公司檔案管理制度及流程

1、文件編號公司檔案管理制度及流程版本號A/0文件名稱頁數(shù)共25頁編制部門行政部實施日期2018年3月 日編制審批公司檔案管理制度及流程一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需 求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保 存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形

2、式的歷史記 錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政部：1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導(dǎo)部門檔案管理；2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員：1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政部;2）向行政部移交

3、合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。4、各部門負責人1）批準對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；2）負責對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。5、各公司總監(jiān) / 副總1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序1、 檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄 目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目錄，每季度向行政部

4、移交。a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10 日前。b）檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定 。c）檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存； 文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄 ，以便檢索利用； 文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中。d） 檔案借閱 借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工 作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準

5、，且只帶復(fù)印機，不帶原件；檔案夕卜借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得 轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款 200-2000 不等的罰款元。情節(jié)嚴重者，按檔案法和保密法給予行政處分， 構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。非本公司職工或單位需查閱檔案時， 必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準后， 方能在 閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。e) 檔案銷

6、毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最 后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、 檔案管理細則1)檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)

7、人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計劃、計劃考核 /總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料 等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11) 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；(12) 外出公務(wù)活動(如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料；(13) 財務(wù)檔案資料；(14) 各種實物檔案；(15)其他具有利用

8、和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存 檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥 善保存，行政部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、 完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋

9、贈品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a) 公司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制

10、成光盤脫機保管。c) 每年 3 月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單 ，由部門負責人指定的接收人核實無誤 后簽字，行政部見證。6、檔案移交公司的流程a) 移交前，應(yīng)對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。b) 采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。c) 結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；結(jié)論在前，

11、依據(jù)在后。d) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；e) 行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；f) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上(一式 兩份)簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管檔案編號a) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能 籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表 ，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序 依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。d

12、) 檔案分類及編號的增補、 修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求， 組織實施修訂。 任何部門和個人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。六、相關(guān)記錄1、檔案分類編號表2、文件(合同)管理記錄目錄3、文件檔案移交目錄4、檔案移交清單表5、檔案借閱審批單6、檔案管理流程檔案分類編號表（公司編碼+部門編碼+類別編碼+年份+編號的模式）、公司編碼分類元隆達集團公司格致汽車科技股份有限公司吉林省正軒車架有限公司吉林省海格力斯自動化設(shè)備有限公司編碼JTGSGZKJZXCJHGLS二、部門編碼1集團公司部門企業(yè)文化部行政部基建部企劃部監(jiān)察部設(shè)備動力

13、部財務(wù)部資金部審計部市場部人力資源部采購部物流部編碼WHBXZBJJBQHBJCBSDBCWBZJBSJBSCBRZBCGBWLB2、格致科技公司部門戰(zhàn)略規(guī)劃部總經(jīng)辦倉儲部檢具事業(yè)部項目部計劃部精益生產(chǎn)部品保部研發(fā)中心信息化部誠鼎鑄造董事會辦公室編碼ZLGHZJBCCBJJSYXMBJHBJYSCPBBYFZXXXHCDZZDSHB部門冷沖模 具中心 級進模 具事業(yè) 部冷沖模 具中心 底盤模 具事業(yè) 部冷沖模 具中心 外板模 具事業(yè) 部冷沖模 具中心 普板模 具事業(yè) 部冷沖模 具中心 高強板 模具事 業(yè)部冷沖模 具中心 綜合生 產(chǎn)部輕量化 模具中 心內(nèi)高 壓模具 事業(yè)部輕量化 模具中 心熱成

14、型模具 事業(yè)部落料模具事業(yè)部制造 中心 工藝部制造中 心大件 生產(chǎn)部制造 中心 小件 生產(chǎn) 部制造 中心 外協(xié) 生產(chǎn) 部制造中 心品質(zhì) 管理部制造中 心設(shè)備 管理部制造 中心 綜合部編碼LCJJMLCDPLCWBLCPBLCGQBLCZHQLNGYQLRCXLLMJZZGYZZDJZZXJZZWXZZPZZZSBZZZH3、正軒車架公司部門市場部財務(wù)部開發(fā)部品管部生管部研發(fā)中心生產(chǎn)部行政部編碼SCBCWBKFBPGBSGBYFZXSCBXZB（*子公司）部門財務(wù)部品管部生管部生產(chǎn)部人事行政部編碼*cw*PG*SG*SC*RSXZ4、海格力斯公司部門設(shè)備研發(fā)制造部設(shè)備維修部綜合部編碼YFZZSB

