文書管理制度.docx

文秘與行政管理制度流程文書管理制度模板一、總 則1.為提高組織管理工作的效率，確保文書事務正常順利進行，特制定此制度。2.文書是指業(yè)務工作中往來公文、報告、決議、規(guī)定、合同、許可證、電報、賬簿與圖表參考書等一切事務用書與公文。3.文書的管理原則為：（1）所有文書歸公司所有并收藏，任何人不得私自占用；（2）所有人必須嚴格保守文書的機密；（3）文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送工作，由企業(yè)總務部門負責。4.文書的處理方式：（1）文書的處理必須以“準確”、“迅速”為原則，不得有誤或延遲，同時須明確相關(guān)人員的責任；（2）凡重要事宜的請示、指示、匯報、報告或記錄，一律以“文書”的形式進行；二、文書的收發(fā)與處理1.文書的收發(fā)：到達文書應由文書主管部門接收。對一般的文書，啟封后送達相應部門；對私人文書，直接送達收件人。2.文書分為以下五類：絕密文書、秘密文書、機密文書、普通文書和可傳閱文書。3.機密文書的封緘應由文書封面上所標明的發(fā)文者封緘；機密文書的開啟應由信封上所指名的人開啟；其他人不得擅自封緘或開啟機密文書，職務上有此項權(quán)利者除外。4.普通文書應由部門經(jīng)理及其以上的人員或指定人員負責處理。處理過程中遇到異常情況或重要事項，應向上級機關(guān)匯報并聽候指示；超越自己范圍的、涉及多個部門管理的事項，應與關(guān)聯(lián)部門商議處理；處理時，存在分歧意見的，應請上級主管部門協(xié)調(diào)解決。5.文書閱覽或傳閱后，閱覽者或傳閱者必須在文書后附的閱覽/傳閱表上簽字，或填寫閱覽意見。三、文書的請示審批1.凡是涉及到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展事項的文書，必須向總裁、董事會請示，總裁、董事會批復后，方可進行相關(guān)處理。2.須請示的文書事項主要包括：（1）有關(guān)公司經(jīng)營發(fā)展的計劃與安排及企業(yè)的各種制度性規(guī)定、變更或廢止；（2）各種重要的合同、契約的簽訂、解除與變更；訴訟行為；（3）重要的人事安排及組織機構(gòu)的增減；（4）與政府有關(guān)的各種事項；（5）與固定資產(chǎn)和所有者權(quán)益有關(guān)的事項；（6）預算與決算，借款與貸款；（7）其他重要事項3.只有部門經(jīng)理以上人員有權(quán)就相關(guān)事項以文書的形式進行請示，并對其請示審批的文書認真、仔細的斟酌，保證其準確性；如遇緊急事件，可以非文書的形式請示，但事后需以文書形式補寫請示提案上報。4.請示提案文書必須編號，注明請示者姓名、部門，并簽章；請示文書內(nèi)容應包括標題、正文、事由、說明及相關(guān)附錄；涉及多個部門的，應一式多份，分別送達相關(guān)部門。5.上級部門就文書所請示的事項批準后，應將文書批復返回，并由請示部門予以執(zhí)行，請示文書原件由文書主管部門妥善保管。四、文書的制作與發(fā)送1.文書的制作要求（1）文書必須一事一議，語言措辭要嚴謹、準確、規(guī)范、簡明扼要。（2）文書的起草必須征得相關(guān)領(lǐng)導的同意，起草人或修改人必須在文書上署名，文書草稿必須保存。（3）文書需要附有相關(guān)資料和文件的，必須附有相關(guān)資料與文件。重要的文書還需經(jīng)公證。（4）審批者審批完文書之后應在文書上簽上自己的姓名，以明確責任。3.文書的署名要求（1）企業(yè)內(nèi)部一般往來要求的文書，只需主管署名；單純的部門上報文書，只需部門署名；重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁或有關(guān)部門主管署名。（2）合同書、責任狀、政府許可申請書或回執(zhí)公告等，須總裁署名。（3）其他文書，可署部門主管的職務與名稱。4.文書的印章要求（1）文書正本上必須加蓋文書署名者印章，副本可加蓋署名者或部門印章。（2）如署名者暫時不在的，可由代理者或執(zhí)行者暫時印章代替，但文書存檔前必須加蓋署名者印章。（3）以部門或公司名義起草的文書，應加蓋相關(guān)責任人的印章。（4）需加蓋總裁印章或帶有公司字樣或總裁職務字樣的印章，必須填寫委托申請書，經(jīng)部門主管批準后，向總務部門提出申請，總裁同意后，到印章保管員處蓋章。5.文書發(fā)送要求（1）公司內(nèi)部文書不做封緘。（2）外發(fā)文書，需明確注明接收或發(fā)送的單位名稱、地址、發(fā)送或接收人的姓名，并注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等相關(guān)字樣。（3）重要的文書須交文秘室回執(zhí)或回復，（4）寄發(fā)文書前須在“發(fā)信登記本”上做好相關(guān)登記工作。五、文書的整理與保存1.文書應按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理或編輯，并在相關(guān)文書登記簿上做好登記，歸檔保存。重要文書，如不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書等，應填寫重要文書目錄。2.文書的保管統(tǒng)一由總務部門保存，分支機構(gòu)或分公司的重要文書由主管保存，其他文書由各部門保存。重要的文書一般存放在保險柜或帶鎖的文件柜里。3.根據(jù)文書的重要程度不同，文書的保存分為永久保存文書，如重要的協(xié)議書、重要的政府許可證書；保存十年的文書，如人事任命書、財務會計賬簿、神奇審批提案的文書；保存五年的文書，如較重要的文件；保存一年的文書，