辦公常用EXCEL技能大全(非常實(shí)用).ppt

ClerkOffice2003TrainingMaterial文員Office2003培訓(xùn)教材 Exceltrainingmanual IntermediateMaterialExcel培訓(xùn)手冊(cè) 中級(jí)班教材 使用公式公式中的運(yùn)算符公式中的運(yùn)算順序引用單元格創(chuàng)建公式創(chuàng)建公式的方法創(chuàng)建簡(jiǎn)單公式創(chuàng)建包含引用或名稱的公式創(chuàng)建包含函數(shù)的公式使用函數(shù)常用函數(shù)財(cái)務(wù)函數(shù)日期和時(shí)間函數(shù)數(shù)學(xué)與三角函數(shù)統(tǒng)計(jì)函數(shù)函數(shù)的輸入手工輸入利用函數(shù)向?qū)л斎肭蠛陀?jì)算擴(kuò)充的自動(dòng)求和條件求和 建立數(shù)據(jù)清單建立數(shù)據(jù)清單的準(zhǔn)則使用記錄單數(shù)據(jù)排序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序創(chuàng)建自定義排序數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選高級(jí)篩選分類匯總分類匯總的計(jì)算方法匯總報(bào)表和圖表插入和刪除分類匯總插入圖表表示數(shù)據(jù)復(fù)雜的數(shù)據(jù)鏈接使用數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表編輯數(shù)據(jù)透視表controlltoolboxusage 控件工具箱 課程大綱 使用公式 公式中的運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符 使用公式 公式中的運(yùn)算符2 文本運(yùn)算符 號(hào) 可以將文本連接起來 3 比較運(yùn)算符 使用公式 公式中的運(yùn)算符4 引用運(yùn)算符 例 A4 B4 C4 C4 E4 F4 可寫為 A4 SUM B4 F4 使用公式 公式中的運(yùn)算順序如果在公式中要同時(shí)使用多個(gè)運(yùn)算符 則應(yīng)該了解運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí) 算術(shù)運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)是先乘冪運(yùn)算 再乘 除運(yùn)算 最后為加 減運(yùn)算 相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符按從左到右的次序進(jìn)行運(yùn)算 公式中出現(xiàn)不同類型的運(yùn)算符混用時(shí) 運(yùn)算次序是 引用運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符 文本運(yùn)算符 如果需要改變次序 可將先要計(jì)算的部分括上圓括號(hào) 使用公式 引用單元格相對(duì)引用相對(duì)引用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改變2 絕對(duì)引用絕對(duì)引用是指公式和函數(shù)中的位置是固定不變的 絕對(duì)引用是在列字母和行數(shù)字之前都加上美元符號(hào) 如 A 4 C 63 混合引用混合引用是指在一個(gè)單元格引用中 既有絕對(duì)引用 也有相對(duì)引用 例 行變列不變 A4列變行不變 A 4 創(chuàng)建公式 公式是指對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理的一個(gè)等式 不僅用于算術(shù)計(jì)算 也用于邏輯運(yùn)算 日期和時(shí)間的計(jì)算等 一個(gè)公式必須具備3個(gè)條件 以等式開頭 2 含有運(yùn)算符和運(yùn)算對(duì)象 3 能產(chǎn)生結(jié)果公式的3個(gè)基本組成部分 數(shù)值 包括數(shù)字和文本單元格引用操作符 創(chuàng)建公式 創(chuàng)建公式的方法使用編輯欄直接在單元格中輸入創(chuàng)建3種類型的公式創(chuàng)建簡(jiǎn)單公式 2 創(chuàng)建包含引用或名稱的公式3 創(chuàng)建包含函數(shù)的公式 使用函數(shù) 函數(shù)是指預(yù)定義的內(nèi)置公式 可以進(jìn)行數(shù)學(xué) 文本和邏輯的運(yùn)算或者查找工作表的信息 函數(shù)是一個(gè)已經(jīng)提供給用戶的公式 并且有一個(gè)描述性的名稱 函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)名稱 如果要查看可用函數(shù)的列表 可以單擊一個(gè)單元格并按Shift F3鍵 參數(shù) 參數(shù)可以是數(shù)字 文本 邏輯值 