15、WXZHB三、類別編碼、及各部門存檔文件歸檔范圍和保管期限（詳見下表）類別編碼分類 名稱分類 編碼文件歸檔范圍保管 期限聲像 檔案SX照片類ZP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的照片永久2、其他照片材料錄像類LX1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的錄像帶永久2、其他錄像材料錄音類LY1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的錄音帶永久2、其他錄音材料實物 檔案SW榮譽類RY1、單位、部門獲得的榮譽品，單位領(lǐng)導(dǎo)人獲得的重要榮譽品，職工獲得的國 家級榮譽證；永久2、公司獲得的各種獎杯、獎牌、獎?wù)?、獎匾、錦旗等長期3、其他獎品材料印

16、章類YZ1、公司報廢的法人印章、發(fā)文章及綜合辦事機構(gòu)的印章永久2、公司所屬單位失效的印章、發(fā)文章、部門印章長期3、公司變更印章（新增機構(gòu)形成的印章）永久4、其他印章材料資格 證類ZG1、通過認證達到某種標準的合格證、等級證、證明書、級別證書，會員證書、 許可證書、執(zhí)照短期2、其他資格材料贈品ZP1、與其它企業(yè)或外界互相往來的重要禮品、紀念品永久2、其他贈品類字畫ZH1、重要領(lǐng)導(dǎo)及知名人士來元隆達公司視察工作時的題詞、書畫等永久2、其他字畫類其他QT1、反映公司重要活動的體表性實物（如模型、標本、模具、樣品等）永久電子 檔案DZ光盤GP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的

17、圖片、聲 像資料光盤永久U盤UP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動記錄資料的U盤永久硬盤YP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動記錄資料的 硬盤永久磁盤CP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的相關(guān)圖片、 聲像、文字資料，國內(nèi)電子文件材料的數(shù)據(jù)備份。隨文件保 存期限黨群 工作 類DQ黨務(wù) 工作DW1、上級黨組織召開黨務(wù)工作會議的通知、紀要、報告、決議等會議文件永久2、公司黨支部會會議記錄永久3、公司黨員代表大會的通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、紀要等永久4、公司黨支部召開的工作會議通知、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料長期5、上級黨組

18、織對公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知、決議等文件永久6、公司黨支部關(guān)于人事任免的通知、決議、批復(fù)等永久7、上級黨組織頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī) 定、指示、通知等永久8公司黨支部重要專項活動報告、黨務(wù)工作大事記、重大問題的請示、報告 及上級黨組織的批示、批復(fù)等永久9、公司黨支部制定的有關(guān)方針政策、法規(guī)性的文件永久10、公司黨支部對下屬單位黨務(wù)工作的指示、批示、通知等文件材料保管期限：永久長期（30 年）短期（10年）11、公司黨支部關(guān)于表彰先進的通知、決定、公司黨支部及個人受上級表彰 的通知、申請材料等永久12、公司黨支部年度工作計劃和工作總結(jié)、調(diào)查研究報告長期13、其他材料工會

19、工作GH1、工會工作年度計劃、總結(jié)長期2、職代會、工代會材料。長期3、有關(guān)女工及文體活動的材料。短期4、公益事業(yè)的記錄。短期5、公司工會工作的規(guī)章制度、總結(jié)、決定、通知長期6、職代表大會會議通知、報告、換屆、選舉結(jié)果、決議、通報等長期7、工會會員名冊、工會委員增補、任免通知長期8表彰先進的決定及申報材料短期9、勞動競賽、民主管理、勞保福利等文件短期10、企業(yè)文化建設(shè)有關(guān)材料。長期11、其他材料宣傳 工作XC1、各類媒體宣傳指導(dǎo)本企業(yè)的材料。長期2、各種榮譽材料，上級領(lǐng)導(dǎo)的題詞等。（重要的）永久3、對外宣傳材料、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等。（重要的）長期4、企業(yè)內(nèi)部報刊。長期5、上級有關(guān)來文。長期6、重大活

