會(huì)議籌備經(jīng)驗(yàn)總結(jié).doc

會(huì)議籌備經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 舉辦會(huì)議的會(huì)后經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 一場會(huì)議的成功與否，關(guān)鍵在于會(huì)前的策劃準(zhǔn)備是否到位。 一、 會(huì)議策劃 會(huì)議策劃工作直接決定著將要舉辦的會(huì)議的成敗。會(huì)議策劃人員必須對整個(gè)會(huì)議的詳細(xì)情況有清晰的認(rèn)識，能夠站在一定的戰(zhàn)略高度對會(huì)進(jìn)行全局把控，因此，對于會(huì)議策劃人員就有嚴(yán)格的要求，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會(huì)議中涉及的人、財(cái)、物進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制，以期高效達(dá)到舉辦會(huì)議的目標(biāo)。 （一） 會(huì)前籌備 1.對此次會(huì)議的認(rèn)識 在開會(huì)前必須清楚認(rèn)識會(huì)議的內(nèi)容（名稱、地點(diǎn)、時(shí)間、場地、參會(huì)人 員、會(huì)議的意義） 2.組織會(huì)前動(dòng)員會(huì) 組織召開會(huì)前動(dòng)員會(huì)對于會(huì)議的成功起著至關(guān)重要的作用。會(huì)前動(dòng)員會(huì) 由會(huì)議策劃人員主持召開，會(huì)議主持人、會(huì)議后勤服務(wù)人員、會(huì)議記錄、音響師、會(huì)場控制、攝像師以及必要時(shí)會(huì)議邀請的嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)也請參會(huì)。 （1）在開會(huì)前必須清楚地向參會(huì)人員傳達(dá)此次會(huì)議的內(nèi)容（名稱、地點(diǎn)、 時(shí)間、場地、參會(huì)群體分析、會(huì)議級別、會(huì)議意義及主辦方要達(dá)到的會(huì)議效果等） （2）進(jìn)行人員安排。會(huì)議總策劃給會(huì)場服務(wù)人員安排任務(wù)（負(fù)責(zé) 主持、負(fù)責(zé)后勤服務(wù)、負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、負(fù)責(zé)音響設(shè)備、會(huì)場引導(dǎo)及現(xiàn)場控制、負(fù)責(zé)攝像等）。 （3）介紹此次會(huì)議的詳細(xì)流程 （二） 會(huì)議承辦方各塊負(fù)責(zé)人應(yīng)具備的素質(zhì) 1、 會(huì)議策劃 能夠站在一定的戰(zhàn)略高度對會(huì)進(jìn)行全局把控，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會(huì)議中涉及的人、財(cái)、物進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制，以期高效達(dá)到舉辦會(huì)議的目標(biāo)。 2、 主持 （1）主持人應(yīng)具備良好的語言表達(dá)能力 語言，是節(jié)目傳播內(nèi)容的重要載體，主持人的語言對于主持人而言非常重要。首先，語言要通順流暢，。其次，主持人語言應(yīng)具備嚴(yán)密清晰的邏輯思維。再次，在語言表達(dá)上，要有自己的特色，要富有感染力。 （2）主持人應(yīng)具備一定的臨場應(yīng)變和即興發(fā)揮能力 一定的臨場應(yīng)變和即興發(fā)揮能力是節(jié)目主持人在節(jié)目的制作過程中，由于人的因素、設(shè)備的因素、以及組織管理協(xié)調(diào)等方面原因，使得節(jié)目制作過程發(fā)生了一些難以預(yù)料的但又客觀存在的變故，此時(shí)主持人能夠保持冷靜，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，運(yùn)用大腦迅速思維并作出判斷，并根據(jù)大腦判斷組織語言和反應(yīng)，使變故通過主持人靈活巧妙的語言組織和反應(yīng)逐漸朝好的方向轉(zhuǎn)化的能力。比如，在主持節(jié)目的過程中主持人及時(shí)發(fā)現(xiàn)了自己的口誤時(shí)，則應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，保持冷靜，用機(jī)智幽默的語言化解危機(jī)。 (3)主持人應(yīng)具備個(gè)性鮮明的主持風(fēng)格 任何一個(gè)人從事任何一項(xiàng)工作都具有自身的風(fēng)格，作為主持人的主持風(fēng)格則是在主持節(jié)目過程中，主持人的學(xué)識、思想、品德、舉止、談吐、能力、才藝、智慧、志趣和格調(diào)化的綜合表現(xiàn)。 