TRUE或FALSE 數(shù)值 錯(cuò)誤值 如 N A 或單元格引用 參數(shù)工具提示 在輸入函數(shù)時(shí) 會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶有語法和參數(shù)的工具提示 輸入公式 插入函數(shù) 對(duì)話框 函數(shù)的參數(shù)函數(shù)的參數(shù)是一個(gè)函數(shù)體中括號(hào)內(nèi)的部分 邏輯值 FALSE 需要完全一致TRUE 相似值亦可轉(zhuǎn)換 使用函數(shù) 函數(shù)的類型1 常用函數(shù) 常用函數(shù)指經(jīng)常使用的函數(shù) 如求和或計(jì)算算術(shù)平均值等 包括SUM AVERAGE ISPMT IF HYPERLINK COUNT MAX SIN SUMIF和PMT 它們的語法和作用如下表 使用函數(shù) 函數(shù)的類型2 財(cái)務(wù)函數(shù) 財(cái)務(wù)函數(shù)用于財(cái)務(wù)的計(jì)算 它可以根據(jù)利率 貸款金額和期限計(jì)算出所要支付的金額 它們的變量緊密相互關(guān)聯(lián) 如 PMT Rate Nper Pv Fv Type PMT 0 006 360 300000 其中 0 006是每一筆貸款項(xiàng)的利率 360是款項(xiàng)的數(shù)目 300000是360筆款項(xiàng)的當(dāng)前金額 在計(jì)算支付金額時(shí) 表示當(dāng)前和將來金額的變量至少有一個(gè)通常是負(fù)數(shù) 注 Rate貸款利率 Nper該項(xiàng)貸款的付款總數(shù) Pv現(xiàn)值 或一系列未來付款的當(dāng)前值的累積和 也稱為本金 Fv為未來值 或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額 如果省略fv則假設(shè)其值為零 也就是一筆貸款的未來值為零 Type數(shù)字0或1 用以指定各期的付款時(shí)間是在期初還是期末 使用函數(shù) 函數(shù)的類型3 時(shí)間和日期函數(shù) 主要用于分析和處理日期值和時(shí)間值 包括DATE DATEVALUE DAY HOUR TIME TODAY WEEKDAY和YEAR等 例 函數(shù)DATA語法 DATE year month day 在單元格中插入當(dāng)前日期和時(shí)間插入靜態(tài)的日期和時(shí)間當(dāng)前日期選取一個(gè)單元格 并按Ctrl 當(dāng)前時(shí)間選取一個(gè)單元格 并按Ctrl Shift 當(dāng)前日期和時(shí)間選取一個(gè)單元格 并按Ctrl 然后按空格鍵 最后按Ctrl Shift 插入會(huì)更新的日期和時(shí)間使用TODAY和NOW函數(shù)完成這一工作 小貼士 使用函數(shù) 函數(shù)的類型4 數(shù)學(xué)與三角函數(shù) 5 統(tǒng)計(jì)函數(shù) 統(tǒng)計(jì)函數(shù)是用來對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析 主要用于進(jìn)行各種各樣的計(jì)算 包括ABS ASIN COMBINE COSLOG PI ROUND SIN TAN和TUUNC等 例 ABS函數(shù)語法 ABS number 函數(shù)是一種特殊的公式 因此所有的函數(shù)要以 開始 使用方法如下 1 選中要輸入函數(shù)的單元格2 單擊 Insert 菜單中的命令 彈出如圖所示的對(duì)話框 使用函數(shù) 3 在上圖的對(duì)話框中 選擇 函數(shù)分類 下面的函數(shù)類型及 函數(shù)名 下面的對(duì)應(yīng)函數(shù)名 4 單擊 確定 按鈕 彈出如圖所示的相應(yīng)的調(diào)用函數(shù)對(duì)話框 使用函數(shù) 函數(shù)的使用 SUM SUM函數(shù)函數(shù)名稱 SUM主要功能 計(jì)算所有參數(shù)數(shù)值的和 使用格式 SUM Number1 Number2 參數(shù)說明 Number1 Number2 代表需要計(jì)算的值 可以是具體的數(shù)值 引用的單元格 區(qū)域 邏輯值等 特別提醒 如果參數(shù)為數(shù)組或引用 只有其中的數(shù)字將被計(jì)算 數(shù)組或引用中的空白單元格 邏輯值 文本或錯(cuò)誤值將被忽略 如果將上述公式修改為 SUM LARGE D2 D63 1 2 3 4 5 則可以求出前5名成績(jī)的和 函數(shù)的使用 AVERAGE 函數(shù)名稱 AVERAGE主要功能 求出所有參數(shù)的算術(shù)平均值 使用格式 AVERAGE number1 number2 參數(shù)說明 number1 number2 需要求平均值的數(shù)值或引用單元格 區(qū)域 參數(shù)不超過30個(gè) 特別提醒 如果引用區(qū)域中包含 0 值單元格 則計(jì)算在內(nèi) 