20、動方案材料。短期7、公司宣傳、職工理論學習及精神文明建設(shè)工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、匯報材 料永久8公司制作的各類宣傳圖冊，公司簡介長期9、公司宣傳的各項工作櫥窗內(nèi)容及照片長期紀檢 工作JJ1、公司其它各種工作活動的宣傳文件資料長期2、公司黨員、干部、職工違紀情況調(diào)查報告。短期3、公司對黨員干部的黨紀政紀的處分決定。短期4、警告（不含）以上。短期5、警告處分。短期6、公司廉政建設(shè)的文件材。短期7、向上級的請示、報告、匯報及上級的批復(fù)、通知。長期8群眾來信來訪材料及調(diào)查處理結(jié)。短期9、其他紀檢材料。協(xié)會 工作XH各專業(yè)學會、協(xié)會工作，各群眾團體活動的材料長期部門分類 名稱分類 代碼文件歸檔范圍保管 期

21、限總經(jīng)辦行政 事務(wù)XZ1、上級機關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的決議、條例、規(guī)定、指示、通知等文件材料長期2、上級機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作的題詞、指示、講話材料長期3、上級機關(guān)及相關(guān)部門來公司視察的一般性材料長期4、公司工作計劃、總結(jié)永久5、公司及二級單位關(guān)于機構(gòu)成立、合并、撤消、名稱變更、啟用印章等文件永久6、公司頒發(fā)的重要的管理制度、條例、規(guī)定、辦法永久7、公司頒發(fā)的一般性制度、條例、規(guī)定及辦法等長期8公司大事記、年鑒、簡介永久9、公司黨政聯(lián)席會、總經(jīng)理辦公會的會議材料永久10、公司專題會議材料永久11、公司向上級機關(guān)報送的請示、報告及上級機關(guān)的批復(fù)永久12、公司群眾來信來訪和處理結(jié)

22、果旳文件材料13、公司關(guān)于機要、保密、檔案、文秘等日常工作的文件材料長期14、上級機關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的決議、條例、規(guī)定、指 示、通知等文件材料長期經(jīng)營 決策JY1、公司改革、改制、重組、并購等重大經(jīng)營決策永久2、公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、機構(gòu)架構(gòu)等文件永久3、公司改制工作中實施的各項方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報告等永久4、公司股東會、監(jiān)事會、董事會等會議的通知、議案、決議、報告、紀要等材 料永久5、公司年度經(jīng)營情況分析會等會議材料長期6、公司重要的股東大會文件永久7、其他材料董事會DSH1、年度股東大會材料，議案、決議、紀要、記錄等。永久2、年度歷次董事會決議及會議記錄等。永久

23、3、董事會對上級單位重大請示及有關(guān)批復(fù)。長期4、董事會公告、通知、決定。長期5、上市公司季報、年報。長期6、其他董事會有關(guān)材料。工商 管理GS1、歷次工商登記變更材料。永久2、每個法人單位的工商執(zhí)照、各類權(quán)證、章程、驗資報告、審計報告、機構(gòu)變 更等材料。永久3、各法人單位歷史沿革記錄。永久4、集團公司及其下屬企業(yè)與其它單位簽訂的資產(chǎn)合同、協(xié)議。永久5、商標材料、商標注冊登記證等。永久6、其他有關(guān)工商管理材料。信用 管理XY1、公司認證、達標等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久2、公司形象宣傳、展覽會文件長期3、公司獲得的資質(zhì)、信譽方面的證書及其他獎勵永久4、其他材料。知識產(chǎn) 權(quán)管理Z

24、SCQ1、公司企業(yè)標識和商標標識等方面的材料永久2、公司專利、其他知識產(chǎn)權(quán)方面的申報、證明、審批及管理方面的材料永久3、其他材料。物業(yè) 管理WY1、房屋所有權(quán)證和財產(chǎn)保險合同。永久2、辦公用房租用合同。永久3、租用房屋面積匯總表及費用分攤表。長期4、商房屋物業(yè)管理的有關(guān)文件。短期5、其它材料。短期設(shè)備動力部環(huán)境 管理HJ1、環(huán)境保護工作的規(guī)劃、制度、總結(jié)、環(huán)保責任書、統(tǒng)計、表彰、處罰材料。長期2、IS01400系列環(huán)境認證材料。長期:3、三廢排放、治理情況、措施及監(jiān)測數(shù)據(jù)。短期4、環(huán)保工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)長期5、環(huán)保制度及管理辦法長期6、環(huán)保檢測、調(diào)查、分析材料長期7、環(huán)境污染防、治及節(jié)能減排

