OA運行管理辦法(試行)

1、*辦公自動化系統(tǒng)運行管理辦法（試運行）第一章 總 則第一條 為保障 * 辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱 OA） 安全、有效、規(guī)范運行，根據(jù) * 企業(yè)網(wǎng)建設(shè)及 OA 系統(tǒng) 實施要求，結(jié)合 * 實際，特制定本辦法。第二條 OA 系統(tǒng)運行是指在 * 范圍內(nèi)， 使用用友致 遠辦公通軟件處理日常辦公業(yè)務(wù)，實現(xiàn)本單位移動辦公、資 源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機制。第三條 *OA 系統(tǒng)運行應(yīng)堅持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程 程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司公文管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。第四條 OA 系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤， 并對每位公 司員工工作事項的處理周期、 處理件數(shù)、 延誤

2、情況進行記錄。 并將使用情況納入單位（部門）年度考核范圍。第五條 本辦法適應(yīng)于 * 各部室。第二章 系統(tǒng)運行人員及職責(zé)管理第六條0A系統(tǒng)的運行實行公司信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組 領(lǐng)導(dǎo)下的分級負責(zé)制。行政辦公室負責(zé)OA系統(tǒng)的培訓(xùn)、日常維護及技術(shù)支持工作，負責(zé)OA系統(tǒng)的應(yīng)用推廣、運行管理和檢查工作。公司所屬單位和機關(guān)各部室負責(zé)OA系統(tǒng)的操作使用。第七條公司設(shè)立總系統(tǒng)管理員一名，負責(zé)0A系統(tǒng)基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)設(shè)置及數(shù)據(jù)備份；系統(tǒng)管理員應(yīng)由工作責(zé)任心強，具備 一定計算機知識的人員擔(dān)任。第八條公司行政辦公室設(shè)立總文檔管理員一名，負責(zé)對總公司各單位（部門）文檔管理員授權(quán)及公共討論區(qū)的管 理；公司各部室指定文檔管理員一名，

3、負責(zé)對本部門文檔進 行管理（新建、歸檔、整理、授權(quán)等） 。第九條0A系統(tǒng)使用范圍包括公司管理人員及需要使用該系統(tǒng)的其它人員。第三章系統(tǒng)運行操作業(yè)務(wù)管理第十條0A系統(tǒng)功能包括：協(xié)同工作、表單管理、公文 管理、電子郵件、文檔管理、日程 /會議/計劃、公共信息、 關(guān)聯(lián)人員、關(guān)聯(lián)項目、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)等。第十一條 公司員工應(yīng)熟練掌握 OA系統(tǒng)的操作方法， 在使用0A系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時，應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、通過OA系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員 視同知曉，應(yīng)及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。2、公司員工應(yīng)保證通過 OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文 件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負責(zé)。3、公司員工

4、應(yīng)保證 OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則 上不超過1個工作日。如有出差、請假、培訓(xùn)等特殊原因離 開時，須通過代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。第十二條 OA系統(tǒng)公共信息管理實行實名制，不得在 OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關(guān)的公告或調(diào)查；應(yīng)避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國家相 關(guān)法律法規(guī)。第十三條 OA系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)單位（部門）應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說明實行網(wǎng)上辦 公，流程定制發(fā)起的單位（部門）應(yīng)督促系統(tǒng)模板的使用。第四章業(yè)務(wù)管理規(guī)則第十四條發(fā)文（單位管理部門發(fā)文、會議紀(jì)要）。1、公司各管理部門發(fā)

5、文，由各部門職員擬稿，交部門 經(jīng)理（或副經(jīng)理）審核后，提交行政辦公室核稿，由行政辦公室根據(jù)文件性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)工作分工，把文件提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文件傳遞給辦公室文件管理員，管理員對 文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。2、會議紀(jì)要，由辦公室人員起草，提交辦公室主任 審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室文檔管理員歸檔并發(fā)布。第十五條文檔管理1、一般文檔管理各部室文檔管理員應(yīng)對本單位需保存、共享的資料進行分類整理，并歸檔到本部室“單位文檔”對應(yīng)目錄中；并根 據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備 份。2、公文文檔管理公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫， 形成歸檔文件，檔案管理員

6、要對文件進行登記、分類、立卷 等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員查閱 公文內(nèi)容需要在辦公系統(tǒng)中提出申請，由檔案管理人員授權(quán)后查閱。第十六條日常辦公1、請假等管理單位人員請休病假或事假，須經(jīng)協(xié)同系統(tǒng)傳遞填寫 請假單，并根據(jù)情況提交給本部門領(lǐng)導(dǎo)或直接交給公司領(lǐng)導(dǎo) 審核，同時知會人事部門。2、協(xié)同辦公管理單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內(nèi)部 或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進行日常的文件的交 流和消息溝通。3、報表管理領(lǐng)導(dǎo)需要查看的業(yè)務(wù)報表，業(yè)務(wù)人員除了在目標(biāo)文檔中 存放并授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)查閱外， 還需要以協(xié)同方式傳遞通知相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)。4、會議管理召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或

7、方案， 通知相關(guān)人員，描述會議相關(guān)信息，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部 門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要交領(lǐng)導(dǎo)審批或直接交辦公室發(fā)布。5、公告管理由辦公室起草公告通知等信息，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核或 直接交領(lǐng)導(dǎo)審核后在辦公 0A系統(tǒng)上直接發(fā)布。第五章安全保密管理第十七條 0A系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密法律、 法規(guī)和集團公司商業(yè)秘密保護的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。第十八條 0A系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉 及國家秘密，以及公司商業(yè)秘密機密級以上的公文，仍以紙 質(zhì)文件傳遞。第十九條 通過OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同 內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需打印存檔

8、。第二十條 0A系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和 認證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時更換密碼，不得泄露給 他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負責(zé)。第六章系統(tǒng)維護管理第二一條為避免計算機病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，0A服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟 件，單位系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查本單位操作用計算機安裝防 病毒軟件并及時更新操作系統(tǒng)安全補丁及病毒特征碼。第二十二條 系統(tǒng)管理員負責(zé)每日對 0A 數(shù)據(jù)進行本機 備份，每月末對 0A完整數(shù)據(jù)（含upload ）進行一次異地備 份。第二十三條總文檔管理員應(yīng)定期清理討論區(qū)內(nèi)容；各單位（部門）文檔管理員應(yīng)定期整理本單位（部門）“單位文檔”中文檔資料，及時