辦公室日常事務(wù)管理.ppt

第二章辦公室日常事務(wù)管理,一、辦公環(huán)境管理二、接打電話三、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的安排四、印信管理五、值班工作,一、辦公環(huán)境管理1、辦公環(huán)境管理的含義與作用2、辦公室環(huán)境的布置和管理構(gòu)成辦公環(huán)境的要素：空氣、光線、聲音、空間綠化3、辦公室的布局設(shè)計(jì)封閉式、開(kāi)放式、公寓式一般來(lái)講，現(xiàn)代辦公空間由如下幾個(gè)部分組成：接待區(qū)、會(huì)議室、總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)室、員工辦公區(qū)、貯藏室、茶水間等等。,全開(kāi)放式半開(kāi)放式,現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試：作為辦公室工作人員，你知道一個(gè)規(guī)范的辦公室，基本應(yīng)配備哪些辦公用品嗎？,提示：辦公用紙：信紙、復(fù)寫(xiě)紙、備忘錄紙、問(wèn)候便條、信封、筆記本和便箋。其他文具類(lèi)辦公用品：鉛筆、圓珠筆、簽字筆、鋼筆、熒光筆；橡皮擦、涂改液；墨水、膠水、紅藍(lán)印臺(tái)、紅印泥盒；裝訂機(jī)、訂書(shū)機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算器；訂書(shū)釘、圖釘、回形針、大頭針、紙夾、剪刀、裁紙刀、削鉛筆刀；日歷、臺(tái)歷、橡皮印章、名片盒、文件夾、文件袋、歸檔夾、檔案柜；標(biāo)簽紙、透明膠紙、橡皮筋、尺，等等。,4、辦公室安全管理識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門(mén)、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門(mén)等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂猓瑥?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等.,防盜在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門(mén)的保安人員24小時(shí)值班。防火火災(zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)。防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外事故的教育，使之平時(shí)養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。,二、接打電話1、接聽(tīng)電話的技巧與要求（1）接聽(tīng)電話必須及時(shí)（2）接聽(tīng)電話首先問(wèn)候并通報(bào)（3）做好電話記錄（4）正確處理電話的臨時(shí)中斷（5）學(xué)會(huì)處理不在的同事的電話（6）學(xué)會(huì)處理轉(zhuǎn)接電話（7）適時(shí)結(jié)束電話（8）同時(shí)處理打進(jìn)來(lái)的多個(gè)電話（9）接聽(tīng)打給上司的電話,同時(shí)處理打進(jìn)來(lái)的多個(gè)電話,1）請(qǐng)電話中正在交談的一方稍等，告訴他另外有電話打進(jìn)來(lái)2）迅速接聽(tīng)另一部電話，并問(wèn)清對(duì)方的目的，然后記下電話號(hào)碼，請(qǐng)其稍候，盡快回到第一部電話上來(lái)3）如果第二部電話必須由秘書(shū)接聽(tīng)，而且不是三言兩語(yǔ)就能結(jié)束的，則需對(duì)兩個(gè)電話的重要程度和長(zhǎng)途、市內(nèi)等迅速做出判斷，然后依序處理4）回到第一個(gè)電話時(shí)，先道歉，如果因第二個(gè)電話的重要性而不得不結(jié)束第一個(gè)電話，則應(yīng)向?qū)Ψ浇忉尡仨氁Y(jié)束此次通話的原因，等過(guò)后再給對(duì)方回電話,2、打電話的技巧與要求（1）盡量選擇合適的時(shí)間打電話（2）打電話前的準(zhǔn)備工作（3）準(zhǔn)確撥號(hào)耐心等待（4）及時(shí)自我通報(bào)（5）要求對(duì)方做好電話記錄（6）替上司撥叫電話（7）撥錯(cuò)了號(hào)要及時(shí)道歉，絕不可一掛了之（8）如果通話臨時(shí)中斷或受到干擾，應(yīng)主動(dòng)打回電話（9）運(yùn)用語(yǔ)言技巧，及時(shí)結(jié)束冗長(zhǎng)的難對(duì)付的談話,注意事項(xiàng)：,電話語(yǔ)言溝通的3大特點(diǎn)是：聲音和諧有序、態(tài)度和靄可親，言辭得體準(zhǔn)確。要是在通話時(shí)想要打噴嚏或咳嗽，應(yīng)偏過(guò)頭，掩住話筒，并說(shuō)聲“對(duì)不起”。千萬(wàn)不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。