人事章管理辦法.doc

重慶分公司人事印章管理辦法為進(jìn)一步加強和規(guī)范人事章管理，維護印章的嚴(yán)肅性，確保印章安全使用和管理，特制定本辦法。一、印章的保管1、人事章由人力資源部負(fù)責(zé)人指定專人保管。從擔(dān)任印章保管人之時起，該人將對該印章的使用正確性負(fù)責(zé)，不得玩忽職守，不得擅自用印。對因印章保管、使用不慎給公司權(quán)益造成損害的，須追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。印章專管人員離職，須辦理印章移交手續(xù)。2、印章保管人員應(yīng)保證印章的安全，須置放于加鎖的抽屜內(nèi)保存，用印后及時放回；印章保管應(yīng)建立臺帳，若不慎遺失、損毀、被盜，應(yīng)迅速向公司行政辦公室報告。若印章報廢應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定妥善保管，及時移交或監(jiān)督銷毀。3、印章保管人員臨時外出時應(yīng)將人事章交人力資源部指定的其他專人代管，不得隨意將印章交給他人。4、人事章不得外借使用。如確因工作需要攜帶外出使用，須經(jīng)人力資源部部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借用手續(xù)，并指定專人負(fù)責(zé)保管，用后及時交回。 二、印章的使用1、印章使用堅持審批、審核制度。人事章使用須由申請人填寫用章申請，經(jīng)申請人部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可使用；人力資源部負(fù)責(zé)人申請使用人事章的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。用印項目內(nèi)容有變動需重新用印的，應(yīng)按用章管理辦法重新審批后使用。2、印章使用實行登記。人力資源部建立專門的印章使用登記表，登記印章使用的時間、內(nèi)容、范圍、申請人，由具體經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。印章使用登記一律使用簽字筆或鋼筆填寫，作為原始印章使用登記檔案（保存兩年），以備后查。3、人事章使用范圍為公司員工因私人事宜需出具的常規(guī)證明（如在職證明、收入證明、福利分房情況、婚姻狀況證明、生育證明、職稱證明、介紹信等）以及公司因公通知（如招聘錄用證明、離職辦理通知、曠工通知書、人事資料催繳通知書、保險轉(zhuǎn)移通知等）普通人事文書。4、印章管理人員對用印內(nèi)容需認(rèn)真查閱、驗證核實后方可用印。用印應(yīng)由印章管理人員具體操作或不離開視線使用，保障印章的使用安全。印章專管人員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印，未按批準(zhǔn)權(quán)限的用印申請或用印件內(nèi)容有誤的，印章專管人員不予用印。5、人事章印章所蓋位置恰當(dāng)，圖形端正、清晰。公司印章應(yīng)蓋在文件正面或公司全稱上，有日期的要騎年蓋月，印記要端正清晰；如文件頁數(shù)為多頁，應(yīng)加蓋騎縫章。本辦法由人力資源部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)文之日起執(zhí)行。重慶分公司人力資源部 2011-1-18附件：（3份）1、人事章保管臺賬 2、人事章使用申請3、人事章使用登記臺賬附件表格：1、人事章保管臺賬人事章保管臺賬序號印章名稱印章歸屬印章式樣保管開始時間保管人簽字備注1234562、人事章使用申請人事章使用申請申請人申請人部門申請用章時間申請原因部門審批人力資源部