康師傅的時(shí)間管理培訓(xùn)PPT課件.ppt

時(shí)間管理 此演示文稿會(huì)與參加人員進(jìn)行相關(guān)討論 所以你將需要加入 會(huì)議細(xì)節(jié) 來(lái)輔助討論 請(qǐng)充分運(yùn)用PowerPoint 會(huì)議記錄 將會(huì)議細(xì)節(jié)記錄于你演示文稿進(jìn)行中 方法如下 在幻燈片放映狀態(tài)單擊鼠標(biāo)右鍵選取 會(huì)議記錄 選取 會(huì)議細(xì)節(jié) 將意見(jiàn)記錄于其中按下 確定 以結(jié)束此對(duì)話框這個(gè)功能將隨著意見(jiàn)的加入 而自動(dòng)于幻燈片下方產(chǎn)生一個(gè)執(zhí)行項(xiàng)目 1 大綱 你是否有時(shí)間管理不良的征兆缺乏時(shí)間管理的危害性缺乏時(shí)間管理意識(shí)的征兆何為時(shí)間管理 有關(guān)時(shí)間的概念造成時(shí)間浪費(fèi)的主要因素一般人的習(xí)慣安排在工作中如何提高效率時(shí)間處理原則時(shí)間處理技巧 2 課程目標(biāo) 了解什么是時(shí)間管理以及為何要時(shí)間管理 學(xué)會(huì)對(duì)自己的時(shí)間運(yùn)用狀況進(jìn)行分析 能夠找出自己浪費(fèi)時(shí)間的因素 并運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟呗赃M(jìn)行處理 能夠找出適合自己的時(shí)間安排模式 學(xué)會(huì)制定高效率的時(shí)間安排計(jì)劃 掌握時(shí)間管理的幾項(xiàng)輔助工具 3 你是否有時(shí)間管理不良的征兆 你是否同時(shí)進(jìn)行著多項(xiàng)工作 但似乎無(wú)法全部完成 你是否因顧慮其他的事而無(wú)法集中心力來(lái)做目前該做的事 如果工作被中斷 你會(huì)特別震怒嗎 你是否每晚回家的時(shí)候累得精疲力竭 卻又覺(jué)得好象有什么事沒(méi)有做完 你是否覺(jué)得總是沒(méi)有時(shí)間運(yùn)動(dòng)或休閑 甚至是隨便玩玩也沒(méi)空 4 效率下降 勞動(dòng)強(qiáng)度加大 影響工作積極性 長(zhǎng)期惡性循環(huán)將導(dǎo)致健康下降 家庭關(guān)系緊張 嚴(yán)重的將影響個(gè)人前途以及造成經(jīng)濟(jì)上的重大損失 公司范圍內(nèi)的低效率將失去重大商機(jī) 缺乏時(shí)間管理的危害性 5 缺乏時(shí)間管理意識(shí)的征兆 接到指令后 才知道要做什么 很少能預(yù)計(jì)要做什么而先行準(zhǔn)備 每天到了公司才開(kāi)始要做什么 沒(méi)有月份及年度的工作計(jì)劃 經(jīng)常花很多時(shí)間等待前手完成工作后 再進(jìn)行工作 經(jīng)常過(guò)了規(guī)定的期限 使工作無(wú)法進(jìn)行或要花更多的代價(jià)才能完成 非要完成一件事后才做另一件事 無(wú)法同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)工作 心里的聲音常常對(duì)您說(shuō) 今天不做沒(méi)有關(guān)系 反正明天也能做 每天忙于雜事 瑣事 而真正重要的工作沒(méi)有時(shí)間去做 每天被工作追趕 沒(méi)有余裕的時(shí)間 每件事情都想依預(yù)定時(shí)間進(jìn)行 但每次都無(wú)法準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始 準(zhǔn)時(shí)完成 陷于惡性循環(huán)中 常常把事情延到最后 使自己在時(shí)間上沒(méi)有變通的彈性 從不認(rèn)為經(jīng)由時(shí)間管理能增加自己的時(shí)間 常常因?yàn)闇贤ú涣?情報(bào)錯(cuò)誤而使工作重新再做 接下許多工作 才發(fā)現(xiàn)根本沒(méi)有足夠時(shí)間依時(shí)進(jìn)行 6 何為時(shí)間管理 時(shí)間管理 能正確的了解時(shí)間的特性 而作 自我管理 更深入的是讓人通過(guò)有效的時(shí)間管理達(dá)至人生目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 也就引申為現(xiàn)在流行的 成功學(xué) 7 有關(guān)時(shí)間的概念 供給毫無(wú)彈性無(wú)法積蓄無(wú)法取代無(wú)法失而復(fù)得 時(shí)間的特性 缺乏時(shí)間管理意識(shí)缺乏溝通弄不清優(yōu)先順序 時(shí)間的敵人 8 造成時(shí)間浪費(fèi)的主要因素 人為因素 管理因素 環(huán)境因素 1 企圖做的太多2 安排紊亂 