文件資料管理制度.doc

長誠浪板(昆山)有限公司發(fā) 行 章列管文件文件/資料管理制度文件編號：管規(guī)009版 本：第2版發(fā)行日期：99年12月28日擬案單位：管理部文件修訂記錄序日 期修訂部門核準(zhǔn)部門申請單編號備 註198年11月7日管理部總經(jīng)理室無(尚無申請制度)299年12月28日管理部總經(jīng)理室3456核 準(zhǔn)審 核擬 案曾璟煜曾璟煜 傅殿偉 朱郁喬除本封面因管理之需要，得加蓋相關(guān)印章及相關(guān)人員之簽章外，任何人不得對文件之內(nèi)容進(jìn)行塗改或作記號，（如有修改之必要時(shí)，應(yīng)按文件/資料管理制度之相關(guān)規(guī)定辦理之）。目 錄主旨3適用範(fàn)圍3發(fā)行3修訂3文件/資料管理制度概述3文件/資料作業(yè)管理辦法4分類 4證件4文件4合同5技術(shù)資料5人事資料5電腦資料 5其它資料5編號說明6責(zé)權(quán)部門代碼6文件類別代碼6非質(zhì)量體系文件編號方式7編號管理8保管權(quán)責(zé)9證件9文件9合同9技術(shù)資料9人事資料9外來文件9其它文檔9文件制作格式規(guī)定10文件制作格式10表單制作格式11記錄制作格式12文件作業(yè)程序12文件的制訂、修訂12審核、核準(zhǔn)、分發(fā)12廢止、回收、銷毀13歸檔作業(yè)13借閱、補(bǔ)發(fā)14翻印15電腦作業(yè)管理辦法15網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及相關(guān)規(guī)定15文件的變更16文件的備份16文件的刪除16載體及程式系統(tǒng)管理規(guī)定16附則17附件一：公司檔案管理人員組織圖17檔案文件資料管理制度文件類別 一般文件 密級 機(jī)密 極機(jī)密 版本：2 擬 稿 朱 郁 喬文件編號管規(guī)009發(fā)行日期99年12月28日 共 頁 核 準(zhǔn) l 主 旨：為有系統(tǒng)的妥善管理本企業(yè)之各類檔案及相關(guān)資料(含各類文件)特制定本辦法執(zhí)行之。l 適用范圍：凡本企業(yè)內(nèi)之各類檔案、文件、資料，均適用本辦法l 發(fā) 行：本辦法經(jīng)執(zhí)行長核準(zhǔn)後發(fā)佈實(shí)施。l 修 訂：本辦法如有未盡事宜時(shí)，得由管理部加以補(bǔ)強(qiáng)並呈總經(jīng)理審核、執(zhí)行長核準(zhǔn)後修訂之。壹、文件資料管理制度概述一、 文件資料管制是指對企業(yè)內(nèi)所有檔案、文件及資料（包括現(xiàn)行運(yùn)轉(zhuǎn)文件、存檔文件、餘存文件和準(zhǔn)備銷毀的文件）的存放、調(diào)閱和銷毀等進(jìn)行管理之工作二、 由各部門助理擔(dān)任日常檔案、文件及資料管理工作，在進(jìn)行各項(xiàng)文管作業(yè)時(shí)，應(yīng)遵循以下三個基本原則：(一).集中管理原則具體情況包括：1.凡企業(yè)接收之外來函件、資料等，一律應(yīng)由相關(guān)部門之文管人員負(fù)責(zé)接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時(shí)，應(yīng)確定臨時(shí)接收人員；如文管人員離職時(shí)間較長，應(yīng)及時(shí)指定人員代為辦理2.以本公司名義對外下發(fā)或上報(bào)之文件，應(yīng)由承辦部門文管助理統(tǒng)一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後發(fā)放，並將存檔文件、余件歸檔進(jìn)行妥善保管3.企業(yè)接收的所有文件、資料都應(yīng)由各相關(guān)權(quán)責(zé)部門文管助理集中保管各業(yè)務(wù)職能部門承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長期保存於個人處(二).科學(xué)管理原則公司各類文件資料均應(yīng)按檔案資料保管年限一覽表(附件二)之規(guī)定年限進(jìn)行保存，以便為歸檔立卷創(chuàng)造條件(三).