XZ-03-接待工作管理規(guī)定

1、XZ-03-接待工作管理規(guī)定浙江銀輪機(jī)械股份有限公司 文件名稱 文 件 編 號 生 效 日 期 版 本 頁 次 接待工作管理規(guī)定 YL-XZ-032003年2月20日 A4/41.管理范圍與職責(zé)：1.1.公司各種接待工作及管理。1.2. 特級人員與特級會議，指有國家部級以上人員.外國貴賓參與的.董事會組織的會議以及有省.區(qū)局級領(lǐng)導(dǎo).主要汽車集團(tuán)，重要汽車廠領(lǐng)導(dǎo)參加的，及企管中心公會.公司黨政領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會議。1.3. 企管中心是公司接待歸口部門，負(fù)責(zé)制定有關(guān)接待工作的規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)，組織.籌劃各類接待工作。1.4. 各職能部門負(fù)責(zé)將所需接待信息匯總到企管中心。2. 接待工作管理2.1.接待前準(zhǔn)備工

2、作2.1.1.接到接待信息后，企管中心綜合科迅速制訂好接待方案及日程安排表。如需召開會議的要明確開會的目的.主題.內(nèi)容.時間.會議地點及與會人員，送企管中心主任簽字。2.1.2. 會議通知，企管中心機(jī)要科負(fù)責(zé)按會議日程要求通知相關(guān)參會領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員.電視臺.報社記者.會議記錄員。2.1.3. 會議室準(zhǔn)備：在公司辦公樓會議室召開的由企管中心負(fù)責(zé)服務(wù)準(zhǔn)備，在天臺賓館會議室召開的由天臺賓館負(fù)責(zé)。2.1.3.1.徹底打掃會議室及會議室洗手間衛(wèi)生，洗手間要準(zhǔn)備有衛(wèi)生紙，提前拖地板，擦抹臺面，并保證開會前干爽。2.1.3.2. 準(zhǔn)備茶杯(透明不帶蓋矮腳杯).茶水(提前泡茶)等。2.1.3.3. 根據(jù)需要擺

3、設(shè)好鮮花.鮮果.國旗等，擺設(shè)時注意講究參會人員國籍及排次。2.1.3.4. 調(diào)節(jié)好會議室燈光，一般以光線柔和為宜，應(yīng)給人清爽感和親切感。2.1.3.5. 提前開啟空調(diào).排風(fēng)扇。調(diào)試好會議室溫度，一般以人體最為舒適的臨界溫度24為宜。會議室必要時可噴灑少量空氣清新劑。2.1.3.6. 安排參會人員座次2.1.3.6.1.有貴賓參加的會議，公司貴賓統(tǒng)一安排在靠近會議室門口會議桌邊，公司內(nèi)部參會高級職員安排在會議室門口對面會議桌邊。以會議桌兩邊正中間位為最高層人員，右邊位次之，左邊位第三依此類推安排座次。2.1.3.6.2. 無貴賓參加的會議(董事會組織的會議，公司辦公會.公司黨政領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會議)，會

4、議主持人坐于會議室門口對面主席位。2.1.3.6.3. 記者.會議列席人員.會議記錄員坐于會議桌外圍。2.1.3.7. 若有必要應(yīng)準(zhǔn)備好會議證件，如貴賓證.列席證.記者證等。2.1.4. 妥善安排住宿2.1.4.1.按日程安排，企管中心要根據(jù)來賓身份.性別.愿望等，精心安排住宿，并主動詢問貴賓要求，盡可能給予滿足。2.1.4.2. 根據(jù)需要，賓館負(fù)責(zé)在貴賓住宿房間內(nèi)準(zhǔn)備鮮花.鮮果.糕點等。2.1.4.3. 賓館負(fù)責(zé)貴賓住宿房間內(nèi)檢查。2.1.4.3.1.被褥全部更新清潔，并準(zhǔn)備棉被；2.1.4.3.2. 燈光全部能使用；2.1.4.3.3. 電視效果好；2.1.4.3.4. 空調(diào)調(diào)節(jié)正常；2.

