行政人員素質(zhì)測評.doc

.螇For personal use only in study and research; not for commercial use袇膃行政人員素質(zhì)測評薀袀第一節(jié) 行政人員素質(zhì)測評指標和測評方法羇薄一、行政人員基本素質(zhì)構(gòu)成芁（一）生理素質(zhì)蕿從生理素質(zhì)方面來說，行政人員除了應(yīng)具備良好的體質(zhì)和旺盛的精力之外，還應(yīng)在年齡、身高、視力、聽力等個人身體條件方面達到一定的要求。羇 （二）心理素質(zhì)羄1個人能力蝿行政人員的個人能力是影響其工作效率的基本心理素質(zhì)，具體體現(xiàn)在以下兩個方面。莇(1) 般能力傾向肇行政人員應(yīng)具備較好的行政職業(yè)能力，包括數(shù)量關(guān)系能力、常識判斷能力、判斷推理能力、言語理解與表達能力、資料分析能力等。肁(2)特殊能力傾向蒁首先，文書能力傾向即知覺速度與準確性是行政人員的必備能力之一。其次，創(chuàng)新能力對行政人員工作效能的提高也很重要。膆2人格特征膇行政人員的人格特征主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)興趣、個性傾向三個方面。蒂(1)職業(yè)道德罿行政人員應(yīng)忠于職守、恪守信用、嚴守秘密、善于合作、文明禮貌，并能夠?qū)嵤虑笫恰Ｍ?2)職業(yè)興趣芆職業(yè)興趣傾向也會影響行政人員的工作效率。以霍蘭德職興趣為例，行政人員的職業(yè)興應(yīng)傾向于常規(guī)型，順從、謹慎、穩(wěn)重、關(guān)注細節(jié)，喜歡從事穩(wěn)定、系統(tǒng)、有秩序、有條理的工作。袃(3)個性傾向蟻行政人員的性格傾向應(yīng)是內(nèi)外向相結(jié)合，既活潑開朗又沉著冷靜、既敏銳大膽又謹慎細心、既自信熱情又自制勤奮。羈（三）知識素質(zhì)莆1專業(yè)知識芄行政人員應(yīng)掌握的專業(yè)知識包括行政管理知識、秘書學知識、公文寫作知識、文書檔案知識、會務(wù)及人際關(guān)系知識等，還應(yīng)包括行政人員所在部門的具體崗位方面的專業(yè)知識。聿2相關(guān)輔助知識蚇行政人員應(yīng)對政治、哲學、語文、外語、數(shù)學、管理、統(tǒng)計、法律等各學科的知識都有一定程度的了解，甚至還包括歷史、地理、藝術(shù)修養(yǎng)類知識。蒆3專業(yè)技能知識蚅行政人員還應(yīng)具備熟練的專業(yè)技能才能勝任工作崗位，具體包括速記、打字、寫作、文檔編輯、歸檔、統(tǒng)計、辦公自動，化等技能，有的高級行政人員還需具備駕駛技能。袁二、確定行政人員素質(zhì)測評要素螀根據(jù)行政人員的基本素質(zhì)構(gòu)成，可以分析如表9-1所列的測評要素。薆表9-1 行政人員素質(zhì)測評通用要素一覽表袂薃葿素質(zhì)結(jié)構(gòu)薆測評要素芃測評內(nèi)容羀生理素質(zhì)羋體質(zhì)蚆身體健康狀況螞身體條件肆身高、視力、聽力、形象螆心理素質(zhì)肄一般能力傾向膀數(shù)量關(guān)系能力、常識判斷能力、判斷推理能力、言語理解與表達能力、資料分析能力袆特殊能力傾向膁文書能力傾向(知覺速度與準確性、創(chuàng)造力傾向、人際交往傾向袈性格特質(zhì)羅職業(yè)興趣傾向、內(nèi)外向性、責任傾向、情緒穩(wěn)定性、嚴肅謹慎性、環(huán)境適應(yīng)性、自律性薂知識素質(zhì)莀行政專業(yè)知識薇辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)、秘書學、公文寫作、文書檔案、會務(wù)及人際關(guān)系、外語、禮賓接待等知識羃專業(yè)技能肂打字、速記、寫作、閱讀概括、編輯校對、文檔管理、統(tǒng)計分析、自動化辦公技能膅溝通協(xié)調(diào)能力莄文書表達力、語言表達能力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能力葿自我管理技能膅織計劃能力、事務(wù)執(zhí)行能力、學習適應(yīng)能力、應(yīng)變與自我情緒控制能力螅三、選擇行政人員素質(zhì)測評方法節(jié)行政人員素質(zhì)測評方法可以分別從生理、心理、知識素質(zhì)三個角度來考慮。