網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)解決方案.doc

網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)解決方案 2 77 目錄 第第 1 1 章章 項目背景項目背景 3 3 1 1 公司財務(wù)信息化狀況 3 1 2 公司報銷業(yè)務(wù)狀況 4 第第 2 2 章章 需求分析需求分析 6 6 2 1 總體需求 6 2 2 具體需求 7 2 2 1 功能需求 7 2 2 2 性能需求 10 2 2 3 集成需求 11 2 2 4 運行界面需求 11 2 2 5 安全性需求 12 第第 3 3 章章 功能設(shè)計功能設(shè)計 1313 3 1 總部借款報銷業(yè)務(wù)分析 13 3 1 1 總部借款業(yè)務(wù)分類 14 3 1 2 總部報銷業(yè)務(wù)分類 14 3 1 3 總部借款 報銷和還款業(yè)務(wù)流程分類匯總 14 3 2 預(yù)算管理功能設(shè)計 15 3 77 3 2 1 預(yù)算編制 16 3 2 2 預(yù)算調(diào)整 19 3 2 3 預(yù)算執(zhí)行控制 20 3 2 4 預(yù)算統(tǒng)計與查詢 20 3 3 借款管理功能設(shè)計 21 3 3 1 電子借款申請單的格式和說明 21 3 3 2 電子借款流程 23 3 3 3 總部借款流程的特殊要求 25 3 4 報銷管理功能設(shè)計 28 3 4 1 電子報銷單的格式和說明 28 3 4 2 電子報銷流程 33 3 4 3 報銷沖抵借款業(yè)務(wù)流程 40 3 4 4 總部報銷流程中的特殊處理 41 3 5 還款管理功能設(shè)計 42 3 6 綜合查詢 43 3 6 1 預(yù)算執(zhí)行情況的查詢 43 3 6 2 預(yù)算項目執(zhí)行情況查詢 44 3 6 3 個人業(yè)務(wù)查詢 44 3 6 4 個人借還款查詢 個人信用 44 4 6 5 部門借款報銷情況查詢 44 3 6 6 組合查詢 44 4 77 第第 1 1 章章項目背景項目背景 隨著信息化在企業(yè)管理中的不斷深入 財務(wù)管理也發(fā)生了 重大革新 一個網(wǎng)絡(luò)財務(wù)時代已經(jīng)到來 網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)管理把財 務(wù)管理從財務(wù)部門內(nèi)部擴展到全企業(yè)乃至整個供應(yīng)鏈 在預(yù)算 成本等諸多方面掀起了一次企業(yè)全員的財務(wù)革命 1 11 1 公司財務(wù)信息化狀況公司財務(wù)信息化狀況 總部在完成財務(wù)核算平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上 財務(wù)信息化工作 正在向財務(wù)管理縱深方向發(fā)展 借款報銷業(yè)務(wù)作為總部財務(wù)管 理的前端 直接與業(yè)務(wù)信息接觸 提高借款報銷業(yè)務(wù)的信息化 水平具有覆蓋面廣 流程明確 易于推廣等特點 此外總部已 經(jīng)實現(xiàn)了認(rèn)證以及網(wǎng)上公文處理系統(tǒng)已經(jīng)上線 因此具備了實 施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)和應(yīng)用基礎(chǔ) 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為信息收集平臺 實現(xiàn)了報銷流程的標(biāo)準(zhǔn) 化 規(guī)范了填單要求 審批流程 并且與賬務(wù)核算系統(tǒng) 預(yù)算 管理系統(tǒng)和網(wǎng)上銀行系統(tǒng)緊密集成 實現(xiàn)了報銷信息的及時反 映和所有費用支出數(shù)據(jù)的收集和規(guī)范 完成了數(shù)據(jù)的共享和集 成 通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 能夠使經(jīng)費預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)起時就得到 控制 加強了預(yù)算的控制手段 使預(yù)算管理工作落到實處 并 能夠利用實時統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析能夠為各級決策人員提供詳細(xì)的 5 77 費用支出明細(xì)和預(yù)算執(zhí)行情況 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的一個重要組成部分 有 助于公司總部利用信息化手段提高借款 報銷業(yè)務(wù)的處理能力 以適應(yīng)工作模式的轉(zhuǎn)變 從而為公司優(yōu)化管理提供有力的支持 總部已經(jīng)實行了無幣化報銷 但實際工作中仍存在一定的 問題 比如手工錄入的業(yè)務(wù)單據(jù)信息不規(guī)范 查詢困難 手工 審批的業(yè)務(wù)流程不透明 效率低 預(yù)算和支持控制的難度大 業(yè)務(wù)決策的支持?jǐn)?shù)據(jù)少等 總部網(wǎng)絡(luò)化的財務(wù)管理其前端是由業(yè)務(wù)帶來的資金流信息 其中一大部分是費用的報銷 這部分業(yè)務(wù)發(fā)生的資金的金額和 數(shù)量都比較大 而且傳統(tǒng)的以紙化報銷單為介質(zhì)的費用報銷模 式暴露出的成本高 效率低 意見多 矛盾大的問題日趨嚴(yán)重 此外 在財務(wù)精細(xì)化管理的要求 隨著預(yù)算編制的不斷深入和 細(xì)化 如何加強費用預(yù)算支出的控制手段 使預(yù)算管理工作能 夠落到實處 成為急待解決的問題 要想深入開展預(yù)算管理 降低報銷成本 提高工作效率 必須借助財務(wù)信息化的手段實 現(xiàn)網(wǎng)上報銷 1 21 2 公司報銷業(yè)務(wù)狀況公司報銷業(yè)務(wù)狀況 目前總部的費用報銷采用手工填寫報銷單的方式 這種傳 6 77 統(tǒng)的手工報銷方式存在以下主要問題 1 1 預(yù)算控制手段比較落后 預(yù)算控制手段比較落后 1 總部目前采用經(jīng)費本的方式進行預(yù)算控制 僅限于對 經(jīng)費總量控制 財務(wù)人員在報銷時采用手工統(tǒng)計的方式進行 預(yù)算控制 效率低 準(zhǔn)確性差 實效性差 2 對預(yù)算執(zhí)行情況的分析需要耗費大量工作 時間滯后 很長 不能及時給各級領(lǐng)導(dǎo) 各部門反饋經(jīng)費收支情況和預(yù)算 使用情況 2 2 報銷速度較慢 影響工作效率 報銷速度較慢 影響工作效率 1 報銷人需要耗費大量時間等待領(lǐng)導(dǎo)審批單據(jù) 2 領(lǐng)導(dǎo)每天需要耗費大量的時間和精力等待處理提交者 的單據(jù)簽批 無法專心于更重要的管理和決策工作 3 財務(wù)人員要進行登記經(jīng)費本 記賬 手工填寫網(wǎng)上支 付文件 每次都需要進行核對校驗 耗費時間 嚴(yán)重影響工作 效率 也影響了報銷款的支付速度 3 3 數(shù)據(jù)重復(fù)處理 財務(wù)工作量大 數(shù)據(jù)重復(fù)處理 財務(wù)工作量大 在手工報銷流程中 財務(wù)人員要進行登記經(jīng)費本 記賬 手工填寫網(wǎng)上支付文件 由于缺乏有效的信息手段需要對相同 的對象進行三次重復(fù)性處理 每次都需要進行復(fù)核 校驗 增 加了財務(wù)人員的工作量 嚴(yán)重影響工作效率 出錯的風(fēng)險較高 使財務(wù)人員無法將時間分配到更有價值的管理工作中去 4 4 填單不規(guī)范 財務(wù)審核程序多 填單不規(guī)范 財務(wù)審核程序多 7 77 1 由于借款報銷涉及政策較多 分散在不同文件 員工 往往不能全面熟悉有關(guān)政策 在填制單據(jù)時信息容易不全或出 錯 直接影響到了會計信息的質(zhì)量 為企業(yè)內(nèi)部控制留下了巨 大隱患 增加了財務(wù)風(fēng)險 2 在手工報銷模式下 員工將大量單據(jù)送至財務(wù)部 財 