某公司費用報銷管理制度.docx

.頒布時間：2017 年8 月 1 日生效時間：2017 年 8 月 1 日 承制單位： 準 人： 版本號費用報銷管理制度 二零一七年八月費用報銷管理規(guī)定 一、 差旅費支出標準管理程序 1.1. 管理目標 1.1.1 控制差旅費支出在部門預算范圍內 1.1.2 培養(yǎng)經常出差員工良好的費用控制意識 1.2. 適用于公司全體員工 1.2.1. 本規(guī)定報銷以：工作室/部門/事業(yè)部為單位 1.3 出差員工費用標準 1.3.1. 交通工具乘坐標準 火車(1000公里內) 飛機(1000公里以上) 動車普通席 經濟艙（6折以下）航空保險：20元 1.3.1.1.對于搭乘早班飛機或晚班飛機的情況，（早8：00（含）前起飛，晚23：00（含）后到達），出發(fā)地/目的地和機場之間的出租車費用及機場高速費用可憑票實報實銷1.3.1.2.出差期間的費用，以去車站第一張票據(jù)至回到出發(fā)地的最后一張票據(jù)為整個出差期間的費用（市內交通以地鐵、輕軌、大巴等公共交通工具為標準），按日期發(fā)生的先后順序填寫報銷單，與本次出差無關的票據(jù)不應填寫在本次費用里。 1.3.1.3.乘飛機出差請保留好登記牌，在報銷時請將機票和登記牌一起粘貼在報銷單中,如沒有登機牌，此機票不能作為報銷憑證，除非報銷人自己承擔機票總額15的稅金或從航空公司取得同等金額的發(fā)票。 1.3.2 出差住宿標準（以每日計算） 級別 酒店房價(最高) 出差地當?shù)亟煌?、伙食補貼（每一天的報銷上限） 北京、上海、廣州、深圳 其他地區(qū) 交通及通訊補貼 伙食補貼 總監(jiān) 400 300 100 100 員工（含部門下屬子部門的經理） 300 250 1001001.3.2.1.關于出差天數(shù)的相關規(guī)定：出差天數(shù)以往返車票、機票上的時間為準進行計算。1、 出發(fā)當日12點前（含12點）出發(fā)，按1天計算；12點后出發(fā)，按半天計算2、 返回當日12點前（含12點）返回，按半天計算；12點后返回，按1天計算。1.3.2.2. 員工出差乘坐的交通工具及住宿標準按上述兩表執(zhí)行。應以最經濟、有效的方式到達目的地，如機票價格超過6折需經總經理郵件批復或口頭批復，否則按照最大為機票全價6折金額予以報銷。 1.3.2.3.員工出差如2人同性別同時出差，須同住一間標準房。 1.3.2.4.法定節(jié)假日采取補休或其他方式，非特殊情況下不報支加班費。 1.3.2.5.如出差員工自己解決住宿，則可獲得住宿標準30的節(jié)約獎勵。 1.3.2.6.員工在駐地省內出差,能當天來回的,應回駐地辦事處住宿. 1.3.2.7.出差期間統(tǒng)一安排食宿的（如會議或培訓班），出差人員按實際支出報銷差旅費。 1.3.2.8.出差期間盡量乘坐公共交通工具，如確因公務需乘坐出租車時，發(fā)生的出租車費，憑車票報銷。填寫報銷單時，必須注明起止點（地點為當?shù)氐孛?，不可簡化為“公司”這樣的簡稱），出差期間每天的交通費用不得超過100元，超出部分不予報銷。 1.3.2.9.原則上北京、廣州、成都三地員工因工作發(fā)生的臨時或長期調動，不適用于本費用管理制度。 1.3.2.10.出差期間，由于其它與工作無涉的事情所發(fā)生的費用，或由于員工本人的原因導致發(fā)生的額外費用（如退票費、改簽費等），一律由該員工本人承擔。 1.3.2.11.特殊情況超過以上報銷額度要求的，須提前預算好，報批總經理審批。 1.4 申請審批程序 1.4.1. 員工出差前應以郵件形式向部門總監(jiān)申請并抄送人力資源部，寫明原因、目的地、交通方式、時間、住宿地等，并報批總經辦同意。 1.4.2. 原則上出差費用實報實銷，如確因特殊情況有經濟困難需借支，經財務總監(jiān)批準，可根據(jù)出差地點、時間、乘座交通工具的實際情況填制借支單。省內出差每人每次最高借支金額不等超過壹仟元，省外出差每人每次最高借支金額不得超過叁仟元。 1.4.3 出差員工憑已審批同意的申請出差郵件、借支單到財務部辦理借支手續(xù)，財務部審核所有單據(jù)簽字手續(xù)是否齊全，經財務部總監(jiān)簽字確認后，方可借支現(xiàn)金。 1.5 出差報銷審批程序 1.5.1 出差員工須自行分類粘貼發(fā)票，準確計算發(fā)票金額，按差旅費報銷單格式填寫，并在出差人欄簽字后，交本部門總監(jiān)審查，部門總監(jiān)審查后，在部門主管欄確認簽字。 1.5.2 出差員工須先將已由部門總監(jiān)審批的差旅費報銷單在每月20日前送交財務部審核，財務部根據(jù)差旅費費用標準檢查單據(jù)是否遵照公司制度執(zhí)行，檢查無誤后在復核欄簽字。 1.5.3 財務部審查所有報銷憑證完畢，送交財務部審核，財務審核簽字后統(tǒng)一交至總經理處，于每月25日前統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。 