表9-2列出了行政人員素質(zhì)測評通用的方法。膈表9-2 行政人員素質(zhì)測評通用方法一覽表芅素質(zhì)結(jié)構(gòu)袂測評維度蠆測評內(nèi)容羆測評方法（測評工具）蒞生理素質(zhì)節(jié)體質(zhì)莁身體健康狀況罿體檢或分析體檢表螃身體條件衿身高、聽力、視力螈體檢或分析體檢表薁形象、儀表薇面試蚄心理素質(zhì)薅智力聿智商水平薀心理測試（成人智力量表）螞一般能力傾向螁詳見表9-1荿心理測試（GATB量表、國家行政人員職業(yè)能力測試題）肅特殊能力傾向蒃文書能力傾向肈心理測試（明尼蘇達文書能力測評量表）袁創(chuàng)造力傾向袇心理測試（威廉斯創(chuàng)造力傾向測評量表）螞人際交往傾向袀心理測試（自行編制）、面試羈性格特質(zhì)肀職業(yè)興趣傾向蚈心理測試（霍蘭德職業(yè)興趣與價值觀測評量表） 螂內(nèi)外向性、責任傾向、情緒穩(wěn)定性、謹慎性、環(huán)境適應(yīng)性、自律性蕆心理測試（16PF測評量表）蒈知識素質(zhì)螃行政專業(yè)知識芀知識測試、面試薈專業(yè)技能膄實際操作、面試艿溝通協(xié)調(diào)能力蚇面試、評價中心技術(shù)蒀自我管理技能羈面試、評價中心技術(shù)螇螂第二節(jié) 行政人員素質(zhì)測評膂螇行政人員一般包括行政秘書、前臺文秘、文員、檔案管理員等相關(guān)人員，主要從事一些文書、服務(wù)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督類的工作。不同的行政崗位，其具體的崗位職責不同，要求行政人員應(yīng)具備的素質(zhì)水平也不同。袇一、行政人員工作分析膃 （一）分析行政人員的工作職責薀 1行政秘書工作職責袀政秘書的主要職責是協(xié)助管理人員的工作，保證企業(yè)業(yè)務(wù)的良好運轉(zhuǎn)；負責協(xié)助企業(yè)形象維護與公關(guān)活動；負責企業(yè)文化建設(shè)；負責出差管理和印章管理。其主要工作內(nèi)容如表9-3所示。羇表9-3 行政秘書工作職責一覽表薄職責項目芁具體職責描述蕿協(xié)助制定工作計劃、管理制度羇1協(xié)助組織相關(guān)人員參與討論、研究和制定企業(yè)的長期發(fā)展規(guī)劃蝿2協(xié)助制定企業(yè)年度經(jīng)營計劃和部門工作計劃肇3協(xié)助編制企業(yè)年度工作計劃蒁4協(xié)助制定和完善企業(yè)內(nèi)部的管理體系和各項管理制度膇5協(xié)助督促管理制度的有效執(zhí)行，協(xié)助評估和監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性蒂協(xié)助管理層的工作罿1協(xié)助總經(jīng)理的工作，提供決策支持芆2完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)袃會議管理蟻1協(xié)助組織和安排管理層會議，起草會議文件，完成會議記錄與整理工作莆2通報會議結(jié)論，并跟蹤會議決議的實施情況芄企業(yè)形象與文化建設(shè)聿1協(xié)助企業(yè)的形象設(shè)計和公關(guān)活動蒆2負責組織和接待相關(guān)單位包括上級單位的來訪，負責與新聞媒體的接觸袁3協(xié)助組織并協(xié)調(diào)企業(yè)的公關(guān)危機處理薆4協(xié)助企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)與更新薃5協(xié)助組織企業(yè)內(nèi)部員工活動，建立員工與管理層的溝通渠道薆6組織企業(yè)內(nèi)部刊物的出版芃安排差旅事宜羀1負責員工出差計劃和預算審核蚆2負責預定機票、火車票、客房等，負責差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記螞3出差旅程記錄審核、報銷費用審核肆其他相關(guān)事宜螆1依據(jù)印章管理規(guī)定實施印章管理膀2負責固定資產(chǎn)采購，采購、分發(fā)和控制辦公用品聿2前臺文秘的工作職責袆前臺文秘主要負責來客接待、企業(yè)總機管理、資料庫管理等相關(guān)工作，其具體工作內(nèi)容如表9-4所示。