嚴(yán)格保密原則凡公司員工因職務(wù)及工作之關(guān)係，於文件資料之制訂、審核、分發(fā)、傳閱、歸檔及銷毀等作業(yè)流程中涉及公司之機(jī)密均應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任(參考文件:人事行政管理規(guī)章關(guān)於員工對於本身職務(wù)所涉及之公司機(jī)密應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任之相關(guān)規(guī)定)貳、文件/資料作業(yè)管理辦法一、分類：(一)公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術(shù)資料、人事資料及其它文檔資料等六類，以便分別進(jìn)行管理：1.證件：如公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、IC卡，証件類均由總經(jīng)理室列管之。2.文件 (包括如下)：第一階：手冊第二階：程序文件(1)ISO9002質(zhì)量體系文件第三階：作業(yè)指導(dǎo)書第四階：表單/記錄填寫式表單/記錄註: 上述非質(zhì)量體系文件中之“記錄”係指各類填寫式表單經(jīng)填寫內(nèi)容後形成的文檔資料，各類記錄檔案應(yīng)存於相同表單名稱之檔案夾，以便查找及歸檔作業(yè)(2)非質(zhì)量體系文件非填寫式表單/記錄 管理辦法類文件各部門相關(guān)事務(wù)文件公司內(nèi)部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外來文件社會機(jī)關(guān)、組織信函業(yè)主信函其它類合同小包合同業(yè)主合同3. 合 同註:各類合同之編號及管理，請另參閱合同管理辦法之說明4. 技術(shù)資料(1) 生產(chǎn)技術(shù)資料(2) 產(chǎn)品及程式設(shè)計(jì)技術(shù)資料(3) 儀器、設(shè)備相關(guān)資料(4) 工程設(shè)計(jì)技術(shù)資料(5) 內(nèi)部基本建設(shè)資料5. 人事資料 : 如:人事資料表獎懲記錄、考勤表、員工考績表6. 電腦資料 :各類電腦檔案7. 其它資料如各類書刊、照片(二)上述各類文件/資料依重要程度及保管方式又可分為：(1)一般文件(2)列管文件 密級文件 機(jī)密級文件 極機(jī)密級文件註: 1.列管文件係指涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營或內(nèi)部管理運(yùn)作方面機(jī)密或較為重要之各類文檔資料（如生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)資料、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、研發(fā)資料等），對於列管文件之複印、修改或發(fā)放、借閱等，均須由權(quán)責(zé)部門進(jìn)行管制之 2.合同及技術(shù)資料類、財(cái)務(wù)報(bào)表類文件一律列為列管文件 3.ISO9002質(zhì)量體系范圍內(nèi)之所有文件均為列管文件(三)上述各類文件/資料依存檔方式共分為:(1)書面資料(2)電腦檔案資料二、編號方式說明：1.編號第一位字符為該份文件/資料之權(quán)責(zé)部門代碼(部門代號說明如下)：(1) 董：董事會；(2) 執(zhí)：執(zhí)行長室；(3) 總：總經(jīng)理室；(4) 財(cái)：財(cái)務(wù)部；(5) 管：管理部；(6) 品：管理部品保課；(7) 生：管理部生管課；(8) 務(wù)：管理部總務(wù)課；(9) 採：管理部採購課；(10)人：管理部人事課；(11)資：資訊部；(12)業(yè)：業(yè)務(wù)部；(13)營：營服部；(14)工：工務(wù)部；(15)廠：廠務(wù)部；(16)捲：捲門部；2.編號第二位為文件/資料之類別指示碼(1)“証”指各類証件;(2)“表S”指各類制式填寫式表單;(3)“表P”指各類制式非填寫式表單(4)“質(zhì)”指各類質(zhì)量體系之文件(5)“外”指各類外來文件(政府機(jī)關(guān)之公函除外)(6)“政”指各類政府機(jī)關(guān)所發(fā)之公函(7)“公”指各類公司內(nèi)部所發(fā)之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法(9)“技”指各類技術(shù)資料(10)“事”指各部門承辦事務(wù)之相關(guān)文件(11)“人”指各類人事資料(12)“圖”指各類圖面資料(13)“書”指各類書刊3.