公司物資采購管理制度及工作流程.doc

公司物資采購流程公司各部門：根據(jù)公司高管辦公會議研究決定，遷入新廠后按照新制定的采購流程采購生產(chǎn)及辦公物資，采購物資遵循節(jié)約資金、嚴控成本、質(zhì)優(yōu)價廉、統(tǒng)一歸口的采購原則。非公司授權(quán)部門不得自行采購物資，如有違反財務(wù)部不予審核報銷，并由人力資源部按照管理人員績效考核辦法對責(zé)任人進行考核，對數(shù)額巨大的將進行經(jīng)濟處罰。現(xiàn)將公司授權(quán)履行采購職責(zé)的部門及采購范圍明確如下：一、 采購部門采購范圍1、 生產(chǎn)用原輔料、藥材、包裝材料；2、 生產(chǎn)勞保用品（含工作服）及消耗材料；3、 五金配件、電工電料、生產(chǎn)工器具（原生產(chǎn)部采購員劃歸采購部）；4、 組織采購工程器材、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量分析大中小型儀器；項目部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部有優(yōu)先建議權(quán)，并參與選型及考察過程；5、 生產(chǎn)用清潔用品類（含潔具、消毒洗滌用品等）；6、 化驗用試液、試劑、標(biāo)準(zhǔn)品、特殊管理藥品及易制毒化學(xué)品。7、 其他由總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購項目。二、 辦公室采購范圍1、 辦公用品（筆墨紙張、名片、耗材類）；2、 辦公設(shè)備、器材、清潔用具等；3、 辦公家具、電器、飲用水；4、 食堂物資及宿舍樓維修維護材料；5、 其他由總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購項目。三、 請購及審批程序1、 各部門需要采購的物資，由部門經(jīng)辦人填寫請購單，部門經(jīng)理初審、分管總監(jiān)簽字審核后，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)，重大項目或大宗物資需執(zhí)行董事或董事長核準(zhǔn)后，由采購部門開展采購業(yè)務(wù)。2、 特殊商品如專業(yè)書籍、雜志、報刊、專用賬冊等非常規(guī)物資經(jīng)部門請購，總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由提出請購需求的部門采購。3、 印字包裝材料變更按照專用程序進行審批和采購。特此通知，請各部門遵照執(zhí)行。附：采購流程圖 有限公司二一五年五月二十八日附件一：生產(chǎn)物料采購管理流程編號：采購-1-步驟表/流程圖 編制日期：2015-05-28 程 序詳細步驟備 注步 驟 1由銷售部門出具月度/季度要貨計劃，交生產(chǎn)部制定生產(chǎn)計劃。采購部、公司領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)部步 驟 2采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃結(jié)合庫存及預(yù)警量制定合理采購計劃。步 驟 3采購部將采購計劃發(fā)送至不少于3家供應(yīng)商詢價，必要時索取樣品送廠檢。步 驟 4采購經(jīng)理將比價表及質(zhì)量情況對比提交執(zhí)行董事審核，并簽署批示意見步 驟 5審核不通過，重新返回議價程序，通過則呈報董事長核準(zhǔn)后下訂單采購。步 驟 6憑訂單編制采購合同，協(xié)定付款方式及到貨期限、物料標(biāo)準(zhǔn)等。步 驟7到貨初驗、質(zhì)量部檢驗合格入庫，不合格退貨，根據(jù)入庫手續(xù)提交財務(wù)掛賬或付款。審批人：總經(jīng)理 執(zhí)行董事、董事長、 審核：財務(wù)部 制作人：采購經(jīng)理流程圖： 采購主管 采購經(jīng)理 公司領(lǐng)導(dǎo) 財務(wù)審核 開始營銷中心要貨計劃生產(chǎn)部生產(chǎn)計劃采購部庫存報表采購預(yù)警量中藥材采購計劃原輔料采購計劃包材采購計劃A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商采購計劃詢價議價比質(zhì)、檢驗樣品報價單A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商詢價議價比質(zhì)、檢驗樣品報價單報價、議價、制作小樣、技術(shù)審查批準(zhǔn) 報價單執(zhí)行董事審核采購成本分析董事長批準(zhǔn)簽訂采購合同或下訂單到貨驗收，質(zhì)量檢驗合格入庫藥材、包材開發(fā)票、掛賬原輔料付款按合同付款結(jié)束采購附件二：食堂物資采購管理流程編號：行政-1-步驟表/流程圖 編制日期：2015-05-28 程 序詳細步驟備 注步 驟 1廚師長填寫一周菜譜和食材請購表交辦公室主任審核，分管總監(jiān)批準(zhǔn)。