電子郵件格式培訓(xùn)課件

1、電子郵件格式培訓(xùn),運(yùn)營管理部,E-mail format training,內(nèi)容提綱,一、郵件主題 二、稱呼與問候 三、正文 四、附件 五、結(jié)尾簽名 六、回復(fù)技巧 七、正確使用發(fā)送、抄送,主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意 義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性,01,郵件主題 Mail subject,主題可以是郵件的內(nèi)容概括或項目名稱,一、主題內(nèi)容,二、主題要求,1.不要空主題,2.主題要簡潔,3.主題要真實反映郵件的主要內(nèi)容或重要性,4.一個主題一封信，不可大雜燴,5.標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯別字,02,稱呼與問候 The title andgreeti

2、ngs,1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度,a、郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人情況下可以稱呼大家、ALL。 b、如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方 c、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英名 ,英文名前可加“Dear”以表敬意。 d、關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫,2、 Email開頭最好要有問候語,英文開頭寫 “HI”，中文開頭寫 “上午好” 或“您好”，問候語是稱呼換行空兩格寫,03,正文 The text,1、Email正文要簡明扼要，行文通暢； 2、合理提示重要信息； 4、一次郵件交待完整信息； 5、要寫明需解決的問題； 6、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；

3、7、如果事情復(fù)雜，最好1、2、3的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明； 8、不能出現(xiàn)拼寫錯誤和錯別字，這是書面化能力的基本要求,04,附件 Attachment,1、如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶 有多個附件時； 4、附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包 壓縮成一個文件； 5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響 使用； 6、如果附件過大（不宜超過10MB），應(yīng)分割成 幾個小文件分別發(fā)送或壓縮后發(fā)送,05,結(jié)尾簽名 The end of the s

4、ignature,1、簽名檔信息不宜過多,電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可 包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真 、地址等信息。對方如果需要更詳細(xì) 的信息，自然會與你聯(lián)系,2、簽名字體規(guī)格,簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配， 簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂 碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小 一些,06,回復(fù)技巧 Reply skills,1、及時回復(fù)Email 2、進(jìn)行針對性回復(fù) 3、回復(fù)內(nèi)容要具體有效。 4、不要就同一問題多次回復(fù)討論 5、要區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體 6、主動控制郵件的來往,07,正確使用發(fā)送、抄送 The correct use ofsending,CC,收件人是要 受理這封郵 件，理應(yīng)對 郵件予以回 應(yīng),而CC的則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵 件予以回應(yīng)， 當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng) 然可以回mail,只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。不濫轉(zhuǎn)、發(fā)郵件,1,2,3,結(jié)束語,通過以上內(nèi)容，大家對電子郵件的使用應(yīng)該有了更深的認(rèn)識！歸結(jié)到底，只發(fā)有效