編號代碼之第三位起因文件/資料之不同，共分為以下二種方式進(jìn)行編號:(1)非質(zhì)量體系之文件/資料:非質(zhì)量體系之文件/資料之編號第三位起為該文件/資料之流水編號，以阿拉伯?dāng)?shù)字記錄，共為三位數(shù)(自001號開始，如編至999號則自動上升一碼為第1000號) 範(fàn)例:管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下:100規(guī)管 流水編號 管理辦法類文件代碼 權(quán)責(zé)部門代碼 試實(shí)行階段中的文件/表單/資料，應(yīng)於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為2碼。10管試規(guī)試實(shí)行階段中的規(guī)章制度類文件流水編號(第一份)試實(shí)行階段之代碼規(guī)章制度類文件代碼權(quán)責(zé)部門代碼(2).質(zhì)量體系範(fàn)圍內(nèi)之文件/資料：編號之第三位代碼代表該文件/資料之質(zhì)量文件級別，共分以4種:“1”為第一階質(zhì)量文件代碼，即指品質(zhì)手冊；“2”為第二階質(zhì)量文件代碼，指各類程序文件；“3”為第三階質(zhì)量文件代碼，指各類作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、管理辦法；“4”為第四階質(zhì)量文件代碼，指各類質(zhì)量記錄表單； 文件編號第四位第六位為當(dāng)前文件在ISO9002質(zhì)量體系中所對應(yīng)的要素編號，從 401420 .(參考文件:附件質(zhì)量體系要素一覽表) 文件編號中最後兩位(第七、八位)代碼為所對應(yīng)的要素下表單或文件之流水編號註:質(zhì)量體系中之文件/資料編號之第三碼及第六碼後應(yīng)加“”號分隔。品 範(fàn)例：“品質(zhì)2-410-01”代表為:由品保課主導(dǎo)的“進(jìn)料檢驗(yàn)程序”（為二階質(zhì)量文件，質(zhì)量體系編號第410要素下之第一份文件）。質(zhì) 24 1 0 4.10要素下第一份程序書0 1本文件所對應(yīng)的質(zhì)量體系要素為4.10二階程序文件代碼質(zhì)量文件代碼權(quán)責(zé)部門(品保課)之代碼 質(zhì)量體系文件中記錄表單之編號方式請參閱非質(zhì)量體系記錄表單的編號方式。4. 若文件或表單內(nèi)容同屬於質(zhì)量體系與非質(zhì)量體系範(fàn)籌時(shí)，均作為非質(zhì)量體系文件進(jìn)行編號。三、文件編號的管理：1.文件、表單編號由各部門文管人員依照本辦法進(jìn)行統(tǒng)一編制；2.各部門須建立本部門內(nèi)所有文件資料編號對照表；每有新文件產(chǎn)生時(shí)，應(yīng)即時(shí)登錄其流水號碼以備查找；3.對於本部門之文件檔案編號，各部門文管助理應(yīng)每月進(jìn)行一次核對；發(fā)現(xiàn)異常情況後，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正並交管理部備案4.各類編號之流水號，不論原為二碼（二位數(shù)最大值為99）或三碼(最大值為999)，如額滿後即自動上升一碼5.各類文件(含表單)如有更新版本時(shí)，新版本之文件（或表單）應(yīng)註明為第二版或第版。四、各類檔案的保管權(quán)責(zé)：(一)公司各類証件：除各權(quán)責(zé)部門專用、常用且重要性較低之証件(如手機(jī)之IC卡)得由權(quán)責(zé)部門保管外，其余較重要之証件一律由總經(jīng)理室列管(二)各類文件：1. ISO質(zhì)量體系文件及其它各類規(guī)章、辦法類文件、公司各類空白表單等均由管理部及各權(quán)責(zé)部門列管之2.各部門內(nèi)部使用記錄文件、表單，由各權(quán)責(zé)部門保管之(三)合 同：由財(cái)務(wù)部合同管理員參照公司合同管理辦法進(jìn)行管理存檔(四)技術(shù)資料：1.各類生產(chǎn)技術(shù)資料、儀器設(shè)備資料、工程技術(shù)資料等由各權(quán)責(zé)部門主管保管2.