25、措施長期8其他材料。安全管理AQ1、安全生產(chǎn)的制度、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、安全責任書等材料。長期2、IS018000系列職業(yè)健康安全管理認證材料。3、公司安全工作管理規(guī)定、技術(shù)安全規(guī)范、總結(jié)、會議記錄等材料長期4、工傷事故報告、調(diào)查分析及處理材料永久5、公司安全生產(chǎn)檢查通知、簡報、情況說明、整改措施等材料長期6、公司職丄安全教育沽動的材料短期7、公司消防安全、交通安全管理等方面旳文件材料短期8其他材料。設(shè)備 檔案SB1、設(shè)備購置甲請、審批、合同、協(xié)議、紀要及商檢材料。長期2、設(shè)備管理辦法、規(guī)定。長期3、設(shè)備規(guī)劃、總結(jié)、設(shè)備運行管理文件。長期4、設(shè)備儀器開箱驗收記錄、合格證、出丿保修單、說明書、

26、圖樣等隨機文字材 料。長期5、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、竣工圖樣、檢測驗收等材料。長期6、設(shè)備儀器保養(yǎng)和大修計劃記錄。至設(shè)備 報廢7、重大事故分析處理報告。長期8設(shè)備儀器檢查記錄、設(shè)備改造記錄和總結(jié)材料。長期9、設(shè)備儀器報廢鑒定材料、申請、批復(fù)和處理結(jié)果。長期10、設(shè)備儀器技術(shù)、質(zhì)量異議的處理結(jié)果材料。長期11、其他材料。財務(wù)部財務(wù) 管理CW1、上級財務(wù)、稅務(wù)部門對公司財務(wù)檢查、稅務(wù)稽查方面的通知、批復(fù)永久2、上級關(guān)于財務(wù)管理、財政紀律檢查、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、通知等長期3、公司關(guān)于財務(wù)管理的規(guī)定、制度、管理辦法等長期4、公司財務(wù)年度工作計劃、財務(wù)預(yù)算及編制說明、總結(jié)等材料永久5、公司內(nèi)部財務(wù)分

27、析、財務(wù)檢查、預(yù)算情況分析等材料長期6、公司財務(wù)工作會議報告、總結(jié)、匯報材料等長期7、公司獎金調(diào)撥、貸款、資金擔保的文件、合同、協(xié)議等長期8其他材料資產(chǎn) 管理ZC1、銀行借款合同書、借款擔保書等。長期2、企業(yè)兼并、重組等資產(chǎn)運作材料。永久3、上級財務(wù)、稅務(wù)部門對公司財務(wù)檢查、稅務(wù)稽查方面的通知、批復(fù)永久4、上級關(guān)于財務(wù)管理、財政紀律檢查、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、通知等長期5、公司關(guān)于財務(wù)管理的規(guī)定、制度、管理辦法等長期6、公司財務(wù)年度工作計劃、財務(wù)預(yù)算及編制說明、總結(jié)等材料永久7、公司內(nèi)部財務(wù)分析、財務(wù)檢查、預(yù)算情況分析等材料長期8公司財務(wù)工作會議報告、總結(jié)、匯報材料等長期9、公司獎金調(diào)撥、

28、貸款、資金擔保的文件、合同、協(xié)議等長期10、資金管理、價格管理、會計管理、資金流通等材料長期11、其他資產(chǎn)管理材料。憑證 類別PZ1、各類原始憑證15年2、記帳憑證3、匯總憑證4、會計其他憑證。賬簿 類別ZB1、現(xiàn)金日記帳25年2、銀行日記帳15年3、明細帳15年4、總帳5、輔助帳冊。15年6、固定資產(chǎn)卡7、銀行對帳單和存款金額調(diào)節(jié)表。25年8磁盤和光盤（電算化）。25年9、其他相關(guān)賬簿材料。報表 類別BB1、會計年報表（決算）。永久2、會計月、季報表。5年3、其他報表。10年審計 類別SJ1、上級機關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等文件長期2、公司審計工作意見、審計報告

