。經(jīng)過對這種發(fā)展狀態(tài)多年的觀察，我發(fā)現(xiàn)如果我聽任這種感覺繼續(xù)下去，沒錯，電話自然不會再響了。同時，這位客戶也漸漸地離我遠去了。我正視這種感覺，結果發(fā)現(xiàn)了問題的癥結所在：對于那些決心做好的符合標準的、優(yōu)質的工作來說，我們投入了大量的時間與精力，可我們并沒有得到應有的回報。我向自己提出這樣一個問題：“要想讓我在聽到電話鈴聲時感到非常興奮，那么我該怎么辦呢？”答案其實很簡單，那就是抬高產(chǎn)品或服務的價格。接著，我感到把自己的時間和精力投入到這個客戶身上是一件愉快的事情，并且投入時間越多，我越是感到高興。這個道理在你看來不言自明，可直到完成了那項工作，我才意識到了這點。我們對于提供超過期望值的服務確立了很高的標準，并且定價一直是一個敏感的問題。但是，有時為了能保持自己的工作熱情，長期擁有出色的業(yè)績，我們不得不做出一些調整。這里有一條根本性的原則在發(fā)揮作用。我們大家，無論是個人還是集體，可能在不知不覺之間妨礙了自己去接受更好的全新的事物，因為我們覺得自己無法成功或有效的處理好他們。我們大都認為自己對很多事物有“更高”的要求，如更多的錢財、更多的客戶、更多的職責、更多的樂趣和更多的時間等。但是，我們果真是這樣的嗎？據(jù)我了解，我所真正想要的只是影響自己創(chuàng)造力的一小部分因素。有好多次，我認為自己需要的東西卻在與其他力量的角逐中敗下陣來。在前進的道路上，我也曾出現(xiàn)很多機遇-可以擁有更多的資金、客戶、職責、樂趣和時間。但是，由于我未能全力以赴應對他們（或者隨之而來的情況），所以當時我并沒有認識到他們的存在。即便是我果真意識到了，我還是找了一些巧妙的辦法將他們推到一邊。好多年以前，我的一位良師益友曾經(jīng)咨詢過幾家醫(yī)療機構。他告訴我，每當一個診所的全體決策人員徹底清理了積壓已久的索賠和案頭工作并且簡化了工作流程時，病人的數(shù)量總會大幅度的增長，他指出，只要接待人員認為新的業(yè)務會給他們帶來更大的壓力（由于系統(tǒng)阻塞），他們會不知不覺的將新業(yè)務推掉。很多企業(yè)都在告誡自己的員工們要“以客戶為中心”并不遺余力的為出類拔萃的服務帶來競爭優(yōu)勢，從而贏得更多的業(yè)務。但是，他們可能沒有解決如何去應對業(yè)務量增加的問題。每個人都能在某種程度上感到這一點，而如果他們的環(huán)境壓力大到了極限。（大多數(shù)情況都是如此）即使在最需要的時候，他們的臉上也不會流露出一絲微笑。當公司的一線員工感到壓力過大時，你要當心他們對新客戶和新機遇的消極抵制。當一陣電話鈴聲讓你的心頭為之一緊，雖然電話那頭傳來的不過是“我能為您做些什么呢？”，但是它的言外之意是-“走開！我沒工夫理會你！”而這并不是你最想讓那些最終將支付你租金和薪水的人們聽到的話語。你能與自己生活和工作中的關鍵人員暢所欲言，從而提出一些向他們提供更多、更好服務的新觀點嗎？如果不能的話，那是為什么呢？那會不會是由于你感到自己做不到呢？你那樣做好嗎？你在自己的工作和生活的各個方面集中精力了嗎？不管是為了擴張還是收縮。你內心的意愿的力量是無窮的，不管是消極的意愿還是積極的意愿。在等待某個電話或是等待有人敲門時，你是不是不夠熱情呢？要想取得長足的進步、實現(xiàn)更有效的表達、擁有更富足的境況，我們還有其他方式去洞察機遇嗎 ？如果你追求生活中更多的那些“金色的美好事物”，我建議你大膽的冒險去做。你可以采取任何必要的手段，讓自己恢復到那種迫切期望電話鈴響起的狀態(tài)。想一想回想一下