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文檔簡(jiǎn)介
1、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué)Accounting Information System,第5章 采購與付款的核算與管理,主要內(nèi)容,第一節(jié) 采購與付款的核算與管理需求分析 第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析 第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置 第五節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理 第六節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,企業(yè)從采購到付款都要經(jīng)歷以下幾個(gè)步驟,采購與付款流程,采購與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點(diǎn),1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大 2數(shù)據(jù)變化頻繁 3管理要求高 4與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛,手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析,福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程,為什么要設(shè)置驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與
2、發(fā)票進(jìn)行核對(duì)? 為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票進(jìn)行核對(duì)? 為什么會(huì)影響采購到付款流程的效率,主要內(nèi)容,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析 第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析 第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置 第五節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理 第六節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,采購與付款子系統(tǒng)的目標(biāo),1靈活、正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征 2正確反映采購與付款日常業(yè)務(wù),并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制 3加強(qiáng)對(duì)資金的管理 4提供各種核算和管理信息 5充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng),采購與付款流程構(gòu)建的原則,數(shù)出一門,共同使用”, 整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫 在關(guān)鍵環(huán)
3、節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn),強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制,請(qǐng)購與采購管理流程,存貨驗(yàn)收流程,當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè),此時(shí), 由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn): 從采購訂單文件中獲取信息,并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì) 如果檢驗(yàn)合格,將檢驗(yàn)合格信息寫入采購訂單文件,將自動(dòng)生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中,請(qǐng)同學(xué)畫出流程圖,發(fā)票管理流程,1發(fā)票處理。當(dāng)采購部門或財(cái)會(huì)部門收到供應(yīng)商的發(fā)票時(shí),從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù),自動(dòng)生成采購發(fā)票的基本信息; 2發(fā)票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī),并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上采購,那么可以通過EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中,
4、經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對(duì)后的發(fā)票,才能保存在采購發(fā)票文件中,發(fā)票管理流程,3實(shí)時(shí)控制。對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購訂單文件中獲取合同金額,從臨時(shí)采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額,此發(fā)票不能處理,即對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制;否則,生成采購發(fā)票,并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中。這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn),為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下,發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財(cái)務(wù)部門,也可以設(shè)在采購部門,但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員,并受財(cái)務(wù)部門管理。 4采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認(rèn)采購成本,并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置憑證模版,自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證,
5、傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中,請(qǐng)同學(xué)根據(jù)說明畫出流程圖 老師舉案例說明實(shí)時(shí)控制的重要性 根據(jù)企業(yè)的更高要求改進(jìn)流程,IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程的比較分析,1、IT環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞 2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3IT環(huán)境下加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力 4IT環(huán)境下使得無紙采購、付款業(yè)務(wù)成為可能,主要內(nèi)容,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析 第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析 第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置 第五節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理 第六節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,制定編碼原則,按照一致性原則、層次性原則
6、、易用性原則等設(shè)計(jì)供應(yīng)商編碼。 一致性原則:供應(yīng)商是來自全面各地甚至不同國家,而國家、地區(qū)在在行政管理上國家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號(hào),如北京區(qū)號(hào):010,南京區(qū)號(hào):025。因此,供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國家行政區(qū)號(hào)保持一致。 層次性原則:供應(yīng)商來自不同的省、市、縣等,因此,在編碼上要體現(xiàn)其層次性,便于按省、市進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。 易用性原則:供應(yīng)商是法人,每個(gè)法人都有區(qū)別與其他法人的電話號(hào)碼,因此,在編碼設(shè)計(jì)時(shí)可以采用電話號(hào)碼,便于使用和記憶,數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì),請(qǐng)購單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件(采購合同文件) 供應(yīng)商檔案文件 采購價(jià)格文件(定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新) 入庫單文件(與存貨子系統(tǒng)共享)
7、臨時(shí)憑證文件(與總賬子系統(tǒng)共享,供應(yīng)商檔案文件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),存儲(chǔ)策略 供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件,因此,可以采用一年一個(gè)文件。 存儲(chǔ)方式 供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件,采購訂單文件 (見書,采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),主要內(nèi)容,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析 第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析 第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置 第五節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理 第六節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,為什么要進(jìn)行初始設(shè)置,由于現(xiàn)實(shí)企業(yè)采購的存貨、供應(yīng)商檔案、付款條件、結(jié)算方式等都是實(shí)實(shí)在在存在的,而且是千差萬別的。因而,企業(yè)