29、及批復(fù)等文件永久3、公司審計工作會議記錄、紀要、工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料等長期4、公司重要專項審計報告、批復(fù)、調(diào)查與證明材料永久5、一般性審計報告、批復(fù)、調(diào)查與證明材料長期6、其它工作活動中的審計情況報告材料長期其他 類別QT1、會計檔案移交清冊15年2、會議檔案保管清冊、銷毀清冊永久3、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單5 年4、工資、獎金簽單3年5、其他材料。人力資源部人事管理RS1、上級頒發(fā)的要求公司貫徹執(zhí)行的人事政策、法規(guī)性文件、規(guī)定、辦法、條例、通知等長期2、公司制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等永久3、公司員工職務(wù)任免、聘任的文件及人員招聘計劃及離退休的通知永久4、公司職工名

30、冊、人事統(tǒng)計報表及相關(guān)資料永久5、公司機構(gòu)設(shè)置、名稱變更、印章啟用與作廢、人員編制等相關(guān)文件永久6、公司干部職工獎懲、職稱評聘等文件永久7、公司職工人事調(diào)動、工資轉(zhuǎn)移等證明材料永久8公司勞動人事工作計劃、總結(jié)、報表及調(diào)資方案等長期9、公司老干部、職工離退休、停薪留職、復(fù)轉(zhuǎn)退軍人安置等有關(guān)材料永久10、公司職工獎勵、處罰相關(guān)材料，勞動合同管理、社保、醫(yī)保、工傷保險、 住房公積金等文件材料永久11、因勞動工作引起的糾紛、仲裁、調(diào)解材料永久12、其他人事材料教育訓練JY1、上級頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的文件長期2、公司職工培訓工作計劃、總結(jié)3年3、公司制定的培訓工作制度、請示與批復(fù)等長期4、公司職工專

31、業(yè)技術(shù)培訓統(tǒng)計報表永久5、其他人事材料在職 檔案ZZ干部1 履歷材料：履歷表、個人簡歷、自傳；2.鑒定、考察、考核材料；3學位、培訓和專業(yè)技術(shù)情況的材料：學歷和培訓證明、專業(yè)技術(shù)職 務(wù)評聘、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文等；4. 政治材料：加入各黨、團派的申請書、批準材料；入黨、入團、參 軍、岀國等政審材料；5. 獎勵、處分材料：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通 報表揚等材料；違紀、違法處分決定，查證核實報告，檢查、交待材 料，通報批評材料；6. 工作薪水材料：工資登記表、審批表；干部任免材料，錄用和聘用 審批表，合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表； 出

32、國、出境人員審批表；7其他有保存價值的材料：有殘疾證明材料。永久員工永久離職 檔案LZ辭職辭退離職審批表、申請表短期其他 檔案QT開除自離死亡相關(guān)證明材料短期后勤 福利HQ1、員工生活福利的請示和批復(fù)。短期2、簽訂的福利合同或其他合同。長期3、公司關(guān)于后勤福利、信訪等管理方面的規(guī)章、制度等文件材料長期4、福利費使用的計劃、報告、報表等材料長期5、公司關(guān)于福利費提取的標準與相關(guān)文件長期6、其他資料行政部安全 保衛(wèi)BW1、上級機關(guān)頒發(fā)旳屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行旳有關(guān)文件長期2、公司安全保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、報告、報表等材料長期3、對公司及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表永久4、刑事案件的調(diào)查、審理

33、和處置文件材料永久5、人防工作及民事調(diào)解工作長期6、其他相關(guān)材料。交通 設(shè)備JT1、車輛管理辦法長期2、車輛采購申請、審批、批復(fù)長期3、車輛產(chǎn)權(quán)、保險、使用、維修記錄等材料長期4、事故分析處理結(jié)果長期5、其他材料物資 管理WZ1、房屋資產(chǎn)的管理材料。永久2、固定資產(chǎn)卡片。永久3、公司物資分配計劃長期4、重要物資的采購計劃、審批手續(xù)、招投標合同、協(xié)議等材料永久5、辦公設(shè)備及用品的采購計劃、審批手續(xù)、招投標、采購、調(diào)撥、保險、事故 等文件長期6、倉庫管理規(guī)章制度、臺帳、統(tǒng)計報表長期7、其他物資管理材料檔案 管理DA1、公司檔案工作計劃、總結(jié)長期2、檔案工作規(guī)劃及規(guī)定等材料長期3、公司檔案管理規(guī)章制

