工作匯報材料及ppt制作培訓ppt課件.ppt

工作匯報材料及ppt制作培訓 培訓內容 二 ppt材料的制作要點 三 ppt材料的陳述 一 匯報材料的書寫 一 匯報材料的書寫 一 匯報材料的書寫 1 1什么是匯報材料匯報材料主要指下級向上級領導進行工作匯報時的文稿 在實際工作中 下級向上級領導匯報工作是常有的事情 這就決定了撰寫匯報材料是一個單位 部門從事文字工作的同志可能經常遇到的工作 一 匯報材料的書寫 1 2匯報材料的重要性匯報材料寫得好 就能很好地反映出匯報人的工作水平和能力 贏得上級領導的支持 所以 寫好匯報材料至關重要 一 匯報材料的書寫 1 3怎樣寫好匯報材料總的說來 寫好工作匯報材料應把握好以下五個重點 一 匯報材料的書寫 1 圍繞工作匯報要求的主旨 1 按領導的要求準備匯報材料 切忌偏離主題 答非所問或缺漏匯報內容 2 領會領導的意圖 弄清楚領導最關心什么 最重視什么 最想聽什么 圍繞這樣的問題作重點匯報 才容易引起領導的興趣 一 匯報材料的書寫 2 重點突出 詳略得當抓住工作的重點和成績進行匯報 對于次要的地方一帶而過 不求面面俱到 工作重點是領導最感興趣的地方 同時也最能體現你的工作能力和業(yè)務水平 技巧 1 把工作上最鮮亮的東西展現出來 2 給人以完整 清晰的印象 3 充分挖掘 展現與眾不同的效果 請記住 對于不足的地方千萬不要逃避 可實事求是的說明情況 并提出合理的解釋和解決措施 一 匯報材料的書寫 3 注重總結 寫出高度匯報材料是一個總結 提高 升華的過程 所以 匯報材料要力求有思想 有見解 能夠給人以啟發(fā) 使人聽了豁然開朗 技巧 有深度 有味道 給人啟迪的匯報 才能給領導留下深刻的印象 讓領導沿著你的思路走下去 一 匯報材料的書寫 4 層次清晰 結構合理匯報材料一般包括工作開展情況 工作成績 存在的問題與建議 今后的打算等內容 所以匯報材料一定要注意做到層次清晰 結構合理 有條有理 便于領導聽清弄懂 技巧 首先 是線條要單一 要一部分說一項內容 不要混在一起 其次 要突出主要內容 沒必要事無巨細 再次 前后內容銜接要自然 以使聽匯報的人不覺得突然 一 匯報材料的書寫 5 實事求是 語言簡練情況匯報一定要求真務實 否則可能造成不良后果 務必保證匯報稿內容的真實和準確 切忌不能杜撰 特別是涉及到數字 比例 評價之類的內容 更要準確無誤 注意 一是 語言要簡明扼要 切忌冗長繁瑣 二是 要多用短句 三是 要流暢和諧 上口順耳 四是 要通俗易懂 這樣匯報起來顯得自然 流暢 二 ppt材料的制作 做演講的目是為了使聽眾接收某種信息 他們對信息接收的程度有許多影響因素 包括你信息本身 你的演講技巧 當然也包括你的幻燈片的內容和形式 因此 ppt材料的制作非常重要 二 ppt材料的制作 注意 如果觀眾發(fā)現你的幻燈片非常專業(yè) 言簡意賅 對你的第一印象會很好 他們會記住你 并且認為你這個人就同幻燈片一樣清楚 簡潔和有邏輯 甚至更容易記住你演講的信息 這就是你的目的 二 ppt材料的制作 2 1ppt軟件的使用 powerpoint 二 ppt材料的制作 1 模板模板不宜太花哨 復雜和吸引眼球 且以白底黑字最合適 2 標題標題應當采用相同的字體 大小和顏色 字號比正文大1號 且后面不宜加標點符號 3 邏輯關系邏輯清晰 簡明 通過不同層次的標題標明整個ppt材料的邏輯關系 2 2ppt材料制作的一般原則 4 字體盡量用一種字體 最好不要超過3種 減少下劃線和斜體的使用 5 行距建議不要用單倍行距 6 字號字號不小于20號字 建議文字加粗 標題比正文字體稍大 7 文字簡潔能用圖的不用表 能用表的不用文字 二 ppt材料的制作 二 ppt材料的制作 圖1 示意圖 圖2 季度的分配圖 二 ppt材料的制作 圖3 的組織關系圖 二 ppt材料的制作 圖4 的變化示意圖 7 設置標題幻燈片建議每個章節(jié)之間 插入一個空白幻燈片或標題幻燈片 8 動畫的使用盡量少使用動畫 特別是一些正規(guī)場合 9 切換和聲音的使用在比較正規(guī)的場合 不要使用 二 ppt材料的制作 10 布局整個ppt最好不要超過30頁 11 頁碼每個頁面上 最好顯示頁碼 二 ppt材料的制作 比如 1 動力車間的能耗分析完全可以按電耗 煤耗 水耗 煤氣 氧氣 蒸汽等消耗 做成單獨的表格進行匯報 而不是整版整頁的文字宣讀 鉛業(yè)分公司10月份能源消耗單耗指標分析 二 ppt材料的制作 比如 2 生產技術部各項指標的分析生產技術部的匯報也要做成ppt而不是拿word或excel來直接匯報 對于非常大的表格 方式一 挑選一些重要的信息 刪除其他不講的信息 以表格的形式放在ppt中 方式二 在ppt中進行文件的超鏈接 見表1 二 ppt材料的制作 一忌 動畫聲音不斷影響匯報的效果 二忌 整個頁面全是文字影響聽眾的心情 三忌 錯別字錯別字猶如蒼蠅 2 3ppt材料的幾大忌諱 二 ppt材料的制作 用符號代替標題的序號用符號代替 美化頁面 使用超級鏈接適當的使用超級鏈接 進行頁面的轉換 使用動畫圖片適當的使用動畫圖片 可以提高觀眾的興趣 使用自定義動畫適當的使用動畫圖片 可以提高觀眾的興趣 2 4ppt的小技巧 二 ppt材料的制作 三 ppt材料的陳述 1 陳述的順序按照開場白 正文內容 結束語的順序 開場白和結束語隨不同的聽眾和匯報對象而不同 2 思路清晰 邏輯性強盡量減少口水話語言 三 ppt材料的陳述 3 1陳述的原則 3 照本宣科最忌諱的是 按ppt材料上面的文字 從頭讀到尾 連頭都不抬一下 4 ppt按順序播放切忌幻燈片回翻 打亂聽眾的思路 引起混淆