內(nèi)部基本建設(shè)檔案資料由工程部門列管之3.公司內(nèi)部規(guī)範(fàn)之技術(shù)資料由總經(jīng)理室列管之4.各類程式設(shè)計(jì)資料由資訊部門列管之(五)人事資料：包括人事檔案及各部門人員轉(zhuǎn)証測評試卷，由公司人事部門按機(jī)密文件進(jìn)行列管(六)外來文件、信函：1.由警衛(wèi)室接收，送至總務(wù)助理處登記、分發(fā)；2.登記內(nèi)容須包括：收件日期發(fā)函單位如：業(yè)主、政府、社會機(jī)關(guān)組織等；郵遞方式如：掛號、EMS、包裹等；分發(fā)部門（即收函單位）及日期(七)各部門須自行備妥一套表單，如須新增及修改時(shí)，應(yīng)通知資訊部統(tǒng)一進(jìn)行制作之。(八)其它類文檔資料：1.公司各類圖書：由管理部總務(wù)課進(jìn)行保存與借閱管理2.各類工程照片：統(tǒng)一由資訊部按相關(guān)管理辦法進(jìn)行列管 3.各類公告、人事命令均由人事部門負(fù)責(zé)列管。4.各類舊版或經(jīng)廢止使用之文件檔案或資料均應(yīng)由管理部進(jìn)行書面存檔備查(電腦檔案則由資訊部負(fù)責(zé))直到安全保存期限過後，始得予以銷毀之。五、文件格式制作規(guī)定：(一)文字文件制作格式規(guī)定： 文件制作格式一律套用同類文件之固定範(fàn)本形式，文字內(nèi)容原則上均採用從左至右橫向書寫之方式制作；(必須以直式書寫之特殊文件格式須呈管理部核準(zhǔn)後始得進(jìn)行制作)文件格式之具體制作要求如下：1. 頁首：a.均須有公司商標(biāo)(一律為藍(lán)色)及“長誠浪板（昆山）有限公司”之藍(lán)色字樣b.公司抬頭置於文件上中央，字體為22號、新細(xì)明體加粗，長誠標(biāo)誌應(yīng)為字的兩倍大小 2. 標(biāo)題：a.均須有文件標(biāo)題名稱字體為18號、新細(xì)明體加粗b.如為管理辦法類文件（含質(zhì)量體系手冊）須於標(biāo)題下方附表格(如下)，並須對相應(yīng)內(nèi)容予以標(biāo)示文件類別 一般文件 密級 機(jī)密 極機(jī)密 版本： 擬 稿 文件編號發(fā)行日期 共 頁 核 準(zhǔn)3.內(nèi)容排序及文字大?。簝?nèi)容排序及文字大小一律按下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作: 壹: 號新細(xì)明體 一: 號新細(xì)明體 (一): 號新細(xì)明體 1: 號新細(xì)明體 (1): 號新細(xì)明體 : 號新細(xì)明體 a: 號新細(xì)明體4.頁尾：凡二頁以上文件，均應(yīng)於頁尾中央處標(biāo)註頁碼，各類文件/資料頁碼之標(biāo)示方法及注意事項(xiàng)如下:各類表單之頁碼:一律以“共5頁 第5頁”(頁碼之總數(shù)不應(yīng)包含表單使用說明之頁數(shù))之方式標(biāo)註。文件之頁碼: a. 對於總頁數(shù)10頁以下之頁碼可按上述表單頁碼之編碼方式進(jìn)行編碼(如:第1頁共10頁)b. 對於總頁數(shù)超過10頁以上之頁碼可於頁尾中央直接標(biāo)示頁碼符號(如:“第一頁”)，但須於頁首處標(biāo)明總頁數(shù)。c. 對於各部門規(guī)章、管理辦法類等總頁數(shù)及章節(jié)較多之文件/資料應(yīng)按各章節(jié)進(jìn)行頁碼之編碼。(如第一章之第二頁編號方式:1/2)(二)表單制作格式規(guī)定：1.凡本公司之表單於頁首處均須有公司商標(biāo)及“長誠浪板（昆山）有限公司”之字樣(視表單之格式，置於左上角或中央2.表單之頁首處，須有表單主題名稱之標(biāo)示，如“干部會議工作報(bào)告表”3.必須於表單之右上角處註明表單編號、版本及制訂日期.4.表單按格式之不同，於適當(dāng)位置處預(yù)留裝訂位置，視實(shí)際需要以虛線劃出並註明“裝訂線”5.表單預(yù)留空間：左2公分、上、下邊界1.5公分；右邊界1公分距離6.標(biāo)題注意事項(xiàng)：(1)公司標(biāo)題：列高60，字形為24號字加粗，儲存格靠下方(2)內(nèi)容標(biāo)題：列高40，字形22號字加粗，儲存格靠下方(3)文件編號：列高同內(nèi)容文件，字形12號字加粗，儲存格靠下方7.