會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度

1、第一章 總 則第一條 為了確保會計(jì)電算化工作的正常開展，保證會計(jì) 電算化核算的真實(shí)、準(zhǔn)確、及時和完整，使之更好的為會計(jì)核算 及財(cái)務(wù)管理工作服務(wù)，根據(jù)會計(jì)電算化工作規(guī)范 （ 1996 年 6 月 10 日財(cái)政部發(fā)布）之要求，并結(jié)合公司會計(jì)核算特點(diǎn)，制定 本管理制度。第二條 公司本部及下屬各管理處的會計(jì)電算化工作實(shí)行 統(tǒng)一管理，由公司會計(jì)部指定專人負(fù)責(zé)。第三條 會計(jì)電算化操作人員需經(jīng)過專門培訓(xùn)，且取得深 圳市財(cái)政局頒發(fā)的會計(jì)電算化操作人員合格證 。第二章 會計(jì)電算化崗位職責(zé)第四條 會計(jì)電算化工作在總會計(jì)師領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行崗位職 責(zé)制，電算化崗位包括電算化領(lǐng)導(dǎo)、電算化審核、軟件操作員、 電算維護(hù)員：1

2、電算化領(lǐng)導(dǎo)（總會計(jì)師） ： 負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)會計(jì) 電算化領(lǐng)導(dǎo)工作，設(shè)計(jì)公司及管理處全面實(shí)施會計(jì)電算化 的總體規(guī)劃。2 電算化審核員（會計(jì)部經(jīng)理） ：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督財(cái)務(wù)網(wǎng) 絡(luò)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作， 防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊； 負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析；負(fù)責(zé)各軟件操 作人員的權(quán)限分配；負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審 核、修改，對打印輸出的憑證、帳簿、報表進(jìn)行確認(rèn)；負(fù) 責(zé)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及登錄密碼的管理工作；負(fù)責(zé)管理處會 計(jì)電算化的具體實(shí)施， 包括審批以電腦帳代替手工記帳等。3 軟件操作員（會計(jì)） ：負(fù)責(zé)輸入記帳憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)，打印輸出記帳憑證，登記經(jīng)審核無誤的記 帳憑證入帳

3、，進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)處理，打印輸出會計(jì)帳簿、會 計(jì)報表。4 電算維護(hù)員（會計(jì)） ：負(fù)責(zé)與公司信息中心及財(cái)務(wù)軟件公司的聯(lián)絡(luò)工作，保證公司財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件及管 理處軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行；負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理，進(jìn)行日 常的軟件維護(hù)，并對操作人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。第五條 基本會計(jì)崗位和電算化崗位， 可以在保證會計(jì)數(shù)據(jù) 安全的前提下交叉設(shè)置，但各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。第三章 會計(jì)電算化操作管理第六條 電算化審核員（會計(jì)部經(jīng)理）需明確規(guī)定各操作 人員對財(cái)務(wù)軟件操作的范圍。第七條 所有財(cái)務(wù)操作人員必須對自己的電腦進(jìn)行密碼管 理，設(shè)立開機(jī)密碼、屏幕保護(hù)密碼、網(wǎng)絡(luò)登錄密碼、軟件操作密 碼四級密碼。操作員應(yīng)做好密碼的保密

4、工作。第八條 財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)初始化完成正確后，加以固定，除 更名外一般不得進(jìn)行修改。 公司的更名需與財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商聯(lián)系 更改。第九條 操作人員必須嚴(yán)格遵守電算化操作流程的規(guī)定：軟件操作人員輸入原始數(shù)據(jù)，制作記帳憑證電算化審核人 員審核、修改記帳憑證軟件操作人員進(jìn)行帳務(wù)處理一一f電算化審核人員審核數(shù)據(jù)軟件操作人員打印輸出會計(jì)帳簿、會計(jì)報表電算化審核人員審核確認(rèn)電算化審核人員進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析。具體操作如下：1 記帳憑證的輸入應(yīng)按要求操作，輸入憑證編制的日期、編 號、附件張數(shù)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、科目代碼、發(fā)生金額、支 票號碼和現(xiàn)金流量編號等，憑證編號應(yīng)連續(xù)，有借必有貸、 借貸必相等。在確定無誤后，方可打印

5、當(dāng)前憑證，并按同 樣的操作輸入下一張憑證。2 每一工作日，已存于計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)憑證由電算化審核人 員審核后方可進(jìn)行登帳，登帳完畢后，操作員輸出現(xiàn)金、 銀行存款日記情況表，交出納核對帳實(shí)情況。如有不符， 應(yīng)及時告知會計(jì)主管及有關(guān)人員，查明原因，及時解決。3 每個月末進(jìn)行月結(jié)：在本期所有憑證都已正確輸入、審核 和登帳后；打印出總帳及明細(xì)余額表；打印現(xiàn)金日記帳和 銀行存款日記帳；計(jì)算并輸出會計(jì)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、損 益表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表） ；憑證分冊裝訂歸檔。所 有證、帳、表需按公司統(tǒng)一規(guī)定的格式打印。4 每年度末需打印出總分類帳和明細(xì)分類帳，并按要求裝訂 成冊歸檔保存。第十條 會計(jì)科目的具體