3、 后勤負(fù)責(zé)人 （1）會(huì)前確定能夠到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾的名單（了解參會(huì)群體），會(huì)議 現(xiàn)場文件、表格等制定與打印(包括：簽到表，會(huì)議記錄表，工作安排表、桌牌等) （2）對會(huì)場所需道具、用具須提前購置備齊 （3）會(huì)議開始前一至二小時(shí)組織人員對會(huì)場進(jìn)行布置（會(huì)議標(biāo)語、會(huì)場桌椅、桌牌、水?dāng)[放） （4）與會(huì)場引導(dǎo)積極溝通，做好簽到及引導(dǎo)工作 4、 會(huì)議記錄 會(huì)議記錄員要能夠準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的每一個(gè)環(huán)節(jié)，為會(huì)議總結(jié)和會(huì)議報(bào)道提供材料支持。 會(huì)議記錄員應(yīng)具備的素質(zhì)：（1）有速記能力。（2）有很強(qiáng)的概括能力。 （3）善于捕捉每個(gè)人特點(diǎn)的能力。能夠準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的每一個(gè)環(huán)節(jié)，為會(huì)議總結(jié)和會(huì)議報(bào)道提供材料支持。 5、 音響師 音響師須要在會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)場音樂、視頻及文檔資料，會(huì)議開始前一小時(shí)對會(huì)場多媒體、音響、麥克等調(diào)試，電源確認(rèn)，對多媒體設(shè)備有充分的準(zhǔn)備，保證會(huì)場多媒體播放正常。（能夠熟練操作電腦及多媒體設(shè)備，具備隨機(jī)應(yīng)變的能力） 6、 攝像師 （1）領(lǐng)悟會(huì)議精神；（2）有一定的攝影經(jīng)驗(yàn)。攝像師須要清晰地認(rèn)識會(huì)議的意義，能以最獨(dú)特的視角留住會(huì)場的每一個(gè)精彩瞬間，能根據(jù)主辦方需要達(dá)到的會(huì)議效果有針對性的進(jìn)行人物特寫抓拍。為會(huì)議總結(jié)和后期會(huì)議報(bào)道提供必要的圖片素材和參考。 7、 會(huì)場引導(dǎo)和現(xiàn)場控制 會(huì)場引導(dǎo)和現(xiàn)場控制人員須對舉辦會(huì)議現(xiàn)場的空間布局有清楚的認(rèn)識和深刻的印象（會(huì)議室地址、周邊停車場、衛(wèi)生間、會(huì)場通道、會(huì)場主席臺、領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、觀眾席的布局等）。 （1）會(huì)前有序引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及觀眾（簽到）入席； （2）會(huì)議中間對會(huì)場紀(jì)律監(jiān)督、帶動(dòng)會(huì)場氣氛，有序引導(dǎo)現(xiàn)場出入人員，對現(xiàn)場遇到的突發(fā)事件能夠隨機(jī)應(yīng)變； （3）宣布會(huì)議結(jié)束時(shí)，要有序引導(dǎo)與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾離場。 （三）會(huì)議總結(jié) 會(huì)議結(jié)束后，各中心做好會(huì)議總結(jié)，并于三日之內(nèi)交送于總務(wù)辦公室，進(jìn)行備份存檔。總務(wù)辦公室將會(huì)議記錄以及相關(guān)文件做好，一并存檔入庫。由技術(shù)服務(wù)部對其所采集照片進(jìn)行技術(shù)處理 （四）材料及財(cái)務(wù)預(yù)算 海報(bào)、條幅、膠水、剪刀、透明膠帶紙、別針、曲別針、刀片，簽到冊、會(huì)議記錄本， （五）突發(fā)事件的處理預(yù)案 1技術(shù)部多帶儀器設(shè)備，保證影像的。 2保證會(huì)場安全通道暢通、照明及消防設(shè)施完好 3確定四名隨機(jī)調(diào)派人員（現(xiàn)場控制），做突發(fā)事件的人員安排 （六）備注 1、全體工作人員必須穿正裝，佩戴工作證，隨身攜帶小筆記本，便于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。 2、各負(fù)責(zé)人一定要盡職盡責(zé)，如有特殊情況，必須提前聲明，以便及時(shí)調(diào)整。 