合同管理程序.doc

合同管理程序1.目的：明確合同的要求，并通過合同評(píng)審確保公司有能力滿足這些要求。2適用范圍：適用于公司產(chǎn)品銷售合同、訂單的管理。3定義：略4職責(zé)分配：4.1銷售部：負(fù)責(zé)確定合同/訂單要求，組織對(duì)合同/訂單進(jìn)行評(píng)審，并對(duì)合同/訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)。4.2制造部、采購部、品質(zhì)部、研發(fā)部等部門參與合同/訂單評(píng)審，并實(shí)施合同/訂單中的有關(guān)部分。4.3 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)合同/訂單評(píng)審表的批準(zhǔn)。5. 過程分析烏龜圖:計(jì)算機(jī)系統(tǒng) 電話電子郵箱、微信等用什么資源（設(shè)備、材料等）？誰來做？銷售部：合同/訂單管理的歸口管理部門各部門：參與合同/訂單的評(píng)審合同/訂單評(píng)審表顧客訂貨要求表簽訂正式合同合同/訂單更改通知單合同/訂單統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬顧客合同/訂單及其變更法律法規(guī)要求合同管理過程業(yè)務(wù)洽談 接收合同/訂單合同/訂單的評(píng)審合同的簽訂和合同/訂單的執(zhí)行合同/訂單的更改/取消輸出輸入合同/訂單評(píng)審及時(shí)率訂單交期準(zhǔn)確率合同管理程序用何指標(biāo)衡量？用何程序、方法？6流程圖：流程圖責(zé)任部門相關(guān)表單業(yè)務(wù)洽談合同/訂單接收通過未通過合同/訂單的保存合同/訂單的更改/取消合同的簽訂與合同/訂單的執(zhí)行合同/訂單評(píng)審7程序內(nèi)容：7.1業(yè)務(wù)洽談7.1.1銷售部做好與顧客的業(yè)務(wù)洽談。洽談前，要做好充分的準(zhǔn)備；洽談過程中，要充分聽取顧客的意見，幫助顧客掌握完整的產(chǎn)品信息，同時(shí)要了解顧客的資信情況。7.1.2 洽談過程中，要就合同的基本要求，如品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付、包裝、交貨期、交付方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任、仲裁與索賠等，逐條與顧客明確，達(dá)成一致意見。7.2 接收合同/訂單7.2.1 本公司只接收書面的購貨合同/訂單。對(duì)于顧客的口頭訂單，銷售部應(yīng)將其記錄在顧客口頭訂單記錄表上，用電子郵件發(fā)給顧客，由顧客書面確認(rèn)后回傳。7.2.2 銷售部應(yīng)將合同/訂單送至銷售部跟單員，由銷售部跟單員組織對(duì)合同/訂單的評(píng)審。7.2.3 銷售部跟單員根據(jù)合同/訂單的性質(zhì)將其分成常規(guī)合同/訂單或特殊合同/訂單； 1）常規(guī)合同/訂單是指針對(duì)公司已有的產(chǎn)品所訂的合同/訂單 2）特殊合同/訂單是指常規(guī)合同/訂單外的合同/訂單，包括針對(duì)新產(chǎn)品或者對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品有附加技術(shù)要求、包裝要求的合同/訂單7.2.4 銷售部跟單員填寫合同/訂單評(píng)審表，連同合同/訂單一起送有關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。7.3 合同/訂單的評(píng)審7.3.1 合同/訂單的要求。合同/訂單評(píng)審要保證： 1）顧客的各項(xiàng)要求（規(guī)格、數(shù)量、性能、交貨期、結(jié)算方式等）得到確定并形成文件 2）合同或訂單中各項(xiàng)要求不存在含糊不清之處，特殊要求有明確說明，多次洽談前后不一致的地方得到了解決 3）合同或訂單符合有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的要求 4）顧客的潛在要求得到識(shí)別，這些要求是預(yù)期或者規(guī)定用途所必需的 5）本公司的附加要求能確保兌現(xiàn) 6）本公司有履行合同或訂單要求的能力7.3.2 常規(guī)合同/訂單的評(píng)審 1）銷售部跟單員從進(jìn)銷存系統(tǒng)中知道有現(xiàn)貨時(shí)，只需將合同/訂單評(píng)審表送計(jì)劃科及銷售部經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審 2）無現(xiàn)貨時(shí)，由銷售部跟單員將合同/訂單評(píng)審表交計(jì)劃科就生產(chǎn)能力、生產(chǎn)完成日期進(jìn)行評(píng)審，如果庫存中無所需產(chǎn)品的物料，則還應(yīng)將合同/訂單評(píng)審表送采購部就采購能力、到貨日期進(jìn)行簽字評(píng)審，之后由銷售部經(jīng)理就交貨期限進(jìn)行評(píng)審。