圖書出版的高效管理實(shí)施項目管理和ERP項目管理流程圖ppt

圖書出版的高效管理實(shí)施項目管理和ERP項目管理流程圖ppt (1北京市科學(xué)技術(shù)研究院，北京100089，2北京科學(xué)技術(shù)出版社，北京100035，3北京市射線應(yīng)用研究中心，北京100012) 摘要：伴隨出版社改制的逐漸進(jìn)行，圖書出版業(yè)競爭日益加劇，高效的圖書出版管理將為出版社帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，項目管理與ERP的實(shí)施可以實(shí)現(xiàn)高效管理。 關(guān)鍵詞：圖書出版；項目管理；ERP ：G237 ：A ：1672-8122(xx)01-0058-02 圖書市場競爭激烈，圖書出版的高質(zhì)量和高效率已經(jīng)成為出版社追求的目標(biāo)。而圖書出版的高質(zhì)量、高效益取決于高效的管理。圖書出版是系統(tǒng)工程，在出版過程中實(shí)施有效的管理可以提高出版社的綜合競爭力和經(jīng)濟(jì)效益、社會效益。目前，許多出版社嘗試或開始實(shí)施項目管理和ERP。 一、圖書出版與項目管理 在人們正在進(jìn)行關(guān)于圖書出版引入項目管理時機(jī)是否成熟、能否實(shí)施圖書出版項目管理等問題的激烈討論中，很多出版社已經(jīng)開始嘗試實(shí)施項目管理。 (一)項目管理與“做項目”不同 出版社指任一人擔(dān)當(dāng)“項目管理”一職負(fù)責(zé)圖書出版管理的方式其實(shí)只是“做項目”或管理項目，而不是項目管理。項目管理要求在一定資源約束下完成一次性任務(wù)，并達(dá)到一定目標(biāo)，管理的內(nèi)容是項目本身的范圍、實(shí)施的時間、發(fā)生的成本、完成的質(zhì)量。時間、成本與質(zhì)量本身互有矛盾。圖書出版實(shí)施項目管理就是科學(xué)統(tǒng)籌出版社現(xiàn)有人力、財力，使得圖書出版實(shí)現(xiàn)(任務(wù))多、(進(jìn)度)快、(質(zhì)量)好、(成本)省。因此，項目管理本身是一種統(tǒng)籌方法、一種管理手段。而“做項目”也許只是在從事一項具體的工作，負(fù)責(zé)整個出版環(huán)節(jié)的一個結(jié)點(diǎn)。 (二)不是所有圖書的出版都適合實(shí)施項目管理 圖書出版要兼顧社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，但不是所有圖書的出版都以經(jīng)濟(jì)利益為目的，另外圖書出版管理與日常管理是融合在一起的，因此圖書項目具有一般項目共性，但也具有特殊性。 實(shí)施項目管理的圖書應(yīng)為大型重點(diǎn)圖書、樹立品牌的圖書、引進(jìn)版權(quán)的大型套書等。因?yàn)槊勘?套)書的出版，不論其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益有多大，所經(jīng)過的出版流程都是一樣的，出版社做不到對每本(套)書都實(shí)施項目管理。 出版社大多是職能式組織結(jié)構(gòu)。雖說項目本身無大小，但實(shí)施項目管理時，項目組為I臨時組合，要從各職能部門中抽調(diào)有關(guān)人員組成項目組。參加該項目的人員，要接受職能部門領(lǐng)導(dǎo)和項目組領(lǐng)導(dǎo)的雙重領(lǐng)導(dǎo)。完成任務(wù)以后，項目組就撤銷，并不打亂原來設(shè)置的職能部門及其隸屬關(guān)系，具有較大的機(jī)動性和適應(yīng)性。這種結(jié)構(gòu)能加強(qiáng)各職能部門的橫向聯(lián)系，便于溝通信息，最大限度地利用人才資源。項目組領(lǐng)導(dǎo)要在項目實(shí)施之前，對項目進(jìn)行全面考慮和統(tǒng)籌，詳細(xì)制定項目組成員每個人的工作任務(wù)和任務(wù)開始、結(jié)束時間，合理安排、調(diào)度現(xiàn)有資源。出版社每年出版圖書上百種甚至上千種，出版計劃本身將圖書分為重點(diǎn)圖書和一般圖書，如果全部實(shí)施項目管理，項目組之間必然出現(xiàn)交錯現(xiàn)象，必然出現(xiàn)一個人屬于幾個項目組的現(xiàn)象，既不利于資源調(diào)度，也不利于管理。而每個人的任務(wù)及開始、結(jié)束時間都已安排妥當(dāng)，如果一人的工作發(fā)生拖延或遇到一些困難而不能及時完成時，在一個項目組內(nèi)還可以通過及時調(diào)整人員或工作來保證項目的按時完成，但如果很多項目同時進(jìn)行，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，影響的將不再是一個項目，適時調(diào)整以然不能在一個項目組內(nèi)完成，其結(jié)果會是所有項目受到影響。 (三)圖書出版實(shí)施項目管理要求出版社實(shí)現(xiàn)信息化 圖書出版實(shí)施項目管理，要求出版社信息化的程度很高。圖書項目管理的內(nèi)容是范圍、時間、成本和質(zhì)量，但管理的過程與圖書一般出版過程并不相悖。出版過程也是投入與產(chǎn)出的資金運(yùn)作過程。每本書的出版都要經(jīng)過市場調(diào)研、形成選題議案、提交選題報告、進(jìn)入出版流程、發(fā)行及反饋等過程，哪一環(huán)節(jié)也不可或缺。項目管理則要在其中對圖書的選題質(zhì)量、編校質(zhì)量、裝幀印制質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)控，使出版的圖書質(zhì)量高、內(nèi)容緊跟市場。項目管理還要對圖書出版的全流程包括進(jìn)度、成本和風(fēng)險等進(jìn)行監(jiān)督和控制。 項目管理的主體是出版社，對象是圖書項目，項目管理過程的關(guān)鍵是項目計劃。項目組要做出完備而又符合實(shí)際的進(jìn)度計劃、成本計劃和質(zhì)量計劃。項目實(shí)施過程中，要嚴(yán)格按計劃執(zhí)行。一旦進(jìn)度、成本、質(zhì)量與計劃發(fā)生偏離，項目組要及時組織力量，根據(jù)實(shí)際情況和圖書本身情況對項目計劃做出調(diào)整或?qū)?shí)施過程做出調(diào)整。項目組成員要對負(fù)責(zé)的崗位工作有全面的認(rèn)識，并對相關(guān)工作熟識了解。項目實(shí)施過程還要求項目組特別是項目組領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況、圖書策劃方案、發(fā)行情況、圖書營銷宣傳等信息了如指掌。這就要求信息共享不僅在項目組內(nèi)實(shí)現(xiàn)，還要求在出版社內(nèi)實(shí)現(xiàn)。項目實(shí)施后期的發(fā)行、營銷、宣傳和信息反饋都要求出版社有較高的信息化程度。實(shí)施項目管理要求出版社實(shí)現(xiàn)信息化，由于項目組本身打破了職能格局，從一定程度上消除了各職能部門之間存在信息孤島的現(xiàn)象，因此從另一方面來說，實(shí)施項目管理可以促進(jìn)出版社信息化建設(shè)。 二、圖書出版與ERP (一)ERP是一個較為完整的管理信息系統(tǒng) ERP(Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計劃)是20世紀(jì)90年代興起的一種新型的企業(yè)管理思想，具體表現(xiàn)為建立于信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策支持和業(yè)務(wù)運(yùn)行的管理平臺和工作平臺。t2JERP是提高出版社信息化水平的重要途徑，實(shí)施ERP的出版社將建立完善的、集成的管理信息系統(tǒng)平臺，消除以往由分散的計算機(jī)應(yīng)用現(xiàn)狀所帶來的信息孤島現(xiàn)象，增強(qiáng)各個部門的協(xié)同，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。 ERP系統(tǒng)在出版業(yè)中的應(yīng)用，首先是以ERP軟件的應(yīng)用為標(biāo)志的。出版社對ERP的個性化要求非常高，要經(jīng)過長時間的磨合和調(diào)整才能完全適用。ERP作為一種管理工具，它整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力，并將計算機(jī)硬件和軟件融為一體。一般的，出版ERP系統(tǒng)以財務(wù)管理平臺為核心，并將編、印、發(fā)、財務(wù)等流程一體化，實(shí)現(xiàn)財務(wù)、出版的流程化管理。ERP系統(tǒng)一般設(shè)有若干子系統(tǒng)：編務(wù)管理系統(tǒng)、出版管理系統(tǒng)、發(fā)行管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)。雖然各個出版社的圖書出版流程都大致相同，但由于各方面的原因，每個出版社的資金運(yùn)作形式，圖書出版具體流程都不盡相同，這就要求ERP系統(tǒng)要能滿足出版社的個性化要求。 (二)ERP是一種先進(jìn)管理模式 出版社是內(nèi)容產(chǎn)業(yè)，但同樣需要管理的創(chuàng)新。