8、要實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)完成采購與付款賬款核算和管理,在使用采購與付款子系統(tǒng)前,就要針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的具體要求進(jìn)行具體設(shè)置,將企業(yè)個(gè)性化特征嵌入系統(tǒng),初始設(shè)置內(nèi)容,存貨檔案設(shè)置 供應(yīng)商檔案設(shè)置 采購類型設(shè)置 付款條件設(shè)置 結(jié)算方式設(shè)置 增值稅稅率設(shè)置 期初余額處理等,供應(yīng)商檔案設(shè)置,解釋設(shè)置基本信息的目的,解釋設(shè)置信用信息的目的,供應(yīng)商檔案設(shè)置,期初余額設(shè)置,期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶輸入的采購、應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中,為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)核算和管理采購、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)連續(xù)的要求,是手工采購、應(yīng)付賬款核算向計(jì)算機(jī)核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。錄
9、入的期初余額主要包括“采購初始業(yè)務(wù)”,即將手工采購業(yè)務(wù)送入計(jì)算機(jī)并保存在采購訂單文件中;“應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù)”,即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計(jì)算機(jī)并保存在發(fā)票文件中,主要內(nèi)容,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析 第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析 第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置 第五節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理 第六節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,采購與入庫處理管理,采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。 為了做好采購管理又將采購管理模塊進(jìn)一步劃分為: 請(qǐng)購單處理 采購價(jià)格管理 選擇供應(yīng)商 采購訂單管理,處理請(qǐng)購單,1
10、錄入請(qǐng)購單 2自動(dòng)獲取請(qǐng)購單 3審核請(qǐng)購單,采購價(jià)格管理,采購價(jià)格管理模塊的功能是幫助用戶解決: 如何管理不同(相同)供應(yīng)商在不同(相同)時(shí)期對(duì)不同(相同)產(chǎn)品的報(bào)價(jià); 如何隨時(shí)提供給采購部門最新最完整的存貨采購價(jià)格; 如何處理存貨的新老報(bào)價(jià) 等等問題,采購價(jià)格獲取方法,方法一:通過采購價(jià)格管理屏幕,將供應(yīng)商提供的存貨采購價(jià)格信息(紙張)一一送入計(jì)算機(jī),并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購價(jià)格文件中。 方法二:自動(dòng)獲取,即充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能,管理者通過選擇系統(tǒng)提供的“自動(dòng)獲取”功能指揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購價(jià)格信息,并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購價(jià)格文件,選擇供應(yīng)商,選擇供應(yīng)商的基本原理 一般來講,
11、隨著管理軟件的不斷完善,在采購與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)計(jì)選擇供應(yīng)商模塊,幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個(gè)基本功能:供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置、自動(dòng)生成供應(yīng)商排名,采購訂單管理,采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟(jì)合同。主要包括: 采購什么貨物 采購多少 由誰供貨 什么時(shí)間到貨 到貨地點(diǎn) 運(yùn)輸方式 價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等 采購訂單是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要組成部分,因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內(nèi)容,采購訂單示例,采購發(fā)票編制,采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購發(fā)票,并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。 采購發(fā)票分類 專用發(fā)票 普通發(fā)票(普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù))
12、運(yùn)費(fèi)發(fā)票,采購發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì),在手工環(huán)境下,采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大,其結(jié)果是無效的采購發(fā)票進(jìn)入企業(yè),財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證,記賬,導(dǎo)致采購過程時(shí)控,采購成本居高不下。 在IT環(huán)境下,由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入庫單等控制依據(jù),因此,對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。在設(shè)計(jì)采購與付款子系統(tǒng)時(shí),應(yīng)該改變觀念,將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制,并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購活動(dòng),實(shí)時(shí)控制原理,案例,采購結(jié)算,采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬,在手工業(yè)務(wù)中,采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確認(rèn)的入庫單到財(cái)務(wù)部門,由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購成本。 在IT環(huán)境下,由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)
13、共享,因此,系統(tǒng)提供: “自動(dòng)采購結(jié)算” “人工輔助采購結(jié)算,自動(dòng)采購結(jié)算,將發(fā)票中的單價(jià)與采購訂單文件中訂貨單價(jià)和暫估入庫單價(jià)相核對(duì) 發(fā)票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對(duì) 如果核對(duì)結(jié)果完全相符,生成結(jié)算表,并在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標(biāo)志 如果不完全相符,提示采用手工輔助采購結(jié)算,手工輔助采購結(jié)算,手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是計(jì)算機(jī)根據(jù)采購訂單號(hào)自動(dòng)從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí),將反映該筆先入庫后報(bào)銷的采購入庫業(yè)務(wù)的入庫單、采購發(fā)票、以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上
14、進(jìn)行審核,如果發(fā)票單價(jià)超出訂貨單價(jià)和暫估入庫單價(jià),及時(shí)查明原因 如果認(rèn)為原因合理,審核人員發(fā)出“審核通過”命令,系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單(單到回沖),并根據(jù)采購發(fā)票結(jié)算出存貨成本,生成一張藍(lán)字入庫單,自動(dòng)傳入存貨子系統(tǒng);同時(shí)在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標(biāo)志,生成采購結(jié)算表,并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證: 借:材料或材料采購等 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額) 貸:應(yīng)付賬款 傳遞到總賬子系統(tǒng),付款管理,付款管理模塊的功能: 從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票 用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票 系統(tǒng)自動(dòng)生成準(zhǔn)備付款通知書,供出納使用,自動(dòng)付款 有些先進(jìn)的
15、應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書文件自動(dòng)開支票,并生成付款憑證: 借:應(yīng)付賬款XX供應(yīng)商 貸:銀行存款 傳遞到總賬子系統(tǒng),記賬時(shí)自動(dòng)更新發(fā)票文件的已付金額字段。 一般付款 一般情況下,出納接到準(zhǔn)備付款通知書后,手工簽發(fā)支票,編制付款憑證,再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計(jì)算機(jī),記賬時(shí)自動(dòng)更新總賬子系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)文件,同時(shí)更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額,采購、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化策略,總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)全過程信息的子系統(tǒng),因此,采購與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息-記賬憑證,傳遞到總賬子系統(tǒng)。 為了實(shí)現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略: 首先應(yīng)該建立采購與付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)聯(lián)系的紐帶-憑證模板,并將其保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中; 在日常采購與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),系統(tǒng)通過動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑
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