務(wù)部門既要審核原始單據(jù) 既要對業(yè)務(wù)填制內(nèi)容 審批權(quán)限 經(jīng)費預(yù)算等進行全面核查 又要審核業(yè)務(wù)審批流程 最后才能 編制記賬憑證 輸人會計信息系統(tǒng) 不僅工作量巨大 而且出 錯率也比較高 5 5 信息不能及時完整反饋 難以滿足管理需求 信息不能及時完整反饋 難以滿足管理需求 由于整個報銷過程是手工方式進行 無論是領(lǐng)導(dǎo)還是報銷 人無法及時準(zhǔn)確了解本部門及個人的報銷情況以及預(yù)算費用支 出的具體細(xì)節(jié) 難以滿足員工查詢及管理的需要 因此 應(yīng)通過建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 規(guī)范管理 加快報銷速度 減少財務(wù)人員等相關(guān)人員工作量 增加報銷過程透明度 加強 預(yù)算監(jiān)控 提高總部財務(wù)管理水平 同過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以優(yōu) 化整個報銷流程 打通企業(yè)財務(wù)信息傳遞過程中的斷檔 8 77 第第 2 2 章章需求分析需求分析 2 12 1 總體需求總體需求 財務(wù)信息化建設(shè)將與整個公司整體信息化建設(shè)的步伐相結(jié)合 逐步實現(xiàn)財務(wù) 業(yè)務(wù)流程一體化 在總部財務(wù)管理信息化深入推進的過程中 將逐步實現(xiàn)預(yù) 算管理 網(wǎng)上報銷 財務(wù)核算的閉環(huán)管理 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能夠 直接從全面預(yù)算系統(tǒng)取數(shù) 對經(jīng)費預(yù)算部分進行控制 報銷數(shù) 據(jù)自動導(dǎo)入核算系統(tǒng) 對預(yù)算執(zhí)行情況進行匯總和分析 實現(xiàn) 整個預(yù)算工作的閉環(huán)管理 此外 有效利用現(xiàn)有的高新技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源 建立快速有 效 安全可靠的網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 支持費用支出的預(yù)算控制功能 實現(xiàn)個人 部門 項目的費用控制 依靠網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢和合理的管 理流程 實現(xiàn)財務(wù)管理的規(guī)范有序 監(jiān)督有力 同時借助于強 大的數(shù)據(jù)庫資源為領(lǐng)導(dǎo)提供各類決策依據(jù) 9 77 1 1 加強預(yù)算控制 加強預(yù)算控制 1 使經(jīng)費預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)生時就得到控制 可以實時統(tǒng)計 分析數(shù)據(jù) 各部門能夠及時了解預(yù)算執(zhí)行情況 增進財務(wù)部門 與業(yè)務(wù)部門之間的財務(wù)信息交流 2 利用預(yù)算與費用實施的對比控制 建立全程預(yù)警的預(yù) 算管理模式 徹底改變重預(yù)算編制 輕預(yù)算執(zhí)行的情況 3 通過完整的預(yù)算執(zhí)行信息 提高預(yù)算編制水平 2 2 提高工作效率 提高工作效率 1 通過系統(tǒng)流程再造和完整的報銷表格設(shè)計 協(xié)助和規(guī) 范員工填寫報銷單據(jù) 提高報銷信息采集的速度與質(zhì)量 2 領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間進行單據(jù)的網(wǎng)上簽批和數(shù)字簽名 節(jié) 約領(lǐng)導(dǎo)和員工的有效工作時間 提高工作效率 3 通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)原始票據(jù)信息自動生成憑證 減少會計人員的重復(fù)勞動 能把更多的精力放到增值的工作上 3 3 完善內(nèi)部控制 完善內(nèi)部控制 1 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅僅是財務(wù)流程的電子化 它可以滲 透到總部日常管理的方方面面 以網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為契機 可以 對總部日常管理制度及流程進行梳理 規(guī)范總部管理 把規(guī)章 制度通過流程的方式固化在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中 2 通過其內(nèi)部的預(yù)設(shè)流程 使得單據(jù)按照正規(guī)的流程逐 級審批 審核會計也不再需要將精力過多的投入在流程檢查上 10 77 提高審批速度 4 4 提供滿足用戶需求的決策支持信息 提供滿足用戶需求的決策支持信息 1 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將信息觸發(fā)過程前移到業(yè)務(wù)人員和相關(guān) 的業(yè)務(wù)系統(tǒng) 使會計信息系統(tǒng)能夠收集到關(guān)于業(yè)務(wù)活動的所有 信息特征 而不僅僅是價值或金額方面的信息 提高了信息的 透明度 2 能夠提供個人 領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員所需要的相關(guān)借款報 銷信息 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了信息支持 同時也提高了財務(wù)的服 務(wù)水平 2 22 2 具體需求具體需求 公司總部對網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)的需求包括功能需求 性能需 求 系統(tǒng)集成需求 運行界面要求和安全性要求 其中功能需 求可分為主功能需求 輔助功能需求 擴展功能需求三類 如 圖 2 1 所示 主主功功能能 個個人人業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)處處理理 領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)處處理理 財財務(wù)務(wù)業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)處處理理 輔輔助助功功能能 個個人人信信息息管管理理 單單據(jù)據(jù)打打印印 組組合合查查詢詢 財財務(wù)務(wù)信信息息發(fā)發(fā)布布 系系統(tǒng)統(tǒng)管管理理功功能能 系系統(tǒng)統(tǒng)初初始始化化 流流程程管管理理 權(quán)權(quán)限限管管理理 網(wǎng)網(wǎng)上上報報銷銷系系統(tǒng)統(tǒng)功功能能模模塊塊需需求求 浪浪潮潮財財務(wù)務(wù) 管管理理系系統(tǒng)統(tǒng) 浪浪潮潮全全面面 預(yù)預(yù)算算管管理理系系統(tǒng)統(tǒng) 銀銀行行系系統(tǒng)統(tǒng) 圖 2 1 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需求示意圖 11 77 2 2 12 2 1 功能需求功能需求 主功能需求包括個人業(yè)務(wù)處理 領(lǐng)導(dǎo)審批處理 財務(wù)業(yè)務(wù) 處理 1 1 個人業(yè)務(wù)處理 個人業(yè)務(wù)處理 提供在線填單功能 即個人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù) 單據(jù)類型進行填寫 業(yè)務(wù)單據(jù)包括借款單 經(jīng)費報銷單 差旅 費報銷單 還款單 個人填單如采取匯款方式 必須填寫收款 人名稱 開戶行及銀行賬號等信息 在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前 