表單按格式及用途之不同，須於適當(dāng)位置（一般於表單右或頁尾處）註明表單使用注意事項(xiàng)及表單流程 (如：附註：本表單於會簽後送交合同管理員存檔；)8.如須各部門會簽之表單，均須於表單適當(dāng)位置處備有會簽欄(會簽欄位之大小，直式文件至少應(yīng)為2cm(高)52.5cm(寬)，橫式文件至少應(yīng)為3.5cm(高) 53cm(寬)為原則)9.表單格式之制作，應(yīng)採用恰當(dāng)?shù)淖煮w及字型比例，力求整齊、美觀、便於填寫(三)電腦制作之記錄，文件編號相關(guān)規(guī)定：1.凡電腦打印的表單記錄，均須在原空白表單編號下，再加入一項(xiàng)記錄編號，編號方式請參照前述2.所打印的記錄在電腦中存檔時(shí)，須確保將記錄存於所屬部門目錄下同一表單名稱資料夾中六、文件作業(yè)程序：(一)文件的制訂、修訂1.文件的制訂：由提案部門指定人員以各類檔案標(biāo)準(zhǔn)格式擬案，並要填寫文件制訂、修訂廢止申請單對於新制訂之表單，同時(shí)還應(yīng)制作一份空白表單填寫格式范例及表單功能使用流程說明等，一併送審2.文件的修訂：文件若有不合使用需予以修改、增訂者，由申請單位填具文件制訂、修訂廢止申請單，提出變更原因，由原擬案單位議定修改文件修改後，版本號亦應(yīng)隨之變更原版本應(yīng)列入修訂記錄中由管理部進(jìn)行存檔之(二)文件之審查、核準(zhǔn)、分發(fā)1.文件之審查作業(yè)：由擬案人員將草案或文件制訂、修訂廢止申請單等送直屬主管審查，並圈選相關(guān)會簽部門，草案經(jīng)審查會簽後呈送權(quán)限主管核準(zhǔn)2.文件之核準(zhǔn)作業(yè)：(1)各擬案部門內(nèi)部使用(不涉及對外或跨部門會簽)之文件或表單，由直屬部門主管進(jìn)行核準(zhǔn)；各部門制訂之跨部門使用之表單或文件，須呈總經(jīng)理室核準(zhǔn)(2)各部門、單位涉及本公司章程、制度、考核等方面的規(guī)定、條例、辦法等文件，均須參照公司統(tǒng)一頒佈之制度進(jìn)行制訂，並經(jīng)管理部核稿、總經(jīng)理室核準(zhǔn)並敬會執(zhí)行長同意後始得生效3.分發(fā)作業(yè)：(1)由擬案部門根據(jù)文件傳達(dá)范圍，對文件資料進(jìn)行複印、分發(fā)，並由接收人員予以簽收(2)對內(nèi)發(fā)行文件若為列管文件時(shí)，應(yīng)加蓋“列管文件”章，並根據(jù)其機(jī)密性註明“嚴(yán)禁復(fù)印”及機(jī)密等級；(3)各部門新增制訂(修訂)的表單、會議記錄及制度方面的文件均須送交管理部一份備案之(4)進(jìn)行文件分發(fā)時(shí)，須填制文件發(fā)放回收記錄，請各收文單位主管或文管助理簽名接收 (三)檔案的廢止、回收、銷毀 1.檔案的廢止： 由申請廢止的單位填具文件制訂、修訂廢止申請單，提出廢止原因經(jīng)核準(zhǔn)後，於文件上用紅筆注記，退出執(zhí)行過程並按對照所規(guī)定的廢止文件保存期限進(jìn)行保存，到期銷毀之 2.舊資料的回收：對已確認(rèn)失效或因有誤須重新修正之文件，擬案部門提出文件制訂、修訂廢止申請單，由文管中心人員對照文件發(fā)放回收記錄將下發(fā)文件全部收回，並請各單位經(jīng)手人簽字確認(rèn)3.文件的銷毀：(1)對於收回之作廢文件或超過保存期限之檔案資料，經(jīng)核準(zhǔn)後進(jìn)行統(tǒng)一銷毀(2)檔案銷毀須實(shí)行雙人監(jiān)銷之原則(3)文件資料銷毀記錄應(yīng)予以存檔、備查 (四)歸檔作業(yè)1.保存期限：公司各類文件/資料之保存年限詳見檔案資料保存年限一覽表.2.歸檔時(shí)間：每年度12月中、下旬；或?qū)冻Ｓ帽韱?，每三個月進(jìn)行一次歸檔3.歸檔責(zé)任人：各部門、單位文管人員4.文件/資料保管之相關(guān)要求及規(guī)定： 文件管理被納為內(nèi)部稽核項(xiàng)目之一，定期實(shí)行稽核檢查，以確保資料之正確使用在文件的保管中應(yīng)做到：(1)不得於原件上書寫不相關(guān)之文字、符號或擅加標(biāo)記(2)文件、品質(zhì)記錄之電腦檔案由專人負(fù)責(zé)管制，不得任意拷貝(3)文件的保管應(yīng)注意其安全性，並要防毒、防潮(4)歸檔文件應(yīng)盡量為原件，並按同一文件只存檔一份之原則(5)文管中心須於每一檔案冊建目錄索引，其中應(yīng)包括文件編號、文件名稱、版次、歸檔日期等要項(xiàng)(6)文件/資料之存檔位置應(yīng)正確並符合分類要求(五)文件/資料的借閱、補(bǔ)發(fā)1.