采購管理部部長工作細則

采購管理部部長工作細則附件1：部長的權利：1、編制原輔材料采購計劃、生產(chǎn)物資分配計劃、資金需求計劃。2、組織貨源、保障供給。3、調(diào)配物資、保證生產(chǎn)正常有序。4、提供市場行情、制定價格體系、建立供應網(wǎng)絡。5、組織起草物資供應合同。 部長的職責1、原輔材料在生產(chǎn)前20天準備齊備。2、材料計劃3天內(nèi)完成，分配8小時完成。3、會同品質部保證原輔材料質量。附件2：采購管理部部長工作流程圖部門管理制度總經(jīng)理生產(chǎn)副總采購管理部部長組織結構以舊換新規(guī)定材料退庫規(guī)定材料領用規(guī)定請購手續(xù)及權限 請購方式 部門設定收料作業(yè)規(guī)定 采購作業(yè)管理驗收作業(yè)管理領料、發(fā)料作業(yè)、管理 供應廠商的選擇與資料建立工作總結部門人員考核 廠商交貨異常處理 采購方式設定檢驗結果處理檢驗規(guī)范設定 附件3：采購管理制度一、 準采購作業(yè)程序采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購案件”開始進行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容,查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有前資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決公限，呈核訂購。詳細作業(yè)務序及要點如： 采購作業(yè)程序及要點程 序要 點接 件 分 發(fā)1、請購單各欄填寫是否清楚2、按分配原則請購案件3、急件優(yōu)先分派辦理4、無法于需用日用辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡單” 通知請購部門5、撤銷請購單應先辦理詢 價1、交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡請購部門2、充分了解請購材料的品名、規(guī)格3、急件或需用日期接近者應優(yōu)先辦理4、向廠商詳細說明品名、質量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法5、同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應宜均詢價6、有否其他較有利的代用品或對抗品7、應提供同規(guī)格，不同廠牌做比較8、有否必要辦理售后服務及保年限9、新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用 比價、議價1、廠商的供應能力是否能按期交貨、質量確認2、是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商3、其他經(jīng)銷商價格是否較低4、經(jīng)成本分析后，設定議價目標5、是否必要向廠索取型錄比較6、價格上漲下躍有何因素7、是否必要開發(fā)其它廠商或轉外購8、規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設定議價目標呈 核1、請購單上應詳細注明與廠商的買價條件2、買賣慣例需超交者應注明3、現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡請購部門述明原因4、按核決權呈核訂 購1、需預付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金 額以上或有附帶條件等應制定買賣合同2、再向廠商確認價格交貨期質量條件3、分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單4、訂購單日采用聯(lián)絡函式傳真機）寄交廠商，無法 按需用日期交貨案件聯(lián)絡請購部門催 交1、約交日期前應再確認交貨期2、無法于約交日期前交貨時聯(lián)絡請購部門并列入交 貨期異常表內(nèi)催辦3、已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交整 理 付 款1、發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符2、發(fā)票金額與請購單價格是否相符3、有否預付款或暫借款，應處理4、是否需要扣款5、需要辦退稅的請購單轉告退稅部門6、以內(nèi)銷價采購供外銷用材料，應先收齊退稅同意 書始得辦理付款收件、分發(fā)、核對1、收件2、按分配原則指經(jīng)辦人3、校對品名4、核對規(guī)格5、核對數(shù)量6、核對需要日期詢 價1、選擇詢價對象及地區(qū)2、詢價3、整理報價資料4、確認請講內(nèi)容5、尋找對抗品6、選擇開始對象7、詢價索樣8、整理對抗品資料及樣品送樣9、整理檢驗結果議價、比價、呈核1、調(diào)查市場行情2、核對資金預算3、選擇議價對象4、研擬底價5、研議采購條件6、議價（或公開比價）7、填寫上次報價記錄8、估算海（空）運費9、估計保險費10、核對付款條件11、比較交貨期限12、檢查卸貨條件13、估算關稅14、按核決權限呈進口、簽證、結匯1、繕打輸入許可證申請書2、繕寫用途說明書3、務妥簽證申請作業(yè)4、提案申請簽證5、簽證專案申請作業(yè) 繕造申請書及附件（度量衡囂、無線電器材） 整理必要文件 提案申請6、申請結匯7、整理結匯文件8、核對簽證結核文件9、修改輸入許可證或信用狀作業(yè)投 保、船 務1、洽訂保率2、投保繳交保險費3、洽訂特約船公司及運費4、指定船舶公司5、交涉貨柜使用期限6、核算運費7、繳交運費8、處理大宗材料船務裝 運1、督促預定裝船期2、申請“工業(yè)用”證明3、申請分期繳稅4、申請預?