某集團采購管理系統(tǒng)解決方案

新宏 GPM 集團采購管理系統(tǒng)解決方案 1 概述概述 北京新宏軟業(yè)公司經(jīng)過多年的企業(yè)信息化調(diào)研和研究 在成功實施一 汽集團 采購資源信息網(wǎng) 和東風汽車股份公司 供應(yīng)鏈管理系統(tǒng) 的基礎(chǔ)上 研制并推出具有中國特色的 面向機械制造業(yè)的集團采購管理系統(tǒng) GPM Group Purchase Management GPM 產(chǎn)品主要幫助集團采購部門實現(xiàn)定點 定價 訂貨等采購資源 整合業(yè)務(wù) 并通過信息網(wǎng)實現(xiàn)與供應(yīng)商 中轉(zhuǎn)庫之間的信息快速交互 同時 GPM 產(chǎn)品還包括分廠信息化基礎(chǔ)平臺 計劃管理 物料需求 采購 管理 庫存管理和質(zhì)量管理等 并通過內(nèi)部數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)集團與分廠 的信息交互 保證分廠與集團在統(tǒng)一的平臺上協(xié)同工作 新宏 GPM 產(chǎn)品通過規(guī)范的業(yè)務(wù)流程 整合并優(yōu)化企業(yè)的采購資源 同時輔以有效的執(zhí)行和監(jiān)督 實現(xiàn)集中采購 有效降低采購成本 提高 企業(yè)競爭力 1 1 系統(tǒng)框架系統(tǒng)框架 1 2 系統(tǒng)目標系統(tǒng)目標 新宏 GPM 產(chǎn)品幫助企業(yè)實現(xiàn)以下目標 整合 優(yōu)化采購資源 降低采購成本 提高企業(yè)競爭力 制定合理的采購管理制度 設(shè)置合理的崗位職能 規(guī)范業(yè)務(wù)流 程 集成各環(huán)節(jié)信息 提高決策分析能力 提高企業(yè)內(nèi)部之間及與外部的信息交互速度 及時響應(yīng)市場需 求 抓大放小 循序漸進 逐步提升企業(yè)管理信息化水平 與供應(yīng)商共贏 2 集團采購管理集團采購管理 2 1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括供應(yīng)商信息 分廠信息和產(chǎn)品信息 管理的難點在 于如何對供應(yīng)商和產(chǎn)品進行統(tǒng)一的分類和編碼 并通過產(chǎn)品信息建立供 需對應(yīng)關(guān)系 如下圖 2 1 1 供應(yīng)商信息供應(yīng)商信息 供應(yīng)商 供方 信息包括靜態(tài)信息和動態(tài)信息兩部分 供應(yīng)商的靜態(tài)信息主要包括基本信息 資產(chǎn)信息 生產(chǎn)設(shè)備 管理認 證 產(chǎn)品質(zhì)量認證 開發(fā)能力和主要產(chǎn)品等 動態(tài)信息是指供應(yīng)商與企業(yè)商務(wù)交流過程中產(chǎn)生的信息 如產(chǎn)品報價 信息 供貨信息 反饋信息等 供應(yīng)商信息管理的難點主要體現(xiàn)在以下三個方面 1 供應(yīng)商分類 如何對供應(yīng)商進行分類 2 供應(yīng)商編碼 如何對各分廠供應(yīng)商的編碼進行統(tǒng)一 3 管理模式 供應(yīng)商編碼集中統(tǒng)一后 如何更新 維護 以及與 已有系統(tǒng)接口 建議對供應(yīng)商進行統(tǒng)一的分類和編碼 并按統(tǒng)一的要求進行管理和維 護 2 1 2 分廠信息分廠信息 分廠 需方 信息包括基本信息 主要產(chǎn)品 生產(chǎn)能力以及與供貨有 關(guān)的信息 為實現(xiàn)統(tǒng)訂分交 需對分廠進行統(tǒng)一的信息編碼 并按統(tǒng)一的要求進 行管理和維護 2 1 3 產(chǎn)品信息產(chǎn)品信息 產(chǎn)品是指所有納入集中采購的零部件或原材料 產(chǎn)品信息包括產(chǎn)品編 碼 零件號 所屬類別 規(guī)格 單位 質(zhì)量要求 各分廠需求量 以 及能供貨的供應(yīng)商等 對不納入集中采購的產(chǎn)品在分廠的系統(tǒng)中進行管理 產(chǎn)品信息管理的難點主要體現(xiàn)在以下三個方面 1 產(chǎn)品分類 集團和分廠如何對產(chǎn)品進行分類 2 產(chǎn)品編碼 如何對各分廠產(chǎn)品的編碼進行統(tǒng)一 3 管理模式 產(chǎn)品編碼集中統(tǒng)一后 如何更新 維護 以及與已 有系統(tǒng)接口 