使用的工具雜亂無(wú)章3 個(gè)人能力的欠缺4 不會(huì)說(shuō) 不 5 缺乏自我約束能力6 做事經(jīng)常拖延 猶豫不決7 工作時(shí)過(guò)多地和別人拉家常8 爭(zhēng)吵 發(fā)火9 壓力 緊張 1 缺乏優(yōu)先處理順序2 缺乏目標(biāo)計(jì)劃3 無(wú)效的委派4 員工缺乏訓(xùn)練 執(zhí)行力較低5 缺乏交流或交流不清6 權(quán)責(zé)混亂7 無(wú)危機(jī)管理意識(shí)8 缺乏進(jìn)度控制 1 電話打斷2 不速之客拜訪3 無(wú)效率的會(huì)議4 內(nèi)容不全或延誤的信息5 過(guò)多的文件 繁瑣的程序6 人員不足或過(guò)多7 嘈雜的工作環(huán)境 9 一般人的習(xí)慣安排 先做喜歡做的先做懂的先做容易的先做花時(shí)間少的先做資料齊全的先做已排定的先做經(jīng)過(guò)籌劃的先做別人的先做有趣的 10 時(shí)間管理的運(yùn)用分析當(dāng)前的時(shí)間支配情況審核目標(biāo)將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù)時(shí)間計(jì)劃工具安排時(shí)間計(jì)劃實(shí)施計(jì)劃評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整 在工作中如何提高效率 11 時(shí)間管理的運(yùn)用 時(shí)間管理不患寡而患不均 工作重要 工作不重要 工作緊急 工作不緊急 既重要又緊急A列出清單馬上處理 重要但不緊急B需有計(jì)劃的完成勿托延而變成A 不重要但不緊急D休息時(shí)間 不重要但緊急C時(shí)間盜賊盡量避免 12 分析當(dāng)前的時(shí)間支配情況 記錄自己的時(shí)間使用狀況 日記錄和周記錄 活動(dòng) 電話 計(jì)劃中的約會(huì) 偶然 特別約會(huì) 會(huì)議 行政事務(wù) 編寫(xiě)報(bào)告及分析對(duì)每一類(lèi)別每天所耗費(fèi)的時(shí)間匯總 確定每一活動(dòng)用了百分之多少的時(shí)間確定每一類(lèi)別上的時(shí)間是否與你的關(guān)鍵責(zé)任相符合根據(jù)取得的回報(bào)對(duì)時(shí)間的使用情況進(jìn)行評(píng)估 13 審核目標(biāo) 沒(méi)有目標(biāo)就象是開(kāi)車(chē)沒(méi)有目的地一樣 不管你開(kāi)多快 你什么地方都去不了 審核你的組織的 部門(mén)的及個(gè)人的目標(biāo)寫(xiě)下來(lái)定下完成期限目標(biāo)必須相互協(xié)調(diào)必須切合實(shí)際考慮你為每一目標(biāo)安排的優(yōu)先順序 并自總是否期望太多 14 2020 2 4 15 將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù) 對(duì)你的目標(biāo)逐一進(jìn)行審核 并列明實(shí)現(xiàn)每項(xiàng)目標(biāo)需要完成的所有關(guān)鍵任務(wù) 將任務(wù)按先后順序進(jìn)行排列 估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)或活動(dòng)需要花費(fèi)時(shí)間 為每項(xiàng)任務(wù)或活動(dòng)的完成設(shè)定一個(gè)截止期限 對(duì)較為復(fù)雜的活動(dòng) 分段設(shè)定子目標(biāo)以跟蹤進(jìn)展 根據(jù)任務(wù)對(duì)首要目標(biāo)的支持程度 給每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定優(yōu)先順序 注意哪些任務(wù)需要按順序完成 哪些可以在達(dá)到某一特定階段之前或之后的任何時(shí)間完成 16 時(shí)間計(jì)劃工具 待辦事項(xiàng) 清單約會(huì)日程表每日與每周的計(jì)劃日常管理軟件與硬件掛歷 臺(tái)歷 17 安排時(shí)間計(jì)劃 把需要?jiǎng)?chuàng)造力和智慧的重要工作或活動(dòng)安排在精力旺盛的時(shí)間來(lái)做只對(duì)你一天中的部分時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃 以留出時(shí)間應(yīng)付危機(jī)和突發(fā)事件盡可能將相似的任務(wù)進(jìn)行綜合與合并確定可以利用意外之外的空閑時(shí)間做的事利用待辦事項(xiàng)清單將日常事務(wù)進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)分 18 實(shí)施計(jì)劃 