34、度長期4、檔案移交清單、銷毀清冊永久5、檔案利用成果材料長期6、信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃長期7、信息化管理的規(guī)章制度長期8信息化工作計劃、總結(jié)長期9、其他檔案與信息材料審計部法律 事務(wù)FL1、日常經(jīng)營管理活動中涉及的法律糾紛和訴訟案件的起訴、調(diào)解材料、調(diào)查材 料、審判結(jié)果等。2、其他法律事務(wù)材料市場部產(chǎn)品 銷售CP1、產(chǎn)品銷售計劃、廣告宣傳、總結(jié)、會議記錄及紀要等長期2、產(chǎn)品銷售合同、價格、協(xié)議等材料長期3、市場分析及用戶調(diào)查材料（客戶公司詳細資料）長期4、售后服務(wù)材料長期5、其他管理材料合同 管理HT1、各類業(yè)務(wù)合同，包括商務(wù)合同、合同協(xié)議、銷售合同、購銷合同、外貿(mào)合同、 及相關(guān)資質(zhì)附件材料等。永

35、久2、其他材料。業(yè)務(wù) 項目YW1、業(yè)務(wù)項目的研發(fā)與形成文件材料。長期2、業(yè)務(wù)項目的經(jīng)營文件材料。長期3、業(yè)務(wù)項目的保障與監(jiān)督文件材料。短期4、業(yè)務(wù)項目反饋意見。短期5、業(yè)務(wù)項目的鑒定與評優(yōu)文件材料。長期6、其他材料基建部項目準 備階段ZB1、建設(shè)項目管理制度、標準、方案、辦法、規(guī)定等長期2、征、租用地申請、報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、說明材料等永久3、廠區(qū)平面圖、地下管線圖永久4、建設(shè)用地、征地、拆遷文件：用地申請報告及上級建設(shè)用地批準書，拆遷安 置意見、協(xié)議、方案等，建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件， 國有土地使用證，土地出讓合同、土地有償使用合同永久5、丄程地質(zhì)勘察報告，水文地質(zhì)勘

36、察報告，地震調(diào)查，自然條件，申報的規(guī)劃 設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件書永久6、初步設(shè)計圖紙和說明、技術(shù)設(shè)計圖紙和說明、審定設(shè)計方案通知及審查意見長期7、相關(guān)行政主管部門批準的文件或有關(guān)協(xié)議（環(huán)保、消防、交通、市政、白蟻 防治、衛(wèi)生等部門），政府有關(guān)部門對施工單位的設(shè)計文件的審批意見永久8施工圖及說明、設(shè)計書等長期9、勘察設(shè)計、施工及工程監(jiān)理招投標中標文件，施工監(jiān)理委托合同等。長期10、勘察設(shè)計、施工及工程監(jiān)理招標未中標文件。長期項目施 工階段SG11、建設(shè)項目申報文件、批復(fù)文件或計劃項目表，規(guī)劃審批申報表及報送的文 件和圖紙，建設(shè)項目規(guī)劃許可證及其附件，建設(shè)項目開工審查表，建設(shè)項目施 工許可證。永久

37、12、投資許可證、審計證明、工程質(zhì)量監(jiān)督等資料長期13、建設(shè)項目管理機構(gòu)、監(jiān)理機構(gòu)、施工管理機構(gòu)及負責人名單長期14、項目管理規(guī)程、規(guī)范、標準、方案等長期15、項目投資、進度、質(zhì)量管理、安全、合同等文件長期16、投標書、資質(zhì)材料、委托授權(quán)書和投標相關(guān)文件永久17、合同書、合同審批文件、合同變更文件永久18、供水、供電、暖氣、通信、排水等供應(yīng)協(xié)議及原料、材料供應(yīng)協(xié)議長期19、建筑圖紙變更記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、工程質(zhì)量檢驗記錄永久20、施工定位測量、地質(zhì)勘探資料永久21、施工試驗記錄、施工記錄長期22、工程質(zhì)量事故及處理記錄、竣工測量資料永久竣工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定、竣工報告、竣工圖永