個人可以撤消 提交單據(jù)后 系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼 提供個人業(yè)務(wù)查詢功能 支持 查詢個人所有申請的單據(jù) 支持多維 組合 各種條件查詢 查詢個人審批過的所有單據(jù) 支持組合查詢 查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài) 支持個人入卡信息 查詢 單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況 個人借還款 查詢 個人信用 查詢個人借還款情況 查詢個人未還款情況 提供個人薪酬福利情況查詢 通過調(diào)用工資系統(tǒng)的個人薪 資費用部分的數(shù)據(jù) 可以使用戶在線查詢出自己的 工資條 和福利費用信息 2 領(lǐng)導(dǎo)審批處理 提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能 即領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)默認(rèn)界面為待審批業(yè) 務(wù)清單界面 可點擊查詢每條單據(jù)具體情況 顯示審批單據(jù)所 列支預(yù)算項目的可用金額 設(shè)置按鈕查看 為方便領(lǐng)導(dǎo)審批 12 77 可查詢提交單據(jù)員工的歷史單據(jù)情況和歷史借款情況 領(lǐng)導(dǎo)可 根據(jù)情況審批是否同意單據(jù) 如同意 根據(jù)流程設(shè)定 單據(jù)將 轉(zhuǎn)至上一級領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T審批 或到財務(wù)審批 如不同 意 可附說明單據(jù)將返回提交人 領(lǐng)導(dǎo)可以對多條單據(jù)進行批 處理審批 提供預(yù)算項目執(zhí)行情況查詢 即根據(jù)權(quán)限定義 各級領(lǐng)導(dǎo) 可查詢權(quán)限范圍內(nèi)的預(yù)算項目執(zhí)行情況 選擇特定預(yù)算項目后 可查詢出該項目的所有明細(xì)支出情況 并可查詢具體單據(jù) 提供部門借款 報銷情況查詢 即部門領(lǐng)導(dǎo)可查詢本部門 所有員工的借款 報銷情況 3 財務(wù)業(yè)務(wù)處理 提供會計審核功能 審核登錄界面為默認(rèn)待審核單據(jù)列表 會計通過核對原始憑證 簽署審核意見 會計的審核金額可以 與提交金額不同 審核金額如超過提交金額的 10 不允許通 過 為方便審批 可查詢提交單據(jù)員工的歷史單據(jù)情況和歷史 借款情況 審核同意后 由會計打印單據(jù) 并粘貼原始票據(jù) 傳遞至出納 如不同意 簽署意見后返回填單人 不允許審核 對單據(jù)進行批處理 審核完畢后 可查詢審核人員審核的所有 業(yè)務(wù)單據(jù) 提供出納支付功能 出納對于單據(jù)信息沒有任何修改的權(quán) 限 但他有權(quán)查看經(jīng)過會計核準(zhǔn)后的費用詳情 并根據(jù)最終的 核準(zhǔn)金額和付款方式 進行支付處理 處理后簽署意見 如果 13 77 是以入卡方式支付 出納可以定期導(dǎo)出銀行支付文件 如果是 支票支付 出納必須在系統(tǒng)中錄入支票號碼 如果是限額支票 支付 出納必須及時通過銀行對賬單取得支票實際支付金額 錄入本系統(tǒng)的實際支付金額 借款人如果借限額支票 必須在 出納錄入實際支付金額后才能報銷 提供生成記賬憑證功能 出納付款后 會計人員定期可以 通過本系統(tǒng)直接生成記賬憑證 生成的記賬憑證應(yīng)滿足賬務(wù)系 統(tǒng)的要求 本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)應(yīng)能無縫生成憑證 生成憑 證后不再需要修改 生成憑證中應(yīng)包括科目 摘要 金額 個 人往來 科研項目等基本信息 會計人員可以單張或批量生成 憑證 輔助功能需求包括個人信息管理 單據(jù)打印 組合查詢 財 務(wù)信息發(fā)布 1 個人信息管理 員工可以自助的維護個人常用信息 當(dāng)員工發(fā)生調(diào)動或賬 戶變更等情況時 只需要在此進行維護即可 2 單據(jù)打印 提供統(tǒng)計和打印的功能 可靈活設(shè)置統(tǒng)計項和單據(jù)的打印格 式 并打印 3 組合查詢 查詢功能設(shè)置為多條件查詢 可以輸入一個條件 也可以輸 入多個條件組合查詢 14 77 查詢時根據(jù)查詢條件進行分權(quán)限的查詢 查詢條件為 預(yù)算 項目 部門 處室 時間 人員 金額 借款 報銷 報銷費 用類型 借款內(nèi)容 報銷內(nèi)容 單據(jù)狀態(tài)等 以上各種狀態(tài)可以進行復(fù)合查詢 查詢時需要根據(jù)人員的 不同權(quán)限設(shè)定具體的查詢范圍 4 財務(wù)信息發(fā)布 提供財務(wù)信息發(fā)布的窗口 可以查詢最新發(fā)布的財務(wù)制度 和規(guī)定 也可以查看一些財務(wù)的小知識 如如何鑒別發(fā)票的真 偽等 擴展功能包括系統(tǒng)初始化及維護 流程管理和權(quán)限管理 1 1 系統(tǒng)初始化及維護 系統(tǒng)初始化及維護 系統(tǒng)初始化及維護中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典的初試化及維護提供 預(yù)算項目 費用類型 會計科目 個人職務(wù)消費數(shù)據(jù) 差旅費 個人補助數(shù)據(jù) 出差地點類型 出差地點維護 業(yè)務(wù)類型 支 付方式 銀行賬號 帳套 組織機構(gòu) 角色與權(quán)限維護等 系統(tǒng)初始化及維護中的數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系的初始化及維護提供預(yù) 算項目與部門之間的關(guān)系 預(yù)算項目與帳套 單位 之間的關(guān)系 費用類型 開支內(nèi)容 與會計科目之間的關(guān)系維護 及出差地 點與出差地點類型之間關(guān)系的初始化和維護 2 2 流程管理 流程管理 提供用戶根據(jù)業(yè)務(wù)的實際情況以及業(yè)務(wù)流程的變動情況自 定義審批流程的功能 15 77 3 3 權(quán)限管理 權(quán)限管理 需要提供授權(quán)管理等 并按照權(quán)限進行審批或查詢等 2 2 22 2 2 性能需求性能需求 為保證網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)的順利進行 對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運行速 度 穩(wěn)定性 操作友好性和系統(tǒng)安全性等方面提出如下需求 方便 客戶端應(yīng)完全基于瀏覽器 不需要額外的配置 簡化系統(tǒng)的安裝和維護 快捷 實現(xiàn)與賬務(wù)系統(tǒng)無縫連接 直接生成記賬憑證 與網(wǎng)絡(luò)銀行實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范對接 可以直接產(chǎn)生付款信息 在網(wǎng)上支付報銷費用 友好 提供友好的用戶界面 為各種不同職責(zé)人員提 供不同的界面 提供常用 易用的操作風(fēng)格 便于系統(tǒng) 使用 維護和管理 擴展性 實現(xiàn)與內(nèi)網(wǎng)門戶和辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)集成 能 夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的平滑升級和擴充 可靠性 保證系統(tǒng)是一個有機整體 傳輸中不致出現(xiàn) 數(shù)據(jù)丟失 當(dāng)某節(jié)點發(fā)生故障時 不會導(dǎo)致整個系統(tǒng)的 癱瘓 并發(fā)訪問響應(yīng)速度 要求系統(tǒng)多人并發(fā)訪問的平均反 饋速度和公司系統(tǒng)的速度基本一致 安全 采用完善 