上傳人：咸*** IP屬地：江蘇 上傳時間：2018-03-29 格式：DOC 頁數(shù)：122 大小：820.50KB 積分：20 舉報 版權(quán)申訴

2014電大辦公室管理考試小抄單項(xiàng)選擇題傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的BB隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)腃。C作會議記錄時離開會議室接聽電話以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的B。B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的B。B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)腁。A最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的BB應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的A。A審查功能文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免DD日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是CC、姓名、部門、地址、國名有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B）B、發(fā)表意見郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D）、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦以下哪些接打電話的行為是不正確的（A）、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（D）、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（D）、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）、下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（A）、簽發(fā)文件、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D）、切勿事感用事、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（B）B、決策性1以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征（B）。B決策性2辦公室布置要注意（D）。D各種溝通、保密3文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的（C）。C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方4以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的（B）。B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5在辦公室里，（D）的位置是上座。D靠近窗戶6傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的（B）。B隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ˋ）。A接通電源可立即復(fù)印操作8以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（A）。A錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置9以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（D）。D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)（B）B制11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（B）。B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品12以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的（B）。B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（D）。D可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（C）。C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力15以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的（D）。D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）。C標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名17文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項(xiàng)做法是不適宜的（A）。A傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（B）。B應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）。C應(yīng)隨時使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系20以下哪個接打電話的行為是不正確的（A）。A受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?1文員在接打電話時，正確的做法是（B）。B在電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來22以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（B）。B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話23以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的（C）。C按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D換郵件重要性分揀24文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）。A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。A在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致（D）。D應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素（D）。D愛好28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C）。C姓名、部門、地址、國名29傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件（D）。D感謝信30以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。C雙方有很多人時，可以交叉握手31文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A）。A初次寫信，或有過激言行的32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（C）。C處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦33在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)模–）。C作會議記錄時離開會議室接聽電話34文員進(jìn)行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（）。A文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便B什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費(fèi)多少作決定D文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）。C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（D）。D征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（A）。A只在便箋上寫好會議名稱38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議（C）。C圓桌型39以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的（A）。A審查功能40有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B）。B發(fā)表意見41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的（D）。D如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免（D）。D日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。B說話的技巧44以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（A）。A以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn)45文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（B）。B代替上司制定約會計劃46以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（D）。D不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時，以下哪一種做法不正確（D）。D不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的（D）。D應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯誤的（D）。D各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念”51以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（D）。D穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52社交場合很講究次序禮儀，一般（B）。B以右為尊53當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）。D查證消息的可靠性54文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（DD有無休息室55以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（C）。C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可56以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的（D）。D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正確的（C）。C用來擦嘴唇嘴角D塞入衣服領(lǐng)口里58文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（B）B、左上角59以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）。C未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)60上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。A通知上司家人把衣服送達(dá)61以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（B）。B由過程先說62接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。D切勿感情用事63辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題（A）。A有共同利益的話題64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A騎邊章65值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（A）。A簽發(fā)文件66文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）。A下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A）。A按通訊者特征立卷一定的制度，包括以下方面（B）。B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69文書立卷的歸檔制度包括三方面歸檔范圍、（A）和歸檔要求。A歸檔時間二、判斷題1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（）2辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（）3在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（）4沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（）5文員第一次做一項(xiàng)工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（）6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（）7文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（）8文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（）9文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（）10文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因?yàn)楫?dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（）11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（）12文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（）13文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（）14文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。（）15文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（）16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（）17按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（）18如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（）19如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。（）20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（）21如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（）22介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（）23文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（）25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（）26如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（）27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（）28假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（）29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（）30會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（）31代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（）32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（）33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（）34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（）35上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（）36文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（）37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（）38假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會的重要事情。（）39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（）40當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（）41即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（）42如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（）43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（）45當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（）46交際應(yīng)酬要講求時效，若時機(jī)錯過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（）47宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（）48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（）49用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（）50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。