膁袂表9-4 前臺接待人員工作職責一覽表袈職責項目羅具體職責描述薂接待工作莀1接待來訪客人，記錄并通知相關(guān)部門薇2接聽總機電話，并做相應(yīng)轉(zhuǎn)接肅電話管理羃電話權(quán)限控制和電話清單結(jié)算，電話卡管理肂信件、郵件、資料管理蝕1負責管理報紙、雜志的訂閱工作膅2信件、包裹的收發(fā)和登記，郵件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)與保管工作莄3資料增訂、購買、登記、管理，資料借閱的登記和管理蒀前廳、接待區(qū)域的美化工作葿1負責維護前廳、接待區(qū)域內(nèi)的整潔，放置、整理該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志膅2該區(qū)域內(nèi)盆景植物的日常維護和保養(yǎng)工作螅監(jiān)督考勤刷卡節(jié)協(xié)助人力資源部對企業(yè)員工考勤的管理，監(jiān)督員工執(zhí)行上、下班刷卡制度膈其他工作芅記錄、整理工作信息，打印備忘錄、通信錄及其他文檔袂3行政文員工作職責蠆行政文員負責處理辦公室內(nèi)的一些日常例行工作，如檔案資料的整理與保管、傳真文件的收發(fā)與登記、文件復印與打印管理、打字記錄、校對核對、裝訂函件、通知聯(lián)絡(luò)等相關(guān)工作。表9-5列出了行政文員的主要工作內(nèi)容。羆表9-5 行政文員工作職責一覽表蒞職責項目節(jié)具體職責描述莁傳真文件管理罿將來往傳真按要求詳細登記，并轉(zhuǎn)達給相關(guān)人員蒅文件復印管理螃操作、登記和控制復印，尤其是公司文件的復印衿文件打印管理螈負責相關(guān)文件的打印工作薅辦公用品管理膄1統(tǒng)計辦公用品需求，報行政助理采購，并負責分發(fā)和庫存控制薁2登記并統(tǒng)計各部門的辦公用品消耗，控制辦公用品支出薇（二）分析行政人員的任職資格蚄1行政秘書的任職資格薅根據(jù)行政秘書的主要工作職責，表9-6列出了行政秘書主要的任職資格。聿薀螄表9-6 行政秘書任職資格一覽表螞資格項目螁具體資格描述學歷/專業(yè)文秘、公共關(guān)系、行政管理、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)大學?？萍耙陨蠈W歷必備知識專業(yè)知識文秘實務(wù)、公文寫作知識、日常辦公事務(wù)處理知識、行政事務(wù)處理知識、辦公用品管理知識、檔案管理知識外語要求國家英語六級，具有一定的英語聽說能力計算機及其他要求熟練操作自動化辦公軟件及計算機、打印機、傳真機、復印機等經(jīng)驗知識 |工作經(jīng)驗兩年以上相關(guān)工作經(jīng)驗培訓經(jīng)歷接受過行政管理、禮儀、公文寫作、文秘等方面的專業(yè)培訓業(yè)務(wù)了解范圍掌握企業(yè)行政管理、公文寫作、文檔管理及公關(guān)禮儀等知識了解企業(yè)內(nèi)部情況及業(yè)務(wù)運作流程掌握與媒體接觸的技巧能力文書表達能力較強的中文寫作能力，熟悉公文寫作，能夠獨立撰寫各種事務(wù)性公文溝通協(xié)調(diào)能力與相關(guān)部門負責人及企業(yè)領(lǐng)導的溝通與協(xié)調(diào)，處理好日常辦公事務(wù)語言表達能力良好的口頭表達能力，準確傳達上級的各項指示和會議精神執(zhí)行能力準確、高效地執(zhí)行上級交辦的各項事務(wù)的能力人際交往能力富親和力，較強的交往能力危機處理能力能應(yīng)付日常突發(fā)的各種事件，反應(yīng)靈活人格特征個性特征性格外向、豁達樂觀，主動積極、樂于助人，忠誠守信、保密意識強職業(yè)素養(yǎng)嚴謹敬業(yè)、責任心強，果斷、有條理，保密意識強，具有團隊合作精神生理素質(zhì)身體健康、能夠承受一定強度的工作，具有良好的形象和氣質(zhì)2前臺文秘的任職資格根據(jù)前臺文秘的工作職責，其任職資格如表9-7所示。