空運操作規(guī)范.doc

空運操作規(guī)范1. 目的規(guī)范公司空運進口貨物操作，保證服務質量，提高操作效率，減少操作成本。2. 范圍適用于公司操作部門所有員工，包括操作人員、單證人員、外勤人員、操作主管、部門經(jīng)理等。3. 職責3.1 操作部經(jīng)理負責對本部門的人事和業(yè)務操作實行有效管理，負責公司業(yè)務的具體操作，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部、本部門與相關業(yè)務部門之間，以及公司與相關業(yè)務單位的關系，為客戶提供滿意的貨運代理服務，為公司創(chuàng)造最大經(jīng)濟效益。3.2 操作人員負責空運業(yè)務的具體操作，負責聯(lián)系、協(xié)調(diào)本公司與承運人、同行、拖車公司、堆場、報關行等外協(xié)單位的關系，合理、及時安排所涉及的每一個操作環(huán)節(jié)，確保操作順暢無誤，為客戶提供優(yōu)質服務。3.3 單證人員負責聯(lián)系、協(xié)調(diào)與本公司發(fā)生業(yè)務關系的客戶，準確、及時地處理與客戶往來的單證；快速反饋必要的信息給客戶，做好全程跟蹤；協(xié)助操作處理具體業(yè)務操作，合理安排外勤簽發(fā)提單及交接其他單據(jù)；與操作分工協(xié)作提供，為客戶提供優(yōu)質服務。3.4 外請人員的責任是按照操作和單證人員的要求，安排貨物排載、進場、申報等工作，合理安排線路，確保各種單據(jù)文件的交接安全、順利、及時。4 .要求4.1 空運出口操作規(guī)范4.1.1 接受客戶訂艙必須要求客戶填寫托運單。(必須要了解發(fā)貨人具體情況，如：公司地址，公司規(guī)模，是否有進出口權，等。 在接到新客戶托運單后，需要交由部門經(jīng)理審核客戶情況后方可交由操作部進行操作。)4.1.2 接到托運單后主要評審下列內(nèi)容并逐項要求托運人補齊或明確：1） 托運人欄是否有詳細的中英文托運人全稱、收貨人全稱。當托運人與報關單位不同時，須要求托運人提供報關單位的中英文名稱；2） 港口需明確卸貨港和交貨地點所在國別，在美國卸港和交貨地點是否已注明州名；3） 嘜頭、箱數(shù)、件數(shù)、包裝形式、中英文貨名、貨物的海關商品編碼，毛重、尺碼是否清晰齊全，貨物是否適運；4） 貨物是否需要做動植物檢驗。若需做動植物檢驗的，在報關前要求客戶提供動植物檢驗放行單。5） 運輸條款、運費支付方式、付費方；6） 危險品貨物是否注明危險品等級、聯(lián)合國編號、國際危規(guī)頁碼及是否附有危險品說明書等；運往美、加的危險品是否注明應急電話號碼；I類和VII類危險品是否能獲得委托方/卸港代理的書面確認；7） 木制，草制包裝貨物是否按進口國的要求作熏蒸、熱處理、高壓處理；8） 如系冷藏貨特種箱訂艙，能否落實箱源；冷藏貨托運單上是否注明溫度要求，船舶是否有接載能力；9） 如委托為特種箱，收到委托后一個工作日內(nèi)向船公司或其代理人發(fā)出書面查詢能否按要求落實箱源。只有在收到船公司或其代理的書面確認后方可接受委托。特種箱包括：開頂箱、平板箱、框架箱等；10） 拖車或進倉地點、時間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話是否詳細清楚；11） 是否轉關，如轉關則必須落實報關地點；12） 要求代理報關、報檢的是否附委托書；13） 貨主的要求（如裝運期、特殊條款、各類證明等）可否接受；14） 托運人是否已簽章并注明電話、傳真、聯(lián)系人。4.1.3 確認運費在接受訂艙時，要與客戶確認運費、港口費、拖車費和其它有關費用（非協(xié)議客戶必須有客戶對運費的書面確認）。同時，明確付費方并向客戶明確強調(diào)“見款放單”和“美元付費”原則。4.1.4 經(jīng)評審符合要求的托運單復印一份連同以下業(yè)務交接表交操作部。4.1.5 經(jīng)評審認為訂艙不能接受的，則記錄并通知委托人不能接受的原因及為使委托方能接受而需采取的措施。委托方采取措施后，委托可以接予以確認；如仍不能接受，經(jīng)部門經(jīng)理批準后，由評審人通知顧客，說明情況，取消委托，并在托運單上加注。4.1.6 填寫業(yè)務交接表一式兩份，一份留底；一份份交操作；業(yè)務交接表應送公司負責人審批，在排載前送操作部。4.1.7 新增：有關市場部分客戶需要幫忙提供核銷單，包柜，商檢，包辦產(chǎn)地證等附加服務。我司不提供此類服務。建議可以幫客戶介紹此類服務供應商。 如客戶一定要求我司各部門同事提供此類服務的，需由業(yè)務接單員個人填寫擔保函。此類業(yè)務所產(chǎn)生的一切后果由接單員個人承擔。 接單員必須在清楚了解客戶背景后填寫個人擔保函，交部門經(jīng)理審核，并交公司主管批準后才可開始進行此類操作。4.2 空運進口操作規(guī)范4.2.1 接受客戶的進口代辦委托，需客戶提供書面委托書；4.2.2 接到客戶委托后，主要評審下列內(nèi)容并逐項要求托運人補齊或明確：1）收貨人欄是否有詳細的中英文收貨人；2）嘜頭、箱數(shù)、件數(shù)、包裝形式、中英文貨名、貨物的海關商品編碼，毛重、尺碼是否清晰齊全；3）運輸條款、運費支付方式、付費方；4）危險品貨物是否注明危險品等級、聯(lián)合國編號、國際危規(guī)頁碼及是否附有危險品說明書等；5）拖車或進倉地點、時間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話是否詳細清楚；6）是否轉關，如轉關則必須落實報關地點；7）要求代理報關、報檢的是否附委托書；8）委托方是否已簽章并注明電話、傳真、聯(lián)系人。4.2.3 動態(tài)跟蹤：根據(jù)客戶提供的有關資料，如提單、裝船通知等，跟蹤船舶的到港日期，及時通知客戶。4.2.4 填寫業(yè)務交