ERP在出版社的應(yīng)用，不僅是一套軟件的應(yīng)用，還是整套管理思想的革新。ERP提供給出版社一體化的出版管理平臺，可以對供應(yīng)(如紙張等原材料)、生產(chǎn)(即圖書出版)、銷售(如發(fā)行、 營銷)等整個供應(yīng)鏈及相關(guān)資源進(jìn)行有效的控制。 ERP的實(shí)施是對整個經(jīng)營管理系統(tǒng)的再造，這可能會涉及到每個員工。全面實(shí)施ERP需要出版社每個崗位、每位員工的積極配合。對出版社而言，ERP首先為各部門建立了高速信息通道。信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)管理使出版社各權(quán)力層權(quán)力清晰化。ERP提供的共享信息流避免了個別人因工作權(quán)限而在某些問題上人為產(chǎn)生的主觀影響，但標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)管理會一定程度地對原有權(quán)力結(jié)構(gòu)產(chǎn)生沖擊，繼而沖擊原有管理思想和管理模式。ERP系統(tǒng)上線之前，應(yīng)充分認(rèn)識到ERP系統(tǒng)的實(shí)施會不可避免地沖擊原有的管理思想和管理模式、作風(fēng)和習(xí)慣、程序和方法，以及責(zé)權(quán)關(guān)系和體制結(jié)構(gòu)等。因此，如果不改變管理思想，即使開始實(shí)施ERP，也只會收效甚微。 三、圖書出版可實(shí)現(xiàn)項目管理與ERP結(jié)合 (一)項目管理與ERP各有側(cè)重點(diǎn) 項目管理的優(yōu)勢得天獨(dú)厚，許多出版社都開始嘗試。項目管理的優(yōu)勢在于明細(xì)預(yù)算和精細(xì)管理，出版社對于圖書的出版都有大致的成本估算，但項目管理能從細(xì)處著眼，可以同時對圖書出版時間、質(zhì)量、成本進(jìn)行控制，能最有效地調(diào)動出版社人員的積極性，最優(yōu)化地配置出版資源，對圖書出版流程進(jìn)行監(jiān)督、控制從而有效提高圖書出版質(zhì)量和速度。 ERP是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物。ERP的管理是“雙核”的，一方面ERP側(cè)重于對供應(yīng)鏈進(jìn)行管理，系統(tǒng)包含先進(jìn)的管理思想；另一方面ERP管理的實(shí)現(xiàn)是與出版社信息技術(shù)的先進(jìn)程度相結(jié)合的，系統(tǒng)包含了信息技術(shù)。但ERP作為一種管理工具僅僅提供一個規(guī)范體系，是提升企業(yè)競爭力的基礎(chǔ)，不會像實(shí)施項目管理那樣在圖書出版上能收到立竿見影的效果。 因此，同時實(shí)施項目管理和ERP才是圖書出版的高效管理模式。 (二)圖書出版實(shí)施項目管理和ERP可實(shí)現(xiàn)精益生產(chǎn)和敏捷生產(chǎn) 現(xiàn)代企業(yè)與市場經(jīng)濟(jì)都是當(dāng)前出版社面對的最現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)環(huán)境，這就要求圖書生產(chǎn)必須實(shí)現(xiàn)高效管理。出版社可以在對整個生產(chǎn)過程實(shí)施ERP的基礎(chǔ)上對重點(diǎn)圖書等實(shí)施項目管理。實(shí)施項目管理和ERP要求出版社能改變沿襲已久的工作方式，并對出版流程和業(yè)務(wù)進(jìn)行適當(dāng)重組，幾乎所有員工的工作方式都可能要進(jìn)行調(diào)整和改變。 實(shí)施項目管理和ERP可以實(shí)現(xiàn)精益生產(chǎn)。精是指高質(zhì)量，益是指經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。圖書出版實(shí)施項目管理和ERP，不僅可以建立出版社信息化平臺、實(shí)現(xiàn)社內(nèi)資源有效協(xié)調(diào)、有效控制整個供應(yīng)鏈，還能對圖書生產(chǎn)進(jìn)行精細(xì)化管理、實(shí)現(xiàn)定人定崗定責(zé)定權(quán)益。有效管理的目標(biāo)就是有效地生產(chǎn)出版社能及時出版人們需求、喜歡的圖書，并高質(zhì)量、低成本地出版圖書。 實(shí)施項目管理和ERP還可以實(shí)現(xiàn)敏捷生產(chǎn)。敏捷生產(chǎn)的出發(fā)點(diǎn)是對圖書和市場的分析和判斷，其著眼點(diǎn)是對圖書市場做出快速反應(yīng)?？焖俜磻?yīng)