2021年會議接待方案5篇

1、會議接待方案5篇 接送機(jī)地點：廣州白云國際機(jī)場 下榻酒店：廣州香格里拉五星級酒店 會議地點：廣州香格里拉五星級大酒店會議廳 嘉賓等一行人及其陪同人員 總負(fù)責(zé)：接待辦 跨部門接待小組：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組 1制發(fā)，邀請嘉賓，協(xié)調(diào)時間 2食宿安排，提前預(yù)定 3迎接車輛安排 4迎賓（嘉賓到達(dá)前20分鐘，相關(guān)人員需做好迎賓工作） 5. 相關(guān)接待人員，負(fù)責(zé)相關(guān)接待工作 1機(jī)場一層到達(dá)廳內(nèi)設(shè)接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達(dá)情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達(dá)電梯口等候，接到嘉賓后負(fù)責(zé)引導(dǎo)至接待處（簽到臺桌子規(guī)格1.80.50.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。 2在廊橋出口、

2、候機(jī)廳二層到達(dá)電梯口及接待處放置簡易歡迎標(biāo)語牌（80180cm以下易拉寶）。 3由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。 4對于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人，由團(tuán)省委提出要求，機(jī)場團(tuán)委負(fù)責(zé)申請辦理有關(guān)接待人員通行證，安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。 硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條 1.確定嘉賓入住時間，酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。 2.嘉賓到達(dá)酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。 3.進(jìn)入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。 4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間

3、休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。 1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進(jìn)行用餐。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。 2餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。 1選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。 2會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一 3.會議前的接待禮儀。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。 4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 1歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各

4、位XX貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)” 2.會場及布置 1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新 2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料。 3.聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準(zhǔn)備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關(guān)人員 4領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達(dá)會議廳，由禮儀引入會場就座。 1企業(yè)宣講（集團(tuán)，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動） 3. 會場服務(wù)（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4. 拍照（依重要程度

5、，進(jìn)行拍照留檔） 5. 攝像（依重要程度，進(jìn)行攝像留檔） 做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準(zhǔn)備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。 會議結(jié)束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店。 1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項目。 2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。 3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。 4、確定方案，簽訂，預(yù)付定金。 1、會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀 、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到

6、臺、指示牌等。 2、會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，()會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。 3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 4、會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。 5、會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。 6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。 7、會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。 8、會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。 1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。 2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名

7、冊。 3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。 一、會前準(zhǔn)備工作 1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定詳細(xì)的會務(wù)工作方案。 2、發(fā)出。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。 3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。 4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。 5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。 6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。 （1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。 （2）設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。 （3）確定會議桌擺放形式，明確

8、劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。 （4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。 （5）擺放適宜花卉。 7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。 8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。 9、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。 二、會務(wù)組織與服務(wù)工作 1、會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。 2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。 3、落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。 4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。 5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期

9、間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。 6、做好會議紀(jì)錄，寫好會議。 7、組織照相。 8、為與會人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。 三、會議善后工作 1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。 2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。 3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。 4、做好會議報道工作。 XXXX有限公司： 根據(jù)貴公司要求，我司為貴公司此次會議設(shè)計了如下，若有何疑問，請及時與我公司聯(lián)系，再做具體協(xié)商。 一、會議日程安排 XX月X日：機(jī)場接機(jī)，報到，入住酒店 我公司派專車至機(jī)場，接各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參會人員報到，安排參會人員入住酒店休

10、息。 X月X日X月X日：會議召開 安排參會人員前往會議場地參加會議，我公司派專人協(xié)助會務(wù)組做好會議中各方面的協(xié)調(diào)工作，以及各種突發(fā)事件的處理。 X月X日X月X日：會議旅游考察，結(jié)束會議 優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務(wù)、接送工作。 二、整體會務(wù)服務(wù)： 1、會議整體策劃、設(shè)計。 2、全程會議操作、跟蹤。 3、會后、會后整體安排。 三、服務(wù)流程： （一）會前準(zhǔn)備 1、實地考查 會議召開前，我公司派專人陪同考查團(tuán)實地考查我公司提供推薦的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細(xì)節(jié)做進(jìn)一步的協(xié)商，敲定會議最終方案。 2、會場布置會議召開前一周內(nèi)，貴

11、公司派會務(wù)組至河南具體城市，我公司派專人配合會務(wù)組與會場提供方就會場布置方面進(jìn)行具體設(shè)計安排，會議召開前 一天將會場按會議要求布置妥當(dāng)。 3、會議設(shè)施 在會議召開前，我公司按照貴公司的要求，就會議所需設(shè)施進(jìn)行制作、租用、安排。如：平面立體、AV設(shè)計、代表證制作、接機(jī)牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業(yè)桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對講機(jī)等。 4、參會人員報到 參會人員到達(dá)之前，我公司配合會務(wù)組安排布置參會人員入住的酒店大堂內(nèi)的會議報到。 5、會議召開 我

12、公司派專業(yè)會務(wù)人員配合會務(wù)組進(jìn)行具體的會議操作。 6、票務(wù)信息提供 及時準(zhǔn)確提供機(jī)票、火車票信息，同時可以代訂飛機(jī)票。 （二）會中服務(wù)： 1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像，禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。 2、提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務(wù)工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作）。 3、會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務(wù)。 4、向參會人員提供全市范圍內(nèi)機(jī)場、火車站接送服務(wù)。 5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務(wù)，（如：打印、復(fù)印會議相應(yīng)資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路托運(yùn)和河南土特產(chǎn)及會議禮品。 （三）會后總結(jié)： 1、優(yōu)惠價格安排

13、參會代表的會后旅游考察工作。 2、協(xié)助會議人員處理會后事宜，進(jìn)行會議期間的工作總結(jié)。 四、附錄 （一）酒店信息 （二）旅游線路 （三）景區(qū)信息 （四）會議餐飲 （五）會議用車 （六）具體報價（一團(tuán)一議） 為成功圓滿接待“”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。 原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛(wèi)生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務(wù)。 1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人 _、抵達(dá)時間及交通工具（火車/飛機(jī)），落實接站車輛車次，接站人員。 2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。 3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛?cè)藛T，導(dǎo)游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。 根據(jù)客人具體抵達(dá)時間，提前半小時抵達(dá)（火車站/機(jī)場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客