（完整版）物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案

1、本word文檔可編輯可修改 第部分物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案第一節(jié)檔案資料管理方案隨著建筑設(shè)計(jì)高科技專(zhuān)業(yè)化 的發(fā)展，信息成為管理資源中 的重要因素，為此思蘭雅苑物業(yè)管理 的檔案建立與管理，必須采用先進(jìn) 的管理技術(shù)，通過(guò)檔案 的集中化、有序化、信息化 的科學(xué)程序，對(duì)物管區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理與服務(wù)項(xiàng)目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件等，都建立相應(yīng) 的管理檔案，并牢固樹(shù)立檔案管理財(cái)務(wù)觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案材料 的管理真正為管理服務(wù)。檔案資料管理，設(shè)檔案管理員一人，有一定檔案資料管理經(jīng)驗(yàn)，精通電腦操作，工作責(zé)任心強(qiáng)。一、檔案資料管理運(yùn)作流程收集整理歸檔利用1、檔案資料 的收集：（1）設(shè)立檔案

2、資料室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化 的先進(jìn)手段，由專(zhuān)職檔案管理員，建立相應(yīng) 的管理制度，對(duì)所有 的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。（2）資料 的收集，堅(jiān)持內(nèi)容豐富 的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料 的內(nèi)容，以實(shí)際工作需要出發(fā)。信息資料 的來(lái)源渠道；規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工驗(yàn)收 的全部工程技術(shù)，維修資料；物業(yè)構(gòu)成 的方面，到房屋主體，公共設(shè)施，小到一樹(shù)一木全有詳細(xì) 的資料。2、資料 的分類(lèi)整理：收集 的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員 集中整理、分類(lèi)。整理 的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)資料信息 的來(lái)源，內(nèi)容，表現(xiàn)形式 的特點(diǎn)，做到條理清晰，分類(lèi)合理。二、檔案資料 的分類(lèi)檔案資料內(nèi)部檔案外來(lái)檔案業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查分析檔案業(yè)主投訴

3、回訪記錄檔案車(chē)輛管理記錄檔案保安服務(wù)管理檔案日常服務(wù)管理檔案住戶(hù)及家庭檔案房屋維修檔案裝修管理檔案機(jī)電設(shè)備管理消防管理檔案日常維修檔案綠化管理檔案驗(yàn)收竣工資料規(guī)劃?rùn)n案其他檔案三、資料 的歸檔管理（1）歸檔就是根據(jù)資料本身 的內(nèi)存規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué) 的分類(lèi)與保存。根據(jù)實(shí)際需要，思蘭雅苑 的資料歸檔由管理處保存，如：錄像帶、膠卷、照片、圖景等檔案按不同 的業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)，造冊(cè)，編輯并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī) 的先進(jìn)管理手段，盡可能把其他形式 的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案 的出室、入室都有嚴(yán)格規(guī)定，出室必須具備資格 的人員經(jīng)登記后方可借出，入室時(shí)，須由專(zhuān)人檢查，如有破損，立即修復(fù)，

4、 并視情追究有關(guān)人員 的責(zé)任。檔案管理員需及時(shí)收回在外 的文件資料，嚴(yán)防丟失。（3）檔案管理環(huán)境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質(zhì)。四、檔案資料 的運(yùn)用：充分發(fā)揮檔案資料 的儲(chǔ)存和使用價(jià)值，所有管理處資料，如住戶(hù)資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等，隨時(shí)可以查閱調(diào)用，便于工作 的監(jiān)察和檢查。第二節(jié)住戶(hù)檔案管理物業(yè)管理處在業(yè)主入住時(shí)應(yīng)按規(guī)定程序，指導(dǎo)、協(xié)助業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)，并同時(shí)進(jìn)行業(yè)主檔案 的登記和建立。在業(yè)主檔案登記和建立之前，除進(jìn)行相關(guān) 的管理服務(wù)、驗(yàn)收房屋、交納費(fèi)用、簽領(lǐng)鑰匙和物資等之外，須進(jìn)行前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議、物業(yè)管理服務(wù)合同、業(yè)主公約、裝修管理規(guī)定、住宅室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修現(xiàn)

5、場(chǎng)注意事項(xiàng)、物業(yè)使用守則、治安責(zé)任書(shū)等事項(xiàng) 的受理與簽訂。1、業(yè)主辦理入住流程圖交房通知物業(yè)管理處咨詢(xún)驗(yàn)房收房簽定物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議 交納費(fèi)用簽領(lǐng)鑰匙及物資建立檔案2、檔案 的建立管理處在辦理業(yè)主入住手續(xù) 的同時(shí)，向業(yè)主發(fā)放思蘭雅苑小區(qū)辦理入住手續(xù)情況登記表，指導(dǎo)業(yè)主填寫(xiě)房號(hào)、姓名、聯(lián)系電話、人戶(hù)分離情況、入住手續(xù)、住房面積、合同編號(hào)等并要求業(yè)主提供身份證復(fù)印件，在收集和整理業(yè)主資料后，分戶(hù)建立業(yè)主檔案。3、檔案 的管理（1）物業(yè)管理處設(shè)資料管理員，對(duì)業(yè)主檔案按照樓棟、單元進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)行統(tǒng)一管理；（2）業(yè)主檔案必須實(shí)行資料專(zhuān)人專(zhuān)管，除公司有關(guān)部門(mén)查閱、公安執(zhí)法部門(mén)因工作需要須持有證明調(diào)閱外，不得隨