38、久質(zhì)量監(jiān)控、質(zhì)量事故報告及處理意見長期工程設(shè)計變更、工程竣工決算審核意見書永久工程延期報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見永久其他材料。項目竣 工階段JG工程竣工總結(jié)、工程概況說明永久竣工驗收記錄、證明書、竣工驗收報告、備案表及報驗單永久財務(wù)決算及交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表永久縮微、電子檔案永久其他材料。項目運 行階段YX項目運行維護長期項目維護時產(chǎn)生的問題及處理方法長期項目更新改造。永久其他材料。采購部產(chǎn)品 資料CPZL1、供應(yīng)商報價單短期2、產(chǎn)品樣本長期供應(yīng)商 資料GYS1、供應(yīng)商資質(zhì)證明資料永久2、供應(yīng)商招標、調(diào)查、評估、考核評鑒過程記錄及文件長期3、與供應(yīng)商日常業(yè)務(wù)往來函件以及相

39、關(guān)情況反饋短期其他 資料QT1、采購需求申請以及采購計劃資料（采購申請單；商務(wù)/技術(shù)附近；采購計劃資金預(yù)算及執(zhí)行資料；）長期2、采購合同簽訂過程資料（詢價 /比價/議價/定價等相關(guān)記錄；招標及其他方 式采購過程記錄文件；）長期3、采購合同執(zhí)行過程資料（驗收證明報告/工作聯(lián)系函/質(zhì)疑答復(fù)/問題投訴/問題解決過程及結(jié)果；）長期4、采購相關(guān)會議資料（有關(guān)采購的各種會議資料，包括部門周例會/總部及區(qū)域月度會議/供應(yīng)商落地會議/國內(nèi)外大型展會等）長期合同 資料HT1、產(chǎn)品營銷合同。永久2、其他資料技術(shù)JS1、產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)協(xié)議。永久協(xié)議2、其他資料技術(shù) 單據(jù)3、質(zhì)量單。永久DJ4、設(shè)變單。永久5、其他資料

40、。檢具事業(yè)部產(chǎn)品生 產(chǎn)類CPSC一、計劃階段1、市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預(yù)測分析報告3、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報告7、試驗計劃、方案、規(guī)程8試驗儀器與設(shè)備9、試驗原始數(shù)據(jù)與材料、試驗總結(jié)報告10、試驗分析報告、試驗項目記錄11、試驗鑒定等材料（申請、批復(fù)、評價材料、會議記錄）12、標準化審查報告13、鑒定驗收書14、其他材

41、料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書4、投產(chǎn)報告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗規(guī)范6、公司技術(shù)標準7、生產(chǎn)定型設(shè)計結(jié)構(gòu)或配方8工藝文件、說明書9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗報告14、其他材料四、評優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評優(yōu)文件材料。2、其他評優(yōu)材料五、認證1、認證申請、審批2、認證檢測、檢查報告3、認證證書4、其他認證材料永久1、生產(chǎn)準備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作形成的材料。短期2、各類統(tǒng)計報表。長期生產(chǎn) 管理3、生產(chǎn)調(diào)度工作計劃、總結(jié)、報告長期CCGL4、生產(chǎn)調(diào)度會議紀要長期5、生產(chǎn)調(diào)度的職責、制度

42、、規(guī)程長期6、生產(chǎn)活動綜合分析材料。短期7、其他材料。項目部外事 事務(wù)WS1、赴外考察、培訓旳邀請函、請示、批復(fù)等手段材料和有天參考材料。長期2、外賓接待的日程安排、記錄和有天參考材料。長期3、出國人員的基本情況及出國從事的涉外沽動說明長期4、公司出國人員涉外保密承諾書長期5、外事沽動的審批文件長期6、出國審批手續(xù)、日程安排、考察報告等文件長期7、其他外事事務(wù)材料。合同 管理1、各類業(yè)務(wù)合同，包括維修合同、合同協(xié)議及相天資質(zhì)附件材料等。永久HT2、市場分析及維修丿調(diào)查材料（客戶公司詳細資料）長期3、其他資料維修:WX1、公司內(nèi)部電路、設(shè)備維修記錄長期管理2、其他資料1、項目的申請報告、批復(fù)、通