表9-7 前臺文秘的任職資格一覽表資格項目具體資格描述學歷/專業(yè)文科類專業(yè)，大專及以上學歷必備知識必備知識辦公環(huán)境管理知識、員工食宿管理知識外語水平國家四級及以上水平，具有簡單的英語會話能力計算機要求具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識，一定的文字輸入速度自動化辦公要求熟練使用自動化辦公設(shè)備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等經(jīng)驗知識培訓經(jīng)歷受過行政管理、禮儀、公文寫作、公共關(guān)系等方面的培訓工作經(jīng)驗一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗能力溝通能力言語簡明扼要，具有出色的談話技巧，易于被人理解傾聽能力注意傾聽，力求明白應(yīng)變能力待人處世較為靈活，處理問題的靈活應(yīng)變能力客戶服務(wù)能力知悉客戶服務(wù)的標準規(guī)范人格素零個性特征性格外向、豁達樂觀、敏感靈活，富有親和力，主動積極，樂于助人職業(yè)素養(yǎng)嚴謹敬業(yè)，果斷、有條理，保密意識強，團隊合作意識強生理素質(zhì)身體健康，普通話標準，聲音甜美，良好的形象和氣質(zhì)3行政文員的任職資格根據(jù)行政文員的基本工作職責，其基本素質(zhì)和技能應(yīng)達到如下六項要求。第一，工作主動、細致、熱情，具有優(yōu)質(zhì)服務(wù)的觀念和強烈的工作責任感。第二，具有一定的協(xié)調(diào)能力。第三，工作中具備較強的保密意識。第四，具有較寬的知識面，具備較強的學習能力和表達能力，能從事基本的文書工作。第五，了解公司產(chǎn)品的基本知識及部門具體業(yè)務(wù)所要求的基本技術(shù)知識。第六，熟悉通用辦公設(shè)備的使用及簡單維護，精通常用辦公軟件的使用和基本的電腦操作與維護。中英文打字不少于80字分鐘。（三）行政人員測評要素的構(gòu)成根據(jù)對行政人員基本素質(zhì)構(gòu)成及任職資格的分析，可得出各類行政人員的測評要素，如表9-8所示。表9-8 行政人員測評要素一覽表 人員類別測評要素行政文員前臺文秘行政秘書知識與經(jīng)驗辦公自動化知識、網(wǎng)絡(luò)知識辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)、秘書學、公文寫作、文書檔案、會務(wù)及人際關(guān)系、外語、禮賓接待等知識辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)、秘書學、公文寫作、文書檔案、會務(wù)、及人際關(guān)系、外語、禮賓接待等知識專業(yè)技能打字、速記、校對、統(tǒng)計計算、自動化辦公打字、編輯校對、文檔管理、統(tǒng)計計算、自動化辦公打字、速記、寫作、閱讀概括、編輯校對、文檔管理、統(tǒng)計分析、自動化辦公溝通協(xié)調(diào)能力言語表達能力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能力語表達能力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能力文書表達能力、言語表達能力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力自我管理技能事務(wù)執(zhí)行能力、學習適應(yīng)能力、應(yīng)變與自我情緒控制能力組織計劃能力、事務(wù)執(zhí)行能力、學習適應(yīng)能力、應(yīng)變與自我情緒控制能力組織計劃能力、事務(wù)執(zhí)行能力、危機處理能力、學習適應(yīng)能力、應(yīng)變與自我情緒控制能力生理因素體質(zhì)、形象體質(zhì)、形象、儀表體質(zhì)、形象、儀表、氣質(zhì)職業(yè)素養(yǎng)敬業(yè)、主動、誠信、忠誠、公正性、風度禮儀、合作意識、保密意識一般能力傾向數(shù)量關(guān)系能力、常識判斷能力，判斷推理能力、言語理解與表達能力、資料分析能力特殊能力傾向文書能力傾向（知覺速度與準確性）、創(chuàng)造力傾向、人際交往傾向性格特質(zhì)職業(yè)興趣傾向、內(nèi)外向性、責任傾向、情緒穩(wěn)定性、嚴肅謹慎性、環(huán)境適應(yīng)性、自律性 二、基于招聘目的的行政秘書素質(zhì)測評方案 XX公司營銷部方經(jīng)理的行政秘書趙小姐升任總經(jīng)理的行政助理，因此營銷部經(jīng)理的行政秘書職位就出現(xiàn)了空缺，需要招聘一位新的行政秘書接替趙小姐的工作。