康師傅的時間管理培訓PPT課件.ppt

時間管理 此演示文稿會與參加人員進行相關(guān)討論 所以你將需要加入 會議細節(jié) 來輔助討論 請充分運用PowerPoint 會議記錄 將會議細節(jié)記錄于你演示文稿進行中 方法如下 在幻燈片放映狀態(tài)單擊鼠標右鍵選取 會議記錄 選取 會議細節(jié) 將意見記錄于其中按下 確定 以結(jié)束此對話框這個功能將隨著意見的加入 而自動于幻燈片下方產(chǎn)生一個執(zhí)行項目 1 大綱 你是否有時間管理不良的征兆缺乏時間管理的危害性缺乏時間管理意識的征兆何為時間管理 有關(guān)時間的概念造成時間浪費的主要因素一般人的習慣安排在工作中如何提高效率時間處理原則時間處理技巧 2 課程目標 了解什么是時間管理以及為何要時間管理 學會對自己的時間運用狀況進行分析 能夠找出自己浪費時間的因素 并運用適當?shù)牟呗赃M行處理 能夠找出適合自己的時間安排模式 學會制定高效率的時間安排計劃 掌握時間管理的幾項輔助工具 3 你是否有時間管理不良的征兆 你是否同時進行著多項工作 但似乎無法全部完成 你是否因顧慮其他的事而無法集中心力來做目前該做的事 如果工作被中斷 你會特別震怒嗎 你是否每晚回家的時候累得精疲力竭 卻又覺得好象有什么事沒有做完 你是否覺得總是沒有時間運動或休閑 甚至是隨便玩玩也沒空 4 效率下降 勞動強度加大 影響工作積極性 長期惡性循環(huán)將導致健康下降 家庭關(guān)系緊張 嚴重的將影響個人前途以及造成經(jīng)濟上的重大損失 公司范圍內(nèi)的低效率將失去重大商機 缺乏時間管理的危害性 5 缺乏時間管理意識的征兆 接到指令后 才知道要做什么 很少能預計要做什么而先行準備 每天到了公司才開始要做什么 沒有月份及年度的工作計劃 經(jīng)?；ê芏鄷r間等待前手完成工作后 再進行工作 經(jīng)常過了規(guī)定的期限 使工作無法進行或要花更多的代價才能完成 非要完成一件事后才做另一件事 無法同時進行多項工作 心里的聲音常常對您說 今天不做沒有關(guān)系 反正明天也能做 每天忙于雜事 瑣事 而真正重要的工作沒有時間去做 每天被工作追趕 沒有余裕的時間 每件事情都想依預定時間進行 但每次都無法準時開始 準時完成 陷于惡性循環(huán)中 常常把事情延到最后 使自己在時間上沒有變通的彈性 從不認為經(jīng)由時間管理能增加自己的時間 常常因為溝通不良 情報錯誤而使工作重新再做 接下許多工作 才發(fā)現(xiàn)根本沒有足夠時間依時進行 6 何為時間管理 時間管理 能正確的了解時間的特性 而作 自我管理 更深入的是讓人通過有效的時間管理達至人生目標的實現(xiàn) 也就引申為現(xiàn)在流行的 成功學 7 有關(guān)時間的概念 供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復得 時間的特性 缺乏時間管理意識缺乏溝通弄不清優(yōu)先順序 時間的敵人 8 造成時間浪費的主要因素 人為因素 管理因素 環(huán)境因素 1 企圖做的太多2 安排紊亂 使用的工具雜亂無章3 個人能力的欠缺4 不會說 不 5 缺乏自我約束能力6 做事經(jīng)常拖延 猶豫不決7 工作時過多地和別人拉家常8 爭吵 發(fā)火9 壓力 緊張 1 缺乏優(yōu)先處理順序2 缺乏目標計劃3 無效的委派4 員工缺乏訓練 執(zhí)行力較低5 缺乏交流或交流不清6 權(quán)責混亂7 無危機管理意識8 缺乏進度控制 1 電話打斷2 不速之客拜訪3 無效率的會議4 內(nèi)容不全或延誤的信息5 過多的文件 繁瑣的程序6 人員不足或過多7 嘈雜的工作環(huán)境 9 一般人的習慣安排 先做喜歡做的先做懂的先做容易的先做花時間少的先做資料齊全的先做已排定的先做經(jīng)過籌劃的先做別人的先做有趣的 10 時間管理的運用分析當前的時間支配情況審核目標將目標分解成可管理的任務時間計劃工具安排時間計劃實施計劃評估計劃并進行調(diào)整 在工作中如何提高效率 11 時間管理的運用 時間管理不患寡而患不均 工作重要 工作不重要 工作緊急 工作不緊急 既重要又緊急A列出清單馬上處理 重要但不緊急B需有計劃的完成勿托延而變成A 不重要但不緊急D休息時間 不重要但緊急C時間盜賊盡量避免 12 分析當前的時間支配情況 記錄自己的時間使用狀況 日記錄和周記錄 活動 電話 計劃中的約會 偶然 特別約會 會議 行政事務 編寫報告及分析對每一類別每天所耗費的時間匯總 