辦公用品管理制度2012模板.doc

關(guān)于重新下發(fā)辦公用品管理制度的通知各部門、車間：為更規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序，使之管理有序，責任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費，結(jié)合公司實際，特對辦公用品管理制度進行修訂。具體如下：一、 辦公用品的分類按使用的性質(zhì)分以下六類： 1、辦公設備類：電話機、傳真機、復印機、碎紙機、掃描儀、打印機、計算器、電腦主機、顯示器、交換機、電風扇、空調(diào)及遙控器、飲水機、冰柜等及相應耗材配件等。2、電腦耗材類：墨盒、硒鼓、碳粉、鍵盤、鼠標、光盤、U盤等。3、公共物品類：筆記本電腦、攝像機、投影儀、數(shù)碼相機、DVD、功放、音像、話筒、激光筆等。4、辦公家具類：各類辦公桌、辦公椅、會議桌、會議椅、電腦桌、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、書寫白板等。5、辦公文具類：鉛筆、簽字筆、白板筆、記號筆、橡皮、膠水、印油、印泥、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、筆芯、修正液、剪刀、訂書機、復寫紙、大頭針、復印紙、打印紙、標簽紙、文件架、文件夾、票夾等。6、勞保日用類：工作服、毛巾、手套、圍裙、香皂、洗衣粉、洗潔精、口罩、牙膏、牙刷、創(chuàng)口貼、人丹、正氣水、一次性杯、拖把、臉盤、畚斗、掃帚、紙簍、衛(wèi)生紙、垃圾袋等。二、辦公用品的管理1、辦公用品中涉及到固定資產(chǎn)類的物品采購配置、報廢、結(jié)算等，應按照公司固定資產(chǎn)管理方面的相關(guān)制度進行。具體指代2、公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口企管辦，具體負責辦公用品的配置審核、跟蹤管理、入庫領(lǐng)用、使用調(diào)配、保養(yǎng)維護、報廢處理等工作。三、辦公用品的申請1、各部門及員工需配置常備庫存辦公用品明細（詳見附表1）之外的辦公用品時，需填寫完整清晰的配置申請單，部門領(lǐng)用（領(lǐng)用的物品是部門人員公用的）填寫部門領(lǐng)用辦公用品配置申請單（詳見附表2），員工領(lǐng)用填寫員工領(lǐng)用辦公用品配置申請單（詳見附表3），各部門由科員或車間班長以上職務者統(tǒng)一按需領(lǐng)用。2、各部門及員工提出申請辦公設備類與辦公家具類用品時，按附表4配置標準進行采購或調(diào)配。所有部門、員工的辦公設備類和辦公家具類配置，就低不就高的原則，在淘汰和報廢過程中，按標準逐步更換。3、各部門及員工應有計劃地申請辦公用品，申請常備庫存外的辦公用品、辦公設備類、辦公家具類時，需在每月5日前按部門匯總后統(tǒng)一提交申請。四、辦公用品的采購1、采購責任劃分企管辦負責電腦耗材類、公共物品類、電話機、傳真機、復印機、掃描儀、打印機、電腦主機、顯示器等部分辦公設備的采購和調(diào)配；采購部負責辦公設備類、辦公文具類、勞保日用類用品的采購。2、采購原則采購人員嚴格遵守職業(yè)道德，及時了解商品市場信息，選擇適應對口、質(zhì)量可靠、價格合理的辦公用品。購貨價格由分管經(jīng)理嚴格把關(guān)，企管辦負責價格備案及審核。3、采購程序常備庫存的辦公用品每月5日前由采購員根據(jù)實際庫存情況，及時做好補貨及備庫工作。勞保用品每月5日前由人力資源部編制采購計劃，經(jīng)部門、企管辦審核，公司領(lǐng)導批準后交由采購部組織采購。常備庫存外的辦公用品需在收到申請部門或員工的已批配置申請單后，方可進行采購入庫。