；痣U及動產(chǎn)抵押5、督促裝運文件6、確認船期7、整理裝運文件8、申請管理品放行證9、聯(lián)絡及安排卸貨10、確認船代理11、確認公證處（所）12、聯(lián)絡交貨期異常修改IL，IC報 關、提 貨1、銀行背書2、辦理擔保提貨3、整理文件報關4、繳稅提貨5、收料索 賠1、核對材料檢驗報告2、填寫索賠記錄單3、向保險公司、船公司索賠4、向供料廠商索賠5、辦理退貨掉換作業(yè)跟 催1、督促收料單2、控制長期合同的交貨3、控制外購資金4、整理采購案件5、計算卸貨延滯費及資金6、辦理退匯一、 標準采購作業(yè)細則 請 購第一條 請購部門的劃分各項材料的請購部門如下：（一） 常備材料：生產(chǎn)管理部門（二） 材料：物料管理部門（三）非常備材料：1、訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門2、其他用料：使用部門或物料管理部門第二條 請購單的開立、遞送（一） 請購經(jīng)辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主審核后依請購核決權限呈核并編號（由各部門依事業(yè)部別編訂，“請購單（內(nèi)購）（外購）”附“請購案送清單”送采購部門。 中國最大的資料庫下載（二） （二）需用日期相同且高一供應廠商供應的統(tǒng)購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式， 提出請購。（三）緊急請購單，由請購部門于“請購單”“說明欄”注意原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。 （四）材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于“請購單”上注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。 （五）庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀,并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。 第三條 免開請購單部門 （一）下列總務性物性物口免開請購單，并可以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，但其核決權另訂，其列舉如下： 、賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。 、招待用品：飲料、香煙等。、 、書報（含技術性書籍及定期書刊物）、名片、文具等。 、打字、刻印、報表等。 （二）零星采購及小額零星采購材料項目。 第四條 請購核決權限 （一）內(nèi)購 、原物料： （）請購金額預估在萬元以下者，由科長核決。 （）請購金額預估在萬元至萬元者，由經(jīng)理核決。 （）請購金在內(nèi)萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 、財產(chǎn)支出： （）請購金額預估在元以下者，由科長核決。 （）請購金額預估在元至萬元者，由經(jīng)理核決。 （）請購金額預估在萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 、總務性用品: （）請購金額預估在 元以下者，由科長核決。（）請購金額預估在 元至l萬元者，由經(jīng)理核決。 （）請購金額預估在l萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 附注:凡列人固定資產(chǎn)管理的請購項目應以“財產(chǎn)支出”核決權限呈核。 （二）外購: 、請購金額預估在10萬（含）元以下者，由經(jīng)理核決。 、請購金額預估在萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 第五條 請購案件的撤銷 （一）請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單(內(nèi)購)”或?！罢堎弳?外購)”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。 （二）采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理: 、采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。 、原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料臂理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。 、原請購單未能撤銷時，采購部門前通知原請購部門。 采 購 第一節(jié) 一般規(guī)定 第六條 采購部門的劃分 （一）內(nèi)購:由國內(nèi)采購部門負責辦理。（二）外購:由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業(yè)務部門辦理。（三）總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。 第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購: （一）集中計劃采購:凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 （二）長期報價采購:凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知備請購部門依需要提出請購。 第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更肘，應立即修正。 第二節(jié) 國內(nèi)采購作業(yè)處理 第九條 詢價、比價、議價 （一）采購經(jīng)辦人員接獲“請購單(內(nèi)購)”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經(jīng)分析后議價。（二）若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購經(jīng)辦人員應檢附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。 （三）屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經(jīng)辦人員于議價后，應于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認后呈核。 （四）對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應深人分析后，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。 （五）采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，主管應立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 （六）“試車檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。 第十條 呈核及核決 （一）采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經(jīng)主管審核，并依請購核決權限呈核。（三） 采購核決權限:采 購 別核 決 限 額采購核決權限列屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃料）不論金額多寡經(jīng)理總經(jīng)理非屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃料）不論金額多寡經(jīng)理總經(jīng)理財產(chǎn)支出（包括什項購置）的非生產(chǎn)器材元以下元至元元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理財產(chǎn)支出（包括什項購置的生產(chǎn)器材）元以下元至元元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理庶 務 用 品元以下元至元元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理附注:凡列人固定資產(chǎn)管理的采購項目應以財產(chǎn)支圳核決權限呈核。 第十一條 訂購 （一）采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。 （二）若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 （三）采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別。 第十二條 迸度控制及事務聯(lián)系 （一）國內(nèi)采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。 （二）采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應填制“進度異常反應單”并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。 第十三條 整理付款（一）物料管理部門應按照巳辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表（其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)累核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部應于結帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，“請購單（內(nèi)購）”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。 （二）內(nèi)購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部呈準的付款條件整理付款。 （三）短交應補足者，請購部門應依照實收數(shù)撮，進行整理付款。 （四）超交應經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 第三節(jié) 境外采購作業(yè)處理（含迸口事務、關務） 第十四條 詢價、比價、議價 （一）外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業(yè)，但因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應于“請購單(外購)”注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。 （二）請購的材料規(guī)范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后，會請購部門確認。 第十五條 呈核及核決 （一）比價、議價完成后，外購部門應填制“請購單（外購）”，擬“訂購廠商”“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。 （二）核決權限 、采購金額以美元總價折合在，元（含）以下者由經(jīng)理核決。、采購金額以美元總價折合超過，元以上者由總經(jīng)理核決。（三）采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核;但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。 第十六條 訂購與合同 （一）“諸購單（外購）”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。 （二）需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核后辦理。 第十七條 進度控制及異常處理 （一）外購部門應以“諸購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。 （二）外購部門于每一作業(yè)進度延遲時，應主動開立“進度異常及反應單”記明異常原因及處理對策，據(jù)此修訂進度并通知話購部門。 （三）外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應主動與供應廠商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應單記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條 進口簽證前（“請購單（外購）”核準后）的專案申請 （一）專案進口機器設備的申請 專案進口機器設備肘，外購部門應準備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并應請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。 （二）進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請“輸入許可證”之前準備“報價單”及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。 第十九條 進口簽證 外購材料訂購后，外購部門應即檢具“請購單（外購）”及有關申請文件，以“申請外匯處理單”（需在一星期內(nèi)辦妥結匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡單”）送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準時通知外購部門。 第二十條 進口保險 （一）、&條件的進口案件，進口單位應依“請購單（外購）”外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。 （二）進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單（外購）”上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位兌以聯(lián)絡該指定的公證行辦理公證。 第二十一條 迸口船務（一）、的進口案件，進口單位（船務經(jīng)辦人員）于接獲“謂購單（外購）”時，應視其“裝運口岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進 口貨品可機動選擇船只裝運。 （二）進口單位（船務經(jīng)辦人員）應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經(jīng)辦人員，干“信用狀開發(fā)申請書”列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。 （三）如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于“請購單（外購）”上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。 第二十二條 進口結匯 進口單位應依“請購單（外購）”標示的“間發(fā)信用狀日期”辦理結匯，并于信用狀（LC）開出后以、開發(fā)LC快報“通知外購部門聯(lián)絡供應廠商。 第二十三條 稅務 （一）免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請 1、進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于“輸入許可證”核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準函后向海關申請免貨物稅。 2、除“免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結免稅進口”的項目外，其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應于開發(fā)“信用狀”后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請“非供塑膠用”證明，以便于報關時據(jù)此向海關申諸依工業(yè)用物品稅率繳納進口關稅。 （二）專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前，檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。 第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改 供應商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用狀”時，外購部門應開立“信用狀、輸入許可證修改申請書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。 第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供（一）外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制“裝船通知單”分別通知請購部、物料管理部門及有關部門。 （二）外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具“輸入許可證”及有關文件，以“裝運文件處理單”先送進口單位辦理提貨背書。 （三）提貨背書辦妥后，外購部門應檢具“輸入許可證”及提貨等有關文件，以“裝運文件處理單”辦理報關提貨。 （四）管理進口物品放行證的申請： 進口管理物品時，外購部門應于收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關申請“進口放行證”或“進口護照”，以便據(jù)此報關提貨。 第二十六條 進口報關 （一）關務部門收到“請購單（外購）”及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關處理單”連同報關文件，委托報關行辦理報關手續(xù)，同時開立“外購到貨通知單”（含外購收料單）送材料庫辦理收料。（二）不結匯進口物品，進口單（郵寄包裹則為總務部）應于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立“外購到貨通知單（含外購收料單）”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡單簽收后，送處理部門處理。（三）關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。