6、操作：1 會計(jì)科目的增加和修改：在確實(shí)需增加或修改會計(jì)科目 時，操作員先提出申請，經(jīng)電算化審核人員批準(zhǔn)后，由電 算化維護(hù)員在系統(tǒng)中按規(guī)定增加和修改。2 會計(jì)科目的刪除：在一個會計(jì)年度內(nèi)，使用過的科目是不 能刪除的。在會計(jì)年度結(jié)束時，需對會計(jì)科目表進(jìn)行一次 清理，對于確定不再使用并且金額為零的會計(jì)科目，由操 作員提出經(jīng)電算化審核員批準(zhǔn)， 由電算化維護(hù)員進(jìn)行刪除， 刪除前必須做好數(shù)據(jù)的調(diào)整和備份。第十一條 操作人員離開電腦時， 必須設(shè)立屏幕保護(hù)程序； 離機(jī)時間超過一小時需執(zhí)行相應(yīng)命令退出財(cái)務(wù)軟件， 以確保財(cái)務(wù) 數(shù)據(jù)的保密性。第十二條 操作人員不得對已經(jīng)確定啟用或正在應(yīng)用的會 計(jì)科目庫等進(jìn)行刪除和修

7、改等操作； 不得對財(cái)務(wù)軟件中的任何帳 證表結(jié)構(gòu)、公式進(jìn)行修改和刪除等操作。第十三條 管理處在電腦帳和手工帳并行實(shí)施三個月后， 向會計(jì)部提交書面的甩帳申請， 經(jīng)會計(jì)部審查批準(zhǔn)后方可甩掉手 工帳。第四章 計(jì)算機(jī)硬件、財(cái)務(wù)軟件管理第十四條 財(cái)務(wù)配置的電腦應(yīng)專人專用，電腦系統(tǒng)硬件安 裝調(diào)試好后，不得隨意拆卸、掛接；系統(tǒng)參數(shù)一經(jīng)設(shè)置，不得隨 意修改。第十五條 應(yīng)保持電腦系統(tǒng)有良好的工作環(huán)境， 做到防塵、 防水、防盜、防磁等措施，定期對系統(tǒng)進(jìn)行清潔、測試和檢查。第十六條 禁止在電腦上進(jìn)行玩游戲， 放影視等娛樂活動。 第十七條 操作人員需確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保 密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。

8、 非電算維護(hù)員不得使 用 MICROSOFT ACCESS、PCTOOLS 、PCSHELL 等工具軟件。第十八條 所有操作人員需定期進(jìn)行電腦的殺毒工作；遇 臨時性病毒需采取預(yù)防措施； 在需使用磁性介質(zhì)前要確保其安全 性、衛(wèi)生性；軟盤需由專人購買，禁止使用來歷不明的軟盤。第十九條 電腦硬件或軟件出現(xiàn)故障時，需先保存最近的 會計(jì)數(shù)據(jù)才能進(jìn)行排除措施。 并利用最近一次的備份， 將數(shù)據(jù)恢 復(fù)到最近狀態(tài)第二十條 對正在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行修改、改版、升級 等工作時，要有一定的審批手續(xù)， 需先由電算化維護(hù)員提出申請， 經(jīng)由電算化領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可進(jìn)行。在軟件修改、改版、升級 等工作進(jìn)行過程中， 要保證實(shí)際

9、會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全性； 由 電算化審核員進(jìn)行監(jiān)督； 并留有修改的記錄， 作為電算化會計(jì)檔 案保存。第二十一條 財(cái)務(wù)軟件光盤需由專人保管并及時更新。第五章 會計(jì)電算化數(shù)據(jù)、檔案管理第二十二條 所有會計(jì)電算化數(shù)據(jù)均必須每兩天做一次硬 盤備份，具體方法是：點(diǎn)擊系統(tǒng)界面上的垃圾簍圖標(biāo)，彈出備份 數(shù)據(jù)對話框，將備份文件名改為BEEACOOO o BKO,再點(diǎn)擊備份。第二十三條 每月末需將會計(jì)電算化數(shù)據(jù)進(jìn)行完整的備份 （硬盤和軟盤兩種）。硬盤備份方法為：進(jìn)入系統(tǒng)管理，點(diǎn)擊備 份與恢復(fù)，點(diǎn)擊完整備份開始備份。軟盤備份方法為：將數(shù)據(jù)壓 縮備份到軟盤上，單獨(dú)保存。第二十四條 存有會計(jì)信息（包括軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)）的磁 性介質(zhì)或其他介質(zhì)（無論是否已經(jīng)書面輸出） ，均視為電算化會 計(jì)檔案，對電算化會計(jì)檔案要按會計(jì)檔案管理制度的規(guī)定妥 善管理，并做好防磁、防火、防潮和防塵工作，以防止其丟失或 損壞。第二十五條 嚴(yán)格各種電算化會計(jì)檔案的存檔手續(xù)，所存 檔資料必須有電算化審核員、操作員和電算化維護(hù)員同時簽章， 并由專人造冊登記保管。第二十六條 操作人員未經(jīng)公司電算化領(lǐng)導(dǎo)的同意，不得擅自對外提供任何有關(guān)會計(jì)電算化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料。第六章 內(nèi)部監(jiān)控第二十七條 公司會計(jì)部