如果引用區(qū)域中包含空白或字符單元格 則不計(jì)算在內(nèi) 函數(shù)的使用 IF IF函數(shù)函數(shù)名稱 IF主要功能 根據(jù)對(duì)指定條件的邏輯判斷的真假結(jié)果 返回相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容 使用格式 IF Logical Value if true Value if false 參數(shù)說明 Logical代表邏輯判斷表達(dá)式 Value if true表示當(dāng)判斷條件為邏輯 真 TRUE 時(shí)的顯示內(nèi)容 如果忽略返回 TRUE Value if false表示當(dāng)判斷條件為邏輯 假 FALSE 時(shí)的顯示內(nèi)容 如果忽略返回 FALSE 說明 函數(shù)IF可以嵌套七層 用value if false及value if true參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的檢測(cè)條件 在計(jì)算參數(shù)value if true和value if false后 函數(shù)IF返回相應(yīng)語句執(zhí)行后的返回值 如果函數(shù)IF的參數(shù)包含數(shù)組 則在執(zhí)行IF語句時(shí) 數(shù)組中的每一個(gè)元素都將計(jì)算 函數(shù)的使用 COUNTIF SUMIF COUNTIF函數(shù)函數(shù)名稱 COUNTIF主要功能 統(tǒng)計(jì)某個(gè)單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數(shù)目 使用格式 COUNTIF Range Criteria 參數(shù)說明 Range代表要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域 Criteria表示指定的條件表達(dá)式 特別提醒 允許引用的單元格區(qū)域中有空白單元格出現(xiàn) SUMIF函數(shù)函數(shù)名稱 SUMIF主要功能 計(jì)算符合指定條件的單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)值和 使用格式 SUMIF Range Criteria Sum Range 參數(shù)說明 Range代表?xiàng)l件判斷的單元格區(qū)域 Criteria為指定條件表達(dá)式 Sum Range代表需要計(jì)算的數(shù)值所在的單元格區(qū)域 函數(shù)的使用 SUBTOTAL SUBTOTAL函數(shù)函數(shù)名稱 SUBTOTAL主要功能 返回列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總 使用格式 SUBTOTAL function num ref1 ref2 參數(shù)說明 Function num為1到11 包含隱藏值 或101到111 忽略隱藏值 之間的數(shù)字 用來指定使用什么函數(shù)在列表中進(jìn)行分類匯總計(jì)算 如圖6 ref1 ref2 代表要進(jìn)行分類匯總區(qū)域或引用 不超過29個(gè) 應(yīng)用舉例 如圖7所示 在B64和C64單元格中分別輸入公式 SUBTOTAL 3 C2 C63 和 SUBTOTAL103 C2 C63 并且將61行隱藏起來 確認(rèn)后 前者顯示為62 包括隱藏的行 后者顯示為61 不包括隱藏的行 特別提醒 如果采取自動(dòng)篩選 無論function num參數(shù)選用什么類型 SUBTOTAL函數(shù)忽略任何不包括在篩選結(jié)果中的行 SUBTOTAL函數(shù)適用于數(shù)據(jù)列或垂直區(qū)域 不適用于數(shù)據(jù)行或水平區(qū)域 函數(shù)的使用 VLOOKUP VLOOKUP函數(shù)函數(shù)名稱 VLOOKUP主要功能 在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值 并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值 使用格式 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 參數(shù)說明 Lookup value為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值 Lookup value可以為數(shù)值 引用或文本字符串 Table array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表 可以使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用 例如數(shù)據(jù)庫或列表 如果range lookup為TRUE 則table array的第一列中的數(shù)值必須按升序排列 2 1 0 1 2 Z FALSE TRUE 否則 