4、各使用部門提出辦公設備、辦公家具類用品配置申請時，先由企管辦在公司內(nèi)部先行調(diào)配，內(nèi)部調(diào)配不能滿足時，方可對外采購。5、特殊情況下急需的辦公用品，經(jīng)使用部門主管領(lǐng)導及總經(jīng)理批準，可由使用部門自行采購，但須到輔料倉庫辦理入庫領(lǐng)用手續(xù)。6、辦公用品供方進行帳務結(jié)算時，需提供正規(guī)的增值稅專用發(fā)票。特殊情況下，需經(jīng)使用部門主管領(lǐng)導及總經(jīng)理同意，方可用普通發(fā)票進行結(jié)算。五、辦公用品的入庫1、所有辦公用品購入后必須入庫、建立ERP庫存管理臺賬。倉管員要根據(jù)送貨單認真核對數(shù)量、價格、種類等，做到帳物相符，方可開具入庫單。對不符合要求的，倉管員有權(quán)不予接收，由采購人員調(diào)換或退貨處理。2、非常備庫存的辦公用品、辦公設備類、辦公家具類由企管辦統(tǒng)一簽收，倉儲部根據(jù)采購申請單或領(lǐng)導批準書給予辦理入庫。3、對于專業(yè)性辦公物品的入庫檢驗，應由各使用部門的技術(shù)人員進行檢驗。對不符合要求的，使用人員有權(quán)不予接收，由采購人員負責調(diào)換或退貨處理。4、采購部編制出常用的辦公用品價格表交公司財務部保管，并交企管辦一份備案。財務部在接到相應付款單據(jù)時，應當再次核對相應品種的單價、總金額及簽收人的簽字，確認無誤的予以付款。5、倉庫管理員做好建帳登記，妥善保管，對所有辦公用品的入庫、領(lǐng)用、庫存一目了然，帳實相符。六、辦公用品的領(lǐng)用1、輔料倉庫每周一、三、五下午受理各部門的辦公用品的領(lǐng)用（營銷機構(gòu)、勞保生活用品除外）。2、所有部門和員工領(lǐng)用辦公用品時都必須按要求填寫領(lǐng)料單，各部門由科員或車間班長以上職務者申請按需領(lǐng)用。3、領(lǐng)用辦公設備類、電腦耗材類辦公用品，需由部門領(lǐng)導及企管辦負責人簽字確認方可領(lǐng)用；公司會議所需辦公用品，經(jīng)企管辦領(lǐng)導和總經(jīng)理簽批同意后，由企管辦統(tǒng)一領(lǐng)用，在領(lǐng)料單用途欄內(nèi)注明“公司會議使用”字樣。4、為方便新員工入司培訓等，公司為新進員工配置一套常用辦公文具，具體清單及標準見附表5。領(lǐng)用時需由科員或車間班長以上職務者填寫領(lǐng)料單，在領(lǐng)料單用途欄內(nèi)注明“新進員工，首次領(lǐng)用”字樣，交由部門負責人簽字后方可領(lǐng)用。5、勞保生活用品領(lǐng)用按浙管通字2011第70號文件執(zhí)行。6、公共物品類辦公用品的借用，參照指定公共辦公用品的管理規(guī)定執(zhí)行。七、辦公用品的使用1、由企管辦對各部室辦公設備類、辦公家具類物品登記錄入辦公用品管理系統(tǒng)，進行編號管理，所有辦公用品落實到具體部門使用人。每半年盤點核實一次，發(fā)現(xiàn)有損壞或遺失的及時采取相關(guān)處理措施。2、辦公用品采用誰使用、保管誰負責的原則，若物品發(fā)生非自然損壞或丟失，由負責人按原價賠償。若被人為損壞，除按價賠償外，視情節(jié)情況，作相應的罰款處理。員工宿舍床椅等設施損壞時按員工宿舍管理制度處理。3、嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用，員工離司時，部門需監(jiān)督做好辦公用品的移交工作，企管辦負責審核員工離司時辦公用品的交接工作(消耗品除外)。4、辦公設備盡量固定位置，不要頻繁換位，以減少設備的耗損。對辦公設備的操作，要嚴格遵守操作指南，勿要違規(guī)、錯誤操作。5、各部門借用公司會議室、接待室等場所的桌椅、音箱等辦公用品時，需向企管辦辦理借用手續(xù)。