可靠的安全機制 在軟件級 系統(tǒng) 16 77 級 應(yīng)用級 企業(yè)級均有安全機制 領(lǐng)導(dǎo)審批使用先進 的數(shù)字認(rèn)證 2 2 32 2 3 集成需求集成需求 網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)是公司總部財務(wù)管理信息化體系中的有機 組成部分 通過網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng) 賬務(wù)管理 系統(tǒng) 網(wǎng)銀系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和流程協(xié)同 才能有效支持從預(yù)算 執(zhí)行 借款 報銷 沖賬到預(yù)算考核 分析的報銷業(yè)務(wù)全什么 周期的管理 因此 對系統(tǒng)集成提出如下需求 1 實現(xiàn)與預(yù)算系統(tǒng)的集成 2 實現(xiàn)與賬務(wù)系統(tǒng)的集成 實現(xiàn)與賬務(wù)系統(tǒng)的集成 可以 將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的借款數(shù)據(jù) 報銷數(shù)據(jù)批量傳遞到賬務(wù)系統(tǒng) 并將借款 報銷業(yè)務(wù)的財務(wù)處理信息傳遞回報銷系統(tǒng) 3 實現(xiàn)與網(wǎng)銀系統(tǒng)的集成 通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 企業(yè)的資 金支付業(yè)務(wù)能力會有極其顯著的提高 出納能夠通過網(wǎng)上報銷 系統(tǒng)獲取準(zhǔn)確的付款信息 并通過對這些信息的批量處理可以 輕松的生成網(wǎng)絡(luò)銀行所需要的接口文件 并傳遞到網(wǎng)絡(luò)銀行系 統(tǒng)中完成資金支付 4 實現(xiàn)與管理數(shù)據(jù)中心的集成 按照公司信息共享的標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范要求 在總集成商和管理數(shù)據(jù)中心開發(fā)商的配合下 從本 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中整理提取有關(guān)報銷類共享數(shù)據(jù) 經(jīng)過必要 的格式轉(zhuǎn)換后 自動提交到管理數(shù)據(jù)中心中的報銷數(shù)據(jù)庫中 17 77 5 同時要預(yù)留與人力資源管理 導(dǎo)入組織 角色等 固 定資產(chǎn)管理等系統(tǒng)的接口 2 2 42 2 4 運行界面需求運行界面需求 1 客戶端同時支持瀏覽器界面和圖形用戶界面 2 支持個性化用戶界面和打印輸出 允許用戶自定義界面 菜單 顯示風(fēng)格 工具條 界面顯示項和位置 允 許用戶自定義賬表輸出的欄位和大小 3 界面采用簡單明了的表達方式 如樹型結(jié)構(gòu) 彈出式窗 口 具有缺省值 操作提示 自動檢查 自動糾錯功能 具有在線幫助 在線學(xué)習(xí)工具 4 軟件功能符合財務(wù)人員操作習(xí)慣 5 能靈活地定義參數(shù)和處理規(guī)則 可方便地采用符合自己 業(yè)務(wù)特點的方案 2 2 52 2 5 安全性需求安全性需求 系統(tǒng)的安全性除了在系統(tǒng)中建立權(quán)限控制 信息加密等安 全措施外 還應(yīng)通過以下幾個層面來進一步加強 1 網(wǎng)絡(luò)層面 通過計算網(wǎng)絡(luò)本身的安全措施 防火墻等 來實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)層面的安全 2 系統(tǒng)層面 系統(tǒng)通過定義系統(tǒng)角色 實現(xiàn)對系統(tǒng)功能層 面上的訪問控制 且系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員和安全管理員權(quán) 18 77 限互斥 各個系統(tǒng)用戶的使用域管理 通過唯一標(biāo)識身 份的與系統(tǒng)中的角色唯一綁定 避免安全管理員透過數(shù) 據(jù)庫管理系統(tǒng)來創(chuàng)建大權(quán)限現(xiàn)象的發(fā)生 3 數(shù)據(jù)層面 系統(tǒng)提供對所控制的數(shù)據(jù)進行訪問控制的能 力 保證適當(dāng)人在適當(dāng)?shù)臅r刻看到適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù) 4 存儲層面 系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)加密功能 可對系統(tǒng)管理的各 類文檔進行加密處理 第第 3 3 章章功能設(shè)計功能設(shè)計 在對總部借款報銷業(yè)務(wù)分析以及借款報銷業(yè)務(wù)與預(yù)算管理業(yè) 務(wù)關(guān)聯(lián)關(guān)系分析的基礎(chǔ)上設(shè)計網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的功能 滿足公司 總部對借款報銷信息化支持借款報銷業(yè)務(wù)的功能和操作友好性 方面的要求 得到的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的功能樹如圖 3 1 所示 網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng) 預(yù)算管理 預(yù) 算 編 制 預(yù) 算 調(diào) 整 預(yù) 算 執(zhí) 行 控 制 預(yù) 算 統(tǒng) 計 與 查 詢 借款管理 借 款 單 審 批 管 理 借 款 單 管 理 借 款 單 查 詢 借 款 單 打 印 管 理 報銷管理 報 銷 單 管 理 報 銷 單 審 批 管 理 報 銷 單 沖 賬 管 理 報 銷 單 查 詢 報 銷 單 打 印 管 理 還款管 理 還 款 單 管 理 還 款 單 查 詢 還 款 單 打 印 管 理 綜合查詢 預(yù) 算 執(zhí) 行 情 況 查 詢 預(yù) 算 項 目 執(zhí) 行 情 況 查 詢 個 人 業(yè) 務(wù) 查 詢 個 人 借 還 款 查 詢 部 門 借 款 報 銷 情 況 查 詢 組 合 條 件 查 詢 19 77 圖 3 1系統(tǒng)功能樹 3 13 1 總部借款報銷業(yè)務(wù)分析總部借款報銷業(yè)務(wù)分析 總部借款報銷業(yè)務(wù)包括借款 報銷 還款三大業(yè)務(wù) 其中報 銷根據(jù)是否償還以前的借款又可以分為報銷及報銷沖抵借款兩 類 三大業(yè)務(wù)之間的關(guān)系如圖 3 2 所示 還還款款 報報銷銷 報報銷銷沖沖抵抵 借借款款 借借款款 報報銷銷 圖 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 借款 報銷 還款業(yè)務(wù)關(guān)系示意 圖 3 1 13 1 1 總部借款業(yè)務(wù)分類總部借款業(yè)務(wù)分類 預(yù)算項目根據(jù)預(yù)算項目的責(zé)任部門分為公共開支項目和部門 預(yù)算項目 借款人只能申請使用本部門的部門預(yù)算項目或公共 開支項目中的預(yù)算經(jīng)費 總部的預(yù)算項目明細(xì)表參見附件 1 總部預(yù)算項目一覽表 20 77 根據(jù)所借款項從哪類預(yù)算項目中支出 可將借款業(yè)務(wù)審批流 程分為二類 一類為部門預(yù)算項目借款 另一類是公共開支預(yù) 算項目借款 第二類借款流程除需要借款人所在部門的有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)審批以外 還需要該公共開支預(yù)算項目的歸口管理部門會簽 3 1 23 1 2 總部報銷業(yè)務(wù)分類總部報銷業(yè)務(wù)分類 根據(jù)報銷單據(jù)的不同 將報銷分為經(jīng)費報銷和差旅費報銷兩 