43、知長期科研2、市場調(diào)查、科研規(guī)劃、可行性研究報告、技術(shù)咨詢等材料長期準備3、科研經(jīng)費申請報告及批復(fù)長期階段4、科研計劃、上級批示長期KYZX5、實驗、試驗方案、考察方案、技術(shù)規(guī)程永久6、其他材料。試驗 開發(fā) 階段SYKF1、研究任務(wù)書永久海格力斯制造2、實驗、試驗記錄、調(diào)整和撤銷的報告永久管理3、試驗綜合分析報告永久（按課4、試驗過程中的各類計算、檢驗、設(shè)計、技術(shù)說明、配方、圖樣、工藝流程永久題設(shè)置 代號）5、其他材料。鑒定1、科研工作完成（或中斷）總結(jié)永久驗收2、技術(shù)分析報告、標準化審查報告長期階段3、鑒定證書、科技成果鑒定證書永久JDYS4、其他材料。成果1、科技成果申報表、登記表及附件永

44、久申報2、科技成果獎勵申報及評審材料永久階段3、獲獎證書及批件永久CGSB4、其他材料。圖紙:TZ1、研發(fā)項目圖紙原件。永久管理2、其他資料外發(fā) 公文1、為規(guī)范企業(yè)員工行為所制定的各種規(guī)章制度和工作流程。永久WF2、提供企業(yè)公天活動策劃方案，報批并組織實施方案的材料。永久3、相天資料收到:SD1、上級機天頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的有天文件永久公文2、相天資料會議HY1、部門內(nèi)部每次會議記錄長期資料2、相天資料1、協(xié)助企業(yè)高層設(shè)定遠景目標，并對遠景目標進行系統(tǒng)的階段性規(guī)劃的材料永久企劃部發(fā)展 規(guī)劃2、擬定銷售宏觀政策、行銷計劃、報批并監(jiān)督實施永久GH3、開發(fā)、整合產(chǎn)品，制定價格和推廣方案，并對產(chǎn)品

45、推廣進行跟蹤和檢討相天 資料永久4、其他資料1、進行市場調(diào)研，收集行業(yè)市場信息，研究行業(yè)發(fā)展動態(tài)，為企業(yè)高層決策提 供戰(zhàn)略資料和信息資料長期可研KY2、對產(chǎn)品生命周期、品牌建設(shè)、研究和管理的相天資料長期報告3、對促銷費用和廣告費用使用的跟蹤、反饋及費用審核的相關(guān)資料長期4、負責對銷售數(shù)據(jù)的收集、分析、總結(jié)、歸檔、備案等材料永久5、相關(guān)資料合同 資料HT1、營銷推丿臺冋永久2、公司內(nèi)部活動涉及合同永久3、相關(guān)資料研發(fā)中心產(chǎn)品 生產(chǎn)類CPSC一、計劃階段1、市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預(yù)測分析報告3、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同4

46、、專題分析報告、會議紀要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報告7、試驗計劃、方案、規(guī)程8試驗儀器與設(shè)備9、試驗原始數(shù)據(jù)與材料、試驗總結(jié)報告10、試驗分析報告、試驗項目記錄11、試驗鑒定等材料（申請、批復(fù)、評價材料、會議記錄）12、標準化審查報告13、鑒定驗收書14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書4、投產(chǎn)報告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗規(guī)范6、公司技術(shù)標準7、生產(chǎn)定型設(shè)計結(jié)

47、構(gòu)或配方8工藝文件、說明書9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗報告14、其他材料四、評優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評優(yōu)文件材料。2、其他評優(yōu)材料五、認證1、認證申請、審批2、認證檢測、檢查報告3、認證證書4、其他認證材料科技 管理KJGL1、科技發(fā)展規(guī)劃、計劃及管理規(guī)定等長期2、新產(chǎn)品開發(fā)、科技成果管理、技術(shù)引進長期3、技術(shù)革新、引進新技術(shù)、技術(shù)改造等材料長期4、學術(shù)論文、專題報告長期5、技術(shù)革新評獎材料。長期6、專利工作文件。永久7、企業(yè)現(xiàn)代化和信息化建設(shè)、規(guī)劃、計劃、總結(jié)。長期8檔案、圖書、情報工作有關(guān)材料。短期9、其他材料。制造 管理科研 準備1、項目的申請報告、批復(fù)、通知長期2、市場調(diào)查、科研規(guī)劃、可行性研究報告、技術(shù)咨詢等材料長期（按課 題設(shè)置 代號）階段KYZB3、科研經(jīng)費甲