6、員工在下班后及時關(guān)閉辦公設備的電源，以節(jié)省耗電和消除隱患；定期做好辦公設備與辦公家具的衛(wèi)生清潔。7、生產(chǎn)用排風扇、換氣扇由各使用部門自行管理，由企管辦統(tǒng)一建立臺帳審核監(jiān)督。各使用部門提出采購申請后，由企管辦核實并出具意見，由采購部統(tǒng)一進行采購。八、辦公用品的維護與調(diào)配1、員工專用的辦公用品，由使用人負責平時的保養(yǎng)與維護，若發(fā)現(xiàn)異常，如電腦中毒、辦公桌椅損壞等，及時報備企管辦，以便盡快核查處理解決。2、部門共用的辦公用品，由部門負責人指定專人負責平時的保養(yǎng)與維護，按照操作注意事項，正確處理解決一些常見的設備故障；若不能正確判別原因故障的，及時聯(lián)系企管辦維護。3、專業(yè)的辦公用品，由專業(yè)部門做好日常的保養(yǎng)與維護工作。企管辦定期對辦公用品的使用情況進行抽查，若發(fā)現(xiàn)非正常損壞、缺失、實際使用人不符等情況，視情節(jié)情況作相應的處罰。4、復印機、傳真機、打印機、空調(diào)、電腦等較大的辦公設備發(fā)生質(zhì)量問題，經(jīng)專業(yè)人員檢查后還是無法解決處理的，及時上報，由企管辦統(tǒng)一聯(lián)系維修，各部室不得隨意拆卸修理。5、部門內(nèi)部若需調(diào)整辦公設備類、辦公家具類用品的使用，要嚴格按照辦公用品配置標準，自行調(diào)配，并及時報備企管辦，進行辦公用品使用責任人等信息調(diào)整。6、部門之間需要調(diào)整辦公設備類、辦公家具類用品的使用，應報請企管辦，由企管辦負責調(diào)配并做好臺帳登記及相關(guān)信息更新工作。九、辦公用品的費用控制1、各部門辦公用品費用納入部門考核體系，原則上各部門每月領(lǐng)用的辦公用品費用總額不能超過上年月平均領(lǐng)用額度；營銷機構(gòu)領(lǐng)用的辦公用品，由其承擔100的費用，技術(shù)服務部負責在月底向財務部上報費用報表。2、為控制辦公用品成本費率，減少浪費，對個人每次最大領(lǐng)用量進行控制。若個人領(lǐng)用附表6所示物品者，須承擔領(lǐng)用總額的20%。首次領(lǐng)用計算器、訂書機和因質(zhì)量問題更換的，不扣除個人20費用；以舊換新時扣除個人20費用。個人承擔部門由輔料倉庫每月月底匯總后報人力資源部從其工資中扣除。3、部門領(lǐng)用的辦公用品費用，計入部門考核；員工個人領(lǐng)用的辦公用品費用，按第2條實行；員工經(jīng)辦部門辦公用品的領(lǐng)用，費用與員工無關(guān)。 4、新進員工入司后第一次所配的辦公文具領(lǐng)用費用納入部門領(lǐng)用費用。在標準配置以內(nèi)不扣除個人20費用，超過標準部分扣除個人20費用。5、辦公用品的維修費用由企管辦統(tǒng)一與維修方進行結(jié)算。企管辦月底向財務部上報費用明細及發(fā)票進行維修費報銷。十、辦公用品的報廢1、非消耗性辦公用品需要報廢注銷時，由使用部門填寫附表7所示中財管道辦公用品報廢申請單，經(jīng)企管辦、機電部相關(guān)人員鑒定后，部門主管領(lǐng)導及總經(jīng)理簽批同意后，方可做報廢處理。2、使用年限已到且已無法使用的可申請報廢；使用年限未到，但已損壞嚴重或已不適用的辦公用品，可提前申請報廢。3、辦公設備類和電腦耗材類辦公用品報廢后必須送企管辦統(tǒng)一處理，不得自行處理或丟棄；辦公家具類報廢后，按企管辦意見處理；專業(yè)的辦公用品在申請報廢時，需附處理方案。本管理辦法自發(fā)文之日起開始執(zhí)行，原一切與之有關(guān)的辦公用品管理制度均予以廢除！