經(jīng)濟(jì)合同管理辦法.docx

編號(hào)：ZB-GW-3經(jīng)濟(jì)合同管理辦法生效日期：2012.9.1頁(yè)次：1/11版本/版次：1/1第一部分 總 則一、目的1、規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要；2、實(shí)現(xiàn)公司合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司合法權(quán)益。二、原則1、歸口管理和分級(jí)管理相結(jié)合的原則；2、審查責(zé)任制原則；3、管理責(zé)任制原則。三、概述為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實(shí)現(xiàn)公司合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司合法權(quán)益。根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法和有關(guān)的法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況制定本辦法。通過(guò)確立合同管理的三大原則，明確各合同管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，達(dá)到公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。四、優(yōu)化說(shuō)明 1、本制度下一次優(yōu)化時(shí)間為2013年1月1日。2、優(yōu)化人為總經(jīng)辦行政文案。3、各收文部門(mén)根據(jù)文件優(yōu)化信息收集表在文件執(zhí)行過(guò)程中收集并記錄優(yōu)化點(diǎn)，優(yōu)化部門(mén)在下次優(yōu)化時(shí)向各收文部門(mén)收回。2/11第二部分：細(xì) 則第一章 適用范圍 第一條 本辦法所稱合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。第二條 本辦法適用于公司及公司下屬單位的除勞動(dòng)合同、借款合同等外的經(jīng)濟(jì)合同，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書(shū)等名稱的經(jīng)濟(jì)類規(guī)范性文件。第三條 合同分類（一）重大合同：1、合同標(biāo)的超出1萬(wàn)元資金支出或1萬(wàn)元資金收入的合同；2、合同標(biāo)的無(wú)明確價(jià)格但合同有效期超過(guò)6個(gè)月的合同；3、合同標(biāo)的單價(jià)價(jià)格低于公司規(guī)定價(jià)格8折的合同。（二）一般性合同：除重大合同外的合同。第二章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條 合同管理部門(mén)，是指負(fù)責(zé)合同管理綜合事務(wù)的主管部門(mén)。公司合同管理部門(mén)為總經(jīng)辦，主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)制訂合同管理制度，并規(guī)范、監(jiān)督、檢查其執(zhí)行；（二）負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、協(xié)助開(kāi)具授權(quán)委托書(shū)；（三）負(fù)責(zé)辦理合同糾紛的仲裁、訴訟等法律事務(wù)工作；（四）參與重大合同的談判、索賠等工作；（五）參與合同糾紛的協(xié)調(diào)、協(xié)商；3/11（六）經(jīng)承辦部門(mén)要求，參與合同的起草和談判等；（七）參與合同審查工作；（八）根據(jù)具體合同的實(shí)際情況和需要，提出增加參與合同審查會(huì)簽部門(mén)的建議；（九）負(fù)責(zé)公司合同收集統(tǒng)計(jì)、合同臺(tái)帳、合同歸檔、重大合同備案管理工作；（十）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查公司（職能部門(mén)和直屬機(jī)構(gòu)）的合同管理工作。第五條 合同承辦部門(mén)，是指根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，或領(lǐng)導(dǎo)指示，負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)、談判和起草的部門(mén)或直屬機(jī)構(gòu)。公司合同承辦部門(mén)原則上依據(jù)其職責(zé)分工確定，特殊情況下由公司領(lǐng)導(dǎo)指定，主要職責(zé)：（一）在合同談判前，應(yīng)對(duì)合同的其它各方當(dāng)事人進(jìn)行必要的資信調(diào)查，并對(duì)資信調(diào)查結(jié)果負(fù)責(zé)。資信調(diào)查的內(nèi)容包括：1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其有效性；2、商業(yè)信譽(yù)及近期經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)情況；3、承擔(dān)該合同業(yè)務(wù)必須具備的其它資質(zhì)條件。（二）合同談判、起草、會(huì)簽、歸檔、履行等工作；（三）對(duì)合同的經(jīng)濟(jì)性、可行性、合法性及價(jià)款的合理性負(fù)直接責(zé)任；（四）處理未涉及訴訟和仲裁法律程序的合同糾紛；（五）建立本部門(mén)合同副本檔案及其臺(tái)帳；（六）匯總本部門(mén)承辦合同的履行情況并于每月10日前報(bào)合同管理部門(mén)。第六條 合同審查部門(mén)，是指負(fù)責(zé)合同會(huì)簽審查的部門(mén)。公司合同審查部門(mén)按照以下原則確定：除本辦法另有規(guī)定外，公司所有合同均需經(jīng)合同管理部門(mén)審查；涉及價(jià)款的合同應(yīng)有財(cái)務(wù)部參與審查；涉及專業(yè)技術(shù)（產(chǎn)品）的合同, 應(yīng)有專業(yè)技術(shù)部門(mén)（使用部門(mén)）參與審查。4/11第三章 合同承辦管理第七條 合同承辦管理指承辦部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草合同、簽署合同、履行合同、變更和解除合同。