財(cái)務(wù)檔案管理辦法(終稿).doc

財(cái)務(wù)檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和國(guó)檔案法、會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，特制定本辦法。本辦法適用天峰集團(tuán)公司所屬各子公司、分公司、事業(yè)部。第二章會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成第二條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)告和驗(yàn)資報(bào)告 、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4、納稅申報(bào)資料：月度、季度年度稅務(wù)申報(bào)資料及其他為外部機(jī)構(gòu)提供的各類報(bào)表5、各類合同協(xié)議：訂單、協(xié)議、合同等的原件及復(fù)印件工資表：6、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、各類公司結(jié)算銀行卡單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)人員交接清單、發(fā)票存根、收據(jù)存根。銀行、稅務(wù)登記管理資料。第三章 會(huì)計(jì)檔案日常管理第三條 賬冊(cè)管理（1）當(dāng)日工作結(jié)束后，須及時(shí)整理會(huì)計(jì)作憑證，當(dāng)期及時(shí)打印憑證月底及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊(cè)。（2）月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印科目文件（余額表），并裝訂成冊(cè)。（3）月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印月度會(huì)計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及文字說明等歸檔。（4）月份申報(bào)結(jié)束后，須及時(shí)打印各類申報(bào)表，并裝訂成冊(cè)。（5）月末結(jié)賬后，須將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單及時(shí)歸檔。（6）年終決算后，須將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)歸檔。（7）年度結(jié)束后，需將各類財(cái)務(wù)帳冊(cè)按類分別月排序裝訂。第四條 磁介質(zhì)管理月度或年度結(jié)束后，對(duì)電子臺(tái)賬數(shù)據(jù)及本地賬務(wù)數(shù)據(jù)必須有效存檔及備份。涉及絕密資料需硬盤數(shù)據(jù)備份，每年應(yīng)定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點(diǎn)。磁盤備份資料包括但不限于帳套資料及財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算考核報(bào)表等。第四章 會(huì)計(jì)檔案的立卷要求第五條 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用三統(tǒng)一的辦法，即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形式統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號(hào)。（1）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類憑證，二類賬簿，三類報(bào)表，四類文字資料及其他。（2）檔案形式統(tǒng)一案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一，每個(gè)公司的檔案分類別存放于一個(gè)檔案柜。柜滿按遞增序列排序。（即檔案的存檔按照公司區(qū)分檔案柜）（3）管理要求統(tǒng)一建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、每年建一冊(cè)，按分類標(biāo)準(zhǔn)列明各項(xiàng)資料的內(nèi)容 、數(shù)量等相關(guān)信息。（4）編碼規(guī)則意為：天峰房地產(chǎn)-財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證類-2018年-001號(hào)第六條 會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、 會(huì)計(jì)報(bào)表和其他文字資料的裝訂。（1）會(huì)計(jì)憑證的裝訂一般每月裝訂一次,如果憑證較多且原始附件比較齊全，可半月或更短周期進(jìn)行裝訂。裝訂好的憑證按年及月份妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：分類整理，按順序排列，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。要檢查附件是否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全；有無不應(yīng)裝訂的附件。按憑證的厚度及張數(shù)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針） ，對(duì)大的賬頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；檢查記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全； 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：用對(duì)角兩孔裝訂，即只裝訂憑證左上角，且必須采用包角。裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；憑證外面要加封面，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度一般 不宜超過2厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：每本封面上填寫好公司全稱、起止號(hào)碼、當(dāng)月總憑證冊(cè)數(shù)、本冊(cè)冊(cè)號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；在憑證的脊梁處應(yīng)注明憑證的月份、總冊(cè)號(hào)、本冊(cè)號(hào)、本冊(cè)憑證起止號(hào)，以便查閱。每本憑證裝入一個(gè)憑證盒，憑證盒封面信息與憑證封面信息要完全一致。另：憑證封面全宗號(hào)是全年會(huì)計(jì)憑證的排序號(hào),就是自1月第一本至12月最后一本連續(xù)排。目錄號(hào)是當(dāng)月憑證排序號(hào)。比如說三月份第五本憑證,那目錄號(hào)是5, 全宗號(hào)是1月總本數(shù)加2月總本數(shù)加5. （2）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理裝訂?；疽笫牵簩け“纯値?、日記帳、明細(xì)帳進(jìn)行分類，將明細(xì)帳按科目的屬性進(jìn)行分類：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、費(fèi)用、 輔助核算。各大類必須分別裝訂，明細(xì)帳可按科目的屬性根據(jù)帳頁(yè)的厚度進(jìn)行裝訂。會(huì)計(jì)賬簿封面必須齊全并填寫完整。（3）報(bào)表報(bào)告類的裝訂會(huì)計(jì)報(bào)表、稅務(wù)報(bào)表、預(yù)算考核表編制完成并報(bào)送后，應(yīng)打印紙質(zhì)報(bào)表按月裝訂成冊(cè)并專人保管每年末需將全年的各類報(bào)表分別按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)月報(bào)表及年報(bào)表均需有封皮及封底， 封皮要有報(bào)表名稱、 編制單位、 所屬時(shí)間 、對(duì)外報(bào)送單位、會(huì)計(jì)主管等信息。（4）文件資料及其他類的裝訂銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、往來對(duì)賬單等每月度都應(yīng)存檔，年度類比會(huì)計(jì)賬簿裝訂；其他臨時(shí)資料或臨散資料可用文件冊(cè)歸檔，文件冊(cè)按照遞增序列編碼存檔即可。第七條 會(huì)計(jì)檔案的保管（1）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人保管，對(duì)以前年度的會(huì)計(jì)檔案要單獨(dú)存放，并列清冊(cè)。（2）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。第八條 會(huì)計(jì)檔案的借閱（1）借閱會(huì)計(jì)檔案需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。（2）公司內(nèi)部人員（不含總裁、董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理）借閱與本職工作有關(guān)的財(cái)務(wù)檔案需經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)，借閱其他財(cái)務(wù)檔案需經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。外部任何人員及部門查閱財(cái)務(wù)檔案均需有正規(guī)文書，否則禁止查閱。（3）借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、部門、查閱理由、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期等情況登記清楚。（4）會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，可以提供復(fù)印件，并辦理登記手續(xù)，（5）查閱會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。（6） 各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度和會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有關(guān)內(nèi)容。第九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限（1）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。具體見檔案清單。（2）會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。（3）本規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。第十條 會(huì)計(jì)檔案的銷毀（1）各公司對(duì)保管期滿需要銷毀的財(cái)務(wù)檔案要報(bào)各公司總經(jīng)理及集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（2）編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)