借閱范圍及審核權(quán)限:(1)檔案資料僅限本公司員工在文管處借閱，如因抄錄或複印需帶出文管處者，必須辦理登記手續(xù)(2)借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)一般文件時(shí)，不需進(jìn)行審批程序(3)借閱密級或機(jī)密級文件者，由部門主管審核後，須轉(zhuǎn)至管理部核準(zhǔn)(4)極機(jī)密級文件之借閱須進(jìn)行書面申請，寫明借閱用途及借閱期限後，按部門主管管理部總經(jīng)理室之順序進(jìn)行簽核2.登記:借閱文件必須履行登記手續(xù)文管和借閱人員必須當(dāng)面查點(diǎn)所借文件類別、份數(shù)，並在借閱簿上登記簽字；退還文件時(shí)，文管人員要根據(jù)借閱登記簿檢查核對所借文件，確認(rèn)無誤后予以銷帳並履行簽字手續(xù)3.催退:借出去的文件應(yīng)限定借閱時(shí)限過期不還者，應(yīng)及時(shí)催退回收，以免文件散失或影響他人借閱對確需延長借閱時(shí)間的，須重新辦理借閱手續(xù)4.借閱人員須注意的問題：(1)對借閱件要加強(qiáng)保密和保管工作，如需複印或抄錄者，須經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)(2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人，並按時(shí)退還，嚴(yán)禁拍照、抽頁、剪裁和涂改5.文件的補(bǔ)發(fā)是指收文單位將原文件丟失，並要求再次補(bǔ)發(fā)補(bǔ)發(fā)文件須視文件的機(jī)密性，提交補(bǔ)發(fā)申請以說明原因，經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後，文管中心始得重新列印，並做好記錄 (六)文件的翻印 1.擬案部門翻印文件時(shí)，對於列管性文件要嚴(yán)格控制翻印份數(shù)，不得隨意擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍，並須做到：(1)複印文件須經(jīng)發(fā)文單位同意，未經(jīng)許可，任何單位和個人不得私自複印(2)複印文件要確保準(zhǔn)確無誤，並對翻印時(shí)間、份數(shù)及發(fā)放范圍等予以備案2.對於非列管性文件，可視實(shí)際需要進(jìn)行復(fù)印3.文件的翻印需由經(jīng)管理部核準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)印工作之人員確實(shí)按照文件復(fù)印有關(guān)規(guī)定及要求進(jìn)行復(fù)印之參、電腦檔案作業(yè)管理辦法一、公司資訊網(wǎng)絡(luò)由資訊部統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)計(jì)、規(guī)劃、管理與維護(hù)事宜二、各部門均通過本部門微機(jī)操作人員專用網(wǎng)絡(luò)密碼登錄上網(wǎng)，並將文件檔案存入服務(wù)器中本部門子目錄下三、 存於服務(wù)器中較重要之執(zhí)行生效文件，應(yīng)設(shè)為唯讀文件四、資訊部應(yīng)每月不定期對公司所有電腦進(jìn)行抽查,是否有未按規(guī)定操作之情況，並予以要求改善五、屬於公司列管文件的電腦檔案之變更、調(diào)用、列印，一律須經(jīng)權(quán)責(zé)部門權(quán)限主管核準(zhǔn)後，由資訊部協(xié)助完成六、其它相關(guān)規(guī)定：各部門自行制作之文件(一)文件制訂並經(jīng)核準(zhǔn)使用後之電腦存檔：1.由制訂部門提出文件制訂、修訂、廢止申請單，並附上擬訂之文件原稿經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)、文件頒準(zhǔn)生效後，擬案部門須憑核準(zhǔn)單知會資訊部，將該文件內(nèi)容存於服務(wù)器中，並立即將單機(jī)上的文件刪除2.制訂部門應(yīng)將核準(zhǔn)發(fā)行始用