外貿跟單員工作流程.doc

外貿跟單員工作流程1）每天處理客人的E-mail，包括自己有關訂單的任何疑問出電郵問客人；答客人的任何關于訂單的問題。收到客人的E-mail首先在電腦上看一遍，然后依次打印出來，有關批核的信息第一時間通知給工廠（用FAX，自己留有記錄），要復客人的（客人是歐美的，有時差）最好是下午4：005：30一次復回。因為有的問題是要問工廠或有關同事才能答給客人的。打印出物的電郵要按款號存檔。（存檔是一個最基本的一項工作，也是很重要的一項工作，此項工作也可由助理來做） 2）收到客人原辦和資料拍照或畫圖查客人資料是否齊全，包括：數量，尺碼分配，尺寸表，顏色，物料，包裝方法及物料并且要仔細看清客人原辦的制做工藝有無特別的加以記錄，以便能夠有重點的跟進生產整理好資料，開辦單給工廠報價及做初辦（一般報價要在兩日內完成）。同時要做好一個進度表，以便跟單員可以跟進整個訂單的進度。督促工廠能夠按時交貨。收到工廠報價和公司的目標價對比，如有相差須與工廠協(xié)商使價錢接近公司目標價制做價目表給公司老板批準老板批準OK后，會有一個報價給客人待客復價錢OK即可做以下的工作了。 3）追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預給工廠（將會寫上客人評語）自己先核對是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批。 4）客人有頭辦評語寫在給工廠的頭辦上和物料批辦上給工廠要求工廠按評語做生產前辦（或銷售辦或稱為大辦視客人要求）訂物料或重新做物料辦 5）在做辦期間，要做好生產制單及QC FILE（即QC查貨的文件）包括生產制單，色辦，大貨布辦，包裝資料及正確大貨物料卡。還要一件正確的PP辦。PP辦要有簽名蓋章及批準日期及客人的一些評語。 6）PP辦工廠要做3件（1件寄客；1件自己存，到時要給QC做查貨用；1件將會給工廠），收到PP辦后仔細核對布料是否是正確大貨布，輔料是否正確齊全，尺寸是否滿足客人的尺寸表。給客人的PP辦要正確，不可有任何錯誤。如有代用物料必須注明（實際生產中經常有鈕釘代用情況）。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛牌，就可以寄給客人。待客人批復OK即可通知工廠開裁生產了。（PP辦上必認真寫上客人的評語）。 7）安排QC查中期。工廠開裁2-3日要通知QC同事去看中期了。 8）追船頭辦，在走貨前7天內，工廠必須提供船頭辦（數量按客人要求，一般都是齊色中間碼兩套，一套寄給客人，一套自己公司存。 9）走貨前8-10天內工廠要提供大貨紙箱尺寸CBM及凈重毛重資料要給船務的同事做好走貨安排。 10）走貨時要按QC同事的尾期查貨報告出給工廠發(fā)貨批準書，雙方簽名確認此批貨品無任何品質問題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業(yè)發(fā)票核對無誤后提供給船務部的同事。 11）此訂單已結束。 實際生產中會有不同的問題出現，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協(xié)商解決。但很多問題是不能自己一個人解決的，必須上報上司，甚至要同客人協(xié)商（比如推遲貨期等）。 跟單個性（急，準，快，細心） 幾個問題：1）客人原辦-即客人的原樣（Original Sample) 2) 開辦單做初辦-即提供資料（包括：尺碼，尺寸表，顏色，布料，物料，做工要求，洗水工藝要求，交樣辦日期.等等詳細資料）的一個表格（簡稱辦單）； 初辦-即Counter Sample 或 First Sample(此類樣板可以代用物料，有時也可代用布料，客人只是看做工及款式的） 3）物料批辦-即客人所給的物料資料，有時是彩圖，也有實物；有時則只有彩圖。