特此通知二0一二年八月十五日附： 1、常備庫存辦公用品明細2、部門領(lǐng)用辦公用品配置申請單3、員工領(lǐng)用辦公用品配置申請單4、員工及部門辦公設備類和家具類配置標準5、新進員工常用辦公文具用品清單及配置標準6、需個人承擔20%費用的辦公用品明細及每次最大領(lǐng)用數(shù)7、中財管道辦公物品報廢申請單附表1： 常備庫存辦公用品明細辦公文具類辦公設備類勞保生活用品中財筆記本文件架塑料裝訂封面碳粉211工作服信封文件夾標簽紙RN油墨熱水瓶硬面抄長尾夾復寫紙色帶框茶葉中性筆(紅黑)票夾復印紙傳真機碳帶創(chuàng)口貼中性筆芯紙板夾信箋紙硒鼓 1710人丹白板筆檔案盒計算機打印紙硒鼓 1610正氣水記號筆檔案袋憑證打印紙硒鼓 3906蚊香粉筆漿糊封面紙硒鼓 格之格2612洗衣粉鉛筆固體膠工藝印泥硒鼓 格之格7115毛巾大頭針膠水原子印油硒鼓 灌裝 4216手套回形針雙面膠橡 皮硒鼓 54-系列口罩圓珠筆修正液十孔夾條面巾紙圓珠筆芯粘壁掛鉤網(wǎng)線衛(wèi)生紙剪刀訂書機水晶頭垃圾袋針訂書針電池拖把畚斗紙簍掃帚備注：1、技術(shù)服務部制作標書批量專用的彩色封面紙、十孔夾條、塑料裝訂封面、檔案袋、財務部批量專用的憑證打印紙、營銷服務部批量專用的發(fā)貨清單打印紙、人力資源部、技術(shù)開發(fā)中心、企管辦批量使用的檔案盒等由各使用部門負責人簽批，應在領(lǐng)用前三天內(nèi)報單至采購部以便及時備庫。2、中財筆記本統(tǒng)一由技術(shù)服務部向總部申請備庫。大小信封、信簽紙需要備庫時，由使用部門填寫印刷申請單、部門負責人簽批后，由技術(shù)服務部對外統(tǒng)一安排印刷。附表2：部門領(lǐng)用辦公用品配置申請單 編號：BMSQ-申請時間申請部門部門負責人配置標準（常用辦公用品不用填）當前配置情況（常用辦公用品不用填）配置內(nèi)容及要求審核部門意見主管領(lǐng)導意見總經(jīng)理審批附表3：員工領(lǐng)用辦公用品配置申請單 編號：YGSQ-申請時間申請部門經(jīng)辦人部門負責人意見配置內(nèi)容及要求審核部門意見主管領(lǐng)導意見總經(jīng)理審批13附表4： 員工辦公設備類和家具類配置標準辦公用品總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理助理部門經(jīng)理部門副經(jīng)理部門經(jīng)理助理車間主任/科員部門公用顯示器19寸液晶19寸液晶19寸液晶19寸液晶19寸液晶19寸液晶19寸液晶打印機A4黑白打印機A4黑白打印機A4黑白打印機A4黑白打印機*1臺辦公桌2.8米實木，帶附臺2.6米實木，帶附臺2.2米實木，帶附臺1.8米實木，帶附臺1.6米實木，帶附臺1.5米實木，帶附臺1.2米實木辦公椅真皮、高背真皮、高背真皮、高背紅色實木真皮紅色實木真皮紅色實木紅色實木檔案柜6組實木4組實木2組實木2組實木1組實木資料籃2個2個1個1個1個1個計算器11個1個1個1個1個1個文件架6個6個5個3個2個2個1個文件夾30個30個25個15個10個10個5個附表5： 新進員工常用辦公文具用品清單及配置標準人員 / 標準配置辦公用品文件架文件夾中性筆中財筆記本科室以上人員（含中層干部）1個5個1支1本新進一線員工1支1本附表6： 需個人承擔20%費用的辦公用品明細及每次最大領(lǐng)用數(shù)品 名領(lǐng)用量/人次品 名領(lǐng)用量/人次品 名領(lǐng)用量/人次中性筆2支練習本1本長尾夾5只中性筆芯3支軟面抄1本電池2節(jié)鉛筆2支硬面抄1本剪刀1把圓珠筆1支中財筆記本1本回形針1盒圓珠筆芯3支信箋紙1刀修正液1只活動鉛筆1支膠水1瓶大頭針1盒活動鉛筆芯1盒漿糊1瓶冰花票夾5只座式圓珠筆1支固體膠1支橡皮1塊備注：1、首次領(lǐng)用計算器、訂書機時不扣除個人20費用，以舊換新時扣除個人20費用（因首次領(lǐng)用的計算器、訂書機本身質(zhì)量問題的更換除外）。2、未列入上表的印泥、印油