類 經(jīng)費報銷又根據(jù)報銷業(yè)務(wù)的審批流程不同分為典型報銷 實物報銷 藥費報銷 帶薪休假報銷 固定資產(chǎn)購置報銷 探 親路費報銷 出國經(jīng)費報銷 課題費報銷八類 實物報銷指所報費用類型為辦公用品 辦公耗材 包括低值 易耗品 資料費時 需要實物驗收人簽字 并附所購實物的清 單 藥費報銷需行保部衛(wèi)生處領(lǐng)導(dǎo)審批 帶薪休假費報銷需企 業(yè)文化部領(lǐng)導(dǎo)審批 固定資產(chǎn)報銷需行保部領(lǐng)導(dǎo)會簽 并附固 定資產(chǎn)登記表和所購固定資產(chǎn)清單 探親路費報銷需人力資源 部領(lǐng)導(dǎo)審批 出國經(jīng)費報銷根據(jù)出國費和出國培訓(xùn)費不同分別 審批流程 出國費需辦公廳領(lǐng)導(dǎo)會簽 出國培訓(xùn)費需人力資源 部領(lǐng)導(dǎo)會簽 課題費根據(jù)歸口管理部門不同分別審批流程 納 入總部課題研究的課題費需發(fā)展計劃部會簽 對于自行開支的 課題費只需本部門審批 總部的費用類型清單及與報銷流程的關(guān)系參見附件 3 總部 21 77 費用類型一覽表 3 1 33 1 3 總部借款 報銷和還款業(yè)務(wù)流程分類匯總總部借款 報銷和還款業(yè)務(wù)流程分類匯總 總部借款 報銷 還款的業(yè)務(wù)流程分類如表 3 1 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 總部借款 報銷 還款業(yè)務(wù)流程 分類表 序 號 業(yè) 務(wù) 類 型 流 程 分 類 標(biāo) 準(zhǔn) 流程類型 使用單據(jù) 類型 說明 1 部門預(yù)算項目借款 流程 借款申請 單 2 借 款 預(yù) 算 項 目 類 型 公共開支預(yù)算項目 借款流程 借款申請 單 需歸口部門領(lǐng)導(dǎo)會 簽 3 典型報銷流程 經(jīng)費報銷 單 4 報 銷 費 用 類 實物報銷流程經(jīng)費報銷 辦公用品 耗材 22 77 序 號 業(yè) 務(wù) 類 型 流 程 分 類 標(biāo) 準(zhǔn) 流程類型 使用單據(jù) 類型 說明 單資料費報銷 需實 物驗收人簽字 5 藥費報銷流程 經(jīng)費報銷 單 藥費報銷 需衛(wèi)生 處領(lǐng)導(dǎo)審批 6 帶薪休假報銷流程 經(jīng)費報銷 單 帶薪休假費報銷 需企業(yè)文化部領(lǐng)導(dǎo) 審批 7 固定資產(chǎn)報銷流程 經(jīng)費報銷 單 固定資產(chǎn)報銷 需 行保部領(lǐng)導(dǎo)會簽 8 探親路費報銷流程 經(jīng)費報銷 單 探親路費報銷 需 人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審 批 型 出國經(jīng)費報銷流程 經(jīng)費報銷 單 出國費需辦公廳領(lǐng) 導(dǎo)會簽 出國培訓(xùn) 23 77 序 號 業(yè) 務(wù) 類 型 流 程 分 類 標(biāo) 準(zhǔn) 流程類型 使用單據(jù) 類型 說明 費需人力資源部領(lǐng) 導(dǎo)會簽 課題費報銷 經(jīng)費報銷 單 納入總部課題研究 的課題費需發(fā)展計 劃部會簽 對于自 行開支的課題費只 需本部門審批 9 差旅費報銷流程 差旅費報 銷單 1 0 還 款 還款流程還款單 3 23 2 預(yù)算管理功能設(shè)計預(yù)算管理功能設(shè)計 預(yù)算管理業(yè)務(wù)涉及預(yù)算編制 預(yù)算調(diào)整 預(yù)算執(zhí)行控制及 24 77 預(yù)算查詢四個方面的內(nèi)容 如圖 3 3 所示 預(yù)算編制預(yù)算編制 生成預(yù)算 表 預(yù)算類 預(yù)算項目 預(yù)算數(shù)等 生成表的 方式 手工錄入 導(dǎo)入 復(fù)制歷史 數(shù)據(jù) 系統(tǒng)導(dǎo)入 預(yù)算調(diào)整預(yù)算調(diào)整預(yù)算執(zhí)行控制預(yù)算執(zhí)行控制預(yù)算統(tǒng)計與查預(yù)算統(tǒng)計與查 詢詢 年中預(yù)算 表調(diào)整 預(yù)算項增 減 預(yù)算數(shù)增 減 預(yù)警量調(diào) 整等 調(diào)整方式 手工調(diào)整 系統(tǒng)接口 借款 報 銷流程中 有權(quán)限的 節(jié)點可以 顯示該預(yù) 算項目余 額 提供預(yù)算 預(yù)警 超預(yù)算強 制不予報 銷與借款 自動生成 預(yù)算執(zhí)行 情況表 按權(quán)限提 供預(yù)算執(zhí) 行情況的 查詢 穿透查詢 某預(yù)算項 目發(fā)生明 細(xì) 按條件查 詢預(yù)算調(diào) 整記錄 圖 3 3 預(yù)算管理業(yè)務(wù)內(nèi)容示意圖 3 2 13 2 1 預(yù)算編制預(yù)算編制 總部全面預(yù)算按照年度核批 當(dāng)年的預(yù)算指標(biāo)當(dāng)年使用 不結(jié)轉(zhuǎn)下年 為了在總部借款 報銷業(yè)務(wù)中實行預(yù)算控制 每 25 77 年年初 需要在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中生成該年度的預(yù)算表 作為該 年度預(yù)算管理和控制的基礎(chǔ) 3 2 1 13 2 1 1 預(yù)算表所含內(nèi)容及說明預(yù)算表所含內(nèi)容及說明 總部的預(yù)算項目及預(yù)算表中所包含的內(nèi)容如附件 1 總部 預(yù)算項目一覽表 總部預(yù)算表中的各項內(nèi)容說明如下 1 1 項目名稱項目名稱 預(yù)算表中的項目名稱潛在的包含預(yù)算類別 一級預(yù)算子類 二級預(yù)算子類 預(yù)算項目等概念 呈層層分支關(guān)系 最終形成 樹型目錄結(jié)構(gòu) 如 日常公共管理經(jīng)費 的預(yù)算類下含 公共 辦公費 物業(yè)費 離退休費 等一級預(yù)算子類 公共辦公費 的一級預(yù)算子類下又含 公共辦公用品 會議費 交通費 等 二級預(yù)算子類 公共辦公用品 的二級預(yù)算子類下含 辦公 耗材及設(shè)備維修 辦公用紙 的預(yù)算項目 只有預(yù)算項目是最終需要進行預(yù)算數(shù)分配的項 在進行預(yù) 算統(tǒng)計時 預(yù)算類或某一級預(yù)算子類的預(yù)算總額或預(yù)算余額總 數(shù)由該預(yù)算類或該級預(yù)算子類下所包含的所有的預(yù)算項的預(yù)算 數(shù)或預(yù)算余額加和形成 2 2 單位名稱單位名稱 單位名稱包含總部和科技委兩類 對應(yīng)現(xiàn)行總部兩個帳套 的現(xiàn)狀 除職務(wù)消費外 其余任何一個預(yù)算項目對應(yīng)其中的某 26 77 一個帳套 3 3 歸口部門歸口部門 歸口部門是該項預(yù)算項目的歸口管理部門 4 4 預(yù)算數(shù)的說明預(yù)算數(shù)的說明 預(yù)算表編制時 對某個預(yù)算項給出的年度控制數(shù) 該數(shù)可 在年終時進行調(diào)整 5 5 預(yù)警量預(yù)警量 對每個預(yù)算項 按金額 當(dāng)該預(yù)算項余額不足該金額時 或按百分比 當(dāng)該預(yù)算項余額為該預(yù)算項初值的百分值之內(nèi)時 系統(tǒng)會產(chǎn)生報警提示 6 6 是否為公共開支是否為公共開支 對每個預(yù)算項 可定義為公共開支 如果該預(yù)算項不是公 共開支 則只有隸屬于其歸口部門的員工才可以在借款或報銷 時申請動用該預(yù)算項目 公共開支的預(yù)算項目為總部所有員工 都可以在借款或報銷時申請動用的款項 3 2 1 23 2 1 2 預(yù)算表的生成方式預(yù)算表的生成方式 系統(tǒng)提供以下四種預(yù)算表的生成方式 手工錄入方式 歷史數(shù)據(jù)復(fù)制方式 表格導(dǎo)入方式 全面預(yù)算管理系統(tǒng)接 口導(dǎo)入方式 上述四種方式都由系統(tǒng)中定義的預(yù)算管理員來執(zhí) 行 