所以要做物料樣板給客人批核。確認OK后才可以生產大貨的。 一般來說跟單員必須有一定的服裝技術水平，了解款式的工藝要求和流程，能及時發(fā)現問題和解決問題，有良好的心態(tài)。并且跟單員要熟悉以下的工作要求。 一，工廠評估 一般情況下，發(fā)單到新工廠之前都要對生產工廠的設備，技術能力，生產力量進行一次評估，是我們考慮和衡量工廠生產技術，生產質量和能力的首要依據，對跟單人員來說必須提供準確可*信息。 二，款式工藝 首先要讀懂每個新款的結構，各部位的外觀要求，工藝，特點，要清楚哪里是整個款式的關鍵部位，容易出現哪些問題，如何避免，如何達到效果，這類問題在生產過程中要重點監(jiān)督。要清楚整個款式的工藝流程，并且要按照正確的樣衣制作。 三，規(guī)格尺寸 在接手到新款時必須整理出完整的工藝規(guī)格資料，一般客人先根據此規(guī)格資料要求報價，并制作首期樣品；然后待確認樣品后工廠根據更改意見進行工藝尺寸的調整，再制作正確的批版樣，以便我們判斷工廠對款式的了解程度；生產工廠在大貨生產前必須制作正確的產前樣，由跟單全面確認此樣品的工藝，尺寸，主輔料的正確性。 四，主輔料跟蹤 1，要清楚主輔料的成分，顏色，正反面及使用方法，建立一套正確的色卡資料，以便生產中進行對比。 2，能核算主輔料的單耗（用量），對主料的排版要求要比較清楚，對主料的規(guī)格（幅寬），斷長，版面件數 尺碼配比要有正確的數據。 3，在生產前一周要確定所有主輔料的到位情況，如果 出現不能按期到位就必須作出及時的追蹤或生產調整。 五，面料的顏色 布疵及成分 1，在大貨面料到位的同時，必須核對面料顏色是否與原樣布一致；是否有段差，邊差等現象；是否有落色現象。在生產過程中經常會出現色差現象，這種現象對成品的外觀質量影響很大，因此要從裁剪到生產嚴格把好按包號和編號操作這個關口。 2，布疵也是影響外觀質量的重要因素，面料開裁前要進行驗布，對不合格的面料要通知面料工廠和生產工廠，進行索賠或裁剪控制。面料的外觀結構是否與原樣布一致。 3，對面料的成分確定可通過摸，洗，揉，燒，嗅，看等簡單的方法進行直觀的判斷，這只是對成分的大概范圍的判斷，不能確定具體的含量比例。 六，驗貨 按照正確的尺寸，工藝要求及樣衣進行新款上線的質量檢查，在此期間必須了解每個工序的要求及標準，及時發(fā)現問題，解決問題，作好首期檢品報告的記錄，并且及時通知工廠。如果發(fā)現有嚴重的問題必須停止此工序進行調整。對生產質量的檢查必須每日進行。在生產進行到中期必須作中期檢品報告的記錄，出貨前要進行抽箱檢品的報告，所有檢品報告均一式三份（工廠，公司和自留）。 在驗貨的過程中如果向工廠反饋檢品意見必須加蓋公司統(tǒng)一制定的檢品專用章。以加強對工廠生產質量有力 七，數量的控制 首先要得到一套正確的搭配數量表，以便控制裁剪生產過程中的具體數量。也要在生產前核算出主料的總量是否滿足交貨的數量，及時地作出調整。在開裁的過程中把裁剪的損耗盡量控制在2%的范圍內。要建立正確的裁剪數字，主料耗量等統(tǒng)計表。其次對生產過程中每日的生產計劃，生產實數作統(tǒng)計以便控制交貨進度。 八，交貨期 在交貨期已確定的情況下，與工廠聯(lián)系生產計劃及每日進度安排，建立正確可*的生產進度表，包括后道的包裝進度，在交貨前一周必須確定工廠是否按期完成的判斷。 九，表格管理 1，工藝尺寸表 由公司提供，以便檢品時有正確的依據。 2，主輔料色卡 自制或公司和工廠提供。 3，交貨配比數或裁剪數 由公司或工廠提供。 4，驗貨報告單 由公司提供對工廠的生產質量進行檢驗。 5，訂單計劃表 由公司提供對近期的計劃進行管理。 6，生產計劃表 由公司提供或自制，對生產進度進行控