5、1.4.3.5. 水龍頭.抽水馬桶.供汽.熱水正常；2.1.4.3.6. 地毯清潔.無污點；2.1.4.3.7. 家俱清潔；2.1.4.3.8. 房間空氣清新；2.1.4.3.9. 電話暢通，根據(jù)需要開通國內(nèi)國際長途，并保證無打擾電話發(fā)生；2.1.4.3.10. 鮮花.鮮果.紙巾備齊。2.1.4.4. 由企管中心負(fù)責(zé)通知賓館準(zhǔn)備用餐安排，確定用餐人數(shù).臺數(shù).標(biāo)準(zhǔn).口味等。2.1.4.5. 賓館接到會議用餐通知后，準(zhǔn)備菜單，送企管中心主任審核通過，賓館做菜須體現(xiàn)特色口味，菜質(zhì)新鮮且衛(wèi)生可靠。2.1.5. 小車準(zhǔn)備，企管中心車管科負(fù)責(zé)參會人員接送.參觀接送工作。2.1.5.1.接到接送通知后，車管

6、科根據(jù)所接貴賓級別.人數(shù)迅速作出使用哪種車輛接送及由哪位司機(jī)出車的安排。2.1.5.2. 司機(jī)應(yīng)迅速再次檢查車況及燃油等情況(平時養(yǎng)成良好習(xí)慣，隨時保證車況處于臨戰(zhàn)狀態(tài))，徹底打掃擦洗小車內(nèi)外衛(wèi)生，接人前調(diào)好小車空調(diào)，以舒適為準(zhǔn)。2.1.5.3. 司機(jī)應(yīng)統(tǒng)一著新式工作服，并要求提前5一發(fā)廠試驗中心一玉柴新城英華住宅小區(qū)。并通知參觀所到單位領(lǐng)導(dǎo)在門口迎候。2.2. 會議安排2.2.1.企管中心相關(guān)人員必須在會議開始前10分鐘內(nèi)在會議室門口迎候參會人員，并及時催促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)迅速到位。2.2.2. 會議記錄員.記者.列席人員應(yīng)提前10分鐘到達(dá)會議室，做好準(zhǔn)備工作。2.2.3. 有外賓參加的會議，公司參

7、會領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提前10分鐘到達(dá)會議室迎候貴賓，以示歡迎及莊重。2.2.4. 參會人員坐下后，企管中心即上茶，上茶水以23杯為標(biāo)準(zhǔn)。2.2.5. 簽到：由企管中心記錄秘書負(fù)責(zé)收集參會人員在簽到單上簽署姓名和單位。簽到完畢即及時報送主持人以便掌握。2.2.6. 企管中心負(fù)責(zé)會議資料準(zhǔn)備.分發(fā)工作。2.2.7. 企管中心及相應(yīng)部門記錄人員做好詳細(xì)會議記錄，有必要的應(yīng)及時形成會議紀(jì)要。重要會議應(yīng)錄音。2.2.8. 主持人必須緊扣會議主題主持會議，使會議高效省時。2.2.9. 會議期間，企管中心負(fù)責(zé)大約30分鐘加茶水一次。2.3. 參觀安排2.3.1.企管中心接待人員用小車在前面引路，所到參觀點門口接待人員要

8、提前下車并幫貴賓打開車門，所到參觀單位行政一把手必須在門口迎接，與公司陪同領(lǐng)導(dǎo)共同帶領(lǐng)參觀并負(fù)責(zé)解說。2.3.2. 參觀車輛所經(jīng)過的門崗，門衛(wèi)必須服裝統(tǒng)一，精神抖擻，站立致敬，迎送車輛通過。2.3.3. 企管中心接待人員做好參觀前，后的發(fā).收“銀輪貴賓”參觀牌的工作。2.4. 用餐安排：2.4.1.企管中心接待人員應(yīng)提前到位，檢查餐廳準(zhǔn)備情況，然后在餐廳門口迎候，并按職位座次依次引入。2.4.2. 賓館要多備各種類型正牌酒水.飲料，盡量能滿足賓客要求。2.4.3. 賓館餐廳工作人員隨時注意貴賓酒水.飲料飲用情況，必要時及時加上。2.4.4. 企管中心陪同人員隨時注意菜肴數(shù)量及上菜速度情況，保證貴賓吃飽.吃好。2.5. 文娛活動2.5.1.必要時安排卡拉0K；舞會等活動。2.6. 送離2.6.1.企管中心接待人員做好貴賓送離工作，提前幫助貴賓購買返程車.船票或飛機(jī)票，安排好送站車輛和人員，按時發(fā)放會議禮品，通知公司領(lǐng)導(dǎo)送人。2.6.2. 企管中心接待人員負(fù)責(zé)結(jié)清接待費用。2.7. 記錄建檔2.7.1.企管中心相應(yīng)人員做接待記錄并建立檔案。2.7.2. 企管中心文秘迅速做好會議紀(jì)要，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，打印并及時送發(fā)有關(guān)單位。2.7.3. 企管中心要做好會議文件的