采購內(nèi)部控制制度

采購內(nèi)部控制制度第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)公司對(duì)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請(qǐng)購與審批、采購與驗(yàn)收、付款等行為，防范采購過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部控制基本規(guī)范，結(jié)合公司的實(shí)際情況,制定本制度。 第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價(jià)款的行為。 第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位包括： （一）請(qǐng)購與審批。 （二）供應(yīng)商的選擇與審批。 （三）采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。 （四）采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄。 （五）付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。 第四條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。 第五條 公司根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害公司利益。 第六條 按照請(qǐng)購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。 第三章 請(qǐng)購與審批控制第七條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購申請(qǐng)制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購程序。 公司采購需求應(yīng)當(dāng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。 需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。采購部門才有資格組織采購，其他部門不得擅自采購任何物資。 第八條 建立嚴(yán)格的請(qǐng)購審批制度。加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。(一)為生產(chǎn)儲(chǔ)備的周轉(zhuǎn)材料請(qǐng)購程序：由庫管員根據(jù)最低庫存量或使用單位的所需，材料員編制采購計(jì)劃單部門領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核總工程師審核總經(jīng)理審批。（二）生產(chǎn)使用固定資產(chǎn)請(qǐng)購程序：由使用部門提出申請(qǐng)材料員根據(jù)庫存量編制采購計(jì)劃單部門領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核總工程師審核總經(jīng)理審批。第九條 加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目由董事長(zhǎng)審批。 第四章 采購與驗(yàn)收控制第十條 建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。 第十一條 公司采購方式：大宗物資或服務(wù)等的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品的采購可以采用詢價(jià)的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品的采購可以采用直接購買等方式。30萬元以上的為大宗物資， 10萬元以上30萬元以下的為一般物品， 10萬元以下為小額零星物品。 第十二條 委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。 第十三條 公司應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。對(duì)小額零星采購，按照“比質(zhì)比價(jià)、貨比三家”的詢價(jià)原則，確保公開透明，降低采購成本。第十四條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單、合同協(xié)議等采購文件，辦理相關(guān)的驗(yàn)收手續(xù)。公司對(duì)外采購的鍋爐煤和柴油等，必須經(jīng)地磅房計(jì)量，合理損耗以外的由承運(yùn)車輛承擔(dān)。合理損耗一般為3。對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。 第五章 付款控制第十五條 財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)參與商定對(duì)供應(yīng)商付款的條件。公司供應(yīng)部在申請(qǐng)付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核后，按資金活動(dòng)內(nèi)控制度和工程項(xiàng)目?jī)?nèi)控制度的相關(guān)審批程序辦理。第十六條 公司建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。 對(duì)招標(biāo)合同的首次預(yù)付款不得超過合同總價(jià)的30%；除特殊采購?fù)猓话阄锲泛托☆~零星物品的采購不得使用預(yù)付款采購。公司禁止使用定金的方式簽訂物資采購合同。第十七條 公司加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。 第十八條 公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。 第六章 附 則第十九條 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第二十條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。銷售內(nèi)部控制制度第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售行為，防范銷售過程中的差錯(cuò)和舞弊，據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部控制基本規(guī)范，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。 第二條 本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為。第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 銷售與收款不相容崗位包括： （一）銷售合同協(xié)議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。（二）銷售貨款的確認(rèn)、回收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。 （三）銷售退回貨品的驗(yàn)收、處置與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。 （四）銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理。 （五）壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提與審批、壞賬的核銷與審批。 第四條 公司應(yīng)當(dāng)合理采用科學(xué)的信用管理技術(shù)，不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案。防止向未經(jīng)信用授權(quán)客戶發(fā)出貨品，并防止客戶以較低的信用條件進(jìn)行交易而損害公司利益。 第五條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售業(yè)務(wù)授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理銷售業(yè)務(wù)。 