7.3.3 特殊合同/訂單的評(píng)審 1）以專題會(huì)議的形式進(jìn)行，由銷售部牽頭，副總經(jīng)理主持，研發(fā)部、工藝部、采購部、制造部、計(jì)劃科、品質(zhì)部參加 2) 評(píng)審時(shí)應(yīng)注意： 設(shè)計(jì)、采購和生產(chǎn)的周期 要衡量本公司的設(shè)計(jì)、工藝和檢測(cè)能力 要識(shí)別新的質(zhì)量要求、產(chǎn)品顏色要求、包裝要求 對(duì)成本和利潤進(jìn)行核算7.3.4 評(píng)審后，參加評(píng)審的部門應(yīng)在合同/訂單評(píng)審表中的相應(yīng)欄目中簽字，最后將合同/訂單評(píng)審表送總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.3.5 在合同/訂單評(píng)審過程中，評(píng)審人員對(duì)合同中有關(guān)內(nèi)容和要求提出疑問或者修改建議時(shí)，由銷售部跟單員負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)絡(luò)，征求其書面意見，經(jīng)協(xié)商確定后的變動(dòng)事項(xiàng)需在合同/訂單評(píng)審表中予以記錄。7.4 合同的簽訂與合同/訂單的執(zhí)行7.4.1 合同評(píng)審后，銷售部經(jīng)理根據(jù)合同草案與批準(zhǔn)的評(píng)審結(jié)果，負(fù)責(zé)與顧客正式簽訂合同，訂單評(píng)審?fù)ㄟ^后即生效。7.4.2 銷售部跟單員將合同/訂單及合同/訂單評(píng)審表中的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為顧客訂貨要求表，連同有關(guān)的顧客資料分發(fā)給有關(guān)部門，作為設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、出貨等的依據(jù)。7.4.3 銷售部跟單員應(yīng)建立合同/訂單跟進(jìn)控制表，記錄合同/訂單的執(zhí)行情況。若發(fā)生與合同/訂單不一致的情況，應(yīng)及時(shí)與顧客協(xié)商解決。7.5 合同/訂單的更改/取消7.5.1 若因非顧客原因需修改訂單或合同時(shí)，由產(chǎn)生原因的部門通知銷售部跟單員。銷售部跟單員及時(shí)與顧客聯(lián)系，得到顧客的同意后，在原合同或訂單上注明更改內(nèi)容并填寫合同/訂單更改通知單。銷售部跟單員應(yīng)將合同/訂單更改通知單送到與合同/訂單修改有關(guān)的部門進(jìn)行評(píng)審，并報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)，然后發(fā)至有關(guān)部門。7.5.2 若因顧客提出合同/訂單條款修改時(shí)，應(yīng)由銷售部跟單員填寫合同/訂單更改通知單，經(jīng)與合同/訂單修改有關(guān)的部門評(píng)審后送至總經(jīng)理評(píng)審，然后發(fā)至有關(guān)部門。銷售部跟單員應(yīng)在原合同或訂單中注明修改情況。7.5.3 顧客取消合同/訂單時(shí)，銷售部跟單員需與顧客協(xié)商，就本公司已投入的物料、已生產(chǎn)的半成品和產(chǎn)品的處理，以及由此產(chǎn)生的損失，與顧客達(dá)成一致意見。銷售部跟單員應(yīng)用合同/訂單更改通知單將合同/訂單的取消情況通知有關(guān)部門。7.6 合同/訂單的保存7.6.1 所有已經(jīng)確定的訂單/合同及其后的修訂，以及合同/訂單評(píng)審表、合同/訂單更改通知單均由銷售部負(fù)責(zé)存檔。存檔時(shí)應(yīng)注意將合同/訂單與相應(yīng)的合同/訂單評(píng)審表、合同/訂單更改通知單保存在一起。7.6.2 合同/訂單履行中的來往電子郵件應(yīng)予以保存，作為合同/訂單的附件。8 過程績效的監(jiān)視：目標(biāo)名稱計(jì)算公式目標(biāo)值監(jiān)視時(shí)機(jī)監(jiān)視部門8.1合同/訂單評(píng)審及時(shí)率1.常規(guī)合同需半天評(píng)審?fù)戤?，特殊合?訂單需1天評(píng)審?fù)戤?.合同/訂單評(píng)審及時(shí)率=（按時(shí)完成的合同/訂單評(píng)審次數(shù)）/（合同/訂單評(píng)審總次數(shù)）*100%98%每月銷售部8.2訂單交期準(zhǔn)確率1-（交期變動(dòng)訂單數(shù)/訂單總數(shù)）*100%90%每月銷售部9 過程中的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的控制（風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)）：風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施執(zhí)行時(shí)間負(fù)責(zé)人監(jiān)視方法因合同評(píng)審不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致開發(fā)的新產(chǎn)品不能滿足顧客要求1.新產(chǎn)品合同的評(píng)審應(yīng)在合同簽訂之前進(jìn)行，確保顧客的各項(xiàng)要求合理、明確、書面化，確保公司有能力滿足2.銷售部經(jīng)理在檢查各部門評(píng)審的有效性的基礎(chǔ)上，在確定合