（四）海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，于海關核稅后14天內(nèi)以書面向海關提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貨。押歉提貨的案件，進口單位應于“進口報關追蹤表”記錄，以便督促銷案。 （五）稅捐記帳的進門案件，進口單位應依“請購單(外購)”，于報關時檢具必需文件辦理具結記帳，并將記帳情況記入“稅捐記帳額度記錄表”及“稅捐記帳額度控制表”。 （六）船邊提貨的進口材料，進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。 第二十七條 報關進度控制 關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅放行五階段，以“進口報關追蹤表”控制通關進度。 第二十八東 公證 （一）各公司事業(yè)部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目（如外購散裝材料），通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。 （二）外購材料于驗關或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進口單位應于接獲報關行或材料庫通知時，聯(lián)絡公證行辦理公證。 （三）進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關部門。 第二十九條 退匯 （一）外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額巳無裝船的可能時，應于提供報關文件時提示進口單位，并于進口材料放行及輸入許可證收回后，開立信用狀退匯通知單連同輸入許可證送進口事務科辦理退匯。 (二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退匯。 第三十條 索賠（一）外購部門接到收貨異常報告材料檢驗報告表或公證報告等)時，應立即填制索賠記錄單連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。 （二）以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賄;以供應廠商為素賠對象時，由外購部門辦理索賠。 （三）索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應依原采購核決權限呈核后門檔。 第三十一條 退貨或退換（一）外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規(guī)定翹限向誨關申謂。 （二）復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。 （三）退換的材料進口時依本節(jié)有關規(guī)則辦理。 第四節(jié) 價格及質垃的復核 第三十二條 價格復核與市場行情資料提供（一）采購部門應調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的叁考。 （二）采購部門應就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所捉重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量理及核決價格的參考。 第三十三條 質量復核采購單位應就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質雖予以復核（如材料選用、質雖檢驗）等。 第三十四條 異常處理 審查作業(yè)中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，采購單位審查部門應即填制“采購事務意見反應處理表”(或附報告資料)，通知有關部門處理。 附 則第三十五條 本辦法呈總經(jīng)理核準后實施，堪設修訂亦同。需求單審批管理規(guī)定 為了進一步加強計劃整理，健全企業(yè)管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，促進資金的合理周轉，堵塞開支過程中的各種漏洞，公司對所需求單的審批工作新作如下通知: （一）自XX年XX月XX日起，公司（包括分公司）啟用新的需求單，同時廢止過去使用的捕求單。新的需求單分為“計劃內(nèi)開支(采購)需求單”和“計劃外開支（采購）捕求單”。 （二）各部門、分公司在業(yè)務生產(chǎn)、基建、維護中需采購的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各類開支，都必須按“計劃內(nèi)開支（采購）需求單”和“計劃外開支（采購）需求單”所列內(nèi)容填報。 （三）審批手續(xù)和權限: 1、發(fā)單人必須填寫大約價值并提出開支（采購）的足夠理由，經(jīng)部門經(jīng)理(部門經(jīng)理因公出差時，可授權副經(jīng)理)審批簽字后，送主管部門審批，主管部門審批后送財務部審批，財務部審批后分類送公司分管領導審批。部門經(jīng)理審批權限在2萬元以內(nèi)，公司分管副總經(jīng)理（含同級領導）審批權限在20萬元以內(nèi)，每份需求單所列合計金額超過20萬元人民幣以及購買汽車、摩托車、手提無線電話等貴重物品必須報總經(jīng)理審批，最后由財務部分送物資部或其他部門執(zhí)行。2、“物資供應部意見”欄所列“發(fā)單部門自購或物資供應部采購”是指物資供應部經(jīng)理對某些急需物料是否同意發(fā)單部門自購時簽注的意見。 （四）對預算外捕求單的審批，除執(zhí)行以上審批手續(xù)外，一律報總經(jīng)理審批。 （五）各部門需(采購)時，凡沒有按上述審批手續(xù)審批的，財務部將拒絕付款。 特此通知，請各部門遵照執(zhí)行。物資供應采購管理規(guī)定 （一）部管工程項目、省管工程項目的物資供應，包括訂貨、清關、運輸及其他服務工作由市局物資臂理處配合中國郵電器材總公司及郵電器材公司工作。 （二）為保證全網(wǎng)的通信質量，便于集中監(jiān)控維護管理通信產(chǎn)品的技術規(guī)范和選型，原則上在省局指定的范圍內(nèi)，結合本市的特點，由市局科技處負責會同業(yè)務部門、物資處等相關部門一起選定適應市通信市場和通信網(wǎng)絡特點的設備，擇優(yōu)選定生產(chǎn)廠家和供貨商。 （三）對省局規(guī)定集中管理的通信產(chǎn)品，由市局集中向省局或供應商訂購，由市局簽訂合同，并負責合同實施，各單位要積極配合。各郵電單位要將計劃提前報市局物資管理處，物資管理處匯總平衡后會同其他相關處室進行審核后呈報省局。任何單位不得越級向省局訂購，更不能擅自在市場上采購。 （四）集中管理范圍內(nèi)的通信產(chǎn)品的采購一律由市局統(tǒng)一組織，拼接以下三種情況分類實施： 1、對于通信基建工程項目，市局根據(jù)本市的通信發(fā)展規(guī)劃制定全局的年度工程計劃，集中申報市或省計劃立項，在項目批準立項后，要盡快制定實施時間表。通信基建工程要嚴格按照基建程序實施。在某一項月的可行性報告得到有關主管部門批準后，由科技處負責制定技術規(guī)范書，市局要盡快成立餞項目工作小組。一般情況下項目工作小組由總工程師擔任組長，必要時也可由分管局長擔任，為了方便開展工作，總工可根據(jù)情況委托副總工程師或其他領導擔任組長，工作小組由科技處、基建處、物資處、計財處、電信處或郵政處、使用單位等派人組成。項目工作小組要盡快制訂項目實施計劃、方案，報局領導批準后開始實施。項目或設備的招標書、技術規(guī)范書、詢價書或類似的信件必須由組長簽字后方可發(fā)出，項目工作小組要認真做好設備采購的計劃、詢價、選型、談判、簽定合同等工作。合同簽訂后，物資處應負責設備采購或引進的合同審批、支付、運輸、清關、設備到貨驗收、售后服務以及合同的執(zhí)行管理工作。 2、對于屬工程配套用的或是更新改造項目需要的，或者是設備維修用的設備或配件，使用單位應提前一個季度向市局物資處報計劃。通信工程、設備維護、搶修中急需的數(shù)量較少的配件、設備可在征得市局物資處同意的筋提下，各使用單位直接向有關單位采購，訂購合同要在物資處備案。合同的內(nèi)容、設備的型號、價格及其他條件要符合有關的規(guī)定，必要時，科技處、物資處及專業(yè)室可不定期組織檢查。 3、對移動電話手機、計算機終端、調(diào)制解調(diào)器及其他終端設備，各使用、銷笛單位提前一個季度報計劃給市物資處，由市局物資處匯總各需要單位所報計劃后，根據(jù)進貨價低于省局確定的最高限額售價、“三證”齊全的原則，集中采購，統(tǒng)一進貨的渠道。 （五）市局計財處應叁與設備采購的計劃制定，并負責所有合同的資金統(tǒng)籌和操作管理，所有通信物資的采購、引進，必須在明確了資金來源（利用外資或自籌、貸款）和支付計劃的情況下，方可開始進行商務談判。重要合同的商務談判，計財處要派人參加。物資處負責所有合同的商務結算工作，各使用單位應按項目的支付計劃提前十天將相關款項付給物資處。未經(jīng)同意，各單位不得將合同款直接付給省局指定部門或代理商、供應商。 （六）為了調(diào)動各單位叁與統(tǒng)一組織訂貨的積極性，以達到利益共享，提高總體效益的目的，按照省局的規(guī)定返回的通過規(guī)模訂貨得到的優(yōu)惠數(shù)，在扣除合理的操作費用后，40留在市局，60返回各訂貨單位。 （七）在物資采購過程中，各單位要嚴肅、認真地執(zhí)行郵電部、省局、市局的各項管理規(guī)定和外事工作紀律。 參加物資采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之鳳，任何人不得私下收受回扣或酬金。無論是技術、商務談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。 參與合同談判的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損客。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，無論合同大小，一律要求有兩個以上的郡門派人參加。 （八）各單位要根據(jù)省局的(規(guī)定)和實施細則以及補充規(guī)定的內(nèi)容，認真對本單位的貿(mào)徹執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。除上述說明的特殊情況外，任何單位的領導都不能越權簽訂購買合同。市局將上述規(guī)定的執(zhí)行情況列入方針目標考核的內(nèi)容，市局紀檢、審計部門將會同物資、計財、科技等相關處理不定期地對各單位進行檢查，對有令不行，問題嚴重的單位進行嚴肅處理，并追究單位領導的責任。 （九）除省局集中管理的通信產(chǎn)品目錄中的18項物資以外的其他通信物資(包括設備、材料、用品、用具和單式)的采購辦法仍按深局物字）001號文和深局物字(1992)2號文嚴格執(zhí)行。 （十）本規(guī)定由市局物資管理處負責解釋。 （十一）本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行。附件4：進料驗收管理辦法 第一條 本公司對物料的驗收以及入庫均依本辦法作業(yè)。 第二條 待收料 物料管理收料人員于接到采購部門轉來已核準的“采購單”時，按供應商、物科別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。 第三條 收料 （一）內(nèi)購收料 1、材料進廠后，收料人員必須依“采購單”的內(nèi)容，并核對供應商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清查數(shù)量無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填記于“請購單”，辦理收料。 2、如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準的內(nèi)容不符時，應即時通知采購處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準的材料不予接受，如采購部門要收下該等材料時，收料人員應告知主管，并于單據(jù)上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。 （二）外購收料 1、材料進廠后，物料管理收料人員即會同檢驗單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對材料名稱、規(guī)格并清點數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填于“采購單”。 2、開柜(箱)后，如發(fā)覺所載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內(nèi)容不同時，通知辦理進口人員及采購部門處理。 3、其發(fā)覺所裝載的物料有傾覆、破損、變質、受潮等異常時，經(jīng)初步計算損失將超過5000元以上者(含)，收料人員即時通知采購人員聯(lián)絡公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異狀態(tài)以利公證作業(yè)，如末超過5000元者，則依實際的數(shù)量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數(shù)量及情況。 4、對于由公證或代理商確認，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核示后，送會計部門及采購部門督促辦理。 第四條 材料待驗 迸廠待驗的材料，必須于物品的外包裝上貼材料標簽并詳細注明料號、品名規(guī)格、數(shù)量及入廠日期，且與已檢驗者分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”以為區(qū)分，收料后，收料人員應將每日所收料品匯總填入“進貨日報表”以為入帳清單的依據(jù)。 第五條 超交處理 交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部門于收料時，在備欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門主管(含科長)同意后，始得收料，并通知采購人員。 第六條 短交處理 交貨數(shù)量末達訂購數(shù)量時，以補足為原則，但經(jīng)請購部門主管(科長含)同意者，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。 第七條 急用品收料 緊急材料于廠商交貨時，若物料管理部門尚未收到“請購單”時，收料人員應先洽詢采購部門，確認無誤后，始得依收料作業(yè)辦理。 第八條 材料驗收規(guī)范 為利于材料檢驗收料的作業(yè)，質量管理部門就材料重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的材料質量研訂“材料驗收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準后公布實施，以為采購及驗收的依據(jù)。 第九條 材料檢驗結果的處理 （一）檢驗合格的材料，檢驗人員于外包裝上貼合格標簽，以示區(qū)別，物料管理人員再將合格品入庫定位。 （二）不合格驗收標準的材料，檢驗人員于物品包裝貼不合格的標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明不良原因，經(jīng)主管核示處理對策并轉采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理憑此以辦理退貨，如特采時則辦理收料。 第十條 退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”并檢附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。第十一條 實施修正本辦法呈經(jīng)理核準后實施，修訂時亦同。 附件5：發(fā)料作業(yè)管理辦法 第一條 領料（1）使用部門領用材料時，由領用經(jīng)辦人員開立“領料單”經(jīng)主管核簽后，向倉庫辦理領料。 （2）領用工具類材料(明細由公司自行制定)時，領用保管人應拿“工具保管記錄卡”到倉庫辦理領用保管手續(xù)。（3）進廠材料檢驗中，因急用而需領料時，其“領料單”應經(jīng)主管核簽，并于單據(jù)注明，方可領用。第二條 發(fā)料 由生產(chǎn)管理開立的發(fā)料單經(jīng)主管核簽后，轉送倉庫依工令及發(fā)料日期備料，并送至現(xiàn)場點交簽收。 第三條 材料的轉移 凡經(jīng)常使用或體積較大須存于使用單位者，由使用單位填制“材料移轉單”向資料庫辦理移轉，并每日下班前依實際用量填制“領料單”，經(jīng)主管核簽后送材料庫沖轉出帳。 第四條 退料 （1）使用單位對于領用的材料，在使用時遇有材料質量異常，用料變更或用余時，使用單位應注記于“退料單”，再連同料品繳回倉庫。 （2）材料質量異常欲退料時，應先將退料品及“退料單”送質量管理單位檢驗，并將檢驗結果注記于“退料單”內(nèi)，再連同料品繳回倉庫。（3）對于使用單位退回的料品，倉庫人員應依檢驗退回的原因，研判處理對策，如原因系由于供應商所造成者，應立即與采購人員協(xié)調(diào)供應商處理。附件6：案 例 及 典 范：一、房地產(chǎn)開發(fā)公司采購小組辦事準則 第一條 本小組系依據(jù)本公司組織規(guī)程第十四條的規(guī)定訂定之。 第二條 本小組由主管協(xié)理擔任主席，財務部經(jīng)理為召集人，供應科科長主辦。 指導人員:總經(jīng)理。 其參加人員依采購小組編制人員為準，但視實際需要可邀請有關人員列席。 第三條 本小組的職責如下:1、 由主辦單位提交審議的各種材料的估價單、廠商交貨能力等事項。2、審議其他市面上最新推出或發(fā)明的建筑材料采購事項。 3、其他奉命交辦之有關工程材料采購的審核事項。 第四條 本小組開會，主辦單位應于開會前一天通知小組人員，并將有關審議事項及資料匯集編印后分送參加人員。 第五條 主辦單位應于開會前將有關審議事項的材料事先通知廠商招標比價并交出樣品，提供本小組審議。 主辦單位應隨時指派專人前往調(diào)查廠商出口材料的品質以及交貨能力，做為采購的參考。 第六條 材料的采購，經(jīng)小組開會決議后，由主辦單位將其品名、價格、品質、規(guī)格、數(shù)量以及廠商名稱，及其他附帶條件一并列表，經(jīng)小組人員蓋章后轉呈總經(jīng)理裁定之。 第七條 本準則經(jīng)呈董事長核準后實施，修改時亦同。