第六條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對(duì)辦理銷售業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調(diào)整。 第三章 銷售與發(fā)貨控制第七條 公司對(duì)銷售業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的預(yù)算管理制度，制定銷售目標(biāo)，建立銷售管理責(zé)任制。 第八條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售定價(jià)控制制度，制定價(jià)目表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴(yán)格執(zhí)行。 第九條 公司在選擇客戶時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶的信用、財(cái)務(wù)狀況等有關(guān)情況。 第十條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)賒銷業(yè)務(wù)的管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)定的銷售政策、信用政策及程序。 第十一條 公司應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。 （一）銷售談判。公司在銷售合同協(xié)議訂立前，應(yīng)當(dāng)指定銷售部人員就銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶進(jìn)行談判。對(duì)談判中涉及的重要事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)有完整的書面記錄。（二）合同協(xié)議審批。由銷售部通過雙方協(xié)商，初步確定銷售數(shù)量、銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等信息，由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審核或?qū)徟?。審批人員應(yīng)當(dāng)對(duì)銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格審查。 （三）合同協(xié)議訂立。銷售合同協(xié)議草案經(jīng)審批同意后，與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。簽訂合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)符合合同法的規(guī)定。 合同一式四份，雙方各持兩份。公司檔案室留存一份、銷售部留存一份。（四）組織銷售和發(fā)貨。1.公司銷售部按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同協(xié)議編制銷售計(jì)劃，向調(diào)撥員下達(dá)銷售通知單。銷售通知單上應(yīng)填寫購貨單位名稱、產(chǎn)品名稱、合同數(shù)量。2.調(diào)撥員根據(jù)客戶經(jīng)蓋章有效提貨單，開具發(fā)貨通知單，在發(fā)貨通知單上注明“現(xiàn)金煤”、“合同煤”，并登記調(diào)撥明細(xì)表。3.承運(yùn)車輛持發(fā)貨通知單到地磅房過空磅，司磅員在產(chǎn)品出廠登記表上登記空磅、車號(hào)、購貨單位等信息，并在發(fā)貨通知單蓋章。4.發(fā)貨員(裝車工)憑司磅員蓋章的發(fā)貨通知單發(fā)貨，發(fā)貨通知單妥善保管，次日交銷售會(huì)計(jì)核對(duì)。5.承運(yùn)車輛裝重車后到地磅房計(jì)量，司磅員辦完相關(guān)手續(xù)后，在出門證上蓋章。6.司磅員認(rèn)真登記產(chǎn)品出廠明細(xì)表，妥善保管提貨單和產(chǎn)品運(yùn)單，做好交接班記錄，確認(rèn)無誤后雙方在產(chǎn)品出廠登記表上蓋章，末班司磅員次日負(fù)責(zé)交銷售會(huì)計(jì)。7.承運(yùn)車輛到門衛(wèi)室交出門證，門衛(wèi)準(zhǔn)予放行，出門證要妥善保管，次日交調(diào)拔員統(tǒng)計(jì)。8.調(diào)拔員根據(jù)調(diào)撥明細(xì)表和出門證，統(tǒng)計(jì)產(chǎn)品銷售量，并于上午11點(diǎn)前上報(bào)銷售日?qǐng)?bào)表，月末，上報(bào)銷售月報(bào)表。9.零售現(xiàn)金業(yè)務(wù)，駕駛員到地磅房計(jì)量后，憑司磅員打出的計(jì)量單到財(cái)務(wù)出納處交款，司磅員核對(duì)收款數(shù)量、金額后，在出門證上蓋章，車輛方可出廠。10.銷售會(huì)計(jì)每天與調(diào)撥員核對(duì)銷售數(shù)量，月末核對(duì)無誤后雙方簽字認(rèn)可，并進(jìn)行帳務(wù)處理。第十二條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度。公司的銷售退回必須經(jīng)分管銷售領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。第十三條 公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄，填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強(qiáng)銷售訂單、銷售合同協(xié)議、銷售計(jì)劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運(yùn)貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。 銷售會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)設(shè)置銷售臺(tái)賬，及時(shí)反映各種產(chǎn)成品銷售的開票、發(fā)貨、收款情況。第四章 收款控制第十四條 公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)。以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理的銷售收款，必須通過公司指定的專用賬戶結(jié)轉(zhuǎn)。 第十五條 公司應(yīng)當(dāng)將銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員嚴(yán)禁收取銷售現(xiàn)金。 第十六條 公司建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存，財(cái)務(wù)部督促銷售部加緊催收。對(duì)催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通過法律程序予以解決。 應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對(duì)不同性質(zhì)的應(yīng)收款項(xiàng)，采取不同方法和程序。應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎(jiǎng)勵(lì)制度以及責(zé)任追究和處罰制度，以有利于及時(shí)清理催收欠款，保證公司營(yíng)運(yùn)資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。 第十七條 公司對(duì)于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，并按照權(quán)限范圍和審批程序進(jìn)行審批。對(duì)確定發(fā)生的各項(xiàng)壞賬，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行規(guī)定的審批程序后做出會(huì)計(jì)處理。 第十八條 公司核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)入賬，防止形成賬外款。 第十九條 公司結(jié)合銷售政策和信用政策，明確應(yīng)收票據(jù)的受理范圍和管理措施。 加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收票據(jù)合