函數(shù)VLOOKUP不能返回正確的數(shù)值 如果range lookup為FALSE table array不必進(jìn)行排序 通過在 數(shù)據(jù) 菜單中的 排序 中選擇 升序 可將數(shù)值按升序排列 Table array的第一列中的數(shù)值可以為文本 數(shù)字或邏輯值 文本不區(qū)分大小寫 函數(shù)的使用 VLOOKUP VLOOKUP函數(shù)Col index num為table array中待返回的匹配值的列序號(hào) Col index num為1時(shí) 返回table array第一列中的數(shù)值 col index num為2 返回table array第二列中的數(shù)值 以此類推 如果col index num小于1 函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值值 VALUE 如果col index num大于table array的列數(shù) 函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值 REF Range lookup為一邏輯值 指明函數(shù)VLOOKUP返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配 如果為TRUE或省略 則返回近似匹配值 也就是說 如果找不到精確匹配值 則返回小于lookup value的最大數(shù)值 如果range value為FALSE 函數(shù)VLOOKUP將返回精確匹配值 如果找不到 則返回錯(cuò)誤值 N A 說明如果函數(shù)VLOOKUP找不到lookup value 且range lookup為TRUE 則使用小于等于lookup value的最大值 如果lookup value小于table array第一列中的最小數(shù)值 函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值 N A 如果函數(shù)VLOOKUP找不到lookup value且range lookup為FALSE 函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值 N A 函數(shù)的使用 DATE TRUE DATE函數(shù)函數(shù)名稱 DATE主要功能 給出指定數(shù)值的日期 使用格式 DATE year month day 參數(shù)說明 year為指定的年份數(shù)值 小于9999 month為指定的月份數(shù)值 可以大于12 day為指定的天數(shù) 應(yīng)用舉例 在單元格中輸入公式 DATE 2003 13 35 確認(rèn)后 顯示出2004 2 4 特別提醒 由于上述公式中 月份為13 多了一個(gè)月 順延至2004年1月 天數(shù)為35 比2004年1月的實(shí)際天數(shù)又多了4天 故又順延至2004年2月4日 TRUE返回邏輯值TRUE 語法TRUE 說明可以直接在單元格或公式中鍵入值TRUE 而可以不使用此函數(shù) 函數(shù)TRUE主要用于與其他電子表格程序兼容 經(jīng)驗(yàn)交流與分享 課間休息5分鐘 Excel具備了數(shù)據(jù)庫的一些特點(diǎn) 可以把工作表中的數(shù)據(jù)做成一個(gè)類似數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單中可以使用 記錄單 命令實(shí)現(xiàn)行的增加 修改 刪除與查找等操作 A 數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算利用此功能 我們可以進(jìn)行包括求平均值 求和 求最大值 求最小值 計(jì)數(shù)等在內(nèi)的數(shù)值計(jì)算 而自動(dòng)求和的計(jì)算最為簡(jiǎn)單 其操作步驟如下 選中要進(jìn)行計(jì)算的區(qū)域 單擊常用工具欄中的 Autosum 按鈕 則下一單元格中將出現(xiàn)計(jì)算的結(jié)果 數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序 如果要自動(dòng)求平均值 就可按下面的操作進(jìn)行 選中要進(jìn)行計(jì)算的區(qū)域在狀態(tài)欄中單擊鼠標(biāo)右鍵 彈出如圖所示的快捷鍵菜單 單擊 Average 命令 則在狀態(tài)欄中就會(huì)出現(xiàn)求均值的結(jié)果 數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序 續(xù)1 數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序 續(xù)2 B 數(shù)據(jù)的排序排序是根據(jù)某一指定的數(shù)據(jù)的順序重新對(duì)行的位置進(jìn)行調(diào)整 操作步驟如下 1 單擊某一字段名 2 單擊工具欄的升序按鈕或降序按鈕 則整個(gè)數(shù)據(jù)庫該列被排序 3 單擊 