建議對產(chǎn)品進行統(tǒng)一分類和編碼 并按統(tǒng)一的進行管理和維護 2 2 新產(chǎn)品管理新產(chǎn)品管理 新產(chǎn)品管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是如何確定新產(chǎn)品的潛在供應(yīng)商和供貨供應(yīng)商 主要流程如下圖 2 2 1 確定潛在供應(yīng)商確定潛在供應(yīng)商 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 通過項目確定 新產(chǎn)品發(fā)布 選擇潛在供應(yīng)商 確定潛在供應(yīng)商 確 定價格意項 簽定試制協(xié)議等一系列的流程和控制 確定新產(chǎn)品的潛在 供應(yīng)商 系統(tǒng)功能 新產(chǎn)品描述 規(guī)格 技術(shù)要求等 新產(chǎn)品發(fā)布 可按供應(yīng)商類別發(fā) 布 供應(yīng)商反饋 供應(yīng)商反饋分析 對供應(yīng)商的反饋信息進行分析 潛在供應(yīng)商確定 2 2 2 確定供貨供應(yīng)商確定供貨供應(yīng)商 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 通過項目策劃 項目跟蹤 首批樣件認可 批量認可等一系列的流程 和控制 確定新產(chǎn)品最終供貨的供應(yīng)商 系統(tǒng)功能 試制協(xié)議簽定 項目策劃 具體的要求描述 項目跟蹤 進展狀況 的描述 首批樣件認可 首批樣件信息描述 批量認可 節(jié)拍生產(chǎn) 批量試裝信息描述 供應(yīng)商確定 2 3 路線管理路線管理 2 3 1 定路線定路線 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 通過控制供應(yīng)商的供貨狀態(tài) 實現(xiàn)路線的管理 供貨狀態(tài)分為正常供貨 受控供貨 供貨環(huán)節(jié)有問題 受控制的供應(yīng) 商 和取消供貨 供貨環(huán)節(jié)有問題 停止供貨的供應(yīng)商 三種 系統(tǒng)功能 根據(jù)各供貨環(huán)節(jié)的評定信息 設(shè)置供應(yīng)商的供貨狀態(tài) 當改變供貨狀 態(tài)時 與路線有關(guān)的比例 價格狀態(tài)也進行變更 當供貨取消時 供貨比例立即取消或到期取消 供貨價格立即取消 當供貨轉(zhuǎn)正常時 對供貨比例進行調(diào)整 并建立新的供貨價格 當供貨受控時 調(diào)整供貨比例 發(fā)出供貨監(jiān)控提示 必要時對價格進 行調(diào)整 2 3 2 定比例定比例 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 根據(jù)產(chǎn)品的供方和需方信息 考慮產(chǎn)品的價格和供貨地點 合理分配 供貨比例 比例定義包括 產(chǎn)品 供方 需方 數(shù)量 比例 日期等 系統(tǒng)功能 需求統(tǒng)計 集團和分廠 比例分配 集團和分廠 比例查詢 2 4 價格管理價格管理 通過周期性的詢價 不斷獲取供應(yīng)商在不同供貨比例下的產(chǎn)品價格和 成本構(gòu)成 通過網(wǎng)上詢價或現(xiàn)場競價等方式 替代一年一度供應(yīng)商大會 定價的傳統(tǒng)方式 為企業(yè)及時獲取市場價格信息 降低采購成本打下基 礎(chǔ) 價格管理主要包括詢價單管理 報價單管理和價格協(xié)議管理等功能 具體流程如下圖 2 4 1 詢價詢價 競價競價 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 通過周期性的網(wǎng)上詢價 報價 供應(yīng)商報價保密 或網(wǎng)上 現(xiàn)場競價 報價公開 獲取產(chǎn)品的價格信息和成本構(gòu)成 詢價時必須提供產(chǎn)品數(shù)量 供貨比例和交貨地點等信息 報價時必須 提供不同供貨比例 不同交貨地點的產(chǎn)品價格和成本構(gòu)成 詢價 競價時可指定參與報價 競價的供應(yīng)上范圍 如無限制 現(xiàn)有供 應(yīng)商 某類供應(yīng)商 指定供應(yīng)商 現(xiàn)供此貨供應(yīng)商等 系統(tǒng)功能 詢價單建立 詢價單審核 詢價單發(fā)布 供應(yīng)商報價 報價分析 競價產(chǎn)品定義 競價產(chǎn)品發(fā)布 