（）51無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點(diǎn)、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（）52雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（）53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（）54要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（）57凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（）58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（）59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（）60值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（）61面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（）63列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（）64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（）65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（）66即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（）68文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（）三、簡答題1、文員所作的的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)答（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間；（4）會議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)資料；（10）下次會議預(yù)定日期。2、辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些答（1）清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機(jī)。（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣；（8）不可傷害對方的自尊心。3、什么是受意受意有幾種辦公室人員應(yīng)該怎樣運(yùn)用受意方法答（1）受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。（2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（3）文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到備好記錄本，記錄下批示要點(diǎn)。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。4、公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)請寫出這些項(xiàng)目。答（1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（2）密級、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標(biāo)題；（5）主送機(jī)關(guān)；（6）正文、附件；（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發(fā)說明。5、提高會議效率可以有哪些做法答遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費(fèi)、分析會議成本。6、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)具體做法是怎樣的答有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。7、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。答（1）擬稿；（2）核稿。指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí)。（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。（6）校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（7）用印。指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記；（9）分發(fā)。8、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點(diǎn)決定時間、地點(diǎn)時要注意什么答要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點(diǎn)、方式、所需要的時間等。約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9、文員進(jìn)言是指什么進(jìn)言具有什么作用方法和要求是什么答（1）進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（2）參謀作用；（3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）適時?？紤]時機(jī)；（7）適地?？磮龊?；（8）適度。要注意掌握分寸。10、什么是文書的立卷特征通?？梢园凑漳膸追N特征立卷答（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問題特征立卷（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時間特征立卷；（6）按地區(qū)特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運(yùn)用六個特征立卷時，需要運(yùn)用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。11、來信受訪的范圍包括哪些受理與處理的程序和基本要求是什么答（1）受理的范圍是國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一并裝訂。（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（4）逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（5）認(rèn)真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（6）及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。12、文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求答（1）不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。報告時機(jī)原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；（3）報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是。“。（4）一定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項(xiàng)目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?3、單位印章主要有哪些印章的刻制和使用有哪些規(guī)定答單位印章主要有（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況一是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（4）另一種是由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、按照2000年國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。15、提高會議效率可以有哪些做法答遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費(fèi)；分析會議成本。16文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)答案（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結(jié)束時間）；（4）會議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。17按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種答案（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。18安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案P121參考答案（1）接受任務(wù)（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預(yù)訂宿食（5）迎接來賓（6）商議日程（7）安排會議（8）陪同參觀（9）送別客人（10）接待小結(jié)四、設(shè)計題1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙2刀，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做P13答電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案P121答（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。3康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午900到1200召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題P123答他應(yīng)考慮1會議名稱2出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等4文秘人員如何主持會議應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)P145答文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。以作查證。5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會P150答（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談。可使氣氛輕松。6某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作P134答（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留言時，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（8）攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。7科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費(fèi)用開支有文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請計算會議的成本。P161答（1）會議成本23（GS）TN后勤開支6（GS）TN后勤開；（2）G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，（2400308）；（3）S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為25元。（600308）；（4）T參加會議人員人均到會時間為5小時；（5）N參加會議人數(shù)為50人（464）；（6）后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800（2001001050）；（7）會議成本6（1025）5508001875080019550（元）8文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作P196答（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項(xiàng)目P186履行哪些職責(zé)P1182答（1）準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表包括城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘泻蛧颐?，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。（6）安排差旅費(fèi)。（7）建立旅行旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作P126答（1）客人的選擇。確定名單，再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點(diǎn)，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做P223答在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（5）要看對方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（6）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案P152答（1）接受任務(wù)。（2）了解來賓、制訂計劃。（3）預(yù)訂食宿。（4）歡迎來賓、商議日程。（5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（6）正式會談。（7）簽訂協(xié)議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（10）歡送來賓、接待小結(jié)。13某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦要考慮哪些因素P223答清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。14總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做P248答小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖VK因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15康橋賓館位于本市南京西路號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午900至1200召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題答案（1）會議的名稱（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（4）地點(diǎn)（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。16某個下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作答案（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。五、案例分析題1新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下來電者“是利達(dá)公司嗎”陳小姐“是。”來電者“你們經(jīng)理在嗎”陳小姐“不在。”來電者“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎”陳小姐“是。”來電者“你們的塑膠手套多少錢一打”陳小姐“18美元?！眮黼娬摺?6美元一打行不行”陳小姐“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以14美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出“啊呀，上星期有人問16美元一打行不行，我知道你的定價是18，就說不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說“為什么”上司說“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么她在電話禮儀方面還犯了哪些錯答1該問的沒有問指對方情況,手套的需要量2該記的沒有記錄對方的姓名、公司、電話號碼；（3）該說的沒有說（沒有及時向上匯報）；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；（7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。2文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著“親愛的紅”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么請講出理由并說明正確的做法。P73答（1）收郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；（2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（3）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（6）拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向?qū)Ψ降狼?。?）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。3文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對錯在哪里面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦答（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示。（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這時文員執(zhí)行主要決策人的意見。4某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的答（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；（2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；（3）12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動。（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；（6）沒有訂購的東西不能簽收；（7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好；5某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下，說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小