Data 菜單中的 sort 命令 彈出 sort 對(duì)話框如圖所示 4 在 sortby 下面的編緝框中 選出需排序的關(guān)鍵字 單擊 Ascending 或 Descending 單選框 再次單擊 OK 按鈕 即可完成排序 如果排序的是文本區(qū)域 那么它們的排序就是按第一個(gè)字的拼音字母的升序或降序來排列 數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序 續(xù)3 數(shù)據(jù)的篩選 自動(dòng)篩選高級(jí)篩選第一步 建立條件區(qū)域 第一行條件區(qū)域輸入列標(biāo)簽 說明 請(qǐng)確保在條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少留了一個(gè)空白行 不能連接 其他行條件區(qū)域輸入篩選條件 說明 1 單列上具有多個(gè)條件 如果對(duì)于某一列具有兩個(gè)或多個(gè)篩選條件 那么可直接在各行中從上到下依次鍵入各個(gè)條件 2 多列上具有單個(gè)條件若要在兩列或多列中查找滿足單個(gè)條件的數(shù)據(jù) 請(qǐng)?jiān)跅l件區(qū)域的同一行中輸入所有條件 3 某一列或另一列上具有單個(gè)條件若要找到滿足一列條件或另一列條件的數(shù)據(jù) 請(qǐng)?jiān)跅l件區(qū)域的不同行中輸入條件 未完下頁續(xù) 數(shù)據(jù)的篩選 高級(jí)篩選第一步 建立條件區(qū)域 輸入篩選條件 4 兩列上具有兩組條件之一若要找到滿足兩組條件 每一組條件都包含針對(duì)多列的條件 之一的數(shù)據(jù)行 請(qǐng)?jiān)诟餍兄墟I入條件5 一列有兩組以上條件若要找到滿足兩組以上條件的行 請(qǐng)用相同的列標(biāo)包括多列 條件 所指定的限制查詢或篩選的結(jié)果集中包含哪些記錄的條件 數(shù)據(jù)的篩選 第二步 選定需要篩選的數(shù)據(jù)清單中任一單元格 第三步 選擇菜單 Data Filter AdvancedFilter 第四步 在 條件區(qū)域 編輯框中 輸入條件區(qū)域的引用 并包括條件標(biāo)志 第五步 若要更改篩選數(shù)據(jù)的方式 可更改條件區(qū)域中的值 并再次篩選數(shù)據(jù) 注 如果需要將篩選結(jié)果放到另一位置 請(qǐng)選擇 CopytoanotherLocation 數(shù)據(jù)的篩選 通配符以下通配符可作為篩選以及查找和替換內(nèi)容時(shí)的比較條件 分類匯總的概述分類匯總是對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的一種方法 Data Subtotal 分類匯總 確保要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)為下列格式 第一行的每一列都有標(biāo)志 并且同一列中應(yīng)包含相似的數(shù)據(jù) 在區(qū)域中沒有空行或空列 單擊要分類匯總的列中的單元格 在上面的示例中 應(yīng)單擊 運(yùn)動(dòng) 列 列B 中的單元格 單擊 升序排序 或 降序排序 在 數(shù)據(jù) 菜單上 單擊 分類匯總 在 分類字段 框中 單擊要分類匯總的列 在上面示例中 應(yīng)單擊 運(yùn)動(dòng) 列 在 匯總方式 框中 單擊所需的用于計(jì)算分類匯總的匯總函數(shù) 在 選定匯總項(xiàng) 框中 選中包含了要進(jìn)行分類匯總的數(shù)值的每一列的復(fù)選框 在上面的示例中 應(yīng)選中 銷售 列 分類匯總 要分類匯總的列分類匯總 步驟 如果想在每個(gè)分類匯總后有一個(gè)自動(dòng)分頁符 請(qǐng)選中 每組數(shù)據(jù)分頁 復(fù)選框 如果希望分類匯總結(jié)果出現(xiàn)在分類匯總的行的上方 而不是在行的下方 請(qǐng)清除 匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方 復(fù)選框 單擊 確定 注釋可再次使用 分類匯總 命令來添加多個(gè)具有不同匯總函數(shù)的分類匯總 若要防止覆蓋已存在的分類匯總 請(qǐng)清除 替換當(dāng)前分類匯總 復(fù)選框 分類匯總 要分類匯總的列分類匯總 刪除分類匯總刪除分類匯總時(shí) MicrosoftExcel也刪除分級(jí)顯示以及隨分類匯總一起插入列表中的所有分頁符 在含有分類匯總的列表中 單擊任一單元格 在 數(shù)據(jù) 菜單上 單擊 分類匯總 單擊 全部刪除 分類匯總 刪除分類匯總刪除分類匯總時(shí) MicrosoftExcel也刪除分級(jí)顯示以及隨分類匯總一起插入列表中的所有分頁符 在含有分類匯總的列表中 單擊任一單元格 在 數(shù)據(jù) 菜單上 單擊 分類匯總 單擊 全部刪除 分類匯總 1 選中所需要的數(shù)據(jù) 如圖 數(shù)據(jù)透視表的使用 數(shù)據(jù)透視表是交互式報(bào)表 可快速合并和比較大量數(shù)據(jù) 