供方競價 競價分析 2 4 2 定價定價 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 分析供應(yīng)商的報價 競價信息 確定產(chǎn)品的初步價格 在定價時 基 于比質(zhì)比價的原則 并充分考慮供貨比例和交貨地點等要素 定價的內(nèi)容包括 產(chǎn)品 供方 需方 比例 價格等 系統(tǒng)功能 質(zhì)量信息收集 服務(wù)信息收集 價格信息收集 比質(zhì)比價分析 定價 2 5 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理 供應(yīng)商管理主要實現(xiàn)四個目標 1 將優(yōu)秀供應(yīng)商納入企業(yè)的供應(yīng)商群體 2 對供應(yīng)商進行嚴格 全面的資格評審和業(yè)績評價 3 將供應(yīng)商信息透明 避免不規(guī)范采購 4 通過規(guī)?；少?逐步優(yōu)化供應(yīng)商群體 提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù) 質(zhì)量 降低采購成本 供應(yīng)商管理的難點主要集中在以下方面 1 如何避免不規(guī)范的采購 特別是特殊關(guān)系型的供應(yīng)商 2 如何確定資格評審和業(yè)績評價的標準和指標 以及在哪些環(huán)節(jié) 引用這些結(jié)果 建議成立采購委員會負責供應(yīng)商管理 并站在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度嚴 格執(zhí)行 2 5 1 資格評審資格評審 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 通過體系評審 能力評審和業(yè)務(wù)評審 分析供應(yīng)商的整體能力水平 并確定供應(yīng)商是否具備供貨資格 并在定路線 定比例 定價時參考 體系評審 供應(yīng)商的管理體系 生產(chǎn)工藝 產(chǎn)品認證等情況 能力評審 供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備 研發(fā)能力 物流運輸 持續(xù)改進等情 況 業(yè)務(wù)評審 供應(yīng)商的主要產(chǎn)品及主要客戶 已供貨情況等 系統(tǒng)功能 體系評審及信息匯總 能力評審及信息匯總 業(yè)務(wù)評審及信息匯總 2 5 2 業(yè)績評價業(yè)績評價 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 從產(chǎn)品質(zhì)量 信息反饋 及時交貨 供貨價格 服務(wù)質(zhì)量 成本控制 持續(xù)改進等方面對供應(yīng)商進行評價 并將評價結(jié)果定期在網(wǎng)上發(fā)布 促 進供應(yīng)商改進 同時在定路線 定比例 定價格時參考該評價結(jié)果 系統(tǒng)功能 產(chǎn)品質(zhì)量信息匯總 產(chǎn)品質(zhì)量問題分析 供貨信息匯總 供貨及時性 供貨期量變更適應(yīng)能力等 供貨控制分析 供貨價格分析 自身價格 變化分析 市場價格變化分析 路線內(nèi)供應(yīng)商價格變化分析 服務(wù)質(zhì) 量分析 成本控制分析等 2 5 3 供應(yīng)商分類供應(yīng)商分類 按發(fā)生業(yè)務(wù)的管理要求 將供應(yīng)商分為以下四類 1 長期供應(yīng)商 企業(yè)正式供貨的固定供應(yīng)商 2 暫停新業(yè)務(wù)供應(yīng)商 被取消長期供貨資格的供應(yīng)商 完成現(xiàn)有供 貨后暫停新的業(yè)務(wù) 3 臨時供應(yīng)商 發(fā)生過采購關(guān)系 臨時有需要時進行采購 4 潛在供應(yīng)商 潛在供應(yīng)商分為以下兩類 A 已經(jīng)通過體系評審 達到合格供應(yīng)資格的供應(yīng)商 B 尚未達到合格供應(yīng)資格的供應(yīng)商 分類說明 1 暫停新業(yè)務(wù)供應(yīng)商 臨時供應(yīng)商 潛在供應(yīng)商都屬于非正式供應(yīng) 商 它們?nèi)绻憩F(xiàn)良好 都可以轉(zhuǎn)為長期供應(yīng)商 正式供應(yīng)商 2 只填寫了一些資料但尚未經(jīng)過評審的供應(yīng)商不在供應(yīng)商分類之內(nèi) 