3、與會(huì)人員按照中心就坐 4、會(huì)議現(xiàn)場的總負(fù)責(zé)人 二、會(huì)前動(dòng)員會(huì) 會(huì)議策劃只是把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來，而會(huì)務(wù)籌備會(huì)才是對會(huì)議方案進(jìn)行探討論證的過程。會(huì)前動(dòng)員會(huì)籌備會(huì)由會(huì)務(wù)組籌備召開。參會(huì)人員對既有方案各抒己見，暢所欲言，群策群力，提出自己的創(chuàng)意，綜合討論，讓會(huì)議既有一定的模式，又有更多的創(chuàng)新和提高。關(guān)鍵是在于統(tǒng)一會(huì)務(wù)組織人員的思想認(rèn)識，增強(qiáng)會(huì)務(wù)組織人員的信心，明確在舉辦會(huì)議過程中自己的責(zé)任的權(quán)利。 三、彩排 在會(huì)議策劃方案最終確定后，至少于會(huì)前一天到會(huì)場現(xiàn)場彩排。對方案中考慮欠周祥的地方及時(shí)進(jìn)行修改和增補(bǔ)。 XXXX會(huì)籌備情況匯報(bào) XXX縣商務(wù)局 xx年8月 近階段，XXXX會(huì)籌備情況匯報(bào)如下： 一、 明確職責(zé)、落實(shí)責(zé)任。 8月19日，市委召開第一次商情組工作會(huì)議，我區(qū)就本次會(huì)議安排、客商邀請、細(xì)節(jié)安排等相關(guān)工作進(jìn)行了部署，按照工作要求，我們進(jìn)行了精心組織，確定了綜合科為責(zé)任科室，落實(shí)上報(bào)了責(zé)任人、聯(lián)絡(luò)員，做到了專人對接，責(zé)任明確，與上級部門保持經(jīng)常聯(lián)絡(luò)，互通信息，不斷完善籌備工作。區(qū)委、區(qū)政府主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，召集相關(guān)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)及部門召開專題會(huì)議，明確責(zé)任、落實(shí)人員，整個(gè)活動(dòng)由區(qū)政府黨組成員牽頭負(fù)責(zé)，商務(wù)局具體承辦，開發(fā)區(qū)配合。 二、 精心篩選，邀請參會(huì)客商。 按照會(huì)議要求，我區(qū)負(fù)責(zé)邀請客商30名，原則上要求邀請財(cái)富、福布斯、金融時(shí)報(bào)世界500強(qiáng)企業(yè)高管人員，根據(jù)以上要求，我局及時(shí)與各鎮(zhèn)、園區(qū)進(jìn)行了對接，認(rèn)真梳理排查，于8月19日上報(bào)我區(qū)擬邀請客商總名單，并下發(fā)了電子邀請函。并就會(huì)議的議程安排、參會(huì)細(xì)節(jié)、客商食宿安排與相關(guān)責(zé)任單位進(jìn)行了對接落實(shí)，確保本次客商按時(shí)參會(huì)，同時(shí)讓客商安心參會(huì)，舒心參會(huì)。 三、 爭創(chuàng)特色，舉辦專場活動(dòng)。 近年來，我區(qū)圍繞全區(qū)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃定位，將僑商作為外資引進(jìn)的對接 突破口之一，與僑辦積極聯(lián)系溝通，并充分利用僑辦海外豐富資源和平臺優(yōu)勢，積極邀請一批僑商來淳考察興業(yè)，為創(chuàng)造良好的投資環(huán)境，我區(qū)在開發(fā)區(qū)內(nèi)設(shè)立“華僑產(chǎn)業(yè)園”，力爭全區(qū)外資利用取得重大突破。專場活動(dòng)包含： 1、組織僑商實(shí)地考察。組織近100名僑商對我區(qū)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)等進(jìn)行實(shí)地考察，來全面了解我區(qū)投資環(huán)境及產(chǎn)業(yè)發(fā)展分布狀況。 2、舉行僑商產(chǎn)業(yè)洽談會(huì)。會(huì)上，我區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)推介我區(qū)投資環(huán)境與未來前景展望，并進(jìn)行面對面洽談，對僑商提出的投資環(huán)境、政策咨詢等進(jìn)行現(xiàn)場解答，力爭一批項(xiàng)目早日落戶高淳。 1、會(huì)議時(shí)間：xx年1月9日9：30 三、商會(huì)工會(huì)xx年工作總結(jié)； 四、204年度黨支部工作總結(jié)。 3、參會(huì)人員：紡織商會(huì)會(huì)長、秘書長、副會(huì)長、理事、園區(qū)棟長、公司全體員工。特邀嘉賓公安、消防、方北營和程寸營二委代表等80余人。 4、會(huì)議籌備小組：組長常保生、副組長杜秋生、趙景房，組員付帥、張艷玲、宋長偉、杜開利、徐曼曼、王美英、杜憲書。 5、人員分工：一、會(huì)議資料，負(fù)責(zé)人：常保生，