您可旋轉(zhuǎn)其行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總 而且可顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù) 源數(shù)據(jù)第三季度高爾夫匯總的源值數(shù)據(jù)透視表C2和C8中源值的匯總 數(shù)據(jù)透視表的使用 續(xù)1 何時(shí)應(yīng)使用數(shù)據(jù)透視表如果要分析相關(guān)的匯總值 尤其是在要合計(jì)較大的列表并對(duì)每個(gè)數(shù)字進(jìn)行多種比較時(shí) 可以使用數(shù)據(jù)透視表 在上面所述報(bào)表中 用戶可以很清楚地看到單元格F3中第三季度高爾夫銷售額是如何通過其他運(yùn)動(dòng)或季度的銷售額或總銷售額計(jì)算出來的 由于數(shù)據(jù)透視表是交互式的 因此 您可以更改數(shù)據(jù)的視圖以查看更多明細(xì)數(shù)據(jù)或計(jì)算不同的匯總額 如計(jì)數(shù)或平均值 數(shù)據(jù)是如何組織的在數(shù)據(jù)透視表中 源數(shù)據(jù)中的每列或字段都成為匯總多行信息的數(shù)據(jù)透視表字段 在上例中 運(yùn)動(dòng) 列成為 運(yùn)動(dòng) 字段 高爾夫的每條記錄在單個(gè)高爾夫項(xiàng)中進(jìn)行匯總 數(shù)據(jù)字段 如 求和項(xiàng) 銷售額 提供要匯總的值 上述報(bào)表中的單元格F3包含的 求和項(xiàng) 銷售額 值來自源數(shù)據(jù)中 運(yùn)動(dòng) 列包含 高爾夫 和 季度 列包含 第三季度 的每一行 數(shù)據(jù)透視表的使用 續(xù)2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表打開要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的工作簿 請(qǐng)單擊列表或數(shù)據(jù)庫中的單元格 在 數(shù)據(jù) 菜單上 單擊 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 在 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?的步驟1中 遵循下列指令 并單擊 所需創(chuàng)建的報(bào)表類型 下的 數(shù)據(jù)透視表 按向?qū)Р襟E2中的指示進(jìn)行操作 按向?qū)Р襟E3中的指示進(jìn)行操作 然后決定是在屏幕上還是在向?qū)е性O(shè)置報(bào)表版式 通常 可以在屏幕上設(shè)置報(bào)表的版式 推薦使用這種方法 只有在從大型的外部數(shù)據(jù)源緩慢地檢索信息 或需要設(shè)置頁字段來一次一頁地檢索數(shù)據(jù)時(shí) 才使用向?qū)гO(shè)置報(bào)表版式 如果不能確定 請(qǐng)嘗試在屏幕上設(shè)置報(bào)表版式 如有必要 可以返回向?qū)?在屏幕上設(shè)置報(bào)表版式從 數(shù)據(jù)透視表字段列表 窗口中 將要在行中顯示數(shù)據(jù)的字段拖到標(biāo)有 將行字段拖至此處 的拖放區(qū)域 如果沒有看見字段列表 請(qǐng)?jiān)跀?shù)據(jù)透視表拖放區(qū)域的外邊框內(nèi)單擊 并確保 顯示字段列表 被按下 若要查看具有多個(gè)級(jí)別的字段中哪些明細(xì)數(shù)據(jù)級(jí)別可用 請(qǐng)單擊該字段旁的 對(duì)于要將其數(shù)據(jù)顯示在整列中的字段 請(qǐng)將這些字段拖到標(biāo)有 將列字段拖至此處 的拖放區(qū)域 對(duì)于要匯總其數(shù)據(jù)的字段 請(qǐng)將這些字段拖到標(biāo)有 請(qǐng)將數(shù)據(jù)項(xiàng)拖至此處 的區(qū)域 只有帶有或圖標(biāo)的字段可以被拖到此區(qū)域 如果要添加多個(gè)數(shù)據(jù)字段 則應(yīng)按所需順序排列這些字段 方法是 用鼠標(biāo)右鍵單擊數(shù)據(jù)字段 指向快捷菜單上的 順序 然后使用 順序 菜單上的命令移動(dòng)該字段 將要用作為頁字段的字段拖動(dòng)到標(biāo)有 請(qǐng)將頁字段拖至此處 的區(qū)域 若要重排字段 請(qǐng)將這些字段拖到其他區(qū)域 若要?jiǎng)h除字段 請(qǐng)將其拖出數(shù)據(jù)透視表 若要隱藏拖放區(qū)域的外邊框 請(qǐng)單擊數(shù)據(jù)透視表外的某個(gè)單元格 注釋如果在設(shè)置報(bào)表版式時(shí) 數(shù)據(jù)出現(xiàn)得很慢 則請(qǐng)單擊 數(shù)據(jù)透視表 工具欄上的 始終顯示項(xiàng)目 來關(guān)閉初始數(shù)據(jù)顯示 如果檢索還是很慢或出現(xiàn)錯(cuò)誤信息 請(qǐng)單擊 數(shù)據(jù) 菜單上的 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 在向?qū)е性O(shè)置報(bào)表布局 數(shù)據(jù)透視表的使用 續(xù) 在向?qū)е性O(shè)置報(bào)表布局如果已經(jīng)從向?qū)е型顺?