公司人力資源部王經(jīng)理通過各種渠道刊登了招聘廣告，很快收到了18份簡歷。 王經(jīng)理通過分析每份簡歷，挑選了合適的12人進行電話訪談。訪談是用英語進行的，淘汰了五位英語能力較差的應(yīng)聘者，另有兩人已獲得其他公司的聘用，這樣，只剩下五人獲得了進一步的甄選資格。從這五人的簡歷和前次電話訪談來看，她們的能力比較相當。王經(jīng)理該如何從她們當中選一人呢？一、組建素質(zhì)測評工作小組王經(jīng)理的首要工作就是組建此次素質(zhì)測評的工作小組。經(jīng)過挑選，王經(jīng)理選擇營銷部方經(jīng)理、晉升的趙小姐、人力資源部招聘主管費先生三人與自己組成測評小組，負責確定素質(zhì)要素、評估打分、實施素質(zhì)測評、撰寫測評報告等具體事項。二、建立行政秘書測評指標體系（一）初步確定行政秘書的勝任素質(zhì)首先，通過分析行政秘書的工作職責和任職資格，制定“秘書人員行為事件訪談表”（表9-9），對公司在職秘書進行訪談，以收集行政秘書人員的勝任素質(zhì)。表9-9 秘書人員行為事件訪談表 訪談對象： 訪談時間： 年 月 日訪談問題訪談記錄訪談人員簡單介紹本次訪談的目的工作職責與事務(wù)目前，你的主要工作職責是什么在日常行政工作中，你都面臨過哪些問題與挑戰(zhàn)在日常工作中，你經(jīng)常與哪些職能人員或者部門進行密切合作預計在未來半年或一年內(nèi)，你會面臨哪些主要的挑戰(zhàn)，解決這些挑戰(zhàn)的障礙都有哪些為了更好地履行秘書的工作職責，你認為自己是在技能方面有待提高還是在性格方面有待改善引導訪談對象回憶在工作中遇到的比較重要的五件事三件令自己比較滿意的事請描述你成功解決過的一件事情，當時的背景及你所采取的行動提供一個你做過的事例，能夠說明你作為一個出色的行政秘書所作出的貢獻描述你近來成功解決的與同事、上司、下屬之間的一個問題，為什么能成功解決兩件遺憾的事沒有遇到?jīng)]有成功解決的事情，現(xiàn)在能否分析一下為什么沒有成功解決在行政秘書的日常工作中，有沒有遇到特別尷尬的事情，如何解決的請歸納或總結(jié)一下勝任行政秘書崗位所需要的知識、技能，以及應(yīng)具備哪些典型的個性特征訪談過程所發(fā)生的其他事件記錄其次，整理行為面談記錄，并將面談結(jié)果進行編輯，初步確定出行政秘書人員的勝任素質(zhì)。表9-10即為經(jīng)過編輯后初步確定的行政秘書勝任素質(zhì)一覽表。表9-10 初步確定的行政秘書勝任素質(zhì)一覽表序號勝任素質(zhì)序號勝任素質(zhì)序號勝任素質(zhì)1專業(yè)知識水平7判斷推理能力13應(yīng)變與自我情緒控制能力2舉止儀表8言語理解與表達能力14人際交往意識與技巧3電腦操作能力9資料分析能力15協(xié)調(diào)能力4速記能力10常識判斷能力16組織計劃能力5文書能力11求職動機與崗位的匹配性17事務(wù)執(zhí)行能力6數(shù)量關(guān)系能力12職業(yè)興趣傾向18學習適應(yīng)能力（二）調(diào)查素質(zhì)要素的重要程度，確定最終測評要素首先，四位測評人員根據(jù)各個要素對行政秘書勝任崗位的重要程度，在“行政秘書素質(zhì)測評要素重要程度評分表”（如表9-11所示）上對其獨立評分。表9-11 行政秘書素質(zhì)測評要素重要程度評分表請根據(jù)各個要素對行政秘書勝任崗位的重要程度，對每個要素評分。重要程度素質(zhì)要素不重要（12分）一般（34分）較重要（56分）重要（78分）非常重要（910分）1專業(yè)知識水平2舉止儀表3.電腦操作能力4.速記能力5文書能力6數(shù)量關(guān)系能力7判斷推理能力8言語理解與表達能力9資料分析能力10常識判斷能力11求職動機與崗位的匹配性12.職業(yè)興趣傾向13.應(yīng)變與自我情緒控制能力14.人際交往意識與技巧15.協(xié)調(diào)能力16組織計劃能力17.