第八條 合同起草（一）合同原則上應(yīng)由合同承辦部門(mén)或以合同承辦部門(mén)為主起草；（二）國(guó)家或行業(yè)主管部門(mén)已頒布合同示范文本的，由合同承辦部門(mén)提出，經(jīng)合同管理部門(mén)審查確認(rèn)后，由公司頒布使用；（三）合同承辦部門(mén)應(yīng)組織各部門(mén)制定模板合同，經(jīng)合同審查部門(mén)會(huì)簽審查、合同管理部門(mén)審定后，由公司頒布使用。第九條 合同簽署（一）公司重大合同，原則上由總經(jīng)理簽署，但總經(jīng)理也可根據(jù)具體情況，授權(quán)公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署；（二）公司重大合同以外的合同，公司總經(jīng)理授權(quán)該合同業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署。公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)也可根據(jù)具體情況，授權(quán)部門(mén)（直屬機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人簽署。各部門(mén)(直屬機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)人不得轉(zhuǎn)授權(quán)他人簽署合同；（三）公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)簽署的合同，應(yīng)合同他方要求，需出具授權(quán)委托書(shū)的，由合同承辦部門(mén)商合同管理部門(mén)辦理；（四）依據(jù)本辦法規(guī)定獲得授權(quán)簽署合同的有關(guān)人員，對(duì)其簽署的合同負(fù)直接責(zé)任。5/11第十條 合同履行（一）合同履行由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)。合同生效前，不得實(shí)際履行。合同生效后，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定履行；（二）合同承辦部門(mén)在合同履行過(guò)程中,應(yīng)及時(shí)、如實(shí)填寫(xiě)和記錄合同履行情況，并將合同履行情況填寫(xiě)在合同臺(tái)帳上報(bào)合同管理部門(mén)。合同臺(tái)帳（見(jiàn)附件1）；（三）合同付款的審批按照公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行；（四）當(dāng)合同他方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，承辦部門(mén)應(yīng)依法采取措施，催促合同他方全面、及時(shí)、實(shí)際履行。第十一條 合同變更和解除（一）變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序，其通知或答復(fù)須在法定或約定期限內(nèi)作出；（二）合同變更或解除的程序與新合同簽訂程序相同。第十二條 合同糾紛處理（一）發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同承辦部門(mén)應(yīng)盡快收集相關(guān)證據(jù)，并及時(shí)報(bào)合同管理部門(mén)；（二）發(fā)生合同爭(zhēng)議或糾紛，未進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的，由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理。合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同爭(zhēng)議或糾紛情況及時(shí)報(bào)合同管理部門(mén)，合同管理部門(mén)提供必要的協(xié)助；（三）合同承辦部門(mén)應(yīng)將處理合同糾紛產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議書(shū)、和解書(shū)或其它法律文書(shū)統(tǒng)一歸檔，并報(bào)合同管理部門(mén)備案。補(bǔ)充協(xié)議書(shū)、和解書(shū)或其它法律文書(shū)的簽訂程序與新合同的簽訂程序相同；6/11（四）發(fā)生合同爭(zhēng)議或糾紛，進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的，由合同管理部門(mén)牽頭處理，合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提供充分的配合和協(xié)助。第四章 合同會(huì)簽審查管理第十三條 合同審查（一）合同承辦部門(mén)填寫(xiě)合同評(píng)審表（見(jiàn)附件2），連同合同文本、合同立項(xiàng)依據(jù)、資金預(yù)算依據(jù)、合同對(duì)方選定依據(jù)以及簽約對(duì)方的資信調(diào)查情況等，由合同承辦部門(mén)承辦人及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后送各審查部門(mén)審查會(huì)簽；（二）按照合同審查部門(mén)的要求，合同承辦部門(mén)應(yīng)提供完成合同審查所需了解的情況及查核的其它數(shù)據(jù)；（三）各審查部門(mén)應(yīng)按照本辦法第十一條規(guī)定的分工，對(duì)合同文本進(jìn)行審查。合同承辦部門(mén)原則上應(yīng)按合同審查部門(mén)的意見(jiàn)進(jìn)行修改，并將修改情況向相應(yīng)的審查部門(mén)反饋；（四）各審查部門(mén)具體審查人員應(yīng)在合同評(píng)審表上簽署意見(jiàn)，并由該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。審查意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”、“已閱”等模糊性語(yǔ)言，一旦使用視為對(duì)該合同草案的否定；（五）各部門(mén)會(huì)簽審查合同原則上應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同會(huì)簽審查應(yīng)當(dāng)場(chǎng)完成。第十四條 合同審查部門(mén)分工7/11（一）合同管理部門(mén)（總經(jīng)辦）主要審查合同的權(quán)限合規(guī)性、參與審查合同合理性、資料完備性、審查合同文本的合法性、嚴(yán)密性，并決定是否將合同送公司法律顧問(wèn)律師審查。