則請(qǐng)單擊 數(shù)據(jù) 菜單上的 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 以返回該向?qū)е?在向?qū)У牟襟E3中 單擊 布局 將所需字段從右邊的字段按鈕組拖動(dòng)到圖示的 行 和 列 區(qū)域中 對(duì)于要匯總其數(shù)據(jù)的字段 請(qǐng)將這些字段拖動(dòng)到 數(shù)據(jù) 區(qū) 將要作為頁字段使用的字段拖動(dòng)到 頁 區(qū)域中 如果希望Excel一次檢索一頁數(shù)據(jù) 以便可以處理大量的源數(shù)據(jù) 請(qǐng)雙擊頁字段 單擊 高級(jí) 再單擊 當(dāng)選擇頁字段項(xiàng)時(shí) 檢索外部數(shù)據(jù)源 選項(xiàng) 再單擊 確定 按鈕兩次 該選項(xiàng)不可用于某些源數(shù)據(jù) 包括OLAP數(shù)據(jù)庫和 Office數(shù)據(jù)連接 若要重排字段 請(qǐng)將它們拖到其他區(qū)域 某些字段只能用于某些區(qū)域 如果將一個(gè)字段拖動(dòng)到其不能使用的區(qū)域 該字段將不會(huì)顯示 若要?jiǎng)h除字段 請(qǐng)將其拖到圖形區(qū)之外 如果對(duì)版式滿意 可單擊 確定 然后單擊 完成 數(shù)據(jù)透視表的使用 續(xù) 刪除數(shù)據(jù)透視表單擊數(shù)據(jù)透視表 在 數(shù)據(jù)透視表 工具欄上 單擊 數(shù)據(jù)透視表 指向 選定 再單擊 整張表格 在 編輯 菜單上 指向 清除 再單擊 全部 注釋對(duì)于數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表 刪除與其相關(guān)的數(shù)據(jù)透視表 將會(huì)凍結(jié)圖表 使得不可再對(duì)其進(jìn)行更改 數(shù)據(jù)透視表的使用 續(xù) 制作與使用圖表 創(chuàng)建圖表圖表是Excel為用戶提供的強(qiáng)大功能 通過創(chuàng)建各種不同類型的圖表 為分析工作表中的各種數(shù)據(jù)提供更直觀的表示結(jié)果 使用圖表向?qū)旅嫖覀兿仍诠ぷ鞅≈薪?shù)據(jù)表如下頁圖所示 根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù) 創(chuàng)建不同類型的圖表 圖表的編輯1 插入數(shù)據(jù)標(biāo)志及增加圖表標(biāo)題2 改變圖表的文字 顏色和圖案 圖 操作步驟如下 1 選定工作表中包含所需數(shù)據(jù)的所有單元格 2 單擊 常用工具欄 中的圖表向?qū)О粹o 彈出圖 1 16 所示的對(duì)話框 圖表的使用 圖表的使用 續(xù)1 3 在顯示的圖表向?qū)е?你可以選擇最合適的圖表類型 單擊 standardtype 標(biāo)簽 在 charttype 下拉式列表框中選擇任何一種圖表類型 再在其相應(yīng)的 子圖表類型 的樣式中選擇其中一種子圖表類型 然后按下 查看示例 按鈕不放 就可預(yù)覽所選類型的示例 單擊下一步按鈕 彈出如圖的對(duì)話框 圖表的使用 續(xù)2 4 然后繼續(xù)單擊下一步彈出圖對(duì)話框 選擇圖表存放的位置 若要將圖表放到另一個(gè)新的工作表上 請(qǐng)選中 Asnewsheet 單選框 然后作為新工作表插入文本框 鍵入新工作表的名字 默認(rèn)為 如果選擇 Asobjectin 單選框 可將 圖 1 18 圖表插入到當(dāng)前打開的工作表中 接著再單擊完成按鈕 便可得到如圖所示的圖表 圖表的編輯 一 插入數(shù)據(jù)標(biāo)志及增加圖表標(biāo)題加入數(shù)據(jù)標(biāo)志的過程如下 1 激活要添加數(shù)據(jù)標(biāo)志的圖表2 單擊 chart 菜單中的 chartoptions 命令 彈出如圖 1 19 圖表標(biāo)題 分類X軸 數(shù)值Y軸 圖 1 20 單擊 datalabels 出現(xiàn)如圖 擇所需選項(xiàng)即可 數(shù)據(jù)標(biāo)志的解說 二 改變圖表的文字 顏色和圖案 圖表的編輯 若要對(duì)標(biāo)題進(jìn)行編輯 可將鼠標(biāo)移至標(biāo)題的左下角處雙擊 即會(huì)出現(xiàn)右圖所示對(duì)話框 用該對(duì)話框可以對(duì)標(biāo)題的字體 字體的背景色等進(jìn)行修改 圖 1 23 若要對(duì)圖表區(qū)域進(jìn)行修改 可將鼠標(biāo)移至圖表的空白區(qū)域雙擊鼠標(biāo) 則出現(xiàn)圖 1 23 對(duì)話框 在此對(duì)話框中可選定要修改的內(nèi)容 圖 1 24 若要對(duì)圖例進(jìn)行修改 