事務(wù)執(zhí)行能力18學習適應(yīng)能力其次，收齊所有測人員的評分表，統(tǒng)計他們對每個要素所評的分數(shù)，并匯總至一張表，以便計算每個要素的平均得分（如表9-12所示）。表9-12 所有測評人員對素質(zhì)要素重要性評分匯總表評分人員素質(zhì)要素王經(jīng)理 方經(jīng)理趙小姐費先生平均得分1專業(yè)知識水平2舉止儀表3.電腦操作能力4.速記能力5文書能力6數(shù)量關(guān)系能力7判斷推理能力8言語理解與表達能力9資料分析能力10常識判斷能力11求職動機與崗位的匹配性12.職業(yè)興趣傾向13.應(yīng)變與自我情緒控制能力14.人際交往意識與技巧15.協(xié)調(diào)能力16組織計劃能力17.事務(wù)執(zhí)行能力18學習適應(yīng)能力接著，將這些要素的得分排序，取前12項要素作為此次行政秘書素質(zhì)測評的要素，并對每個要進行簡單的解釋，對其行為表現(xiàn)進行高分標準定義，以便于施測時對被測人員的表現(xiàn)進行評價。最后，根據(jù)匯總表中的得分計算這12項要素的權(quán)重，最終確立行政秘書的素質(zhì)測評指標體系表（如表9-13所示）。表9-13 行政秘書素質(zhì)測評指標體系素質(zhì)要素平均得分權(quán)重要素解釋高分標準定義1專業(yè)知識水平77%對秘書、行政管理、公共關(guān)系、賓接待禮儀等知識的掌握程度1通曉秘書專業(yè)的知識2掌握與本專業(yè)相關(guān)的多學科知識3了解其他企業(yè)管理知識2電腦操作能力77%辦公軟件的運用能力、文檔處理的熟練程度、打字速度 1能熟練使用Word、PPT、Excl制作及編輯文件2能夠正確合理地處理文件3打字速度在80字分鐘以上3速記能力77%用各種記音符號和縮寫符號代替字母、詞或短語，迅速記錄語言的能力能夠運用各種符號準確、快速地記錄會議內(nèi)容或相關(guān)人士的發(fā)言4文書能力1010%對文字、數(shù)字等視覺符號的細微特征及差異進行快速、準確的辨別、比較、轉(zhuǎn)移等的能力能夠?qū)ξ淖帧?shù)字等視覺符號的細微特征及差異進行快速、準確的辨別、比較和轉(zhuǎn)移5求職動機與崗位的匹配性77%在一定需要的刺激下直接推動被試人員進行求職以達到求職目的的內(nèi)部心理活動1求職動機有一定的說服力和可信度2求職動機符合本公司的企業(yè)文化3求職動機與行政秘書崗位的要求相匹配6應(yīng)變與自我情緒控制能力77%在壓力或受到較強刺激的情境下，能迅速而靈活地轉(zhuǎn)換角度思考、解決問題，并保持情緒穩(wěn)定、約束自己行為反應(yīng)的能力1應(yīng)變方法適度且有技巧2能控制自己的情緒并保持情緒穩(wěn)定3不掩蓋自己的真實意見4能夠建立良好的人際交往環(huán)境7舉止儀表55%人們在特定情境下的姿態(tài)、風度及外表形象行為靈活，舉止大方、有風度；儀表端莊得體，符合秘書人員行為規(guī)范8言語理解與表達能力1010%運用語言文字信息進行交流和溝通的能力語言流暢、準確，邏輯性很強，語言描述富有感染力素質(zhì)要素平均得分權(quán)重要素解釋高分標準定義9人際交往意識與技巧1010%建立和維持與下屬、同事、上司及團隊的關(guān)系的能力1人際交往很主動2對權(quán)限、服務(wù)、紀律的意識也很強3熟練掌握人際關(guān)系處理技巧4積極聆聽并予以適當?shù)幕貞?yīng)，并盡力給予幫助10協(xié)調(diào)能力1010%調(diào)配各項資源，對自己、他人部門各方的利益或沖突進行協(xié)調(diào)的能力善于協(xié)調(diào)與同事、上級、外部相關(guān)人士的關(guān)系，能夠運用各種溝通技巧處理不同的意見和沖突11組織計劃能力1010%給自己、他人及部門的活動排出日程、做出具體計劃的能力1能有效地為自己的工作做計劃2計劃性強，能合理安排多項工作，時間利用率高3為他人安排活動日程，善于安排彈性時間12事務(wù)執(zhí)行能力1010%把握事務(wù)的輕重緩急并完成各項事務(wù)的能力事務(wù)執(zhí)行能力很強，能創(chuàng)造性地、積極地執(zhí)行各項任務(wù)注：表中“平均得分”一列的數(shù)字源于表9-12； “權(quán)重”一列的數(shù)字源于加權(quán)平均法的計算結(jié)果，即用每個要素的得分與所有要素得分之和相除所得。