它們只有經(jīng)過評審后才能成為上述供應(yīng)商中的一類 2 6 訂單管理訂單管理 訂單管理是統(tǒng)訂分交的具體實施 主要包括請購生成和訂單生成兩個 部分 但訂單并不能替代分廠的發(fā)交計劃 只用來指導分廠的發(fā)交計劃 2 6 1 請購請購 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 匯總各分廠的采購需求 形成產(chǎn)品的需求合計 由計劃員根據(jù)產(chǎn)品庫 存 在途產(chǎn)品等信息 形成正式的產(chǎn)品需求計劃 匯總各分廠的采購需求 形成采購批量 同時可實時掌握各分廠的采 購需求 請購匯總周期可根據(jù)企業(yè)的實際情況調(diào)整 系統(tǒng)功能 請購收集 按分廠 請購調(diào)整 請購匯總 請購審批 產(chǎn)品需求計 劃 2 6 2 訂單訂單 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 根據(jù)產(chǎn)品需求計劃和采購路線 結(jié)合交貨地點 價格 批量 質(zhì)量等 因素編制總體采購訂單和分廠采購訂單 并將分廠的采購訂單下發(fā)給各 分廠 分廠依此指導其發(fā)交計劃 采購訂單包括供應(yīng)商 交貨地點 產(chǎn)品 數(shù)量 交貨開始 結(jié)束 時 間等 不包括具體的交貨期量 系統(tǒng)功能 產(chǎn)品需求計劃轉(zhuǎn)訂單 訂單分配 結(jié)合采購總量 采購路線 采購比 例 執(zhí)行差額反饋 供方產(chǎn)能 交貨地點 批量等因素 訂單確認 供方確認能夠滿足的供貨要求 訂單審批 訂單發(fā)布 向供需雙方 2 7 執(zhí)行監(jiān)督執(zhí)行監(jiān)督 對采購過程中的主要流程進行監(jiān)督 保證企業(yè)采購資源的整合 并要 求分廠在優(yōu)化后的供應(yīng)商群體內(nèi)完成采購 即分廠不能超出規(guī)定的供應(yīng) 商群體 不能超出產(chǎn)品的采購價格 并按下發(fā)的訂單指導發(fā)交計劃 同 時需對各種變化提供決策信息 1 新產(chǎn)品管理流程執(zhí)行監(jiān)督 是否按新產(chǎn)品管理流程確定潛在供應(yīng)商 確定供貨供應(yīng)商 并分析各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù) 確定供應(yīng)商的決策依據(jù) 2 路線管理流程執(zhí)行監(jiān)督 是否按規(guī)范定路線 定比例 每次確定 或調(diào)整路線 比例的決策依據(jù) 3 價格管理流程執(zhí)行監(jiān)督 是否按價格管理流程確定價格 每次確 定供應(yīng)商供貨價格的依據(jù) 4 訂單管理執(zhí)行監(jiān)督 分廠是否按總部下發(fā)的訂單指導發(fā)交計劃 若由變化 變化的原因是什么 選擇其它供應(yīng)商的決策依據(jù) 2 8 接口數(shù)據(jù)管理接口數(shù)據(jù)管理 實現(xiàn)總部與各分廠之間的數(shù)據(jù)交互 及時獲取相關(guān)的信息 對各種接口數(shù)據(jù) 需要定義的內(nèi)容包括數(shù)據(jù)內(nèi)容 提供者 接收者 日期 數(shù)據(jù)要求等 分廠 總部 生產(chǎn)計劃 物料需求 供貨信息 質(zhì)量信息 服務(wù)信 息 庫存狀況等 總部 分廠 產(chǎn)品信息 供應(yīng)商信息 采購路線 采購價格 請購 調(diào)整 采購訂單等 2 9 采購信息網(wǎng)采購信息網(wǎng) 實現(xiàn)集團公司與供應(yīng)商之間的信息共享 信息快速交互 及時響應(yīng)市 場的需求和變化 進一步把握市場機會 供應(yīng)商 集團公司 分廠 基本信息 資產(chǎn) 規(guī)模 生產(chǎn)能力 業(yè) 務(wù)范圍 技術(shù)能力等 生產(chǎn)情況 當前庫存 當前供貨能力 訂單響 應(yīng) 發(fā)貨情況 集團公司 分廠 供應(yīng)商 中轉(zhuǎn)庫 采購計劃 詢價單 公告信息 質(zhì)量信息 應(yīng)付款 生產(chǎn)計劃 采購訂單 分交訂單 看板計劃 庫存 狀況 生產(chǎn)情況 業(yè)務(wù)考核情況 質(zhì)量 期量 服務(wù) 能力 中轉(zhuǎn)庫 集團公司 分廠 庫存狀況 看板發(fā)交 2 10 決策分析決策分析 供應(yīng)商結(jié)構(gòu)分析 