文書管理制度.docx

文秘與行政管理制度流程文書管理制度模板一、總 則1.為提高組織管理工作的效率，確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，特制定此制度。2.文書是指業(yè)務(wù)工作中往來公文、報(bào)告、決議、規(guī)定、合同、許可證、電報(bào)、賬簿與圖表參考書等一切事務(wù)用書與公文。3.文書的管理原則為：（1）所有文書歸公司所有并收藏，任何人不得私自占用；（2）所有人必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密；（3）文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送工作，由企業(yè)總務(wù)部門負(fù)責(zé)。4.文書的處理方式：（1）文書的處理必須以“準(zhǔn)確”、“迅速”為原則，不得有誤或延遲，同時(shí)須明確相關(guān)人員的責(zé)任；（2）凡重要事宜的請(qǐng)示、指示、匯報(bào)、報(bào)告或記錄，一律以“文書”的形式進(jìn)行；二、文書的收發(fā)與處理1.文書的收發(fā)：到達(dá)文書應(yīng)由文書主管部門接收。對(duì)一般的文書，啟封后送達(dá)相應(yīng)部門；對(duì)私人文書，直接送達(dá)收件人。2.文書分為以下五類：絕密文書、秘密文書、機(jī)密文書、普通文書和可傳閱文書。3.機(jī)密文書的封緘應(yīng)由文書封面上所標(biāo)明的發(fā)文者封緘；機(jī)密文書的開啟應(yīng)由信封上所指名的人開啟；其他人不得擅自封緘或開啟機(jī)密文書，職務(wù)上有此項(xiàng)權(quán)利者除外。4.普通文書應(yīng)由部門經(jīng)理及其以上的人員或指定人員負(fù)責(zé)處理。處理過程中遇到異常情況或重要事項(xiàng)，應(yīng)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)并聽候指示；超越自己范圍的、涉及多個(gè)部門管理的事項(xiàng)，應(yīng)與關(guān)聯(lián)部門商議處理；處理時(shí)，存在分歧意見的，應(yīng)請(qǐng)上級(jí)主管部門協(xié)調(diào)解決。5.文書閱覽或傳閱后，閱覽者或傳閱者必須在文書后附的閱覽/傳閱表上簽字，或填寫閱覽意見。三、文書的請(qǐng)示審批1.凡是涉及到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展事項(xiàng)的文書，必須向總裁、董事會(huì)請(qǐng)示，總裁、董事會(huì)批復(fù)后，方可進(jìn)行相關(guān)處理。2.須請(qǐng)示的文書事項(xiàng)主要包括：（1）有關(guān)公司經(jīng)營發(fā)展的計(jì)劃與安排及企業(yè)的各種制度性規(guī)定、變更或廢止；（2）各種重要的合同、契約的簽訂、解除與變更；訴訟行為；（3）重要的人事安排及組織機(jī)構(gòu)的增減；（4）與政府有關(guān)的各種事項(xiàng)；（5）與固定資產(chǎn)和所有者權(quán)益有關(guān)的事項(xiàng)；（6）預(yù)算與決算，借款與貸款；（7）其他重要事項(xiàng)3.只有部門經(jīng)理以上人員有權(quán)就相關(guān)事項(xiàng)以文書的形式進(jìn)行請(qǐng)示，并對(duì)其請(qǐng)示審批的文書認(rèn)真、仔細(xì)的斟酌，保證其準(zhǔn)確性；如遇緊急事件，可以非文書的形式請(qǐng)示，但事后需以文書形式補(bǔ)寫請(qǐng)示提案上報(bào)。4.請(qǐng)示提案文書必須編號(hào)，注明請(qǐng)示者姓名、部門，并簽章；請(qǐng)示文書內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、正文、事由、說明及相關(guān)附錄；涉及多個(gè)部門的，應(yīng)一式多份，分別送達(dá)相關(guān)部門。5.上級(jí)部門就文書所請(qǐng)示的事項(xiàng)批準(zhǔn)后，應(yīng)將文書批復(fù)返回，并由請(qǐng)示部門予以執(zhí)行，請(qǐng)示文書原件由文書主管部門妥善保管。四、文書的制作與發(fā)送1.文書的制作要求（1）文書必須一事一議，語言措辭要嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)明扼要。（2）文書的起草必須征得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意，起草人或修改人必須在文書上署名，文書草稿必須保存。（3）文書需要附有相關(guān)資料和文件的，必須附有相關(guān)資料與文件。重要的文書還需經(jīng)公證。（4）審批者審批完文書之后應(yīng)在文書上簽上自己的姓名，以明確責(zé)任。3.文書的署名要求（1）企業(yè)內(nèi)部一般往來要求的文書，只需主管署名；單純的部門上報(bào)文書，只需部門署名；重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁或有關(guān)部門主管署名。（2）合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書或回執(zhí)公告等，須總裁署名。（3）其他文書，可署部門主管的職務(wù)與名稱。4.文書的印章要求（1）文書正本上必須加蓋文書署名者印章，副本可加蓋署名者或部門印章。（2）如署名者暫時(shí)不在的，可由代理者或執(zhí)行者暫時(shí)印章代替，但文書存檔前必須加蓋署名者印章。（3）以部門或公司名義起草的文書，應(yīng)加蓋相關(guān)責(zé)任人的印章。（4）需加蓋總裁印章或帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，必須填寫委托申請(qǐng)書，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后，向總務(wù)部門提出申請(qǐng)，總裁同意后，到印章保管員處蓋章。5.文書發(fā)送要求（1）公司內(nèi)部文書不做封緘。（2）外發(fā)文書，需明確注明接收或發(fā)送的單位名稱、地址、發(fā)送或接收人的姓名，并注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等相關(guān)字樣。（3）重要的文書須交文秘室回執(zhí)或回復(fù)，（4）寄發(fā)文書前須在“發(fā)信登記本”上做好相關(guān)登記工作。五、文書的整理與保存1.文書應(yīng)按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理或編輯，并在相關(guān)文書登記簿上做好登記，歸檔保存。重要文書，如不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、合同書等，應(yīng)填寫重要文書目錄。2.文書的保管統(tǒng)一由總務(wù)部門保存，分支機(jī)構(gòu)或分公司的重要文書由主管保存，其他文書由各部門保存。重要的文書一般存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜里。3.根據(jù)文書的重要程度不同，文書的保存分為永久保存文書，如重要的協(xié)議書、重要的政府許可證書；保存十年的文書，如人事任命書、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、神奇審批提案的文書；保存五年的文書，如較重要的文件；保存一年的文書，