實(shí)施的前一天晚上或下午對(duì)計(jì)劃進(jìn)行復(fù)核盡可能?chē)?yán)格堅(jiān)持你的計(jì)劃 迅速處理意料之外的事務(wù) 并回頭處理原來(lái)的緊要事務(wù)在計(jì)劃出現(xiàn)變化時(shí) 調(diào)整每周計(jì)劃作為補(bǔ)救措施習(xí)慣成自然 19 你能完成為當(dāng)周確定的任務(wù) 為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)你正在取得進(jìn)展 你是否感到準(zhǔn)備更充分 更專(zhuān)注 不做某些事情會(huì)有什么后果 你在回避時(shí)間浪費(fèi)的情況 這是你能堅(jiān)持下去的計(jì)劃 一天至少將進(jìn)展與計(jì)劃核對(duì)一遍 評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整 20 時(shí)間處理原則 輕重緩急 重要的事情往往不緊急 緊急的事情往往不重要一次結(jié)清 同一類(lèi)的事情最好一次把它做完 未作過(guò)的事多加50 不熟的多加25 為突發(fā)事件預(yù)留時(shí)間有效授權(quán)并權(quán)責(zé)分明要和你的價(jià)值觀相吻合 不可以互相矛盾 每一分鐘每一秒做最有效率的事情 遵守20 80定律 21 時(shí)間處理技巧 如何應(yīng)付不速之客控制你的電話如何應(yīng)對(duì)案頭工作克服拖延如何應(yīng)對(duì)會(huì)議怎樣學(xué)習(xí)說(shuō) 不 其它技巧 22 控制你的電話 對(duì)電話進(jìn)行篩選 利用助理或語(yǔ)音郵件可能時(shí)把致電者引薦給某個(gè)其他人如果你必須接聽(tīng)電話 要保證使它簡(jiǎn)短并且有針對(duì)性提高你打電話的技巧 縮短你需要為此花費(fèi)的時(shí)間在一天當(dāng)中拿出一段時(shí)間來(lái)專(zhuān)門(mén)接聽(tīng)電話 讓每個(gè)人都知道你的這種安排在一間沒(méi)有電話的房間里工作盡可能多地用電子郵件代替電話 如何應(yīng)付不速之客 確定你的不速之客是否有即時(shí)的麻煩或必須迅速處理的問(wèn)題如有可能 確定另外的時(shí)間約見(jiàn)這位訪客如有可能 引薦給另一位合適的人如果你必須會(huì)見(jiàn)某人 放下你的工作之前要記下你中斷的地方 干擾結(jié)束后迅速回到原處 23 克服拖延 計(jì)劃過(guò)度 你可能以延長(zhǎng)計(jì)劃過(guò)程來(lái)回避開(kāi)始工作完美主義 任務(wù)永遠(yuǎn)不能完全完成 使得你難以繼續(xù)下一項(xiàng)行動(dòng)厭倦截止期要求太高 如何應(yīng)對(duì)案頭工作 努力做到文件只處理一次 或回復(fù) 歸檔 傳遞 或扔掉對(duì)于需要迅速處理的 用電子郵件或電話親自溝通避免在你送回的文件上簽署 讓我們讀者討論 的意見(jiàn) 直接設(shè)定一個(gè)見(jiàn)面的具體時(shí)間 24 怎樣學(xué)習(xí)說(shuō) 不 明確為什么要說(shuō) 不 有助于堅(jiān)持自己的決定并避免內(nèi)疚盡量只介入有助于你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事務(wù)學(xué)習(xí)對(duì)非首要事情說(shuō) 不 哪怕這件事是高級(jí)管理層吩咐下來(lái) 列出你正在處理的事務(wù)清單 請(qǐng)?zhí)岢鲆蟮娜嗽诮o你增加新工作時(shí)決定各項(xiàng)事務(wù)的輕重緩急 如何應(yīng)對(duì)會(huì)議 參加任何會(huì)議之前 確定你是否是最佳代表 如果你肯定會(huì)議值得參加 要確保該會(huì)議有明確的結(jié)果要求提前瀏覽議程只安排參加會(huì)議中與你有關(guān)的部分如果你是主持 開(kāi)會(huì)前分發(fā)議程和要點(diǎn) 其它 25 其它技巧 做好 時(shí)間日志 你花了多少時(shí)間在哪些事情 把它詳細(xì)地記錄下來(lái) 每天從刷牙開(kāi)始 洗澡 早上穿衣花了多少時(shí)間 早上搭車(chē)的時(shí)間 早上出去拜訪客戶的時(shí)間 把每天花的時(shí)間一一記錄下來(lái) 做了哪些事 你會(huì)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間 當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源 你才有辦法改變 跟頂尖人士學(xué)習(xí) 千萬(wàn)要仔細(xì)選擇 你所接觸的對(duì)象 因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間 假設(shè)與