分析企業(yè)現(xiàn)有供應(yīng)商的構(gòu)成 并提供資格評審內(nèi)容 業(yè)績評價內(nèi)容 以及地域 類別 供應(yīng)產(chǎn)品重要度等方面進行分析 通過供應(yīng)商結(jié)構(gòu)分析 得出目前的結(jié)構(gòu)狀況 并進行相應(yīng)的調(diào)整 以 獲得一個優(yōu)秀的供應(yīng)商群體 供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析 分析產(chǎn)品的質(zhì)量信息 并提供按產(chǎn)品 分廠 供應(yīng)商 質(zhì)量問題環(huán)節(jié) 質(zhì)量問題描述等方面進行分析 通過分析得出質(zhì)量問題最多的產(chǎn)品和環(huán)節(jié) 以及問題的原因 并有針 對性的加強監(jiān)控 減少質(zhì)量問題 供應(yīng)商供貨期量分析 分析采購訂單和產(chǎn)品入庫記錄 按供應(yīng)商 產(chǎn)品 分廠對期量到貨狀 況進行分析 通過供應(yīng)商交貨期量分析 得出經(jīng)常延期的供應(yīng)商名錄 供應(yīng)商的供 貨響應(yīng) 重要產(chǎn)品成本分析 分析企業(yè) A 類產(chǎn)品 重要零部件 的供應(yīng)商群體 供貨量 供貨價 格 產(chǎn)品質(zhì)量等 通過分析得出 A 類產(chǎn)品各個供應(yīng)商的供貨情況和成本構(gòu)成 零部件價格分析 分析詢報價 競價信息 并結(jié)合企業(yè)對產(chǎn)品成本的分析結(jié)果 得出該 產(chǎn)品的計劃價格 進行分析 走勢 對比等 通過產(chǎn)品的價格分析 進一步有效地控制價格 降低采購成本 供應(yīng)商服務(wù)分析 分析供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量 包括及時供貨 信息反饋 問題改正 持續(xù) 改進等 通過供應(yīng)商服務(wù)分析 并依據(jù)相關(guān)的標準確定供應(yīng)商的服務(wù)水平和服 務(wù)能力 3 分廠管理分廠管理 GPM 產(chǎn)品提供分廠信息化基礎(chǔ)平臺 包括計劃管理 采購管理 庫 存管理和質(zhì)量管理等 并通過內(nèi)部數(shù)據(jù)接口與集團系統(tǒng)實現(xiàn)信息交互 保證分廠與集團在統(tǒng)一的平臺上協(xié)同工作 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖 3 1 計劃管理計劃管理 3 1 1 生產(chǎn)需求生產(chǎn)需求 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 依據(jù)各類需求 銷售訂單 銷售預(yù)測 調(diào)撥 試制 散發(fā)等 完成 生產(chǎn)需求的收集及整理 系統(tǒng)功能 生產(chǎn)需求 銷售訂單 銷售預(yù)測 調(diào)撥 試制 散發(fā)等等 填寫 生 產(chǎn)需求匯總 3 1 2 生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 依據(jù)各類生產(chǎn)需求 完成生產(chǎn)計劃的編制及發(fā)放 并實現(xiàn)對生產(chǎn)計劃 的版本控制 系統(tǒng)功能 主計劃生成 生產(chǎn)計劃編制 生產(chǎn)計劃變更 生產(chǎn)計劃頒布 生產(chǎn)計 劃執(zhí)行 3 1 3 生產(chǎn)日計劃生產(chǎn)日計劃 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 以月生產(chǎn)進度計劃為大綱 具體安排生產(chǎn)日的工作內(nèi)容 系統(tǒng)功能 日計劃生成 日計劃調(diào)度 日發(fā)交計劃等 3 2 采購管理采購管理 3 2 1 MRP 分解分解 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 針對月生產(chǎn)進度計劃 依照產(chǎn)品 BOM 結(jié)構(gòu) 生成 MRP 需求 系統(tǒng)功能 BOM 查詢 車間進度計劃查詢 MRP 分解 3 2 2 物料請購物料請購 實現(xiàn)業(yè)務(wù) 通過對 MRP 分解結(jié)果的調(diào)整 生成物料的請購 并上報集團