可將鼠標(biāo)移至圖例區(qū)雙擊鼠標(biāo) 則出現(xiàn)如圖 1 24 對(duì)話框 在此對(duì)話框中可對(duì)圖例進(jìn)行編輯 如圖案 字體及位置 附加內(nèi)容 控件工具箱ControlBox 復(fù)選框可通過選中或清除來打開或關(guān)閉的選項(xiàng) 您可以在一個(gè)工作表中同時(shí)選中多個(gè)復(fù)選框 文本框可以向其中鍵入文字的框 命令按鈕單擊可啟動(dòng)某項(xiàng)操作的按鈕 選項(xiàng)按鈕用于從一組選項(xiàng)中選擇某一選項(xiàng)的按鈕 列表框包含項(xiàng)目列表的框 組合框含有下拉列表框的文本框 您可以從列表中選擇 或在框中鍵入所需內(nèi)容 切換按鈕單擊后保持按下狀態(tài) 再單擊時(shí)又彈起的按鈕 微調(diào)按鈕可附加在單元格上或文本框上的按鈕 若要增加數(shù)值 請(qǐng)單擊向上箭頭 若要減小數(shù)值 請(qǐng)單擊向下箭頭 滾動(dòng)條可通過單擊滾動(dòng)箭頭或拖動(dòng)滾動(dòng)塊來滾動(dòng)數(shù)據(jù)區(qū)域的一種控件 單擊滾動(dòng)箭頭與滾動(dòng)塊之間的區(qū)域時(shí) 可以滾動(dòng)整頁數(shù)據(jù) 標(biāo)簽添加到工作表或窗體中 用以提供有關(guān)控件 工作表或窗體信息的文本 圖像將圖片嵌入到窗體中的控件 其他控件其他ActiveX控件的列表 附加內(nèi)容 宏的錄制與運(yùn)用 關(guān)于宏如果經(jīng)常在MicrosoftExcel中重復(fù)某項(xiàng)任務(wù) 那么可以用宏自動(dòng)執(zhí)行該任務(wù) 宏是一系列命令和函數(shù) 存儲(chǔ)于VisualBasic模塊中 并且在需要執(zhí)行該項(xiàng)任務(wù)時(shí)可隨時(shí)運(yùn)行 例如 如果經(jīng)常在單元格中輸入長(zhǎng)文本字符串 則可以創(chuàng)建一個(gè)宏來將單元格格式設(shè)置為文本可自動(dòng)換行 錄制宏在錄制宏時(shí) Excel在您執(zhí)行一系列命令時(shí)存儲(chǔ)該過程的每一步信息 然后即可運(yùn)行宏來重復(fù)所錄制的過程或 回放 這些命令 如果在錄制宏時(shí)出錯(cuò) 所做的修改也會(huì)被錄制下來 VisualBasic在附屬于某工作薄的新模塊中存儲(chǔ)每個(gè)宏 附加內(nèi)容 宏的錄制與運(yùn)用 使宏易于運(yùn)行可以在 宏 對(duì)話框的列表中選擇所需的宏并運(yùn)行宏 如果希望通過單擊特定按鈕或按下特定組合鍵來運(yùn)行宏 可將宏指定給某個(gè)工具欄按鈕 鍵盤快捷鍵或工作表中的圖形對(duì)象 管理宏宏錄制完后 可用VisualBasic編輯器查看宏代碼以進(jìn)行改錯(cuò)或更改宏的功能 例如 如果希望用于文本換行的宏還可以將文本變?yōu)榇煮w 則可以再錄制另一個(gè)將單元格文本變?yōu)榇煮w的宏 然后將其中的指令復(fù)制到用于文本換行的宏中 VisualBasic編輯器 是一個(gè)為初學(xué)者設(shè)計(jì)的編寫和編輯宏代碼的程序 而且提供了很多聯(lián)機(jī)幫助 不必學(xué)習(xí)如何編程或如何用VisualBasic語言來對(duì)宏進(jìn)行簡(jiǎn)單的修改 利用 VisualBasic編輯器 您可以編輯宏 在模塊間復(fù)制宏 在不同工作簿之間復(fù)制宏 重命名存儲(chǔ)宏的模塊或重命名宏 附加內(nèi)容 宏的錄制與運(yùn)用 宏安全性Excel對(duì)可通過宏傳播的病毒提供安全保護(hù) 如果您與其他人共享宏 則可使用數(shù)字簽名來驗(yàn)證其他用戶 這樣就可保證其他用戶為可靠來源 無論何時(shí)打開包含宏的工作簿 都可以先驗(yàn)證宏的來源再啟用宏 附加內(nèi)容 宏的錄制與運(yùn)用 創(chuàng)建宏錄制宏將安全級(jí)設(shè)置為 中 或 低 操作方法在 工具 菜單上 單擊 選項(xiàng) 單擊 安全性 選項(xiàng)卡 在 宏安全性 之下 單擊 宏安全性 單擊 安全級(jí) 選項(xiàng)卡 再選擇所要使用的安全級(jí) 在 工具 菜單上 指向 宏 再單擊 錄制新宏 在 宏名 框中 輸入宏的名稱 注意宏名的首字符必須是字母 其他字符可以是字母 數(shù)字或下劃線 宏名中不允許有空格 可用下劃線作為分詞符 宏名不允許與單元格引用重名 否則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息顯示宏名無效 如果要通過按鍵盤上的來運(yùn)行宏 請(qǐng)?jiān)?快捷鍵 框中 輸入一個(gè)字母 可用Ctrl 字母 小寫字母 或Ctrl Shift 字母 大寫字母 其中字母可以是鍵盤上的任意字母鍵 快捷鍵字母不允許是數(shù)字或特殊字符 如 或 注釋當(dāng)包含宏的工作簿打開時(shí) 宏快捷鍵優(yōu)先于任何相當(dāng)?shù)腗icrosoftExcel的默認(rèn)快捷鍵 附加內(nèi)容 宏的錄制與運(yùn)用 在 保存在 框中