XX集團財務(wù)檔案管理制度

財務(wù)檔案管理制度1 目的根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)會計檔案管理辦法的通知的規(guī)定，為了加強公司財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。2 適用范圍本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。3 管理職責(zé)財務(wù)部負責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫管理。4 會計檔案范圍 包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。a、 會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；b、 會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；c、 財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告；d、 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。 5會計檔案的管理 5.1 會計檔案的整理立卷：會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。a、 分類標準統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；b、 檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；c、 管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。5.2 會計憑證的裝訂會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應(yīng)準備的工作：5.2.1分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；5.2.2按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù)；5.2.3摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持數(shù)字完整；5.2.4整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全；5.2.5記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全；5.2.6 會計憑證裝訂時的要求：a、 裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；b、 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；c、 裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。5.2.7 會計憑證裝訂后的注意事項:a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；b、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。5.3 會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應(yīng)按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：5.3.1 首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；5.3.2 然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊；b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。5.3.3在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章；5.3.4賬簿裝訂后的其他要求:a、會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象；b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬；c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。5.4會計檔案的移交歸檔5.4.1每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管；5.4.2移交檔案部門保管的會計檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。5.5會計檔案的保管5.5.1 會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一)，保管期限從會計年度終了后的第一天算起；5.5.2 會計檔案室的要求:應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材；室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕；5.5.3 會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；5.5.4 設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；5.5.5電算化會計檔案，包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù))和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬薄、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。電算化會計檔案保管按以下要求：a、 電算化會計檔案的保存期限會計檔案的保存期限按現(xiàn)行制度規(guī)定的各種檔案存放時間保管。b、 通過計算機計算打印輸出的各類帳薄、憑證清單等視同原手工登記的帳薄等會計資料進行保管。c、 由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，須補充打印，并由操作人員在打印輸出文件上簽字蓋章。d、 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文件檔案資料視同會計檔案進行管理，保存期限最低截止至該系統(tǒng)停止使用或重大更改后三年。e、 電算化會計檔案存放要求會計檔案存放做到“八防”，即：防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強磁場、防凍。會計數(shù)據(jù)的備份軟盤應(yīng)分別存放在三個不同地點，并定期復(fù)制。5.6會計檔案的借閱5.6.1會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)?。?.6.2外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)；由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度；5.6.3借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚；5.6.4借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。5.7 會計檔案的銷毀5.7.1 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷毀：a、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀；b、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案；銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章；注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查；c、會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明；d、在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。6公司合并、分立與解散的會計檔案管理6.1 公司下屬子公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，由公司財務(wù)部派員協(xié)助終止單位的財務(wù)部門進行整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案移交清冊，經(jīng)公司財務(wù)部主管審核后移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。6.2 公司下屬子公司合并，其會計檔案應(yīng)由合并單位保管。6.3 公司下屬子公司撤銷解散后，其會計檔案應(yīng)由其主管公司接收、保管。7 附表附表：會計檔案保管期限8 附則本制度的修訂、解釋權(quán)屬集團總部財務(wù)管理部門。附表:會計檔案保管期限表檔案類別序號檔案名稱保管期限備注一、憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證1