應(yīng)避免打電話時(shí)和旁邊的人交談。注意不要讓房間里的背景聲音干擾電話交談。如果通話中遇到線路出現(xiàn)毛病或串線，應(yīng)盡快處理，并建議對(duì)方待會(huì)兒再打。這樣做，也許會(huì)耽誤一點(diǎn)時(shí)間，但比較禮貌。,3、領(lǐng)導(dǎo)不接電話的處理（1）領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)（2）領(lǐng)導(dǎo)無(wú)暇接電話（3）領(lǐng)導(dǎo)拒絕接電話實(shí)務(wù)演示：接打電話,三、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的安排1、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的預(yù)安排即預(yù)先把領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每日的主要活動(dòng)，在征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上列出表格或要點(diǎn)，經(jīng)審定后印發(fā)給每個(gè)成員和有關(guān)部門(mén)。（為什么要這么做？）分月安排、周安排、日安排注意事項(xiàng)：（1）服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的有關(guān)活動(dòng)安排（2）要分輕重緩急（3）注意勞逸結(jié)合（4）隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整,月安排表,周安排表,2、一些具體領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的安排（1）記者招待會(huì)（2）慶典活動(dòng)（3）表彰頒獎(jiǎng)會(huì)（4）談判活動(dòng)（5）深入基層調(diào)研和檢查工作了解領(lǐng)導(dǎo)外出的任務(wù)、意圖、時(shí)間和地點(diǎn)，然后根據(jù)具體任務(wù)考慮計(jì)劃和措施制定領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究或檢查工作日程表準(zhǔn)備有關(guān)文件資料積極配合領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究,實(shí)踐訓(xùn)練,一、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)掌握時(shí)間安排的原則和要求，并將之運(yùn)用到實(shí)際的工作安排中。二、實(shí)訓(xùn)背景S服裝公司位于上海陸家嘴金融貿(mào)易區(qū)，該公司上班時(shí)間為上午8:3012:00，下午13:0016:30。逢周一例會(huì)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加，到周五，秘書(shū)要為總經(jīng)理草擬下周日程安排。三、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本周五總經(jīng)理給秘書(shū)如下信息，請(qǐng)秘書(shū)用周計(jì)劃表形式體現(xiàn)了出來(lái)。下周一例會(huì)討論的議題為：關(guān)于與廠合作事宜。下周總經(jīng)理要主持本公司“優(yōu)秀外來(lái)青年務(wù)工人員表彰大會(huì)”。,下周二下午，本公司召開(kāi)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)（下午2:00）下周三、周四白天，總經(jīng)理要參加行業(yè)協(xié)會(huì)討論會(huì)（地點(diǎn)：上海大廈）總經(jīng)理剛接到廠電話，約請(qǐng)總經(jīng)理下周三晚上在金貿(mào)大廈洽談業(yè)務(wù)?？偨?jīng)理指示，在參加洽談以前，與廠聯(lián)系一下，要去該廠考察。（廠地點(diǎn)在上海金山區(qū)）公司業(yè)務(wù)經(jīng)理下周來(lái)上海，要求拜訪總經(jīng)理，總經(jīng)理同意下周安排半小時(shí)會(huì)談?？偨?jīng)理準(zhǔn)備下周約本公司法律顧問(wèn)商談2小時(shí)。四、實(shí)訓(xùn)要求1分組制作總經(jīng)理下周計(jì)劃表。2課堂交流制作的計(jì)劃表，互相提出意見(jiàn)和建議。,四、印信管理1、印章的種類(lèi)2、印章的刻制和啟用3、印章的使用4、印章的保管5、公章的停用與銷(xiāo)毀6、介紹信的保管和使用,五、值班工作1、值班的組織形式專職值班室、專兼職值班室、輪流值班2、值班工作的任務(wù)承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)負(fù)責(zé)信息傳遞負(fù)責(zé)工作接待處理突發(fā)事件,積極主動(dòng)并匯報(bào),準(zhǔn)確記錄、及時(shí)反饋,熱情接待、酌情處理,先