檔案管理_電腦檔案管理的基本原則

形成職業(yè)化的良好工作習(xí)慣（客戶部?jī)?nèi)務(wù)管理）2001年/歐杰,電腦檔案的管理文件夾的管理工作單的內(nèi)容平面印刷成品的管理表格的應(yīng)用,主要內(nèi)容,電腦檔案管理目的,讓上司了解工作進(jìn)程讓同事清楚工作狀態(tài)讓自己一目了然,提升工作效率,電腦檔案管理原則,不允許有文件夾外的文件，文件必須全部歸檔清晰的搜索路徑：不同類文件按母、子目錄區(qū)分，同類文件按日期區(qū)分定期清理，每月一次90秒原則,公司,public,品牌組,其它部門,客戶部,品牌組,大路徑,對(duì)內(nèi)會(huì)議記錄,服務(wù)品牌,對(duì)外會(huì)議記錄,ToAM/AD,工作單,提案本,客戶資料,財(cái)務(wù)類,傳真,工作進(jìn)度類,XXX0613,XXX策略案,子目錄及文本,文件夾的管理,內(nèi)容包括：1、封面及封二的“品牌寫真”2、來(lái)往傳真、對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)議記錄、工作進(jìn)度、工作單、提案本、客戶資料、財(cái)務(wù)資料等,文件夾的建立,每個(gè)客戶都應(yīng)建立至少一個(gè)文件夾,單項(xiàng)合作客戶只需建立一個(gè)文件夾整體代理客戶應(yīng)將文件夾分三類,常規(guī)文件夾財(cái)務(wù)類文件夾（如發(fā)票號(hào)、支付排期等）已完成工作文件夾,文件夾的分類,文件夾背貼要求,按文件夾不同的厚度貼不同的背貼背貼高度要求底部離文件夾底部25cm,文件夾的分類,客戶：類型：編號(hào)：,主要內(nèi)容按順序排列（一）,A、FAXIN客戶傳真B、FAXOUT給客戶傳真C、CONTACTREPORT會(huì)議記錄DE、STATUSREPORT工作進(jìn)度表（內(nèi)、外兩種）FG、COMMUNICATIONSTRATEGY全年溝通策略,常規(guī)文件夾,主要內(nèi)容按順序排列（二）,HI、MEDIASTRATEGY/INFORMATION媒介策略/媒介資料JK、CREATIVEBRIEF(未完成)創(chuàng)意工作單、制作工作單L、RESEARCHDATA市場(chǎng)調(diào)查資料M、CLIENTSINFORMATION客戶提供的資料NO、OTHERS其它,常規(guī)文件夾,主要內(nèi)容按順序排列,A、客戶確認(rèn)的報(bào)價(jià)、合同，要求客戶付款的通知書B、客戶付款的底單、客戶簽收的發(fā)票復(fù)印件,財(cái)務(wù)文件夾,主要內(nèi)容按順序排列,A、項(xiàng)工作的創(chuàng)意策略（工作單）每項(xiàng)工作單后附每次的修改單及修改稿B、客戶確認(rèn)的完稿、客戶確認(rèn)的打樣稿、完稿制作單等C、最后的成品（平面類）（刻錄光盤）,已完成工作文件夾,為便于工作可將常規(guī)文件夾與財(cái)務(wù)文件夾合并已完成工作文件夾將發(fā)展為成品檔案,NO、OTHERS其它PQ、RS、TU、確認(rèn)的報(bào)價(jià)、合同，要求客戶付款的通知書VW、客戶付款的底單、客戶簽收的發(fā)票復(fù)印件XYZ、,文件夾的整理,文件夾的整理,文件夾應(yīng)不定期清理，原則上每月一次，尤其是建立月報(bào)制度的客戶將常規(guī)文件夾中已完成的工作單及過程中單據(jù)移入已完成工作文件夾，如往來(lái)傳真、會(huì)議記錄、進(jìn)度表、媒介資料、市場(chǎng)資料等將已過期的且沒有保留價(jià)值的文件清理掉,工作單的要求,工作項(xiàng)目、項(xiàng)目背景目標(biāo)、目標(biāo)市場(chǎng)、承諾點(diǎn)、支持點(diǎn)競(jìng)爭(zhēng)范疇強(qiáng)制事項(xiàng)、既有策略、附件,創(chuàng)作部工作單創(chuàng)意策略單,主要內(nèi)容,工作項(xiàng)目：一項(xiàng)工作的內(nèi)容及詳細(xì)要求項(xiàng)目背景：即項(xiàng)目來(lái)源，或項(xiàng)目形成原因,讓創(chuàng)作部的同事更易了解并開始工作,或比稿、或?qū)η捌趶V告的改進(jìn)、或新產(chǎn)品,目標(biāo)：廣告所要達(dá)到的目標(biāo)目標(biāo)市場(chǎng)：廣告所針對(duì)的人群承諾點(diǎn)：原有的承諾，或策略設(shè)定的承諾支持點(diǎn)：對(duì)此承諾產(chǎn)品可提供的支持,競(jìng)爭(zhēng)范疇：對(duì)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的簡(jiǎn)要介紹強(qiáng)制事項(xiàng)：Logo、Slogan等既有策略：如已有客戶已有的策略，或是經(jīng)過內(nèi)提通過的策略附件：產(chǎn)品資料或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的資料等,創(chuàng)意指引書,詳細(xì)的創(chuàng)作部工作單可以讓創(chuàng)作部的同事盡快熟悉商品，及有關(guān)方面詳細(xì)的創(chuàng)意策略單可以讓創(chuàng)作部有明確的創(chuàng)意思路，工作效率更高創(chuàng)意策略單可直接用于對(duì)客戶的提案，讓客戶明了創(chuàng)意思路,結(jié)論：,平面印刷成品的管理,目的,客戶需加印，我們只需按編號(hào)查找即可。加印時(shí)需改動(dòng)少部分內(nèi)容，只需按編號(hào)在平面部查找出來(lái)原文件即可修改。事后查看成品時(shí)，可直接看出完成日期、印刷次數(shù)等內(nèi)容,編號(hào)內(nèi)容,XX,客戶代碼,工作單編號(hào),印刷次數(shù),如“大顯01060501”編碼印于印刷品背面的右下角。,表格的應(yīng)用,每周工作進(jìn)度表每日工作安排表項(xiàng)目進(jìn)度表CF進(jìn)度表,表格包括：,每周工作進(jìn)度表,用于各分公司向總公司匯報(bào)各品牌上一周的工作進(jìn)度,要求,按客戶描述工作進(jìn)展情況，定出下一步工作及具體工作完成時(shí)間。在完成時(shí)間一欄寫入全部工作完成的時(shí)間。每項(xiàng)工作標(biāo)明負(fù)責(zé)方，即負(fù)責(zé)部門及負(fù)責(zé)人。,每日重點(diǎn)工作安排表,提交人：,要求,主要描述每天最重要的1-3件工作。在備注欄寫明需要其他部門協(xié)助或需要某個(gè)主管協(xié)助的工作。,項(xiàng)目進(jìn)度表,內(nèi)部使用表,外部使用表,CF項(xiàng)目進(jìn)度表,客戶部?jī)?nèi)務(wù)管理,做好文件夾、工作單、印刷品的管理可使客戶部