相關(guān)部門、行政辦公室步 驟 2C類食材采購：食堂管理員詢價比價，兩家供應(yīng)商報價，發(fā)樣品照片。步 驟 3管理員下訂單給供應(yīng)商，步 驟 4生鮮肉類食材驗收：辦公室一人，其他部門臨時抽調(diào)一人共同過秤、驗收簽字。步 驟 5A類大宗米面油類，由辦公室前往糧油市場總代理糧油公司選取兩家具備資質(zhì)的供應(yīng)商，協(xié)議供貨，財務(wù)每月審計一次步 驟 6B類輔料調(diào)味品類：選擇品牌代理配貨，協(xié)議供貨，財務(wù)每月審計一次。審批人：行政總監(jiān)、辦公室主任 制作人：食堂管理員流程圖： 食堂管理員 行政辦公室 其他部門參與 財務(wù)審核食堂管理委員會名單：9人 開始廚師長請購單A類米面油B類副食調(diào)料品C類生鮮蛋肉菜食堂管理員審核行政總監(jiān)確認菜譜及請購清單自行詢價采購管理員詢價自行詢價采購固定兩家以上供應(yīng)商，協(xié)議采購A商戶報價B商戶報價C商戶報價每月滾動結(jié)賬管理員下達月度訂單供應(yīng)商送貨到廠財務(wù)、食管會成員、機動人員抽查驗收過秤管理員入庫行政總監(jiān)、執(zhí)行董事、管理員確認價格及食材品牌、選定供應(yīng)商（不通過則重新詢價）管理員審核下達送貨行政總監(jiān)、食管會抽查、財務(wù)核價辦公室、機動驗收員廚師長三方驗收、過秤入庫、記賬財務(wù)審核食堂賬務(wù)月度滾動結(jié)賬D類設(shè)施設(shè)備、餐具等不通過重新詢價附件三：五金配件及工器具類采購管理流程編號：采購-2-步驟表/流程圖 編制日期：2015-05-28 程 序詳細步驟備 注步 驟 1由車間提交請購單，交生產(chǎn)部匯總本部門請購計劃，分管總監(jiān)簽字審核。采購部、公司領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)部步 驟 2采購部根據(jù)五金備件庫庫存情況制定合理采購計劃。步 驟 3采購部將采購計劃發(fā)送至不少于2家供應(yīng)商詢價，必要時現(xiàn)場查看確認。步 驟 4采購專員將比價表及質(zhì)量情況對比提交采購部經(jīng)理審核，由總經(jīng)理核準(zhǔn)。步 驟 5審核不通過，重新返回議價程序，通過則下訂單采購，并申請采購經(jīng)費。步 驟 6憑訂單編制采購合同，協(xié)定付款方式及到貨期限、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。步 驟7到貨初驗、庫管員驗收合格入庫，不合格退貨，根據(jù)入庫手續(xù)提交財務(wù)掛賬或付款。審批人：執(zhí)行董事、董事長、 審核：財務(wù)部 制作人：采購經(jīng)理流程圖： 采購專員、主管 采購經(jīng)理 總經(jīng)理 財務(wù)審核 開始請購單（車間）生產(chǎn)部匯總計劃分管總監(jiān)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)計劃采購部受理請購采購經(jīng)理編制計劃采購專員詢價A報價單B報價單采購經(jīng)理批準(zhǔn)采購下達訂單，合同實施采購到貨驗收入 庫財務(wù)審核備案付款使用部門確認材質(zhì)型號不通過返回附件四：辦公用品、器材采購流程部門月度請購計劃部門緊急采購單部門經(jīng)理審核簽字分管總監(jiān)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)辦公室執(zhí)行采購行政專員制定采購計劃分管總監(jiān)審核辦公室主任審核或調(diào)整計劃行政總監(jiān)批準(zhǔn)內(nèi)勤執(zhí)行詢價，預(yù)算資金A客商報價B客商報價內(nèi)勤負責(zé)采購行政專員驗收入庫憑領(lǐng)料單發(fā)放憑計劃借款緊急采購憑發(fā)票入庫單報銷不通過返回詢價流程備注：1、 辦公用品除非緊急業(yè)務(wù)外，日常辦公用品只受理各部門每月請購計劃，部門計劃上報日期每月為30日，逾期不予受理。2