秘書職能和職責(zé)范本

1、秘書職能和職責(zé)范本秘書職能教學(xué)設(shè)計(jì)潁州職業(yè)教育中心張洪鋒教學(xué)目的：一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；二、掌握秘書文稿撰擬要領(lǐng)。教學(xué)重點(diǎn)。掌握秘書的基本職能教學(xué)課時(shí)：一課時(shí)教學(xué)過(guò)程：一、秘書的基本職能現(xiàn)代漢語(yǔ)小詞典這樣解釋“職能”人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用。秘書的職能，是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)與管理工作的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職責(zé)權(quán)限。秘書職能，在具有一定的規(guī)范性和相對(duì)穩(wěn)定性的同時(shí)，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標(biāo)與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的信任度。秘書的基本職能可以概況為。辦理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、輔助決策、綜合服務(wù)，

2、具體來(lái)說(shuō)就是“管理事務(wù)，參與政務(wù)”。1、辦理事務(wù)秘書的事務(wù)工作是相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)工作而言的。政務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)者所從事的具有全局性和戰(zhàn)略性意義的公務(wù)活動(dòng)，如決策。事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作，如電話接打、會(huì)議服務(wù)、信訪工作、文書處理等。政務(wù)是事務(wù)的統(tǒng)帥和核心，事務(wù)是政務(wù)的基礎(chǔ)和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務(wù)工作無(wú)論是經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的還是偶發(fā)的，在辦理的過(guò)程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務(wù)的過(guò)程中要遵循被動(dòng)中求主動(dòng)、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。2、協(xié)調(diào)關(guān)系現(xiàn)代管理活動(dòng)處處離不開(kāi)協(xié)調(diào)。任何組織只有通過(guò)協(xié)調(diào)，才能形成整體的合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范

3、圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。與領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門的協(xié)調(diào)不同，秘書部門的協(xié)調(diào)有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程中要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。3、輔助決策在實(shí)際工作中，任何決策都是一個(gè)過(guò)程而不僅僅只是拍板這一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，輔助決策定義為：在決策過(guò)程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策一般要經(jīng)過(guò)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋等四個(gè)

4、階段。4、綜合服務(wù)秘書是為以領(lǐng)導(dǎo)為核心的集團(tuán)服務(wù)的，秘書通常提供的是全方位的服務(wù)，既包含公務(wù)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要，有時(shí)也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務(wù)意識(shí)，“全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)及其集團(tuán)服務(wù)”。當(dāng)然，在服務(wù)的過(guò)程中要注意方式方法，還要善于運(yùn)用資源。二、秘書日常事務(wù)職能1、辦公用品管理2、接待3、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)4、值班5、通訊工作6、印章管理7、機(jī)要保密三、秘書專項(xiàng)職能1、信息管理2、調(diào)查研究3、會(huì)務(wù)工作4、公文處理5、檔案管理6、信訪工作四、秘書特別受權(quán)職能1、公文寫作秘書在撰擬文稿時(shí)要注意一下幾個(gè)方面。要明確自己代筆者的地位，要準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，要選用準(zhǔn)確而不含糊、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語(yǔ)

5、言表達(dá)，要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改，要有可靠依據(jù)，要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。2、督查3、協(xié)調(diào)4、談判受權(quán)談判中秘書工作的任務(wù)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定談判的中心議題和準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)。準(zhǔn)備好談判各方的有關(guān)材料。對(duì)談判中意外情況的預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備。把握談判進(jìn)程。總結(jié)和評(píng)價(jià)談判的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)搞好信息反饋。五、秘書深層職能秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。秘書參謀的原則。明確角色定位，不失職不越權(quán)。明確參謀定位，謀而不斷。立足規(guī)勸層面，諫而有度。六、思考與聯(lián)系（一）、案例分析方秘書作繭自縛一個(gè)大型會(huì)議的晚會(huì)內(nèi)容怎么定，方秘書先請(qǐng)示分管辦會(huì)的黃副主任，定為“舉辦電影晚會(huì)”。黃沒(méi)有說(shuō)要再往上請(qǐng)示，而方秘書自認(rèn)為再請(qǐng)示一把手賈主任也許會(huì)更好辦事。在請(qǐng)示賈時(shí)又沒(méi)有把已請(qǐng)示黃所定的意見(jiàn)告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會(huì)出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，該怎么辦。方秘書左右為難。幾個(gè)辦會(huì)秘書研究，最近定為按賈主任的意見(jiàn)執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評(píng)，說(shuō)明擬按賈主任的意見(jiàn)辦，請(qǐng)黃諒解。當(dāng)時(shí)黃對(duì)方秘書多頭請(qǐng)示很不