三、選擇測評方法，編制測評工具（一）選擇測評方法根據(jù)上述具體測評要素的特點，并綜合考慮各種測評方法的優(yōu)劣，王經(jīng)理決定運用實際操作測試、文書能力測試及面試法來實施測評。這三種方法與測評要素的對應(yīng)關(guān)系如表9-14所示。表9-14 行政秘書素質(zhì)測評方法測評要素測評方法（工具）1專業(yè)知識水平面試2電腦操作能力 實際操作3速記能力實際操作4文書能力心理測試（文書能力測試）5求職動機與崗位的匹配性面試6應(yīng)變與自我情緒控制能力面試7舉止儀表面試8言語理解與表達能力面試9人際交往意識與技巧面試10協(xié)調(diào)能力面試11組織計劃能力面試12事務(wù)執(zhí)行能力面試（二）編寫文書能力測試題文書能力屬于速度測試，而非難度測試，是由一系列的字符、數(shù)字等視覺符號構(gòu)成，主要題型有詞表對照，字符替換，字符核對（定位），數(shù)字核對（定位），字符置換、計算與區(qū)間核對，字符雙向替換，同符查找這七種。 1詞表對照要求被試人員將題目中的五個詞與詞表中的詞進行對照，找出被包含在詞表中的詞的個數(shù)。例如：請問，“根據(jù) 開采 實際 必要 主要”中有幾個詞被包含在下列詞表中？心理 測驗 建筑 參觀 清洗 主要 開采 指導 通知 數(shù)量結(jié)論 平靜 指示 水泥 寧靜 背景 同志 重視 領(lǐng)導 考察 例題的答案是兩個，“開采”和“主要”這兩個詞被包含在詞表中。2字符替換要求被試人員根據(jù)由簡單漢字、阿拉伯數(shù)字與英文字母組成的對應(yīng)表，將給出的漢字替換成數(shù)字和字母的形式。例如：根據(jù)下表寫出漢字組合“平之義王上”的對應(yīng)形式。上克水山義之平王49A5332C例題的答案是“233C4”。3字符核對（定位）要求被試人員根據(jù)已有的表格將字母組合定位。例如：在下表中分別找出“ECGA”、“CGAE”、“GECA”的位置。12345甲XYSWOSTQQSTOYXMSGAPK乙QYSNECGALGPKMNKBCEGA丙GECALPTBCGAEKOTALPTA丁KMNAOSTQKGTAPSTOLRTB例題的答案依次是“乙2”、“丙3”、“丙1”。4數(shù)字核對（定位）要求被試人員根據(jù)已有的表格將數(shù)字定位。例如：在下表中分別找出“4 348”、“7 199”、“8 126”、“9 664”所屬的區(qū)間。12345A3 824390013242530684572331010132179068110B7845832025383764887698253325458056766524例題的答案依次是“B 4”、“A3”、“B 1”、“B3”。5字符置換、計算與區(qū)間核對先給出兩種表格，表a是被橫豎兩條直線分割成的九個區(qū)域，每個區(qū)域內(nèi)有一個數(shù)字；表b給出的是數(shù)字區(qū)間的劃分。要求被試人員根據(jù)表a，將給出的區(qū)域符號中的數(shù)字相加，將得到的數(shù)字與表b核對，找出的區(qū)間標號即為答案。例如：表a： 258431087表b：123456101115162021252630根據(jù)上述兩表，找出以下區(qū)域?qū)?yīng)數(shù)字之各的區(qū)間。（1） （2）例題(1)所示的三個區(qū)域符號代表的數(shù)字分別是4、5、7，三個數(shù)的和為16，其在表b中所屬區(qū)間為3，所以答案為3；依此法，例題(2)的答案為2。6字符雙向替換給出的字符表中是上下對應(yīng)的兩排漢字、數(shù)字與英文字母，對應(yīng)的一組字符可以互相替換。要求被測人員根據(jù)此表，判斷給出的兩組字符之間相對應(yīng)的正確數(shù)目。例如：根據(jù)下表判斷“木4太S”與“9毛尺8”相對應(yīng)的正確數(shù)目。乙大8木尺守Q4小9中S太5丁毛 兩組字符中只有“4毛”、“太尺”替換準確，所有答案為2組。7同符查找要求被試人員找出這兩組字符中相同字符的個數(shù)，“個數(shù)”即為正確答案。例如：找出下列兩組字符中相同字符的個數(shù)：(1)太開Y天開人Y大； (2)木ERT本DEW。