二、廣東省郵電物資供應采購管理規(guī)定 根據(jù)郵電部郵部1994558號文關于“郵電器材供應采購權要適當向部、省兩級集中，組織批量進貨，降低通信企業(yè)的工程造價，保證設備質量”的要求，為加快省郵電通信網(wǎng)的建設，提高全網(wǎng)運行質量，保證通信建設項目的設備、材料配套的質量，節(jié)約建設投資，實現(xiàn)批量進貨和規(guī)模效益，同時也為了進一步加強全省郵電物資的宏觀調(diào)控，充分發(fā)揮省郵電物資供應部門的支撐作用，更好地服務于通信生產(chǎn)和通信建設，特制定本規(guī)定。 (一)部管工程項目由省郵電管理局（以下簡稱省局）委派省郵電器材公司配合中國郵電器材總公司集中訂貨，并負責省內(nèi)段的物資供應的全部服務工作，包括訂貨、催貨、清關、運輸、結算和售后服務的協(xié)調(diào)工作。 (二)根據(jù)郵電部1994776號文的精神，省管項目的建設、更新改造工程所需的進口物資將根據(jù)不同情況，由省郵電器材公司會同省局有關處室或省局指定的單位與廠商談判引迸或招標。國內(nèi)配套的主要物資，由省郵電器材公司負責集中供應采購。 （三）為了保證全網(wǎng)的通信質量，便于集中監(jiān)控維護管理，發(fā)揮全省郵電規(guī)模訂貨的整體優(yōu)勢，郵電物資實行省、市（地）兩級管理，重要和關鍵的郵電通信設備和器材由省郵電器材公司會同省局有關處室管理并根據(jù)不同的具體情況組織集中采購、統(tǒng)談分簽或統(tǒng)購分銷。 （四）為確保通信網(wǎng)的安全運行提供質量可靠的通信產(chǎn)品，根據(jù)全省郵電通信網(wǎng)絡規(guī)劃和技術規(guī)范要求，由省局技術部門、業(yè)務部門和物資部門一起，不定期地對符合國家、郵電部標準和技術規(guī)范的主要設備進行擇優(yōu)選型，并對有關廠家產(chǎn)品的技術性能、質量、價格、生產(chǎn)能力、服務、信譽等方面進行綜合考察，擇優(yōu)選定生產(chǎn)廠家。 （五）為強化宏觀調(diào)控，切實保證郵電物資集中采購管理規(guī)定的實施，對集中采購的物資貨款，應接合同規(guī)定的付款條款及時付給省郵電器材公司。（六）為調(diào)動各郵電部門參與規(guī)模訂貨的積極性，做到利益共享，應發(fā)揮整體優(yōu)勢，在互利的原則下，全省郵電通信器材設備采購采用統(tǒng)談分簽或統(tǒng)購分銷的辦法。由省郵電器材公司規(guī)模訂貨而得到的優(yōu)惠，除少部分用于省郵電器材公司用作流通費用外，其余大部分歸各郵電部門，達到利益共享、提高郵電整體經(jīng)濟效益的目的。 （七）省郵電器材公司作為全省郵電物資供應的主渠道和協(xié)調(diào)全省郵電物資供應的職能部門，要認真做好市場導向、技術導向、組織批量進貨、提供信息等工作，要定期發(fā)布器材質量、技術標準、價格等方面的信息，把好省郵電物資的價格、渠道關和型號、質量關。各局也應對統(tǒng)購器材的質量、價格進行監(jiān)督，要及時、準確、完整地向省郵電器材公司反饋信息，保證統(tǒng)購器材質優(yōu)價廉。省郵電器材公司要進一步改善服務，加強全省郵電物資管理的宏觀調(diào)控，理順物資供應渠道，做好對各郵電局加強物資管理的督促檢查工作。 （八）各級郵電企業(yè)要重視和加強郵電物資管理工作的領導，落實一名領導分管物資工作。根據(jù)省局關于加強郵電物資管理的精神并結合本單位實際，要建立和健全物資管理機構和配備相應數(shù)量的管理人員，地市局物資供應部門應獨立分設。省直屬單位及縣(市)局的物資供應部門是否分設，可根據(jù)實際情況自行確定。各單位要根據(jù)本單位實際制定加強物資管理的制度和辦法，并報省局物資管理處備案。領導要經(jīng)常過問和檢查物資管理情況，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要協(xié)調(diào)做好本單位的物資供應采購工作，杜絕多頭采購、盲目采購的現(xiàn)象發(fā)生。 （九）為杜絕在郵電物資經(jīng)銷活動中的不正之風，改變分散、多頭采購造成浪費的現(xiàn)象，促進廉政建設，對有關問題作出如下規(guī)定: 1、各級郵電部門領導不準利用職權或工作之便，采用各種方式為其親友或關系戶推銷郵電通信器材提供方便，各級郵電部門的主要領導不得親自訂購和采購通信器材。 2、各級非郵電物資職能管理部門(處、科、股)不得直接采購通信器材。對技術性較強的郵電通信設備，郵電物資部門要積極主動地與建設單位或相關專業(yè)部門(處、科、股)配合，共同進行技術談判、設備選型，郵電物資部門負責商務進貨、商務結算等工作。3、從事購銷活動的郵電物資人員，不得采購無“入網(wǎng)證”的通信終端設備及不符合國家、郵電部質量標準和技術規(guī)范的郵電通信器材，違者則追究相關人員責任。 4、任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。按規(guī)定收取的傭金各單位應制定切實有效的辦法，加強管理。（十）上述規(guī)定的執(zhí)行列入紀檢和審計的范圍。省局對各級郵電部門檢查發(fā)現(xiàn)的問題按違紀進行處理。(十一)本規(guī)定由省局物資管理處負責解釋。(十二)本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行。附件:集中管理的通信產(chǎn)品目錄1、市話通信電纜:400對以上;2、通信光纜：3、長途及市、農(nóng)話局用程控交換機;4、光電傳輸設備(含SDH、PDH設備);5、數(shù)字交叉連接設備;6、分組交換設備;7、數(shù)字數(shù)據(jù)通信設備;8、通信電源設備(含開關整流器、免維護電池、柴油發(fā)電機組、交流穩(wěn)壓電源)、空調(diào)設備; 9、電報設備;10、通信測試儀表; 11、郵政機械、車輛及郵政營業(yè)自動化設備; 12、數(shù)字微波設備; 13、會議電視設備; 14、移動通信主要設備(基站、交換機 15、移動電話機; 16、計算機; 17、配線架(含DDF、MDF、ODF); 18、調(diào)制解調(diào)器。廣東省郵電物資供應采購管理規(guī)定的實施細則 為貫徹廣東省郵電物資供應采購管理規(guī)定以下簡稱規(guī)定的精神，切實加強郵電物資供應采購宏觀管理，理順關系、適度集中、規(guī)范行為，充分發(fā)揮郵電物資供應系統(tǒng)的主渠道作