預(yù)算管理員為總部財務(wù)部財務(wù)處相應(yīng)人員 1 1 手工錄入方式手工錄入方式 27 77 系統(tǒng)提供界面 讓預(yù)算管理員增加預(yù)算類和預(yù)算項 分配該 預(yù)算項的歸口部門和責(zé)任人 界定預(yù)算數(shù) 給出預(yù)警類型和具 體的預(yù)警量 定義是否為公共開支預(yù)算 同時系統(tǒng)提供友好的編輯界面 對于已生成的預(yù)算類和預(yù)算 項進行編輯和修改 包括 預(yù)算類和預(yù)算項本身的刪減 預(yù)算 數(shù) 預(yù)算歸口部門 責(zé)任人 預(yù)算預(yù)警類型預(yù)警量 及是否為 公共開支的調(diào)整 同時提供預(yù)算項目之間先后順序調(diào)整的手段 2 2 歷史數(shù)據(jù)復(fù)制方式歷史數(shù)據(jù)復(fù)制方式 每年年初在預(yù)算未批準(zhǔn)之前 系統(tǒng)要提供根據(jù)往年歷史數(shù)據(jù) 按照某種規(guī)則自動生成本年度預(yù)算的功能 在該方式上 用戶 目前的潛在需求包括兩方面 一是可以往年任意一年的預(yù)算編 制表或預(yù)算執(zhí)行表為范本 生成本年度初始預(yù)算表 再調(diào)整 二是選擇范本后 可以定義以該范本中各項預(yù)算數(shù)的某一百分 比值 如 1 3 來自動生成本年度初始預(yù)算表 3 3 表格導(dǎo)入方式表格導(dǎo)入方式 提供根據(jù)表格形式的預(yù)算表 直接導(dǎo)入系統(tǒng)的功能 4 4 全面預(yù)算管理系統(tǒng)接口導(dǎo)入方式全面預(yù)算管理系統(tǒng)接口導(dǎo)入方式 預(yù)留與全面預(yù)算系統(tǒng)的接口 全面預(yù)算系統(tǒng)中完成預(yù)算編制 后 預(yù)算編制表直接由全面預(yù)算系統(tǒng)導(dǎo)入網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 同時預(yù) 算的調(diào)整 預(yù)算的執(zhí)行等功能都在全面預(yù)算管理系統(tǒng)中進行 28 77 3 2 1 33 2 1 3 預(yù)算表生成的其他特殊預(yù)算表生成的其他特殊處理處理 1 1 對對 職務(wù)消費職務(wù)消費 預(yù)算項目的特殊處理預(yù)算項目的特殊處理 用戶要求職務(wù)消費的預(yù)算細(xì)化到每個人 并以人為單位進行 職務(wù)消費的控制 不再要求一個季度報銷一次的限制 僅進行 總量控制 某人職務(wù)消費當(dāng)年的預(yù)算指標(biāo)當(dāng)年使用 不結(jié)轉(zhuǎn)下 年 在年初進行年度預(yù)算表的生成時 要求系統(tǒng)提供按 什么職 務(wù)享受多少職務(wù)消費 的粗略的原則 先初始化總部所有員工 當(dāng)年的職務(wù)消費初始預(yù)算 然后由預(yù)算管理員進行微調(diào) 減輕 預(yù)算管理員一個個錄入的煩瑣的工作量 2 2 對對 綜合機動費綜合機動費 預(yù)算項目的特殊處理預(yù)算項目的特殊處理 領(lǐng)導(dǎo)的綜合機動費年初時只能確定某個主管領(lǐng)導(dǎo)下的總額 該年度中 如果某一部門需要使用該領(lǐng)導(dǎo)的綜合機動費 則按 照 綜合機動費使用管理暫行辦法 提供總部綜合機動費使用 審批表 交預(yù)算管理員 由預(yù)算管理員對預(yù)算表進行調(diào)整 在 該領(lǐng)導(dǎo)綜合機動費 的一級子類下增加該預(yù)算項目 作為該 筆綜合機動費控制的基數(shù) 該部門想使用這筆款項時 要在借 款或還款單的項目中選擇該預(yù)算項目 29 77 3 2 23 2 2 預(yù)算調(diào)整預(yù)算調(diào)整 3 2 2 13 2 2 1 預(yù)算調(diào)整的內(nèi)容預(yù)算調(diào)整的內(nèi)容 1 1 預(yù)算類和預(yù)算項目的增加和刪除預(yù)算類和預(yù)算項目的增加和刪除 預(yù)算年度中支持預(yù)算項目的增加和刪除 但要注意 一旦該 項目已經(jīng)有發(fā)生額 則不允許刪除該預(yù)算項目 2 2 某一預(yù)算項目中的預(yù)算數(shù)等的調(diào)整某一預(yù)算項目中的預(yù)算數(shù)等的調(diào)整 預(yù)算年度中支持任一預(yù)算項目中相關(guān)的預(yù)算數(shù) 預(yù)算歸口部 門 預(yù)算負(fù)責(zé)人 預(yù)警量 是否為公共開支等的調(diào)整 并可以 填寫調(diào)整說明 3 2 2 23 2 2 2 預(yù)算調(diào)整的方式預(yù)算調(diào)整的方式 支持兩種調(diào)整方式 一是手工調(diào)整 二是全面預(yù)算管理系統(tǒng) 調(diào)整后 通過接口直接由全面預(yù)算系統(tǒng)導(dǎo)入 3 2 2 33 2 2 3 預(yù)算調(diào)整的特殊需求預(yù)算調(diào)整的特殊需求 1 1 關(guān)于想刪除已有發(fā)生額的預(yù)算項目的處理關(guān)于想刪除已有發(fā)生額的預(yù)算項目的處理 當(dāng)預(yù)算管理員想刪除有發(fā)生額的預(yù)算項目時 系統(tǒng)將自動將 該預(yù)算項目的已發(fā)生額作為該預(yù)算項目預(yù)算數(shù) 并將該項目預(yù) 算余額自動變?yōu)?0 系統(tǒng)按上述規(guī)則處理完成后 彈出友好提 示 請預(yù)算管理員確認(rèn)并自動生成說明 該說明預(yù)算管理員可 調(diào)整后保存 30 77 2 2 關(guān)于減少某預(yù)算項目預(yù)算數(shù) 且其調(diào)整后的預(yù)算數(shù)小于實關(guān)于減少某預(yù)算項目預(yù)算數(shù) 且其調(diào)整后的預(yù)算數(shù)小于實 際已發(fā)生額的處理際已發(fā)生額的處理 該情況的處理 和想刪除已有發(fā)生額的預(yù)算項目的處理類似 系統(tǒng)將自動將該預(yù)算項目的已發(fā)生額作為該預(yù)算項目預(yù)算數(shù) 并將該項目預(yù)算余額自動變?yōu)榱?系統(tǒng)按上述規(guī)則處理完成后 彈出友好提示 請預(yù)算管理員確認(rèn)并自動生成說明 該說明預(yù) 算管理員可調(diào)整后保存 3 3 有關(guān)預(yù)算項目增減與費用類型的關(guān)聯(lián)有關(guān)預(yù)算項目增減與費用類型的關(guān)聯(lián) 當(dāng)預(yù)算項目與費用類型有對應(yīng)關(guān)系 當(dāng)預(yù)算項目發(fā)生增加或 刪減時 將影響到該對應(yīng)關(guān)系 要求系統(tǒng)在預(yù)算項目發(fā)生增減 時 強制彈出可能發(fā)生的對應(yīng)關(guān)系的調(diào)整的界面 讓預(yù)算管理 員調(diào)整對應(yīng)關(guān)系 以免無此對應(yīng)關(guān)系后可能產(chǎn)生的出錯情況 4 4 在預(yù)算調(diào)整過程中與全面預(yù)算系統(tǒng)保持預(yù)算同步的問題在預(yù)算調(diào)整過程中與全面預(yù)算系統(tǒng)保持預(yù)算同步的問題 在全面預(yù)算管理系統(tǒng)使用后 要嚴(yán)格界定預(yù)算管理系統(tǒng)和網(wǎng) 上報銷系統(tǒng)在預(yù)算調(diào)整業(yè)務(wù)上的工作方式 以避免兩個系統(tǒng)數(shù) 據(jù)不一致的問題 建議在全面預(yù)算管理系統(tǒng)使用后 所有的預(yù) 算編制和預(yù)算調(diào)整工作都在全面預(yù)算管理系統(tǒng)中進行 然后以 接口的方式導(dǎo)入網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 3 2 33 2 3 預(yù)算執(zhí)行控制預(yù)算執(zhí)行控制 1 1 借款和報銷流程中有權(quán)限的節(jié)點可以顯示該預(yù)算項目余額借款和報銷流程中有權(quán)限的節(jié)點可以顯示該預(yù)算項目余額 在借款審批流程或報銷審批流程中 