人事檔案管理信息化技術(shù)影響分析論文.doc

人事檔案管理信息化技術(shù)影響分析論文 摘要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分隨著信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展信息化技術(shù)成為影響人事檔案管理的重要因素本文審視信息化技術(shù)為人事檔案管理帶來的各種影響推進信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用促進人事檔案管理效率與質(zhì)量的不斷提高與加強 關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；人事檔案管理；影響；應用；探究； 隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步人事檔案作為個人成長的歷史記錄逐漸成為一種重要的戰(zhàn)略資源為適應社會發(fā)展的需要人事檔案管理隨著信息化技術(shù)的發(fā)展逐步實現(xiàn)信息化管理的過程通過信息技術(shù)的應用來提高人事檔案管理的效率加強人事檔案管理的質(zhì)量 1信息化技術(shù)對人事檔案管理的影響 1.1改變傳統(tǒng)人事檔案管理模式 在信息化社會中信息資源逐漸成為社會經(jīng)濟活動中必不可少的戰(zhàn)略資源人事檔案是個人成長的重要信息資源它是人力資源管理的重要組成部分實現(xiàn)人事檔案管理的信息化使時代發(fā)展的應然取向1傳統(tǒng)的人事檔案管理主要采用紙質(zhì)方法來承載重要的信息導致大量信息丟失的現(xiàn)象如高校的人事檔案管理中由于高校崗位的類型較多工作人員的數(shù)量就相應增多繁雜的工作量就會增加了人事檔案管理的難度降低人事檔案管理的效率信息化技術(shù)利用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢通過電子文件來保存人事檔案信息如使用MicrosoftOffice辦公軟件可以對人事檔案的人員進行計算與匯總通過表格的形式來呈現(xiàn)人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容可以對人事信息一目了然 1.2提高人事檔案管理工作效率 傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中由于受到紙質(zhì)信息管理的影響使得人事檔案管理的工作非常繁瑣信息化技術(shù)的到來為人事檔案管理提供了資源共享的平臺擴展了人事檔案管理的范圍與領(lǐng)域如信息化技術(shù)中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用可以使人事檔案的相關(guān)內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)平臺中共享不需要對人事信息進行重復的記錄實現(xiàn)了人事數(shù)據(jù)信息的實時更新同時工作人員都可以通過信息化技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)共享來獲知自己的人事檔案信息及時發(fā)現(xiàn)檔案信息中的問題與錯誤并采取有效地措施解決檔案問題消除不必要的矛盾人事檔案管理的信息化能夠降低管理人員的工作量提高工作人員的業(yè)務(wù)水平有利于提高資源利用的有效性提高人事檔案管理的效率與水平真正的實現(xiàn)人事檔案管理的辦公自動化及信息化 1.3增強人事檔案管理服務(wù)水平 2信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用 2.1加強人事檔案管理應用信息技術(shù)的思想 社會的信息化發(fā)展促使人們越來越重視信息的重要作用信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用實質(zhì)就是要實現(xiàn)信息管理自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應用這種自動化的人事檔案管理系統(tǒng)具有即時性、快捷性及動態(tài)性等方面的特點它能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理無法實現(xiàn)的功能如快速的查詢功能、及時的更新功能等這就要求人事檔案的管理人員必須端正態(tài)度、擺正心態(tài)愿意接受改變、接受新的技術(shù)如有些人事檔案管理人員由于工作年限較長不愿意改變已有的工作模式或者因思想的固化而不能充分利用先進的信息技術(shù)這些都不利于信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用與推廣因此必須要加強人事檔案管理應用信息化技術(shù)的意識促進人事檔案管理人員從實際出發(fā)立足現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展綜合考慮人事檔案信息化管理的過程與內(nèi)容實時監(jiān)控檔案管理中的問題及時尋找針對性的解決措施增強信息化技術(shù)對于人事檔案管理的積極影響 2.2推動人事檔案信息化管理的一體化進程 人事檔案管理的內(nèi)容包括人事檔案的建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查詢、借閱、借出、盤點及處理等方面這些內(nèi)容既相互獨立又相互影響它們形成一體化的流程如檔案的查詢是建立在建檔與歸檔基礎(chǔ)之上的沒有建檔與歸檔也就無法查詢相關(guān)的人事檔案同樣檔案的處理需要原有的檔案信息作為處理的對象與基礎(chǔ)因此每一個流程與環(huán)節(jié)都是相輔相成相互促進的關(guān)系信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用使得檔案的每一個內(nèi)容與環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了管理的信息化過程管理人員可以在計算機或其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上快速的實現(xiàn)檔案的查詢、盤點、轉(zhuǎn)檔等方面的功能加強人事檔案信息資源安全、快捷的共享通過計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用促進人事檔案管理中所有業(yè)務(wù)的一體化運作如人事檔案信息的接收、存儲、提取、使用、管理等方面實現(xiàn)人事檔案管理服務(wù)一體化的職能2 2.3促進人事檔案管理中信息技術(shù)的軟件開發(fā)力度 人事檔案管理中信息化技術(shù)的應用需要信息化操作平臺的支持沒有信息化操作平臺的支持實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是不可能的這就要求人事檔案的管理人員大力研發(fā)人事檔案管理的信息化軟件或技術(shù)對各類操作不斷進行更新與升級從而建立起整體的人事檔案管理信息系統(tǒng)在人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立過程中要全面考慮檔案工作的實際情況如管理系統(tǒng)需要具有查詢、傳輸、維護、處理等方面的功能這些功能能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的安全性、實用性及科學性 2.4提高人事檔案管理應用信息化技術(shù)的信息溝通 人事檔案管理部門是整個企業(yè)或高校的重要組成部分它不是獨立存在的個體而是關(guān)系到企業(yè)或高校整體部門的生存與發(fā)展因此人事檔案管理應用信息化技術(shù)需要促進不同部門之間的溝通與交流建立各個部門之間的協(xié)調(diào)機制確保人事檔案信息的完整性與規(guī)范性實現(xiàn)人事檔案信息資源的安全可靠促進人事檔案管理信息化速度的提高 3結(jié)論 信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用是現(xiàn)代化科技發(fā)展的必然趨勢要不斷的加強人事檔案管理中信息化技術(shù)的應用促進人事檔案