例題(1)中只有“開”、“Y”兩個字母相同，例題(2)中只有“E”相同，所以上述兩題的答案依次為2和1。（三）編制面試提綱針對測評要素設(shè)計相應(yīng)的面試提綱，以便有針對性地觀察被測人員的素質(zhì)水平。面試提綱如表9-15所示。表9-15 行政秘書素質(zhì)測評面試提綱面試編號姓名應(yīng)聘職位行政秘書日期 年 月 日問題測評要點面談記錄1請用三句話簡要介紹一下你自己（備選：你以前的經(jīng)驗與你以后的工作有哪些聯(lián)系）求職動機與崗位的匹配性言語理解與表達能力2在工作中，你的上級非常器重你，經(jīng)常分配給你做一些屬于別人職權(quán)范圍內(nèi)的工作，對此同事對你也頗有微詞，你會如何處理這種境遇人際交往意識與技巧言語理解與表達能力3有一天，你直屬主管的經(jīng)理邀請你共進午餐，回到辦公室后，你發(fā)現(xiàn)你的主管對此事很好奇，此時你如何處理人際交往意識與技巧4在工作中，假若一位共事的同事與你的意見常常發(fā)生較大的分歧，影響了工作效率和進度，你將如何處理與他的關(guān)系協(xié)調(diào)能力5假設(shè)你是人力資源部經(jīng)理的秘書，近期公司將有30名基層管理人員參加短期培訓班，為期兩周。人力資源部經(jīng)理決定讓你來安排此次培訓，你打算如何做組織計劃能力6在現(xiàn)實生活中，你最喜歡與什么樣的人共事；請舉例說明并解釋原因協(xié)調(diào)能力7，當公司領(lǐng)導交給你一件你部門經(jīng)理極力反對的事情，你如何選擇；如果選擇做，請舉例說明事務(wù)執(zhí)行能力8談?wù)勑姓貢ぷ鞯闹饕氊熂皯?yīng)遵循的職業(yè)規(guī)范 專業(yè)知識水平言語理解與表達能力9經(jīng)過剛才的面試，評委一致認為你的表現(xiàn)不太適合行政秘書這一職位。你如果有不同看法，現(xiàn)在可以談?wù)剳?yīng)變與自我情緒控制能力四、實施行政秘書素質(zhì)測評此次行政秘書素質(zhì)測評分兩部分開展。第一部分為實際操作測試和文書能力測試，第二部分為面試。（一）實際操作測試和文書能力測試首先，組織所有的應(yīng)聘人員參加實際操作測試，考查辦公軟件的運用能力、文檔處理的熟練程度、打字速度，以及將速記的內(nèi)容轉(zhuǎn)成相應(yīng)的文件的能力。其次，組織應(yīng)聘人員參加文書能力測試。王經(jīng)理宣布完測試指導語和注意事項后，即可開始測試。這兩個測試均在電腦上操作，其評分過程比較客觀、公正。（二）面試及評分面試的過程由人力資源部王經(jīng)理主持，所有測評人員可以在“被測人員面試表現(xiàn)評分表”（表9-16）上進行簡單的記錄，以備評分參考。在條件允許的情況下，可以將面試的過程用攝像機錄下來，以備評分時討論用。表9-16 被測人員面試表現(xiàn)評分表面試編號姓名應(yīng)聘職位行政秘書性別/年齡評分標準說明90-100分完全符合表9-13中的高分標準8089分 符合表9-13中高分標準的大部分70-79分符合表9-13中高分標準的一部分60-69分符合表9-13中高分標準的小部分59分以下不符合表9-13中高分標準的大部分測評要素評分標準備注60分以下6069分7079分8089分90100分1專業(yè)知識識水平2電腦操作能力3速記能力4文書能力5求職動機與崗位的匹配性6應(yīng)變與自我情緒控制能力7舉止儀表8言語理解與表達能力9人際交往意識與技巧10.協(xié)調(diào)能力11.組織計劃能力12.事務(wù)執(zhí)行能力綜合評語 測評人員： 日期： 年 月 日五、對測評的結(jié)果做統(tǒng)計處理待五位被測人員的面試評分表都收齊后，統(tǒng)計所有測評人員分別對被測人員A、B、C、D、E的評分，并將所得的分數(shù)一一填入“被測人員測評成績匯總表”（表9-17），這樣既方便比較單項能力，也方便比較綜合能力。例如，被測A在“舉止儀表”這一要素上得分分別是90分、88分、82分、80分，求算術(shù)平均數(shù)得85分，因此被測A在“舉止儀表”上的最終得分為85分，將其填入表9-17中。 從綜合得分來看，被測C得分最高，是此次招聘中的最合適人選。但是從各個要素的得分來看，被測C的言語理解與表達能力、協(xié)調(diào)能力兩方面的得分依次