默認(rèn)的 或被授權(quán)的 31 77 該項借款或報銷費用項目所關(guān)聯(lián)的預(yù)算項目負(fù)責(zé)人可以根據(jù)表 單上顯示的預(yù)算余額 判斷該筆借款或報銷是否通過 以此達 到預(yù)算過程控制的目的 2 2 提供預(yù)算預(yù)警提供預(yù)算預(yù)警 對每個預(yù)算項目 按金額 當(dāng)該預(yù)算項余額不足該金額時 或按百分比 當(dāng)該預(yù)算項余額為該預(yù)算項初值的百分值之內(nèi)時 系統(tǒng)會產(chǎn)生報警提示 以此達到預(yù)算預(yù)先控制的目的 3 3 超預(yù)算強制不予報銷與借款超預(yù)算強制不予報銷與借款 當(dāng)超過預(yù)算時 在借款人或報銷人填單環(huán)節(jié) 就彈出提示信 息 不予報銷或借款 3 2 43 2 4 預(yù)算統(tǒng)計與查詢預(yù)算統(tǒng)計與查詢 在預(yù)算統(tǒng)計與查詢方面 系統(tǒng)需要提供以下功能 自動生成預(yù)算執(zhí)行情況表 總部預(yù)算執(zhí)行表如附件 2 總 部預(yù)算執(zhí)行表 可穿透查詢某個預(yù)算項目的具體發(fā)生情況 部門領(lǐng)導(dǎo)可查詢本部門歸口管理的預(yù)算項目執(zhí)行情況 個人可根據(jù)授權(quán)查詢相關(guān)預(yù)算項目執(zhí)行情況 公司領(lǐng)導(dǎo)可查詢公司總部的預(yù)算執(zhí)行情況 按預(yù)算表 預(yù)算項目 預(yù)算周期等條件查詢預(yù)算調(diào)整記 錄 32 77 3 3 3 3 借款借款管理功能設(shè)計管理功能設(shè)計 3 3 13 3 1 電子借款申請單的格式和說明電子借款申請單的格式和說明 電子借款申請單的格式如單據(jù) 3 1 所示 單據(jù) 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 借款申請單 格式 借借 款款 申申 請請 單單 部 門 日期 借款人 姓名 職 別 電話 借款金 額 大 寫 核準(zhǔn)金 額 會 計填 項目 費用類 型 支付方 式 卡號 借 款 事 由 月 日 憑單摘 要還款金結(jié) 欠 33 77 額 處室領(lǐng)導(dǎo) 部門領(lǐng)導(dǎo) 會簽部門領(lǐng)導(dǎo) 審核人 實際領(lǐng)款人 出納 電子 借款申請單 的欄目注釋如表 3 2 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 借款申請單 欄目注釋表 欄目名稱欄目注釋 部門 借款人所在部門 當(dāng)借款申請人填寫該單據(jù)時 系統(tǒng)自動生成 日期 借款人提交 借款申請單 日期 借款人填寫單 據(jù)時系統(tǒng)自動生成 在提交時刷新 借款人姓名 借款人的姓名 必須是總部正式在崗職工 當(dāng)借 款人填寫單據(jù)時 系統(tǒng)自動生成 職別 借款人的職別 當(dāng)借款申請人填寫單據(jù)時 系統(tǒng) 自動生成 34 77 電話 借款人常用的聯(lián)系電話號碼或手機號碼 個人信 息維護中有的話 系統(tǒng)自動填寫 否則需要借款 人自己填寫 預(yù)算項目 預(yù)算項目類型 在借款人填寫單據(jù)時彈出字典項 供選擇 預(yù)算項目類型參見附件 1 需要和借款 流程類型關(guān)聯(lián) 即如果選擇部門預(yù)算項目 則僅 出現(xiàn)部門預(yù)算項目類型 費用類型 費用類型 在借款人填寫單據(jù)時彈出字典項供選 擇 費用類型參見附件 2 支付方式 支付方式 在借款人填寫單據(jù)時彈出字典項供選 擇 用戶可自定義支付方式 常用支付方式有 現(xiàn)金 入銀行卡 機刷卡 限額支票 定額支票 匯款 匯票 托收承付等 卡號 如果申請人選擇支付為 入銀行卡 時 系統(tǒng)自 動顯示該申請人的銀行卡號 借款金額 大寫 由借款人填寫借款金額 在 前填寫大寫金 額 在 后填寫小寫金額 如為限額支票借 款 請?zhí)顚懴揞~支票的限額數(shù) 核準(zhǔn)金額 會計填 由財務(wù)部門根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)容進行填寫的 不管怎樣借款 會計會根據(jù)這個標(biāo)準(zhǔn)進行最后的 限額核定 如果為限額支票借款 填寫實際的限 35 77 額支票的限額數(shù) 借款事由填寫該借款用途及經(jīng)費出處 處室領(lǐng)導(dǎo) 借款人所在處室領(lǐng)導(dǎo)簽字 在借款流程中 處室 領(lǐng)導(dǎo)審批 節(jié)點時 處室領(lǐng)導(dǎo)處理完該節(jié)點提交 下一節(jié)點時 系統(tǒng)自動生成 部門領(lǐng)導(dǎo) 借款人所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 在借款流程中 部門 領(lǐng)導(dǎo)審批 節(jié)點時 部門領(lǐng)導(dǎo)處理完該節(jié)點提交 下一節(jié)點時 系統(tǒng)自動生成 會簽部門 領(lǐng)導(dǎo) 公共開支預(yù)算項目借款流程 還需有該預(yù)算項目 歸口部門的部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 在公共開支預(yù)算項目 借款流程中 歸口管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批 節(jié)點時 歸口管理部門的領(lǐng)導(dǎo)處理完該節(jié)點提交下一節(jié)點 時 系統(tǒng)自動生成系統(tǒng)自動生成 審核財務(wù)主管人員審核出納工作無誤后簽字 領(lǐng)款人出納執(zhí)行借款業(yè)務(wù)時 由實際領(lǐng)款人手寫簽名 出納出納執(zhí)行借款業(yè)務(wù)時 由出納手寫簽名 月 日 憑 單 摘要 貸方金額 結(jié)欠 由財務(wù)部門填寫 用于借款人還款時 財務(wù)人員 在登記報銷記錄 36 77 3 3 23 3 2 電子借款流程電子借款流程 根據(jù)所借款項從哪類預(yù)算項目中支出 可將借款業(yè)務(wù)流程 分為部門預(yù)算項目借款流程和公共開支預(yù)算項目借款流程兩類 3 3 2 13 3 2 1 部門預(yù)算項目借款流程部門預(yù)算項目借款流程 部門預(yù)算項目借款流程如圖 3 4 所示 申請人 在線填單 處室領(lǐng)導(dǎo) 審批 部門領(lǐng)導(dǎo) 審批 財務(wù) 審核 出納 付款 生生成成 憑憑證證 接接口口 開始結(jié)束 網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 財務(wù)管理系統(tǒng) 圖 3 4 部門預(yù)算項目借款流程示意圖 部門預(yù)算項目借款流程中各節(jié)點說明如表 3 3 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 部門預(yù)算項目借款流程節(jié)點說明 表 節(jié)點節(jié)點說明 申請人在線 填單 填寫 借款申請單 中的電話 選擇預(yù)算項目 費用類型 支付類型 借款金額 借款事由等項 及其他相關(guān)信息 選擇是直接提交給處長審批 還是跳轉(zhuǎn)到部長審批 37 77 節(jié)點節(jié)點說明 此流程 可選擇的預(yù)算項目字典范圍僅為責(zé)任 部門為該申請人所在部門的部門預(yù)算類型預(yù)算 項目 當(dāng)申請人選擇 限額支票 定額支票 匯款 匯票 托收承付 等支付方式時 還需要提供 收款人 收款人賬號等信息 具體各支付方式 需要提供哪些信息請見 2 4 借款流程的特殊說 明 處室領(lǐng)導(dǎo)審 批 申請人所在處室領(lǐng)導(dǎo)審批 決定是否批準(zhǔn)此項借 款業(yè)務(wù) 可填寫審批意見 如果不批準(zhǔn)選擇退回 申請人 如果通過選擇提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批 部門領(lǐng)導(dǎo)審 批 