1.5.4 財務部于每月一次統(tǒng)一辦理差旅費報銷，出差員工必須在這個工作日內報銷并結清借支款項（如有）。 二、 招待費報銷標準 2.1. 招待費標準 職務序列 招待（每次限額） 總監(jiān) 500 普通員工（含部門下屬組的組長/經理） 300 2.2 報銷審批程序 2.2.1 報銷人必須獲取正式的餐飲服務業(yè)發(fā)票, 按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字。 2.2.2 員工報銷時，應提供業(yè)務招待明細單，否則財務不予受理。 2.2.3 財務部根據(jù)公司費用支出標準審查、復核單據(jù)。 2.2.4 財務部審查所有報銷憑證完畢，送交總經理審批，并于每月報銷日統(tǒng)一報銷。 2.3交際應酬費報銷規(guī)定 2.3.1 業(yè)務招待費報銷只適合組長/經理/總監(jiān)級以上或商務人員。 2.3.2 業(yè)務招待費和交際應酬費的支出適用于公司的真正客戶，僅發(fā)生在公司內部的交際應酬費（如：團隊建設費）不得報銷，團建費用采取按月定額方式執(zhí)行，由總經理授權。 2.3.3 員工應當事先向總監(jiān)發(fā)郵件告知并申請該業(yè)務招待，告知何事、在何地（含場所聯(lián)系方式）、宴請何單位何人，如有緊急情況無法事先發(fā)郵件，應當盡快補發(fā)郵件，此郵件同時抄送財務經理（財務復核人員）和財務總監(jiān)。 2.3.4 報銷單后應附上業(yè)務招待明細單，注明因何事、在何地（含場所聯(lián)系方式）、宴請何單位何人，而且要與業(yè)務招待審批郵件內容金額相一致。 2.3.5 若預計單筆超過標準支出，或報銷總金額超過當月額度的。須經總經理郵件審核、或遇緊急情況下口頭同意后實施，否則財務部門有權拒絕報銷流程。 2.3.6 各業(yè)務部門的應酬費用實行總監(jiān)負責制，即業(yè)務總監(jiān)對所負責部門的所有業(yè)務招待費的審批和報銷負責，作為其業(yè)務考核的指標之一。 三、 市內交通費規(guī)定 3.1 公司員工因公往返公司，根據(jù)出租汽車、公共汽車、小公共汽車、地鐵等市內交通車票報銷交通費。 3.2 公司員工因工作或節(jié)假日工作需要工作到晚22：30以后，可以報銷出租汽車交通費（如節(jié)假日上班時間在正常上下班時間可報銷公交車或地鐵費用，特殊情況需加以說明，由總監(jiān)批準）。因工作需要工作到晚20：30以后（周一到周五），或節(jié)假日工作可以申請誤餐補貼（平日￥20元/天，節(jié)假日根據(jù)誤餐情況最多申請￥40元/天（2餐）。同一天發(fā)生的20：30（或節(jié)假日）以后的交通費與誤餐補貼應填寫在同一支付憑單中。 3.3 公司員工外出辦事，應優(yōu)先選擇乘坐地鐵和公交車，因時間緊迫或特別情況才乘坐出租車。 3.4 乘坐出租車的，應當提供北京市出租車發(fā)票進行報銷。如因特殊原因使用網(wǎng)絡約車的，應提供正規(guī)發(fā)票以及行程單進行報銷。 四、 其它報銷規(guī)定 號編 項目 附件 批準人 說明 1 必須用現(xiàn)金交納的銀行手續(xù)費 銀行手續(xù)費交費憑據(jù) 財務發(fā)生的銀行手續(xù)費由財務經理批準 財務發(fā)生的銀行手續(xù)費,需注明發(fā)生的原因 2 員工入職體檢費 正式發(fā)票 報銷由人力資源總監(jiān)和副總批準 北京地區(qū)為人事部指定醫(yī)院 3 政府規(guī)費 正式發(fā)票 報銷由財務總監(jiān)批準（1000元事后批準；1000元需事先申請） 稅務所，工商局等政府部門要求必須交納的費用，如：年檢費等。注:代理協(xié)助辦理以上業(yè)務不適用此規(guī)定. 4 公司汽車小額維修費、洗車費、過路費、停車費等 正式發(fā)票 報銷由總監(jiān)、財務部經理批準 突發(fā)的小額（金額100）維修費，例如：補胎等。 5 郵寄費 正式發(fā)票 報銷由行政部經理批準 需寫明郵寄原因 6 公司車輛年度驗車檢測費 正式發(fā)票 報銷由總監(jiān)、行政部經理批準 公司車輛例行的年度檢查檢測費 五、 費用報銷程序 5.1 當月費用必須在次月20日前遞交給財務部申請報銷(以會計收單日期為準)，逾期不予報銷。如有退件，則于退件后次月最后一日前完成報銷(以會計退單日期為準)。如退件需重新填寫報銷單，原報銷單附在新填寫報銷單后面。每月25日至月底是會計結賬日，暫停報銷審核。 例如：8月份的費用，需在9月20日前遞交給財務部，財務部在25日前完成報銷；如果9月發(fā)生退件，則不論退件次數(shù)，該筆報銷必須在10月25日前完成報銷。 5.2 報銷費用時需填寫支付憑證,如運營成本及大額費用需要寫郵件申請審批粘貼原始單據(jù)后一并交會計部報銷。 注1：批準人不得批準本身參與的報銷