（二）財(cái)務(wù)部主要審查合同資金、資產(chǎn)來(lái)源、合同支付條款的合理性、違約風(fēng)險(xiǎn)。（三）專業(yè)技術(shù)部門(mén)（使用部門(mén)）主要審查技術(shù)及產(chǎn)品的合格性、安全性、可靠性和先進(jìn)性。第五章 合同審批管理第十五條 公司重大合同審批公司重大合同，經(jīng)會(huì)簽審查和該合同業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)總經(jīng)理審批。需要經(jīng)董事會(huì)或股東大會(huì)審議的合同，由承辦部門(mén)以議案方式，經(jīng)由提案人，提交董事會(huì)或股東大會(huì)審議批準(zhǔn)。第十六條 公司一般合同審批公司一般性合同，公司總經(jīng)理授權(quán)該合同業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，具體如下：（一）收入在0.5萬(wàn)（含0.5萬(wàn)元）以下或合同標(biāo)的無(wú)明確總額但有效期在6個(gè)月內(nèi)業(yè)務(wù)收入合同由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；（二）支出在0.5萬(wàn)（含0.5萬(wàn)元）以下采購(gòu)合同由后勤保障部負(fù)責(zé)人審批；（三）其他一般合同由總經(jīng)理審批。第六章 合同編號(hào)蓋章管理第十七條 合同編號(hào)所有合同按本辦法通過(guò)審批后，由合同承辦部門(mén)送合同管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào),合同編號(hào)按年度加三位順序號(hào)組成，如2010年第58號(hào)合同編號(hào)為2010-058。8/11第十八條 合同蓋章合同正式文本經(jīng)簽署后，由合同承辦部門(mén)憑已完成會(huì)簽流程的合同評(píng)審表和授權(quán)委托書(shū)（如果辦理的）辦理合同蓋章手續(xù)。第七章 合同檔案管理第十九條 合同臺(tái)帳管理合同蓋章時(shí)，合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同電子版本及合同會(huì)簽審查表交給合同管理部門(mén)，合同管理部門(mén)在蓋章后，應(yīng)設(shè)立合同臺(tái)帳（臺(tái)帳格式見(jiàn)附表），并在合同生效后三天內(nèi)臺(tái)帳內(nèi)容發(fā)給合同承辦部門(mén)，合同承辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同臺(tái)帳中的合同履行情況進(jìn)行填寫(xiě)，并在每月5號(hào)前報(bào)告上月合同履行情況給合同管理部門(mén)。第二十條 合同檔案管理（一）在合同正式簽署后的一個(gè)月內(nèi)，合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同正本（實(shí)體文檔）、合同審查會(huì)簽表（實(shí)體文檔）和其它須歸檔的資料文件送合同管理部門(mén)歸檔；（二）合同管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同履行需要，將合同掃描件發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便合同履行；（三）為方便查閱和使用，合同管理部門(mén)應(yīng)將以下材料整理存檔：1、合同實(shí)體文本和電子文本；2、合同審查會(huì)簽表；3、合同臺(tái)帳；4、糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載；9/115、其它相關(guān)資料。第八章 分公司、全資子公司合同管理第二十一條 各分公司、全資子公司應(yīng)參照本辦法并結(jié)合本單位實(shí)際，制定相應(yīng)的合同管理制度，并報(bào)公司總部審批。第二十二條 各分公司、全資子公司應(yīng)建立和完善合同臺(tái)帳，匯總統(tǒng)計(jì)本單位半年和一年的合同基本情況，包括合同數(shù)量、金額、履行情況、合同糾紛等,并分別于季度后5日內(nèi)報(bào)公司總部合同管理部門(mén)。第九章 責(zé)任與獎(jiǎng)懲第二十三條 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，相關(guān)人員對(duì)合同的條款須有全面、正確的理解，并應(yīng)保守合同秘密。第二十四條 為保證合同內(nèi)容的合法性，禁止隨便攜帶已蓋章的空白合同或空白便條，如確有需要，須經(jīng)有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用手續(xù)，使用完畢經(jīng)審查無(wú)誤后，辦理銷(xiāo)準(zhǔn)手續(xù)。第二十五條 公司將合同管理工作納入績(jī)效考核，考核內(nèi)容包括合同文本質(zhì)量、合同起草、審查、履行情況及合同臺(tái)帳記錄等。第二十六條 有下列情形之一，造成0.5萬(wàn)元以上經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)或處分；構(gòu)成犯罪的交由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（一）不按本辦法規(guī)定簽訂合同的；（二）簽訂有重大缺陷或無(wú)效合同的；（三）審查人員無(wú)正當(dāng)理由延誤審查的；10/11（四）因?qū)彶槿藛T疏忽未審出合同重大缺陷的；（五）未依法律和本辦法規(guī)定變更或解除合同的：（六）丟失合同文本及相關(guān)文件的；（七）提供虛假資料的；（八）超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的；（九）未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的；（十）發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)部門(mén)匯報(bào)采取措施，致使重要證據(jù)滅失或超過(guò)訴訟時(shí)效的；（十一）有關(guān)法律性文件未經(jīng)審查的；（十二）應(yīng)當(dāng)或可以追究對(duì)方違約責(zé)任而擅自放棄的；（十三）在合同簽訂或履行中，與對(duì)方或第三人惡意患通或收受賄賂的