確定每一活動用了百分之多少的時間確定每一類別上的時間是否與你的關(guān)鍵責任相符合根據(jù)取得的回報對時間的使用情況進行評估 13 審核目標 沒有目標就象是開車沒有目的地一樣 不管你開多快 你什么地方都去不了 審核你的組織的 部門的及個人的目標寫下來定下完成期限目標必須相互協(xié)調(diào)必須切合實際考慮你為每一目標安排的優(yōu)先順序 并自總是否期望太多 14 2020 2 4 15 將目標分解成可管理的任務 對你的目標逐一進行審核 并列明實現(xiàn)每項目標需要完成的所有關(guān)鍵任務 將任務按先后順序進行排列 估計每項任務或活動需要花費時間 為每項任務或活動的完成設定一個截止期限 對較為復雜的活動 分段設定子目標以跟蹤進展 根據(jù)任務對首要目標的支持程度 給每項任務設定優(yōu)先順序 注意哪些任務需要按順序完成 哪些可以在達到某一特定階段之前或之后的任何時間完成 16 時間計劃工具 待辦事項 清單約會日程表每日與每周的計劃日常管理軟件與硬件掛歷 臺歷 17 安排時間計劃 把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在精力旺盛的時間來做只對你一天中的部分時間進行規(guī)劃 以留出時間應付危機和突發(fā)事件盡可能將相似的任務進行綜合與合并確定可以利用意外之外的空閑時間做的事利用待辦事項清單將日常事務進一步進行細分 18 實施計劃 實施的前一天晚上或下午對計劃進行復核盡可能嚴格堅持你的計劃 迅速處理意料之外的事務 并回頭處理原來的緊要事務在計劃出現(xiàn)變化時 調(diào)整每周計劃作為補救措施習慣成自然 19 你能完成為當周確定的任務 為實現(xiàn)目標你正在取得進展 你是否感到準備更充分 更專注 不做某些事情會有什么后果 你在回避時間浪費的情況 這是你能堅持下去的計劃 一天至少將進展與計劃核對一遍 評估計劃并進行調(diào)整 20 時間處理原則 輕重緩急 重要的事情往往不緊急 緊急的事情往往不重要一次結(jié)清 同一類的事情最好一次把它做完 未作過的事多加50 不熟的多加25 為突發(fā)事件預留時間有效授權(quán)并權(quán)責分明要和你的價值觀相吻合 不可以互相矛盾 每一分鐘每一秒做最有效率的事情 遵守20 80定律 21 時間處理技巧 如何應付不速之客控制你的電話如何應對案頭工作克服拖延如何應對會議怎樣學習說 不 其它技巧 22 控制你的電話 對電話進行篩選 利用助理或語音郵件可能時把致電者引薦給某個其他人如果你必須接聽電話 要保證使它簡短并且有針對性提高你打電話的技巧 縮短你需要為此花費的時間在一天當中拿出一段時間來專門接聽電話 讓每個人都知道你的這種安排在一間沒有電話的房間里工作盡可能多地用電子郵件代替電話 如何應付不速之客 確定你的不速之客是否有即時的麻煩或必須迅速處理的問題如有可能 確定另外的時間約見這位訪客如有可能 引薦給另一位合適的人如果你必須會見某人 放下你的工作之前要記下你中斷的地方 干擾結(jié)束后迅速回到原處 23 克服拖延 計劃過度 你可能以延長計劃過程來回避開始工作完美主義 任務永遠不能完全完成 使得你難以繼續(xù)下一項行動厭倦截止期要求太高 如何應對案頭工作 努力做到文件只處理一次 或回復 歸檔 傳遞 或扔掉對于需要迅速處理的 用電子郵件或電話親自溝通避免在你送回的文件上簽署 讓我們讀者討論 的意見 直接設定一個見面的具體時間 24 怎樣學習說 不 明確為什么要說 不 有助于堅持自己的決定并避免內(nèi)疚盡量只介入有助于你實現(xiàn)目標的事務學習對非首要事情說 不 哪怕這件事是高級管理層吩咐下來 列出你正在處理的事務清單 請?zhí)岢鲆蟮娜嗽诮o你增加新工作時決定各項事務的輕重緩急 如何應對會議 參加任何會議之前 確定你是否是最佳代表 如果你肯定會議值得參加 要確保該會議有明確的結(jié)果要求提前瀏覽議程只安排參加會議中與你有關(guān)的部分如果你是主持 開會前分發(fā)議程和要點 其它 25 其它技巧 做好 時間日志 你花了多少時間在哪些事情 把它詳細地記錄下來 每天從刷牙開始 洗澡 早上穿衣花了多少時間 早上搭車的時間 早上出去拜訪客戶的時間 把每天花的時間一一記錄下來 做了哪些事 你會發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間 當你找到浪費時間的根源 你才有辦法改變 跟頂尖人士學習 千萬要仔細選擇 你所接觸的對象 因為這會節(jié)省你很多時間 假設與