申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批 決定是否批準(zhǔn)此項借 款業(yè)務(wù) 可填寫審批意見 如果不批準(zhǔn)選擇退回 申請人 如果批準(zhǔn)選擇提交財務(wù)部門審核 財務(wù)審核 財務(wù)部負(fù)責(zé)人員 目前是總部財務(wù)處會計 決定 是否通過此項借款業(yè)務(wù) 如果通過則根據(jù)相應(yīng)的 標(biāo)準(zhǔn)填寫 借款申請單 的 核準(zhǔn)金額 打印借 款單 將電子流程節(jié)點提交給出納處理 并將打 印的紙質(zhì) 借款申請單 交給出納 出納付款 出納以電話等方式通知領(lǐng)款人領(lǐng)款 領(lǐng)款時 領(lǐng) 38 77 節(jié)點節(jié)點說明 款人在紙質(zhì) 借款申請單 上的實際領(lǐng)款人欄手 寫簽名 出納在紙質(zhì) 借款申請單 的出納欄手 寫簽名 生成憑證 出納付款后 通過接口 將有關(guān)數(shù)據(jù)傳送到財務(wù) 管理系統(tǒng) 生成憑證 由相關(guān)人員打印 記賬憑 證 和 借款申請單 等貼在一起存檔 3 3 2 23 3 2 2 公共開支預(yù)算項目借款流程公共開支預(yù)算項目借款流程 公共開支預(yù)算項目借款流程如圖 3 5 所示 申請人 在線填單 處室領(lǐng) 導(dǎo)審批 部門領(lǐng) 導(dǎo)審批 財務(wù) 審核 出納 付款 生生成成 憑憑證證 接接口口 開始 結(jié)束 網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 財務(wù)管理系統(tǒng) 歸口部門 領(lǐng)導(dǎo)審批 圖 3 5 公共開支預(yù)算項目借款流程示意圖 公共開支預(yù)算項目借款流程中各節(jié)點說明如表 3 4 所示 公共開支預(yù)算項目借款流程與部門預(yù)算項目借款流程不同之處 在表 3 4 中以 斜體 下劃線 加以標(biāo)識 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 公共開支預(yù)算項目借款流程節(jié)點 說明表 39 77 節(jié)點節(jié)點說明 申請人在線 填單 填寫 借款申請單 中的電話 選擇預(yù)算項目 費用類型 支付類型 借款金額 借款事由等相 及其他相關(guān)信息 選擇是直接提交給處長審批 還是跳轉(zhuǎn)到部長審批 此流程 可選擇的預(yù)算項目字典范圍僅為公共 開支預(yù)算項目類型 當(dāng)申請人選擇 限額支票 定額支票 匯款 匯票 托收承付 等支付方式時 還需要提供 收款人 收款人賬號等信息 具體各支付方式 需要提供哪些信息請見 2 4 借款流程的特殊說 明 處室領(lǐng)導(dǎo)審 批 申請人所在處室領(lǐng)導(dǎo)審批 決定是否批準(zhǔn)此項借 款業(yè)務(wù) 可填寫審批意見 如果不批準(zhǔn)選擇退回 申請人 如果通過選擇提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批 部門領(lǐng)導(dǎo)審 批 申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批 決定是否批準(zhǔn)此項借 款業(yè)務(wù) 可填寫審批意見 如果不批準(zhǔn)選擇退回 申請人 如果批準(zhǔn)且該部門本身就是該預(yù)算項目 的歸口管理部門 則選擇提交財務(wù)部門審核 如 果批準(zhǔn)但該部門不是該預(yù)算項目的歸口管理部門 則選擇提交歸口管理部門審批 40 77 節(jié)點節(jié)點說明 歸口部門領(lǐng) 導(dǎo)審批 由申請人在在線填單環(huán)節(jié)所選擇的預(yù)算項目的歸 口管理部門的領(lǐng)導(dǎo)審批 決定是否批準(zhǔn)此項借款 業(yè)務(wù) 可填寫審批意見 如果不批準(zhǔn)選擇退回申 請人 如果批準(zhǔn)選擇提交財務(wù)部門審核 財務(wù)審核 財務(wù)部負(fù)責(zé)人員 目前是總部財務(wù)處會計 決定 是否通過此項借款業(yè)務(wù) 如果通過則根據(jù)相應(yīng)的 標(biāo)準(zhǔn)填寫 借款申請單 的 核準(zhǔn)金額 打印借 款單 將電子流程節(jié)點提交給出納處理 并將打 印的紙質(zhì) 借款申請單 交給出納 出納付款 出納以電話等方式通知領(lǐng)款人領(lǐng)款 領(lǐng)款時 領(lǐng) 款人在紙質(zhì) 借款申請單 上的實際領(lǐng)款人欄手 寫簽名 出納在紙質(zhì) 借款申請單 的出納欄手 寫簽名 生成憑證 出納付款后 通過接口 將有關(guān)數(shù)據(jù)傳送到財務(wù) 管理系統(tǒng) 生成憑證 由相關(guān)人員打印 記賬憑 證 和 借款申請單 等貼在一起存檔 3 3 33 3 3 總部借款流程的特殊要求總部借款流程的特殊要求 3 3 3 13 3 3 1 關(guān)于大額借款業(yè)務(wù)的特殊要求關(guān)于大額借款業(yè)務(wù)的特殊要求 當(dāng)借款金額大于 3 萬元 含 3 萬 時 在填寫 借款申請 41 77 單 時 必須同時填寫大額支出報告 在處室領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo) 審批節(jié)點 領(lǐng)導(dǎo)在對 借款申請單 進行審批的同時 也要對 大額支出報告 進行審批 大額支出報告的格式如單據(jù) 3 2 所示 單據(jù) 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 大額支出報告 格式 大額支出報告大額支出報告 單位 元 部門日期 經(jīng)辦人 預(yù)算項目 開支標(biāo)準(zhǔn) 開支金額大寫 說明 處室領(lǐng)導(dǎo)審 批 處室領(lǐng)導(dǎo)簽字 部門領(lǐng)導(dǎo)審 批 部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 42 77 電子 大額支出報告 的欄目注釋如表 3 5 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 大額支出報告 欄目注釋 表 欄目名稱欄目注釋 部門 借款人所在部門 與 借款申請單 中的部門一 致 系統(tǒng)自動生成 日期 借款人提交借款申請單日期 與 借款申請單 中的日期一致 系統(tǒng)自動生成 經(jīng)辦人 即借款人的姓名 與 借款申請單 中的借款人 一致 系統(tǒng)自動生成 預(yù)算項目 預(yù)算項目類型 與 借款申請單 中的預(yù)算項目 一致 大額支出報告 中的此欄目系統(tǒng)根據(jù) 借 款申請單 自動生成 開支標(biāo)準(zhǔn)由借款人填寫 開支金額 與 借款申請單 中 借款金額 大寫 一致 由系統(tǒng)根據(jù) 借款申請單 自動生成 說明由借款人填寫 處室領(lǐng)導(dǎo)審 批 當(dāng)借款金額大于 3 萬元 含 3 萬元 時 借款申 請人所在處室領(lǐng)導(dǎo)在借款流程的 處室領(lǐng)導(dǎo)審批 節(jié)點 除了要審批 借款申請單 外 還需要在 43 77 大額支出報告 的處室領(lǐng)導(dǎo)審批欄填寫審批意 見 處室領(lǐng)導(dǎo)簽字由系統(tǒng)自動生成 部門領(lǐng)導(dǎo)審 批 當(dāng)借款金額大于 3 萬元 含 3 萬元 借款申請人 所在部門領(lǐng)導(dǎo)在借款流程的 部門領(lǐng)導(dǎo)審批 節(jié) 點 除了要審批 借款申請單 外 還需要在 大額支出報告 的部門領(lǐng)導(dǎo)審批欄填寫審批意 見 部門領(lǐng)導(dǎo)簽字由系統(tǒng)自動生成 3 3 3 2 3 3 3 2 關(guān)于部分支付方式須提供的附加信息及不同處理方式關(guān)于部分支付方式須提供的附加信息及不同處理方式 借款申請人在填寫 借款申請單 時 需要選擇支付方式 總部現(xiàn)有的財務(wù)借款 報銷業(yè)務(wù)支持的支付方式包括 現(xiàn)金 入銀行卡 機刷