14、信息與溝通管理計劃

第十四章 信息與溝通管理計劃1、項目信息溝通管理目標(biāo)保證項目各種相關(guān)信息的有效獲得，并及時、準(zhǔn)確地處理獲得的信息并反饋信息，保證信息獲得、處理及反饋渠道的暢通。為工程的順利施工提供必要條件。2、項目信息管理范圍項目信息管理包括在項目決策、施工和物資采購過程中，以及其他與項目建設(shè)有關(guān)的信息。包括但不限于：2.1與企業(yè)有關(guān)的信息、與建設(shè)方有關(guān)的信息、與設(shè)計方有關(guān)的信息、與監(jiān)理方有關(guān)的信息、與政府部門及行業(yè)管理機構(gòu)有關(guān)的信息、與分包及勞務(wù)方有關(guān)的信息、與供應(yīng)商、租賃商有關(guān)的信息。2.2項目部內(nèi)部的主要信息：資金管理、機構(gòu)人員管理、技術(shù)管理、行政事務(wù)管理、物資管理、機械設(shè)備管理、分包管理、合同管理、成本管理、進度管理、質(zhì)量管理、安全管理、環(huán)保管理等。3、信息管理辦法3.1成立信息管理小組主要以技術(shù)和預(yù)算部門為主，后勤、工程、質(zhì)安部門配合 ，制定小組工作職責(zé)，明確小組成員工作職責(zé)，制定各部門信息管理工作職責(zé)，指定各部門信息管理員。解決信息管理機構(gòu)、人員及工作職責(zé)，確保信息管理工作的順利進行。3.2編制信息管理手冊主要內(nèi)容包括：管理的任務(wù)；信息管理的任務(wù)分工表和管理職能分工表；信息的分類；信息的編碼體系和編碼；信息輸入輸出模型；各項信息管理工作的工作流程圖；信息流程圖；信息處理的工作平臺及其使用規(guī)定；各種報表和報告的格式，以及報告周期；項目進展的周報、月度報告、季度報告、年度報告和工程總報告的內(nèi)容及其編制。3.3制定管理制度建立信息管理責(zé)任制度；工程檔案管理制度；信息管理的保密制度；收發(fā)文制度；會議交流制度；重要會議控制制度。3.4定時召開信息管理例會可以與每周生產(chǎn)例會一起召開，討論并解決信息管理工作問題。3.5建立項目信息交流平臺設(shè)置網(wǎng)絡(luò)信息處理平臺，設(shè)置電腦、電話機、傳真機、對講機等硬件設(shè)備，用于交流、傳遞和獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。收集、借鑒、運用相應(yīng)的信息管理資料，為信息管理提供相應(yīng)的參考和解決辦法。如購買相應(yīng)的軟件系統(tǒng)（夢龍、CAD、3DS 軟件等）、網(wǎng)絡(luò)計劃控制系統(tǒng)、資料信息管理系統(tǒng)，安全、技術(shù)資料有關(guān)編制指南等。4、信息分類、排序及要求4.1信息按不同分類方法，可以分很多種，建議用第二、三、四種對信息進行分類管理：1) 按層次劃分：戰(zhàn)略性信息、管理性信息、業(yè)務(wù)性信息。2) 按項目實施的工作流程劃分：計劃信息、執(zhí)行信息、檢查信息、反饋信息。3) 按信息來源劃分：投資控制信息、進度控制信息、質(zhì)量控制信息、合同管理信息、安全控制信息。4) 按信息性質(zhì)劃分：組織類信息、管理類信息、經(jīng)濟類信息，技術(shù)類信息。5) 按信息穩(wěn)定性劃分：固定信息、流動信息。4.2信息排序及要求1) 不管哪一種信息，只要獲得或需要傳達(dá)就要及時將相關(guān)信息按規(guī)定的程序要求進行處理，處理方法主要采用局域網(wǎng)、收、發(fā)文或會議形式進行。2) 對不同的信息要進行合理的編碼，最好采用一個編碼系統(tǒng)，以便分類和信息共享。5、信息跟蹤、控制及要求5.1信息管理小組要派專人進行跟蹤，要隨著工程的進度，按照項目信息管理的要求，及時整理、錄入項目管理信息。5.2信息資料要真實、準(zhǔn)確、快捷。5.3信息更新或變化后，要及時更新或標(biāo)識，以免混淆不清。5.4所收到或發(fā)出的信息，一定要經(jīng)項目經(jīng)理部有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字或同意后，方可執(zhí)行或錄入計算機信息系統(tǒng)內(nèi)，并保存審核簽字等原件依據(jù)，以確保信息的有效性和真實性。5.5任何未經(jīng)驗證的口頭信息不能作為項目管理中的有效信息。5.6認(rèn)真做好信息編號、編碼工作，以時間或類別的形式分別進行編號，保證各種信息條理清楚、清晰明了。其編寫原則是：惟一確定性和通用性。5.7認(rèn)真做好信息保管工作（如發(fā)、收文本、各種記錄等要妥善保管），采取各種措施防止丟失。5.8要認(rèn)真負(fù)責(zé)信息處理平臺、系統(tǒng)、軟件的建立和運行維護工作，確保信息管理工作有效運行。5.9項目實施過程中信息管理手冊要進行必要的修改和補充，信息管理小組定期檢查并督促其執(zhí)行。5.10必需的資源和費用預(yù)算。序號 資源名稱數(shù)量單價（元）合價（元）備注1電腦/2路由器/3網(wǎng)線/4打印、復(fù)印機/5電話/6對講機/7傳真機/6、信息安全管理6.1制定信息保密管理制度，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行。6.2嚴(yán)格執(zhí)行信息收發(fā)管理制度，信息收到后簽收確認(rèn)并及時處理，專人妥善保管。信息發(fā)出時要采取對方簽字確認(rèn)、填寫備忘錄等手段保證確認(rèn)信息的有效發(fā)出，保證發(fā)出信息的可追溯。6.3重要信息要嚴(yán)格執(zhí)行信息備份制度，紙質(zhì)文件復(fù)印，保存正件、電子文件不同電腦備份或定期刻錄光盤備份。6.4各部門確定信息資料專人管理，并定期整理移交項目資料中心存查。項目資料中心定期移交企業(yè)檔案資料管理部門。6.5項目資料中心為重點防火防盜管理部門，要運用各種防火防盜措施，確保安全。6.6項目局域網(wǎng)絡(luò)需要采取電子安全措施防盜，項目利用公共網(wǎng)絡(luò)平臺收集傳遞信息要注意運用正版殺毒軟件，定期查殺病毒，保證資料不受篡改及銷毀。7、考核及獎罰信息管理工作是項目管理工作中一項非常重要的工作，獲取相關(guān)信息，并及時準(zhǔn)確地處理、反饋信息是非常重要的，重要信息的丟失及未及時處理重要信息，會對項目管理帶來無法估量的損失，所以，必須對項目信息管理工作進行定期考核，并根據(jù)考核結(jié)果進行獎罰。7.1考核：考核周期一般定為三個月，考核依據(jù)為工作責(zé)任制