X公司采購流程規(guī)范(1).doc

采購流程規(guī)范1. 目的本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序的目的是用于設(shè)立必要的定義和程序以保證重慶英諾科技有限公司的采購低成本和采購標(biāo)準(zhǔn)的一致性。2. 定義PR：Purchase Request Form 采購申請單,公司內(nèi)部使用；PO：Purchase Order Form 采購訂單，公司對外使用。3. 職責(zé)3.1 請購人 根據(jù)部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，填寫采購申請單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)； 接收和檢驗(yàn)請購的物品和服務(wù)。3.2 采購人 根據(jù)請購人的采購申請單，訂購價(jià)格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。 生產(chǎn)部采購人員負(fù)責(zé)物料及與生產(chǎn)制造或與開發(fā)有關(guān)的各種物資的采購，或?qū)Τ邪痰牟少徆ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。 行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品及后勤物資的采購。 各采購人員應(yīng)對采購物品的價(jià)格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.3 物流保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)、優(yōu)質(zhì)，負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物的報(bào)關(guān)手續(xù)辦理，及時(shí)清關(guān)。3.4 生產(chǎn)部生產(chǎn)部質(zhì)量人員負(fù)責(zé)對供方(物料供應(yīng)商及承包商)的質(zhì)量保證能力評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)審計(jì)劃的制定和質(zhì)量保證能力評(píng)審。3.5 財(cái)務(wù)部在收到所有需要的文件后進(jìn)行核對，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購申請單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)。并按時(shí)向供貨商付款。4. 采購范圍4.1 產(chǎn)品：指公司委外加工的產(chǎn)品，采購后即交付給客戶。4.2 生產(chǎn)物料：指與產(chǎn)品生產(chǎn)直接相關(guān)物料，公司目前生產(chǎn)物料多數(shù)由產(chǎn)品生產(chǎn)承包商進(jìn)行采購。4.3 固定資產(chǎn)：是指單位價(jià)值超過人民幣1000元以上，同時(shí)使用年限超過兩年以上的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。4.4 低值設(shè)備：是指單位價(jià)值未能達(dá)到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超過一年的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。在會(huì)計(jì)處理上可不作為資本性支出而一次費(fèi)用化，但對其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，實(shí)驗(yàn)室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購的低價(jià)值的耗材。如實(shí)驗(yàn)室用接插件等。4.6長期服務(wù)的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務(wù)的客戶。如快餐，辦公文具供應(yīng)商, 電信服務(wù)，域名等。其它非費(fèi)用報(bào)銷申請范圍內(nèi)的采購申請。5. 操作過程及操作程序詳述5.1 申請1) 請購人負(fù)責(zé)提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，可行或必要時(shí)，應(yīng)給出推薦的供應(yīng)商及價(jià)格。2) 請購人應(yīng)填寫采購申請單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。5.2 批準(zhǔn)5.2.1 對采購申請單PR的批準(zhǔn)對所有采購申請單，必須嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：l 所有采購申請單必須有公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)及簽字；l 所有IT設(shè)備的采購申請單必須有IT經(jīng)理的核準(zhǔn)；l 所有采購申請單必須有財(cái)務(wù)主管的簽字，作為預(yù)算、稅務(wù)、現(xiàn)金流量管理的需要；l 任何與生產(chǎn)有關(guān)的采購申請單必須還有銷售部負(fù)責(zé)人和營運(yùn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和簽字。簽字流程圖：請購人 - 請購人部門經(jīng)理 - 采購人 - 采購人部門經(jīng)理 - 總經(jīng)理 采購人員只有在取得核準(zhǔn)的采購申請單后，才可實(shí)施采購。5.2.2 對采購訂申P(guān)O或合同的申請5.2.2.1 采購訂單如果采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準(zhǔn)的采購申請單，向財(cái)務(wù)部申請打印采購訂單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后發(fā)給供應(yīng)商。申請人還需負(fù)責(zé)采購訂單的供貨方確認(rèn)，以保證該訂單的有效性。產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO的保存者,應(yīng)注意該P(yáng)O為公司保密級(jí)別較高之文件,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。5.2.2.2 合同如果采購人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對。5.3 報(bào)價(jià)及磋商5.3.1 物品及服務(wù)采購在任何可能和適用的情況下，采購員應(yīng)根據(jù)下列原則就相同層次的物品或服務(wù)取得不同的報(bào)價(jià)：采購金額最少報(bào)價(jià)數(shù)量小于 RMB 5001小于RMB 2000, 大于RMB10002大于 RMB 20003采購員在同供應(yīng)商進(jìn)行磋商后，應(yīng)作好比較記錄，主要考慮質(zhì)量、價(jià)格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應(yīng)一同參與同供應(yīng)商的討論。在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價(jià)低者品質(zhì)有問題，方可選擇報(bào)價(jià)較高的供應(yīng)商，但必須詳細(xì)說明原因，以便日后參考。5.3.2 分供方的開發(fā)及選擇（僅適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購）由生產(chǎn)部采購人員在實(shí)施采購前根據(jù)開發(fā)部提供的物料清單，將那些認(rèn)為有能力的供應(yīng)商初步確定為分供方，并經(jīng)質(zhì)量保證人員及開發(fā)部審核會(huì)簽后加入合格供應(yīng)商名單。如果是初選的供應(yīng)商，只有在生產(chǎn)部質(zhì)量人員、開發(fā)部進(jìn)行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產(chǎn)品。生產(chǎn)部根據(jù)分供方的物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)供方滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.3.3 第三方物流的開發(fā)及選擇由負(fù)責(zé)物流的人員在保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)、優(yōu)質(zhì)情況下，提供3家以上的貨代以競標(biāo)的方式進(jìn)行選擇。物流人員根據(jù)貨運(yùn)代理商的交付時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)貨代滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.4 訂購應(yīng)根據(jù)價(jià)格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供應(yīng)商。如果采購員所選擇的供應(yīng)商與請購人推薦的不一致，應(yīng)向請購人發(fā)出確認(rèn)，若請購人仍堅(jiān)持用推薦的供應(yīng)商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂購物品可能有下列兩種形式： 憑核準(zhǔn)的采購申請單，從供應(yīng)商處直接購買。 向供應(yīng)商發(fā)采購訂單（如需要，可向財(cái)務(wù)部申請開具采購訂單）或合同（重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對）。對于經(jīng)常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應(yīng)商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內(nèi)容直接訂購。選擇此類供應(yīng)商應(yīng)以競標(biāo)的方式進(jìn)行（如果可能，應(yīng)至少有三個(gè)競爭者）且該類協(xié)議應(yīng)至少每年重審一次，既從不同供應(yīng)商處獲得新的報(bào)價(jià)，并就現(xiàn)行的協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋商。5.5 接受 訂購的非生產(chǎn)性物品送達(dá)后，必須驗(yàn)收，且驗(yàn)收人與采購人不能是同一人。驗(yàn)收合格后，應(yīng)在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。 對于生產(chǎn)性原輔包裝材料，應(yīng)由生產(chǎn)部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。 若送達(dá)的物品不合格，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。5.6 付款采購人負(fù)責(zé)采購物品的付款申請，應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù) 發(fā)票 經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的采購申請單PR， 如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。如是預(yù)付款，可在付清余款時(shí)附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購的全額預(yù)付。對于經(jīng)常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。在可能的情況下，采購員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。6. 記錄對于各次采購，采購員應(yīng)保存下列文件：1） 采購申請單副本2） 報(bào)價(jià)3） 比價(jià)記錄4） 采購訂單副本或合同5） 付出